Souvent méconnue voire sous-estimée, la note de cadrage projet est pourtant l’un des documents les plus déterminants au lancement d’un projet. En quelques pages seulement, elle pose les bases : objectifs, périmètre, livrables, acteurs.
Mais encore faut-il savoir la construire efficacement. En effet, une note de cadrage mal rédigée peut générer des malentendus et mettre en péril le déroulé du projet.
Dans cet article, nous vous expliquons comment rédiger une note de cadrage claire et pertinente, et nous vous proposons un modèle de note de cadrage prêt à l’emploi.
Qu’est-ce qu’une note de cadrage projet ?
🔎 Synonymes : note de synthèse, note de lancement, lettre de cadrage.
Une note de cadrage de projet est un document de cadrage qui reprend les éléments essentiels d’un projet. Ainsi, il sert de référence pour la planification et le suivi du projet car il apporte une vue d’ensemble sur les actions et les objectifs du projet.
La note de cadrage permet de garantir que chacun dispose des informations nécessaires. Elle valide :
les objectifs,
les enjeux,
la portée du projet.
le contenu,
la chronologie,
les livrables,
le public cible. Ainsi, la note de cadrage projet doit permettre de répondre aux questions QQOQCP.
Rédigée par le chef de projet, elle est relativement concise et offre une vision macro du projet.
Toutefois, le moment opportun dépend du contexte et dans tous les cas, elle est rédigée au début du projet.
En phase d’avant-vente
Dans les ESN et cabinets de conseil, la note de cadrage projet est utile dès l’avant-vente.
Rédigée avec l’équipe commerciale, elle clarifie la proposition de valeur auprès du client et sert de transition entre l’avant-vente et le lancement opérationnel.
En phase de lancement
Dans d’autres contextes, la note de cadrage projet est rédigée entre la phase de validation du besoin et le démarrage opérationnel du projet.
Alors plus complète qu’en avant-vente, elle devient une référence pour rédiger le cahier des charges.
À qui s’adresse la note de cadrage projet ?
La fiche de cadrage projet a deux cibles principales.
Les intervenants impliquées dans la réalisation du projet : c’est-à-dire, l’équipe projet, le copil qui acte les décisions importantes, le responsable de l’allocation des ressources.
Les interlocuteurs avec un besoin d’information : comme le client et le comité de direction notamment.
À quoi sert une note de cadrage ?
La note de cadrage de projet remplit plusieurs objectifs.
Organiser le macro planning
Cette fiche projet définit les grandes lignes de la mission :
l’estimation des ressources nécessaires,
l’identification des parties prenantes,
les rôles et responsabilités de chacun,
les priorités,
le budget affecté,
les risques à surveiller.
Constituer un support contractuel
De plus, elle devient une référence unique pour le suivi du projet et permet de s’assurer que les parties prenantes restent alignées sur les objectifs initiaux.
Elle met noir sur blanc les orientations prises pour minimiser les malentendus.
Déterminer le périmètre du projet
La note permet de cadrer le projet en traitant chaque aspect du projet. Elle donne une vision globale pour lancer et suivre le projet.
Clarifier les bénéfices attendus
La note de cadrage établit les objectifs à atteindre, ce qui sera livré et ce qui ne le sera pas.
Elle apporte un maximum de transparence, dès le début, afin d’éviter tout malentendu.
Valider l’alignement avec le client
L’alignement avec le client est facilité par la clarté des points clés du projet évoqués dans la note de cadrage.
Cela aide ainsi à fixer ses attentes.
Comment différencier la note de cadrage projet des autres méthodes de suivi de projet ?
La note de cadrage projet a un rôle bien précis et se distingue des autres outils, comme :
le COPIL, qui acte les décisions au cours du projet.
la revue de projet, qui suit l’avancement du projet à fréquence régulière,
le cahier des charges, un document également de cadrage qui organise lemicro planning du projet et détaille chaque tâche de manière spécifique,
le plan de projet, une version plus détaillée et complète de la note de cadrage.
Quels sont les enjeux d’une note de cadrage projet ?
Les enjeux pour le chef de projet
La note de cadrage projet s’avère stratégique car elle permet d’aligner les parties prenantes :
le client,
l’équipe,
la direction.
Le chef de projet doit alors s’assurer que les informations y sont réalistes, fiables, et compréhensibles par tous.
La note de cadrage clarifie des points stratégiques du projet comme les objectifs, le périmètre, le budget et les risques. Or, les intérêts divergent parfois entre les attentes du client et la faisabilité en interne.
