Todo lo que necesitas saber sobre el cronograma del proyecto
El cronograma del proyecto es un paso esencial en la planificación del proyecto.
Junto con el presupuesto y los recursos, el cumplimiento de los plazos es uno de los criterios para el éxito de un proyecto. Sin embargo, la creación de un cronograma de proyecto no se puede improvisar: hay mucho en juego.
Por lo tanto, utilizar una herramienta de planificación de proyectos es de gran ayuda.
En este artículo, descubre qué es el cronograma del proyecto, por qué es importante y cómo darle un buen uso con la ayuda de una herramienta de gestión de proyectos.
¿Cuál es el cronograma del proyecto?
Definición: Cronograma del proyecto
💡 Sinónimos: calendario del proyecto, programa del proyecto
El cronograma del proyecto es una herramienta para la representación visual de un proyecto. Proporciona visibilidad de las tareas, los entregables y las dependencias.
Este plan detallado especifica cuándo se entregará el proyecto y cómo, logrando el equilibrio adecuado entre costos y recursos.
¿Cuál es la importancia del cronograma del proyecto?
El cronograma del proyecto proporciona una vista de todas las tareas e hitos necesarios para completar el proyecto, ordenados cronológicamente.
Por lo tanto, ofrece una visión completa para comprender el proyecto en su conjunto.
A menudo representado como un tablero Kanban o un diagrama de Gantt, también le permite visualizar el progreso del proyecto.
¿Cuáles son los beneficios de la programación de proyectos?
El cronograma del proyecto es un documento vivo. Creado al principio del proyecto, evoluciona a lo largo de su ciclo de vida.
En particular, permite estimar y anticipar la carga de trabajo, facilitando así la gestión de los plazos.
Mantener el control sobre la gestión de proyectos
Toda gestión de proyectos eficaz requiere un cronograma del proyecto porque ayuda a estimar el tiempo y la complejidad necesarios para producir los entregables de un proyecto.
Además, el cronograma del proyecto cumple varios objetivos:
- articular tareas dentro del proyecto,
- facilitar la gestión de recursos al proporcionar una vista detallada en tiempo real,
- analizar las brechas e ilustrar los diferentes escenarios,
- anticipar costes y facilitar la gestión de los horarios de facturación,
- Cumplir con los plazos y expectativas del patrocinador.
Mejorar la productividad
El cronograma del proyecto mejora la visibilidad y ayuda a facilitar la gestión de tareas. Cada miembro tiene una visión precisa de las tareas actuales y futuras y es responsable de dar la alerta en caso de cuellos de botella.
El cronograma del proyecto define responsabilidades, prioridades y dependencias para evitar cuellos de botella o demandas poco realistas. Además, mejora el trabajo en equipo al definir los roles de cada persona.
Servir como repositorio
El cronograma del proyecto sirve de referencia a varios niveles: durante el proyecto y cuando se completa.
Un referente durante el proyecto
Durante el proyecto, será una herramienta de referencia para los equipos porque define con precisión la duración total del proyecto y de cada tarea.
Como resultado, ayuda a mantener expectativas realistas tanto para el equipo operativo como para los patrocinadores del proyecto.
Una historia para futuros proyectos
Una vez finalizado el proyecto, el cronograma sirve como historial para proyectos futuros al establecer una visión realista de las duraciones, dependencias y riesgos.
Por lo tanto, es importante hacer un cronograma riguroso del proyecto que pueda servir de base para el futuro. Si bien aún se necesitan ajustes, una plantilla de cronograma de proyecto ahorrará mucho tiempo.
Facilitar la comunicación
Promoción de la transparencia
El plan del proyecto facilita la comunicación y la colaboración.
Al proporcionar una representación visual clara del proyecto, permite una transparencia que genera confianza entre los equipos.
Consolide los datos en una única plataforma
Reunir todos los datos del proyecto en un único planificador de proyectos hace que las operaciones sean más fluidas. Por lo tanto, el uso de un software integral de planificación de proyectos es útil.
Luego, todo lo que tienes que hacer es enviar tus facturas de forma masiva y programar recordatorios automáticos en caso de facturas impagas.
¿Cómo presento el cronograma de un proyecto?
