Tout savoir sur l’échéancier de projet
L’échéancier de projet représente une étape incontournable de la planification de projet.
Avec le budget et les ressources, le respect des délais constitue un des critères de réussite d’un projet. Cependant, créer un échéancier de projet ne s’improvise pas : ses enjeux sont élevés.
Alors, utiliser un outil de planification de projet s’avère une aide précieuse.
Dans cet article, découvrez en quoi consiste l’échéancier de projet, son importance, et comment l’exploiter à bon escient avec l’aide d’un outil de gestion de projet.
Qu’est-ce que l’échéancier de projet ?
Définition : échéancier de projet
💡 Synonymes : chronologie de projet, calendrier de projet
L’échéancier de projet est un outil permettant la représentation visuelle d’un projet. Il offre une visibilité sur les tâches, les livrables et les dépendances.
Ce plan détaillé précise quand le projet sera livré et comment, en trouvant le juste équilibre entre les coûts et les ressources.
Quel est l’importance du calendrier de projet ?
L’échéancier de projet offre une vision sur toutes les tâches et les jalons nécessaires à l’accomplissement du projet, classés de manière chronologique.
Ainsi, il offre une vue d’ensemble complète pour appréhender le projet dans sa globalité.
Souvent représenté sous forme de tableau Kanban ou de diagramme de Gantt, il permet également de visualiser la progression du projet.
Quels sont les avantages de l’échéancier de projet ?
L’échéancier de projet constitue un document dynamique. Créé au début du projet, il évolue tout au long de son cycle de vie.
Il permet notamment d’estimer et d’anticiper la charge de travail, facilitant ainsi la gestion des délais.
Garder le contrôle sur la gestion du projet
Toute gestion de projet efficace nécessite un échéancier de projet car il aide à estimer le temps et la complexité requises pour produire les livrables d’un projet.
Par ailleurs, l’échéancier de projet répond à plusieurs objectifs :
- articuler les tâches au sein du projet,
- faciliter la gestion des ressources en offrant une vision détaillée en temps réel,
- analyser les écarts et illustrer les différents scénarios,
- anticiper les coûts et faciliter la gestion des échéanciers de facturation,
- respecter les échéances et les attentes du commanditaire.
Améliorer la productivité
L’échéancier de projet améliore la visibilité et contribue à faciliter la gestion des tâches. Chaque membre dispose d’une vision précise sur les tâches en cours et à venir et est responsabilisé pour lever l’alerte en cas de points de blocage.
L’échéancier de projet définit les responsabilités, les priorités et les dépendances afin d’éviter les goulots d’étranglement ou les demandes irréalistes. De plus, il améliore le travail d’équipe en définissant les rôles de chacun.
Servir de référentiel
L’échéancier de projet sert de référentiel à plusieurs niveaux : lors du projet et lorsque celui-ci est achevé.
Une référence au cours du projet
Au cours du projet, il va constituer un outil de référence pour les équipes car il définit de manière précise la durée totale du projet et de chaque tâche.
De ce fait, il contribue à maintenir des attentes réalistes pour l’équipe opérationnelle comme pour les commanditaires du projet.
Un historique pour les projets à venir
Une fois le projet terminé, l’échéancier sert d’historique pour les futurs projets en établissant une vision réaliste des durées, dépendances et risques.
Ainsi, il s’avère important de faire un échéancier de projet rigoureux qui pourra servir de base pour la suite. Bien que des ajustements restent nécessaires, un modèle d’échéancier de projet permettra un gain de temps considérable.
Faciliter la communication
Favoriser la transparence
Le plan de projet facilite la communication et la collaboration.
En offrant une représentation visuelle claire du projet, il permet une transparence qui renforce la confiance des équipes.
Regrouper les données sur une même plateforme
Regrouper l’ensemble des données du projet sur un même planificateur de projet fluidifie les opérations. Ainsi, utiliser un logiciel de planification de projet complet s’avère utile.
Ensuite, vous n’avez plus qu’à envoyer vos factures en masse, et programmer des relances automatiques en cas d’impayés.
Comment présenter un échéancier de projet ?
