Alles, was Sie über den Projektablauf wissen müssen
Der Projektablauf ist ein wesentlicher Schritt in der Projektplanung.
Neben Budget und Ressourcen ist die Einhaltung von Terminen eines der Kriterien für den Erfolg eines Projekts. Die Erstellung eines Projektzeitplans kann jedoch nicht improvisiert werden: Es steht viel auf dem Spiel.
Die Verwendung eines Projektplanungstools ist also eine große Hilfe.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Projektzeitplan aussieht, warum er wichtig ist und wie Sie ihn mit Hilfe eines Projektmanagement-Tools sinnvoll einsetzen können.
Wie sieht der Projektablauf aus?
Definition: Projektzeitleiste
💡 Synonyme: Projektzeitplan, Projektzeitplan
Der Projektzeitplan ist ein Werkzeug zur visuellen Darstellung eines Projekts. Es bietet Einblick in Aufgaben, Lieferbestandteile und Abhängigkeiten.
Dieser detaillierte Plan legt fest, wann und wie das Projekt abgeschlossen wird, um das richtige Gleichgewicht zwischen Kosten und Ressourcen zu finden.
Welche Bedeutung hat der Projektzeitplan?
Der Projektzeitplan bietet einen Überblick über alle Aufgaben und Meilensteine, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind, chronologisch geordnet.
Somit bietet es einen vollständigen Überblick, um das Projekt als Ganzes zu verstehen.
Oft als Kanban-Board oder Gantt-Diagramm dargestellt, können Sie damit auch den Fortschritt des Projekts visualisieren.
Was sind die Vorteile der Projektplanung?
Der Projektzeitplan ist ein lebendiges Dokument. Es wurde zu Beginn des Projekts erstellt und entwickelt sich während seines gesamten Lebenszyklus weiter.
Insbesondere ermöglicht es es, die Arbeitsbelastung abzuschätzen und zu antizipieren und so die Verwaltung von Fristen zu erleichtern.
Behalten Sie die Kontrolle über das Projektmanagement
Jedes effektive Projektmanagement erfordert einen Projektzeitplan, da er hilft, den Zeitaufwand und die Komplexität abzuschätzen, die erforderlich sind, um die Ergebnisse eines Projekts zu erzielen.
Darüber hinaus verfolgt der Projektzeitplan mehrere Ziele:
- Aufgaben innerhalb des Projekts zu artikulieren,
- Erleichterung des Ressourcenmanagements durch Bereitstellung einer detaillierten Echtzeitansicht,
- die Lücken zu analysieren und die verschiedenen Szenarien zu veranschaulichen,
- die Kosten zu antizipieren und die Verwaltung der Rechnungsfristen zu erleichtern,
- die Fristen und Erwartungen des Sponsors einzuhalten.
Verbessern Sie die Produktivität
Der Projektzeitplan verbessert die Transparenz und erleichtert die Aufgabenverwaltung. Jedes Mitglied hat eine genaue Vorstellung von aktuellen und zukünftigen Aufgaben und ist dafür verantwortlich, bei Engpässen Alarm zu schlagen.
Der Projektzeitplan definiert Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Abhängigkeiten, um Engpässe oder unrealistische Anforderungen zu vermeiden. Darüber hinaus verbessert es die Teamarbeit, indem es die Rollen jeder Person definiert.
Als Repository dienen
Der Projektzeitplan dient auf mehreren Ebenen als Referenz: während des Projekts und nach dessen Abschluss.
Eine Referenz während des Projekts
Während des Projekts wird es ein Referenzinstrument für die Teams sein, da es die Gesamtdauer des Projekts und jede Aufgabe genau definiert.
Auf diese Weise trägt es dazu bei, realistische Erwartungen sowohl für das operative Team als auch für die Projektsponsoren aufrechtzuerhalten.
Eine Geschichte für zukünftige Projekte
Sobald das Projekt abgeschlossen ist, dient der Zeitplan als Historie für zukünftige Projekte, indem er einen realistischen Überblick über Dauer, Abhängigkeiten und Risiken ermöglicht.
Daher ist es wichtig, einen strengen Projektplan zu erstellen, der als Grundlage für die Zukunft dienen kann. Es sind zwar noch Anpassungen erforderlich, aber eine Vorlage für einen Projektzeitplan spart viel Zeit.
Erleichtern Sie die Kommunikation
Förderung der Transparenz
Der Projektplan erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit.
Durch eine klare visuelle Darstellung des Projekts wird Transparenz geschaffen, die Vertrauen zwischen den Teams schafft.
Konsolidieren Sie Daten auf einer einzigen Plattform
Die Zusammenführung aller Projektdaten in einem einzigen Projektplaner macht die Abläufe flüssiger. Daher ist der Einsatz einer umfassenden Projektplanungssoftware praktisch.
Dann müssen Sie nur noch Ihre Rechnungen in großen Mengen versenden und automatische Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen planen.
Wie präsentiere ich einen Projektzeitplan?
