Gouvernance de projet : définition, rôles et mise en place
09 novembre 2023
Pour scaler leurs activités, les entreprises n’ont d’autres solutions que d’optimiser la gestion de leurs projets. Améliorer les opérations au quotidien devient alors primordial pour gagner en compétitivité et conquérir de nouveaux marchés.
C’est là qu’intervient la gouvernance de projet. Il s’agit de toutes les méthodes et structures permettant d’aligner tous les acteurs et les ressources mobilisées sur un projet afin d’en permettre la bonne exécution et le contrôle financier, sans impacter les autres projets en cours, ni la stratégie globale de l’entreprise.
La gouvernance ne doit pas être confondue avec la gestion de projet, dont la portée et les enjeux sont plus restreints. En effet, la gouvernance de projet implique la définition de procédures et établit les ressources humaines ainsi que financières. De ce fait, elle se positionne comme une méthode indispensable à la pérennité des entreprises.
Dans cet article, nous vous expliquons en quoi consiste la gouvernance de projet, les enjeux qu’elle représente et vous présentons les facteurs clés pour vous aider à la mettre en place dans votre entreprise.
Qu’est-ce que la gouvernance de projet ?
Gouvernance de projet : définition
Définie par le sociologue d’entreprise Jean-François Chantaraud (2012) comme « l’ensemble des règles et méthodes organisant la réflexion, la décision et le contrôle de l’application des décisions au sein d’un corps social », la gouvernance de projet reste dans les faits, un mode de management et d’organisation.
Constituée d’un ensemble de processus, elle définit l’organisation au niveau global de l’entreprise. La gouvernance de projet permet en effet de mettre en place l’environnement adéquat à une gestion efficace d’un portefeuille de projets.
Différencier gouvernance de projet et gestion de projet
Si la gestion de projet et la gouvernance de projet impliquent toutes les deux la réalisation de projets au sein d’une entreprise, elles diffèrent toutefois dans leur dimension.
La gouvernance de projet étant une méthodologie globale, elle utilise la gestion de projet comme outil pour parvenir à ses objectifs stratégiques.
Schéma d’une gouvernance de projet
Une dimension stratégique
Une des principales caractéristiques de la gouvernance de projet réside dans sa dimension stratégique. En effet, définir une gouvernance de projet implique une prise de direction dans la vision. Les équipes dirigeantes ont alors une lourde responsabilité : celle de choisir des projets qui s’alignent avec la stratégie globale de l’entreprise.
Pourquoi mettre en place une gouvernance de projet ?
Garante d’un certain niveau de qualité grâce à une structuration et une organisation efficaces, la gouvernance de projet répond à de véritables enjeux. De plus, sa mise en place présente de nombreux avantages.
Assurer l’alignement de l’opérationnel à la stratégie
Aligner les projets avec la stratégie de l’entreprise peut se révéler complexe. Toutefois, la mise en place d’une gouvernance de projet précise permettra de travailler à cette cohérence, tout en prenant en compte les objectifs de développement de l’entreprise.
De plus, la gouvernance de projet s’avère particulièrement utile pour concilier les intérêts parfois divergents des différentes parties prenantes d’une organisation.
Faciliter les prises de décision
La définition d’une gouvernance de projet se base sur des données chiffrées concrètes issues des activités opérationnelles de l’entreprise.
Une vision analytique fiable contribuera à fournir tous les éléments nécessaires à une prise de décision éclairée. Notons par ailleurs que cette analyse doit se baser sur des indicateurs financiers pertinents à définir stratégiquement.
Optimiser la gestion des ressources
La gestion des ressources s’avère très souvent une problématique particulièrement complexe à gérer dans les entreprises. En effet, le manque de visibilité complique parfois le bon déroulé opérationnel des projets.
En définissant une gouvernance de projet en amont, vous améliorerez votre vision long terme, ce qui vous permettra de mieux prioriser les projets à développer.
Assurer la pérennité
Si la gouvernance de projet s’avère un lourd investissement au sein d’une entreprise tant elle nécessite l’implication des équipes et de la direction, ses retombées s’avèrent toutefois importantes.