Définir le contexte et les objectifs du projet
Comme pour rédiger un compte rendu d’activité impactant, définir votre échéancier de projet implique de définir le contexte de la mission. Pour cela, vous pouvez répondre aux questions : quoi, qui, comment, quand ?
De plus, le projet doit répondre à des objectifs précis. Vous pouvez utiliser la méthode SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporellement définis, pour vous assurer que vos objectifs soient pertinents.
Votre mission consiste ensuite à organiser toutes ces étapes de manière logique pour définir la chronologie du projet.
Choisir une représentation visuelle adaptée à la cible
Choisir un format de visualisation adapté à votre message et à votre audience s’avère essentiel.
Grâce à un outil comme Stafiz, vous allez pouvoir centraliser toutes les données et les représenter de la manière la plus efficace.
Deux vues sont proposées : le tableau Kanban ou le diagramme de Gantt. Si chacune répond à des objectifs différents, les deux sont complémentaires.
Utiliser un Kanban
La vue Kanban permet de se concentrer sur les tâches.
Ce tableau intuitif et visuel permet rapidement d’identifier les tâches et sous-tâches en fonction de leur priorité, leur urgence, ou leur délai.
Elle est idéale pour les membres de l’équipe projet qui peuvent facilement repérer leurs missions et organiser leur travail.
Le calendrier de projet par Gantt
Le diagramme de Gantt offre une vision plus globale, affichant rapidement la date de début et de fin de chaque tâche.
Cette vue offre également une bonne visibilité sur les dépendances.
Ce niveau de détail peut être plus difficile à appréhender au niveau individuel, et à exploiter en tant que planning.
Cependant, ce diagramme est hautement efficace pour situer l’avancement du projet. Ainsi, les gestionnaires de projet peuvent le présenter en réunion, et s’en servent pour continuellement adapter le capacity planning.
Stafiz offre également des fonctionnalités de suivi financier et d’avancement avec notamment la possibilité de suivre précisément les temps passés. L’impact est double, tant d’un point de vue financier que sur le respect des échéances afin de maintenir le plan de route établi par votre échéancier de projet.
Communiquer et partager à l’ensemble de l’équipe
L’impact d’un échéancier de projet va également dépendre de la manière dont il est partagé.
La création de reporting issus d’analyses précises vont contribuer à améliorer la communication et donc la productivité.
Chez Stafiz, nous sommes conscients de ces enjeux et proposons des fonctionnalités dédiées, comme la possibilité de créer des rapports d’avancement. Partagés à l’ensemble de l’équipe, ils motivent et responsabilisent.
Faire évoluer l’échéancier de projet
L’échéancier de projet est amené à évoluer. Stafiz propose des fonctionnalités d’ajustements à l’atterrissage pour faire face à ce type de besoins. De plus, des automatisations permettant de répercuter les modifications de planning sur les ressources s’avèrent une aide précieuse.
Oubliez Excel pour faire votre échéancier de projet ! Vous avez besoin de fonctionnalités évoluées afin de prendre en compte et de répliquer les variations ou imprévus de chacune des composantes d’un projet, telles que :
- la granularité des temps (en heures, jour, semaine, mois, phase),
- regroupement des tâches par personnes et par équipe,
- synchronisation entre le staffing et la gestion financière de projet,
- adaptation des planning flexible (depuis les projets ou la charge collaborateur).
Utiliser un outil de planification de projet comme Stafiz vous permettra non seulement de regrouper l’ensemble des informations au même endroit, mais aussi d’anticiper grâce aux scénarios et de réagir au plus vite en disposant d’une visibilité en temps réel.
Stafiz vous aide à rester flexible en cas d’évolutions des priorités pour mener à la réussite du projet
Questions fréquentes :
En gestion de projet, le terme échéancier de projet a tendance à être utilisé comme synonyme de planning de projet. Il englobe alors les délais, les tâches, les responsabilités, les dépendances et les ressources nécessaires au projet.
En revanche, au sens strict, l’échéancier de projet ne désigne que ce qui concerne les délais et le calendrier.
L’échéancier de projet a pour but de permettre le bon déroulé du projet. Il permet d’améliorer la productivité, sert de référence pour l’équipe projet et contribue à améliorer la communication et la collaboration.