Definieren Sie den Kontext und die Ziele des Projekts
Wie beim Verfassen eines wirkungsvollen Tätigkeitsberichts geht es bei der Definition Ihres Projektzeitplans darum, den Kontext der Mission zu definieren. Dazu können Sie die Fragen beantworten: Was, wer, wie, wann?
Darüber hinaus muss das Projekt bestimmte Ziele erfüllen. Sie können die SMART-Methode verwenden: spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch, terminiert, um sicherzustellen, dass Ihre Ziele relevant sind.
Ihre Aufgabe ist es dann, all diese Schritte auf logische Weise zu organisieren, um den Zeitplan des Projekts zu definieren.
Wählen Sie eine visuelle Darstellung, die an das Ziel angepasst ist
Es ist wichtig, ein Anzeigeformat zu wählen , das zu Ihrer Botschaft und Ihrem Publikum passt.
Dank eines Tools wie Stafiz werden Sie in der Lage sein, alle Daten zu zentralisieren und sie auf die effizienteste Weise darzustellen.
Es werden zwei Ansichten angeboten: das Kanban-Board oder das Gantt-Diagramm. Obwohl beide unterschiedliche Ziele verfolgen, ergänzen sich die beiden.
Verwenden eines Kanbans
Die Kanban-Ansicht ermöglicht es Ihnen, sich auf Aufgaben zu konzentrieren.
Diese intuitive und visuelle Tabelle ermöglicht es Ihnen, Aufgaben und Teilaufgaben schnell nach Priorität, Dringlichkeit oder Frist zu identifizieren.
Es ist ideal für Projektteammitglieder, die ihre Aufgaben leicht erkennen und ihre Arbeit organisieren können.
Der Projektablauf von Gantt
Das Gantt-Diagramm bietet eine ganzheitlichere Ansicht und zeigt schnell das Start- und Enddatum jeder Aufgabe an.
Diese Ansicht bietet auch einen guten Einblick in Abhängigkeiten.
Dieser Detaillierungsgrad kann auf der individuellen Ebene schwieriger zu erfassen und als Zeitplan zu verwenden sein.
Dieses Diagramm ist jedoch sehr effektiv, um den Fortschritt des Projekts zu verorten. So können Projektmanager es in Meetings vorstellen und damit die Kapazitätsplanung kontinuierlich anpassen.
Stafiz bietet auch Funktionen zur Finanz- und Fortschrittsüberwachung , einschließlich der Möglichkeit, die aufgewendete Zeit genau zu verfolgen. Die Auswirkungen sind zweifach, sowohl aus finanzieller Sicht als auch in Bezug auf die Einhaltung von Fristen, um die in Ihrem Projektplan festgelegte Roadmap einzuhalten.
Kommunizieren und teilen Sie mit dem gesamten Team
Die Auswirkungen eines Projektzeitplans hängen auch davon ab, wie er geteilt wird.
Die Erstellung von Berichten auf der Grundlage präziser Analysen trägt dazu bei, die Kommunikation und damit die Produktivität zu verbessern.
Bei Stafiz sind wir uns dieser Herausforderungen bewusst und bieten spezielle Funktionen an, wie z. B. die Möglichkeit, Fortschrittsberichte zu erstellen. Wenn sie mit dem gesamten Team geteilt werden, motivieren und befähigen sie.
Entwickeln Sie den Projektzeitplan weiter
Änderungen im Projektzeitplan sind vorbehalten. Stafiz bietet Funktionen zur Landeverstellung , um diese Art von Bedarf zu erfüllen. Darüber hinaus sind Automatisierungen, die es ermöglichen, Zeitplanänderungen an Ressourcen weiterzugeben, eine große Hilfe.
Vergessen Sie Excel, um Ihren Projektplan zu erstellen! Sie benötigen erweiterte Funktionen, um Abweichungen oder unvorhergesehene Ereignisse in jeder der Komponenten eines Projekts zu berücksichtigen und zu replizieren, z. B.:
- die Granularität der Zeiten (in Stunden, Tag, Woche, Monat, Phase),
- Gruppierung von Aufgaben nach Personen und Teams,
- Synchronisierung zwischen Personalbesetzung und Projektfinanzmanagement,
- Flexible Zeitplananpassung (aus Projekten oder Mitarbeiterauslastung).
Mit einem Projektplanungstool wie Stafiz können Sie nicht nur alle Informationen an einem Ort sammeln, sondern auch Szenarien antizipieren und so schnell wie möglich in Echtzeit reagieren.
Stafiz hilft Ihnen, bei Änderungen der Prioritäten flexibel zu bleiben , um zum Projekterfolg zu führen
Fragen:
Im Projektmanagement wird der Begriff Projektablauf eher synonym mit Projektplanung verwendet. Es umfasst dann die Fristen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten und Ressourcen, die für das Projekt benötigt werden.
Im Gegensatz dazu bezieht sich der Projektzeitplan im engeren Sinne nur auf das, was sich auf Termine und Zeitpläne bezieht.
Der Zweck des Projektzeitplans besteht darin, einen reibungslosen Ablauf des Projekts zu ermöglichen. Es trägt zur Verbesserung der Produktivität bei, dient als Referenz für das Projektteam und trägt zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit bei.