La mise en place d’une gouvernance de projet contribue à la pérennité de l’entreprise en facilitant le bon déroulement des activités, son bon fonctionnement, ce qui génère un gain de productivité et une meilleure rentabilité. De plus, elle permet une fidélisation des collaborateurs en simplifiant leurs activités au quotidien, grâce à un gain en autonomie et en visibilité.
Améliorer la communication et la collaboration
La gouvernance de projet aide à fluidifier la circulation d’informations. En effet, chaque rôle est défini à l’avance et surtout transparent. Obtenir une information devient plus accessible, chaque collaborateur sachant parfaitement à qui s’adresser. Les flux de communication sont ainsi simplifiés et les gains de temps considérables.
La création de silos entre les départements des équipes projets et de la finance ne permet pas de piloter de manière optimale les projets. Stafiz vous apporte une solution par ses outils de contrôle de gestion de projet permettant de concilier finances et direction de projets. De plus, les droits d’accès à la plateforme, entièrement paramétrables, apportent le bon niveau d’information à vos différents collaborateurs. Ainsi, chacun détient les clés pour agir à son niveau.
Quels sont les différents types de gouvernance de projet ?
La gouvernance de projet n’est pas une méthodologie rigide s’appliquant à la lettre. Pour être optimale, elle doit s’adapter à la taille de votre entreprise, à votre activité, mais aussi à la culture professionnelle en vigueur.
Voici cinq types de gouvernance de projets.
La gouvernance de projet hiérarchique
Le pilotage et les décisions sont centralisés par la direction. Les équipes opérationnelles reçoivent et appliquent les instructions données par la hiérarchie.
Ce modèle est privilégié dans les grandes entreprises, où un système structuré facilite la production à grande échelle.
La gouvernance de projet fonctionnelle
Ici, le pilotage est aux mains de chaque responsable métier. De ce fait, chaque département contrôle son organisation et ses ressources. Le chef de projet porte ici le rôle d’un coordinateur.
Ce mode de gouvernance est à privilégier pour les entreprises souvent confrontées à des silos.
La gouvernance de projet matricielle
Avec cette méthode, le pilotage est partagé entre la hiérarchie fonctionnelle et le chef de projet de façon à équilibrer expertise et priorités opérationnelles.
Cette approche est couramment privilégiée par les sociétés de services.
La gouvernance de projet participative
La gouvernance participative implique toutes les parties prenantes dans le pilotage à chaque jalons. Cela favorise la transparence, la collaboration, et par conséquent, l’engagement.
La gouvernance de projet autonome
Dans ce type de gouvernance, les équipes projets sont auto-organisées, et ce de la prise de décision aux opérations.
La gouvernance autonome s’adapte particulièrement aux entreprises qui adoptent une gestion en mode agile.
Quelques exemples de gouvernance de projet
La gouvernance d’un projet en grande entreprise
Pour ce premier exemple de gouvernance, nous nous situons dans une grande entreprise qui s’apprête à entreprendre un projet de transformation digitale. Ce type de projet de grande envergure nécessite de nombreux changements et adaptations, d’autant plus lorsque l’opération est appliquée à grande échelle.
Pour mener à bien ce projet à fort impact stratégique, il est nécessaire de recourir à un modèle de gouvernance projet hiérarchique. En effet, plus les départements impliqués sont nombreux, plus une structure rigide et pyramidale s’avère nécessaire afin d’obtenir des résultats réguliers et sécuriser les investissements.
Comment s’organise une gouvernance hiérarchique ?
Une organisation avec d’une part un comité de pilotage (COPIL) au sommet de la pyramide, et d’autre part un comité de projet (COPROJ) est souvent préconisée.
Composition du COPIL
Membres : sponsors (Direction), PMO, responsables métier clés.
Fréquence : points mensuels.
Rôle : assurer les arbitrages budgétaires, la validation des jalons majeurs, la gestion des risques critiques et l’alignement stratégique.
Composition du COPROJ
Membres : chef de projet, responsables d’ateliers, experts techniques.