L’enjeu devient alors de mettre tout à plat afin d’éviter toute tension qui pourrait complexifier le développement du projet.
Enfin, ce document stratégique permet de clarifier la portée du projet afin de limiter les dérives.
La note de cadrage, claire, synthétique et factuelle, indique clairement ce qui sera fait et ce qui ne le sera pas.
Les attentes de la direction
Pour le CEO
La note de cadrage projet a une portée stratégique qui, de ce fait, implique le CEO. En effet, elle peut impacter la pérennité de la relation client si les attentes divergent, ce qui peut également avoir des répercussions sur la réputation de l’entreprise.
De plus, elle doit s’assurer que le projet reste aligné avec la stratégie globale de l’entreprise.
À travers la note de cadrage projet, le CEO doit alors pouvoir visualiser clairement les bénéfices pour le client, identifier les mesures prises pour maîtriser les risques et les délais afin d’éviter des écarts de projet.
Pour le CFO / DAF
Pour le directeur financier, la note de cadrage représente un engagement financier et permet de faire le point sur les coûts du projet : ce qu’il va rapporter mais aussi les risques financiers pris s’il est mis en place. La maîtrise des coûts du projet représente l’une des priorités et la note de cadrage projet doit donner une vision réaliste afin d’anticiper au mieux.
La note de cadrage projet permet alors de définir un budget prévisionnel et les modalités de facturation. Cela garantit un maximum de transparence sur l’organisation de la planification budgétaire.
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– par projet,
– par type de facturation (régie ou forfait),
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La note de cadrage projet a un rôle clé dans l’organisation opérationnelle du projet car elle organise la gestion du capacity planning pour que les compétences adéquates soient disponibles au bon moment.
Ainsi, la note de cadrage projet permet d’optimiser la capacité et la charge afin d’assurer la fluidité des projets et le respect des priorités. Elle facilite l’anticipation des besoins et le sourcing des talents.
La note de cadrage projet apporte de la clarté sur :
les dépendances,
les jalons du projet,
les livrables attendus,
les besoins en ressources.
En cas d’évolution de périmètre, cette note peut être modifiée et mise à jour lors d’une réunion de cadrage.
Une charge de travail plus équilibrée
La note de cadrage projet permet de donner une idée des besoins en occupation. Elle établit les ressources nécessaires afin de :
optimiser le taux d’occupation,
s’assurer que le taux de charge soit optimal,
éviter les périodes d’intercontrat,
identifier et limiter la sous-charge ainsi que la surcharge,
anticiper les besoins en compétences.
La note de synthèse aide ainsi à obtenir de la visibilité sur le staffing, à long terme et à court terme.
Les enjeux du cadrage projet sur la production
La note de cadrage projet permet aux équipes opérationnelles de comprendre clairement ce qui est attendu, en termes d’objectifs et de livrables. De plus, elle aide à identifier les différents interlocuteurs et les rôles de chacun.
De ce fait, la note de cadrage met en avant des objectifs clairs, structurés dans un planning réaliste en incluant des livrables spécifiques. Cette démarche facilite grandement la planification de projet.
Que contient une note de cadrage de projet ?
Voici un modèle de note de cadrage projet qui s’adapte notamment à un projet digital et informatique, mais peut être adapté afin de correspondre à des besoins spécifiques.
Définition du projet
En quelques mots, décrivez en quoi consiste le projet. Il s’agit du “quoi” de la matrice QQOQCP.
Contexte et origine du projet
Précisez l’origine du projet, d’où vient-il et pourquoi a-t-il lieu maintenant ?
Introduisez rapidement le contexte dans lequel intervient le projet, aussi bien interne qu’externe (situation économique, politique, environnementale).
Objectifs du projet
Il s’agit d’une des parties les plus importantes de la note de cadrage projet.
Expliquez ce que va apporter le projet une fois abouti et ce qu’il cherche à accomplir, identifiez des critères de réussite qui vous permettront d’évaluer le succès du projet.
Appuyez-vous sur la méthode SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini et introduisez des données quantitatives (par exemple, le chiffre d’affaires supplémentaire réalisé) et qualitatives (satisfaction client).
Périmètre
Cette partie décrit ce que le projet englobe, et surtout ce qu’il n’englobe pas, afin de s’assurer que toutes les parties prenantes soient alignées.
Acteurs
La note de synthèse liste toutes les parties prenantes.