Definir el contexto y los objetivos del proyecto
Al igual que con la redacción de un informe de actividades impactante, definir el cronograma de su proyecto implica definir el contexto de la misión. Para ello, puedes responder a las preguntas: ¿qué, quién, cómo, cuándo?
Además, el proyecto debe cumplir objetivos específicos. Puede utilizar la función método SMART : específicos, medibles, alcanzables, realistas, con plazos determinados, para garantizar que sus objetivos sean relevantes.
Su trabajo consiste entonces en organizar todos estos pasos de forma lógica para definir el cronograma del proyecto.
Elegir una representación visual adaptada al target
Es esencial elegir un formato de visualización que se adapte a su mensaje y a su audiencia.
Gracias a una herramienta como Stafiz, podrás centralizar todos los datos y representarlos de la forma más eficiente.
Se ofrecen dos vistas: el tablero Kanban o el diagrama de Gantt. Si bien cada uno tiene objetivos diferentes, los dos son complementarios.
Uso de un Kanban
La vista Kanban le permite centrarse en las tareas.
Esta tabla intuitiva y visual le permite identificar rápidamente tareas y subtareas según su prioridad, urgencia o plazo.
Es ideal para los miembros del equipo del proyecto que pueden identificar fácilmente sus tareas y organizar su trabajo.
El cronograma del proyecto de Gantt
El diagrama de Gantt proporciona una vista más holística, mostrando rápidamente la fecha de inicio y finalización de cada tarea.
Esta vista también proporciona una buena visibilidad de las dependencias.
Este nivel de detalle puede ser más difícil de comprender a nivel individual y de utilizar como un horario.
Sin embargo, este diagrama es muy eficaz para situar el avance del proyecto. Por lo tanto, los gerentes de proyecto pueden presentarlo en reuniones y usarlo para adaptar continuamente la planificación de la capacidad.
Stafiz también ofrece funciones de seguimiento financiero y del progreso , incluida la capacidad de realizar un seguimiento preciso del tiempo empleado. El impacto es doble, tanto desde el punto de vista financiero como en el cumplimiento de los plazos para mantener la hoja de ruta establecida por el cronograma de tu proyecto.
Comunícate y compártelo con todo el equipo
El impacto de un cronograma de proyecto también dependerá de cómo se comparta.
La creación de informes basados en análisis precisos ayudará a mejorar la comunicación y, por lo tanto, la productividad.
En Stafiz, somos conscientes de estos desafíos y ofrecemos funciones dedicadas, como la capacidad de crear informes de progreso. Compartidos con todo el equipo, motivan y empoderan.
Evolucionar el cronograma del proyecto
El cronograma del proyecto está sujeto a cambios. Stafiz ofrece funciones de ajuste de aterrizaje para satisfacer este tipo de necesidad. Además, las automatizaciones que permiten que los cambios de horario se transfieran a los recursos son de gran ayuda.
¡Olvídate de Excel para hacer el cronograma de tu proyecto! Necesita características avanzadas para tener en cuenta y replicar variaciones o imprevistos en cada uno de los componentes de un proyecto, tales como:
- la granularidad de los tiempos (en horas, día, semana, mes, fase),
- agrupar tareas por personas y equipos,
- sincronización entre la dotación de personal y la gestión financiera del proyecto,
- Adaptación flexible de horarios (a partir de proyectos o carga de empleados).
El uso de una herramienta de planificación de proyectos como Stafiz no solo te permitirá reunir toda la información en un solo lugar, sino también anticiparte a través de escenarios y reaccionar lo más rápido posible con visibilidad en tiempo real.
Stafiz te ayuda a ser flexible en caso de cambios en las prioridades para llevar al éxito del proyecto
Preguntas:
En la gestión de proyectos, el término cronograma de proyectos tiende a usarse como sinónimo de planificación de proyectos. A continuación, abarca los plazos, las tareas, las responsabilidades, las dependencias y los recursos necesarios para el proyecto.
Por el contrario, en el sentido estricto, el cronograma del proyecto se refiere solo a lo que se relaciona con plazos y cronogramas.
El propósito del cronograma del proyecto es permitir que el proyecto se desarrolle sin problemas. Ayuda a mejorar la productividad, sirve como referencia para el equipo del proyecto y ayuda a mejorar la comunicación y la colaboración.