Fréquence : points hebdomadaires.
Rôle : suivi opérationnel de l’avancement, gestion des ressources au quotidien et résolution des points de blocage intermédiaires.
Les KPI à suivre
Le respect du budget global.
Le taux d’avancement des jalons (Critical Path).
L’indice de satisfaction des utilisateurs finaux.
La gouvernance d’un projet de développement de produit
Dans cet exemple, nous étudions la gouvernance d’une entreprise de la tech dans le cadre du développement d’un nouveau produit.
Comme c’est souvent le cas dans les scale-up de la tech, la gouvernance est décentralisée pour s’adapter à une gestion plus agile. L’objectif est donc de favoriser la réactivité et l’itération rapide, tout en gardant une cohérence produit.
Comment s’organise une gouvernance agile ?
La méthode scrum est utilisée.
Comité de synchronisation
Membres : product owners (PO) de chaque équipe, scrum masters et tech leads.
Fréquence : 2 à 3 fois par semaine (format court).
Rôle : gestion des dépendances entre les équipes et alignement sur la roadmap technique.
Comité de Stratégie Produit
Membres : product management, direction marketing et direction générale.
Fréquence : points trimestriels.
Rôle : le comité définiti les OKR (Objectives and Key Results) et la priorisation des grandes fonctionnalités pour le trimestre à venir.
Quels KPI sont analysés ?
La vélocité des équipes.
Le Time to Market (TTM), ou la période entre la production et la mise sur le marché d’un produit.
Le taux de churn et/ou d’engagement sur les nouvelles fonctionnalités.
Une gouvernance projet pour une prestation de service
Ici, le projet est acheté par un client externe. Il s’agit du modèle de vente des sociétés de services telles que les ESN, les cabinets de conseil, ou encore les agences créatives.
Dans ce cadre, la gouvernance est bilatérale : elle doit assurer la rentabilité pour le prestataire et la satisfaction pour le client.
Comment s’organise une gouvernance pour une société de service ?
Ce type de gouvernance rassemble des acteurs internes à l’entreprise, et également externes, du côté du client.
Le comité de Direction de Compte pour une gouvernance stratégique
Membres : le directeur de compte (côté prestataire), le responsable des achats/DSI (côté client).
Fréquence : trimestrielle.
Rôle : revue de la relation commerciale, renouvellement des contrats et vision à long terme.
Le comité de suivi opérationnel
Membres : chef de projet (côté prestataire), interlocuteur opérationnel (côté client).
Fréquence : bimensuelle.
Rôle : validation des livrables, suivi du consommé (jours/homme) par rapport au devis, et gestion des demandes de changement (Change Requests).
Les KPI à étudier
La marge sur projet.
Le respect des SLA (Service Level Agreements).
Le reste à faire.
Tableau récapitulatif des exemples de gouvernance projet
Missions pour clients externes avec engagement de résultats.
Structure de décision
Verticale & Formelle : Arbitrages rendus par la direction (COPIL).
Horizontale & Autonome : Décisions prises par les équipes (PO/Team).
Bilatérale : Co-décision entre le prestataire et le client.
Fréquence des échanges
Mensuelle (stratégique) et hebdomadaire (opérationnel).
Très fréquente (Quotidienne ou bi-hebdomadaire).
Bimensuelle ou mensuelle selon les jalons contractuels.
Focale principale
Respect du périmètre, du budget et des délais (Cycle en V).
Valeur utilisateur, réactivité au changement et vélocité.
Rentabilité du projet et satisfaction/fidélisation client.
Risque majeur suivi
Dépassement budgétaire et désalignement stratégique.
Dette technique et manque de vision à long terme.
Dérive du périmètre (Scope creep) et baisse de marge.
Indicateur de succès (KPI)
Respect de la “Baseline” (Coûts/Délais).
Taux d’adoption et vélocité de l’équipe.
Marge brute et respect des SLA.
Quels sont les avantages de la gouvernance de projet ?