La direction, chargée de la gouvernance de projet, s’assure que le projet s’intègre à la vision stratégique de l’entreprise.
Le client ou son représentant, valide les décisions et garde un œil sur la direction que prend le projet.
Les équipes opérationnelles, qui mettent en place les actions nécessaires afin que le projet prenne forme de manière concrète.
Les experts, lorsque le projet implique des problématiques techniques avancées.
Ainsi, la note de cadrage projet clarifie qui fait quoi, qui est responsable de quoi afin que chacun connaisse son rôle et ses responsabilités.
Planning
Cette partie détaille les jalons clés du projet et met en place la chronologie du projet.
Il s’agit ainsi de clarifier la date de début de projet, les étapes, les échéances, la fin de projet mais aussi la manière dont s’articule chacune des étapes.
Ressources
Le document de cadrage détaille les ressources indispensables à la réussite du projet :
humaines, aussi bien internes qu’externes,
matérielles,
financières.
Il s’avère ainsi essentiel de préciser le budget alloué au développement du projet et d’établir un budget prévisionnel.
Communication
La note de synthèse précise les moyens de communication utilisés et évoque les processus de communication afin que les échanges soient fluides, réguliers et constructifs.
Risques et contraintes
La note de lancement du projet mentionne tout ce qui peut mettre le projet à risque : un environnement externe changeant, des relations interpersonnelles compliquées, des échéances trop optimistes…
Anticipez au maximum les risques potentiels afin d’anticiper des solutions.
4 erreurs à éviter pour rédiger votre note de cadrage
La note de cadrage est stratégique pour le projet et doit être rédigée avec attention.
Ainsi, nous vous recommandons de suivre quelques règles afin de maximiser sa pertinence et son efficacité.
Voici quelques erreurs à éviter.
Un périmètre flou ou trop large
Plus le cadre du projet est posé, plus les équipes disposent des informations essentielles pour avancer.
Évitez de rester vague, trop large et de laisser place à l’interprétation. Les attentes doivent être claires aussi bien pour le client que pour les équipes opérationnelles et la direction.
Une absence de validation formelle
Le projet est ponctué par des réunions de validation comme les revues de projet. Celles-ci ont pour but de s’assurer que tout est en ordre avant de continuer.
Nous vous recommandons de ne pas avancer sans avoir reçu de validation formelle de la part des interlocuteurs stratégiques, comme le client ou le sponsor du projet. Cela pourrait vous obliger à devoir reprendre certaines parties et ainsi retarder le calendrier, voire générer des coûts supplémentaires.
Des estimations imprécises
Appuyez-vous sur des prévisions et des données fiables pour estimer les ressources et le budget nécessaires au projet.
Des estimations incorrectes pourraient mettre en péril le développement du projet et avoir un impact sur la crédibilité des équipes ou de l’entreprise.
Rédiger une note trop technique ou trop vague
Votre note de cadrage projet doit être comprise par tous les acteurs du projet, de la direction au client en passant par les équipes opérationnelles.
Assurez-vous que vous parlez le même langage.
La note de cadrage permet non seulement de poser noir sur blanc les conditions de réalisation du projet, mais aussi de garantir un alignement clair entre toutes les parties prenantes.
Sa rédaction demande de la rigueur et des données fiables, mais elle offre surtout une opportunité précieuse : celle de clarifier les attentes, d’expliciter les engagements, et de créer les conditions d’un projet réussi, dès le départ.
Questions fréquentes :
Synthétique, la note de cadrage pose les bases du projet tandis que le cahier des charges décrit de manière spécifique toutes les tâches du projet.
La note de cadrage intervient généralement en phase de lancement ou d’avant-vente tandis que le cahier des charges marque souvent le début du projet en intervenant dans la phase de préparation.
La note de cadrage ne peut légalement pas être utilisée comme contrat car elle ne contient aucune clause juridique ni dispositions en cas de litige.
Toutefois, elle peut être utilisée comme base afin de formaliser un engagement, en définissant :
les objectifs,
le périmètre,
les rôles,
les livrables,
les délais.
Non, la note de cadrage n’est pas obligatoire pour chaque projet mais elle reste fortement recommandée.
Voici les cas où elle n’est pas forcément nécessaire :
une petite évolution logicielle, déjà bien cadrée,
un projet de petite envergure mené avec une méthodologie agile, en équipe restreinte,
lorsqu’il s’agit d’ajustements ou d’itérations dans un projet déjà lancé.