En plus de structurer l’environnement de travail, la gouvernance projet offre une visibilité indispensable sur la performance, le budget, et la gestion des risques.
Mesurer la performance des projets
Grâce à une visibilité renforcée sur les différentes activités de l’entreprise, la gouvernance de projet permet de rationaliser la prise de décision sur les projets. En effet, des doutes peuvent parfois émerger et les équipes être amenées à s’interroger : doit-on lancer ce projet ? Le reporter ? Le recadrer ? Le re-prioriser ? L’abandonner ?
La gouvernance de projet contribue alors à répondre à ce type d’interrogations en permettant une mesure de la performance, facilitant ainsi la prise de décision.
La création d’un tableau de bord destiné à la gestion de projet vous aidera notamment dans cette tâche.
Respecter les coûts, les délais, et proposer un niveau de qualité élevé
En clarifiant les procédures et en permettant une amélioration de la productivité, la gouvernance de projet s’avère une méthode redoutable afin d’assurer le bon déroulement des activités. Une planification précise facilite le respect des coûts, des délais et contribue à délivrer une qualité élevée.
Les projets réussis contribuent à renforcer la satisfaction client. L’entreprise peut en tirer des opportunités, faisant alors croître son chiffre d’affaires.
Visualisez la performance de vos projets en prévisionnel
Analyse des écarts : comparez l’activité prévue avec celle réalisée et programmée. Visualisez les impacts financiers de vos scénarios (staffing, achats etc.) et soyez alertés.
Mettre en place une gouvernance de projet au sein d’une entreprise contribue à l’anticipation des risques de plusieurs manières.
En effet, la définition de procédures prend notamment en compte l’identification de risques d’un projet : l’évaluation de leur probabilité, de leurs conséquences et surtout de leur gestion.
L’anticipation pourra également prendre la forme d’une surveillance continue, complétée par la génération de rapports qui s’avèrent des outils indispensables à une gouvernance de projet efficace.
De plus, l’anticipation des risques est rendue possible par la clarification des responsables et la mise à disposition de ressources nécessaires pour gérer les risques, autant humain que budgétaire.
Stafiz vous aide à anticiper les risques. Les KPIs prévisionnels vous indiquent les déviations futures avant qu’elles ne se produisent. Vous pouvez ainsi prendre les décisions pour rectifier la tendance.
Quels sont les facteurs clés pour mettre en place une gouvernance de projet ?
Impliquer la direction
Si cette étape peut paraître évidente, son caractère primordial justifie que nous la mettions en avant. En effet, une gouvernance de projet n’est rendue possible que par une profonde implication de la direction de l’entreprise. Cette dernière doit comprendre l’importance de sa mise en place à l’échelle globale, car elle implique des politiques, des mises en priorité et des décisions stratégiques.
La direction financière doit également rejoindre l’effort collectif en aidant la définition de KPIs en lien avec la gestion budgétaire. De plus, elle devra aider à fournir des ressources cohérentes avec la vision de l’entreprise, autant en termes de personnel que de budget et de matériel.
Définir des procédures
La gouvernance de projet est, pratiquement par définition, la mise en place de procédures.
Pour générer de véritables retombées, celles-ci doivent être claires et cadrées. Ainsi, le début, la fin et les méthodes de contrôles doivent être parfaitement définies.
Au quotidien, cela peut prendre la forme d’une planification opérationnelle optimale en définissant par exemple le planning et le staffing des équipes de façon précise, considérant ainsi la gestion des imprévus.
La plateforme Stafiz vous permet d’intégrer les procédures les plus efficientes en gestion de projet
Gestion des opportunités et optimisation en amont
Planification et re-planification simple et puissante des projets : staffing, coûts, sous-traitance, phases, tâches
Suivi de la performance en continu : saisie des temps, analyse des écarts…
Facturation automatique, avec échéances et suivi des impayés
Si la gouvernance de projet implique des procédures, elle touche par ailleurs le cœur de l’entreprise : l’humain.
Une gouvernance de projet parfaitement définie, cadrée, qui ne prendrait pas en compte ses équipes serait vouée à l’échec. Ainsi, il convient de recruter mais aussi de former les talents, tout en assumant une culture d’entreprise engagée.
On évoquera alors la planification stratégique qui permettra d’organiser les ressources de façon à :
anticiper les besoins de recrutement ;
prévoir la mise en place de projets ;
former les équipes.
Mesurer la performance
La mesure de la performance est l’un des facteurs clés de la gouvernance de projet. Toute décision stratégique doit être basée sur des faits chiffrés, prenant alors la forme d’un reporting précis.
Ce dernier aidera l’entreprise à s’orienter vers les projets les plus cohérents financièrement et facilitera également le recrutement en prévision des mois à venir.
Rester flexible
Si la mise en place de procédures et l’anticipation des risques permettent de faciliter la pérennité de l’entreprise, la flexibilité reste une valeur indispensable.
En effet, la gouvernance de projet doit impérativement se montrer évolutive en fonction des aléas. Ainsi, l’entreprise doit être en mesure de réagir rapidement en adaptant les ressources, les processus, les calendriers, voire même les équipes de management.
Un excellent moyen de faire évoluer positivement la gouvernance de projet est de collecter des avis, autant auprès des collaborateurs que des clients, afin d’aller vers l’amélioration.
Les modifications des planning par email ou chat sont trop chronophages ?
Remaniez vos plannings facilement : décalez, annulez, ré-allouer à d’autres collaborateurs facilement.
Digitalisez, simplifiez la planification des collaborateurs & la gestion de la charge
Une communication bienveillante et constructive reste la clé d’une gouvernance de projet optimale. L’écoute, le savoir-être, mais aussi l’autonomie et le sens des responsabilités sont autant de qualités nécessaires dans l’implémentation d’une gouvernance de projet.
Instaurer une communication efficace passe notamment par la mise en place de canaux pertinents de partage de l’information, assurant ainsi le relais entre les équipes pour échanger sur le déroulé, les problèmes ainsi que les décisions prises et les retours.
Mettre en place une gouvernance de projet reste un processus complexe tant ses enjeux s’avèrent stratégiques. Si la gestion de projet concerne une vision micro, la gouvernance de projet implique à contrario une vision macro, touchant ainsi la globalité de l’entreprise et sa pérennité.
Une gouvernance de projet optimale permettra une amélioration de la performance, de la qualité délivrée et de la rentabilité. Toutefois, il sera nécessaire d’investir pour atteindre ces résultats, autant dans la structure, dans l’humain et dans l’organisation de l’information. Il sera notamment important de se demander si votre ERP s’adapte à la gouvernance projet que vous visez.
Gardons cependant à l’esprit que chaque entreprise est unique et doit trouver sa propre méthode, en s’adaptant à ses contraintes et en valorisant son atout le plus important : ses équipes.
Questions fréquentes :
Il existe 5 modèles en gouvernance de projet.
La gouvernance hiérarchique : le pilotage et les décisions sont centralisés par la direction.
Gouvernance fonctionnelle : le pilotage est aux mains de chaque responsable métier.
Gouvernance matricielle : le pilotage est partagé entre la hiérarchie fonctionnelle et le chef de projet de façon à équilibrer expertise et priorités opérationnelles.
Gouvernance participative : toutes les parties prenantes sont impliquées dans le pilotage à chaque jalons.
Gouvernance autonome : les équipes projets sont auto-organisées, et ce de la prise de décision aux opérations.
Les “3 P” de la gouvernance projet désignent :
projet : toutes les méthodes visant à assurer la bonne exécution des missions,
pérennité : l’enjeu de construire une gouvernance projet qui s’inscrit dans le temps, pensée pour s’adapter aux objectifs de croissance et à l’évolution du marché,
profit : veiller à respecter l’alignement des projets pour maximiser la rentabilité de l’entreprise.
Un projet est rentable dès lors qu’il apporte un retour sur investissement, qu’il soit financier, stratégique ou organisationnel. Le suivi des bons indicateurs (marge, taux de charge vendue, écarts prévus/réalisés) permet alors d’en juger précisément.
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