Les enjeux du suivi et de la saisie des temps
Le suivi des temps est un sujet clé pour les entreprises. Pour les entités de services professionnels notamment — sociétés de conseil, intégrateurs IT, ESN, infogérance — les enjeux sont multiples.
De multiples facteurs et situations font du suivi des temps un enjeu clé.
Ces facteurs sont multiples : le télétravail généréalisé, la guerre des talents et un marché du travail tendu, mais aussi des facteurs comme des équipes positionnées sur de multiples projets, appartenant parfois à différents départements ou alors externalisées.
Le sujet va même au delà du suivi des temps en lui-même, on parlera alors de “gestion du temps” qui sera dans la plupart des cas lié à différentes fonctions de l’entreprise telles que : (1) la gestion des ressources, l’objectif sera de garder les équipes productives et engagées ; (2) le suivi financier avec les notions de prix de vente, de coût et de marge, ou encore (3) la facturation, qui est un enjeu de performance commerciale. Le suivi des temps touche à tous ces sujets.
Cet article a pour but de vous rappeler les enjeux du suivi des temps afin que vous puissiez choisir l’outil qui vous conviendra le mieux. Autrement dit, cet article est votre check list d’éléments que vous devez garder en tête au moment de penser cette démarche et de choisir votre outil de suivi des temps.
Le suivi financier
La performance financière des projets est un enjeu clé. Le suivi des temps devra s’inscrire dans une logique de contrôle de gestion et de comptabilité projet. Stafiz se démarque particulièrement dans la mesure où il apporte une vision prévisionnelle et prend en charge le suivi financier de vos différents modes de vente de projets. Explications:
Projets au forfait
Etant donné que vous vendez un projet à l’enveloppe, il s’agira de vérifier que vous ne dépassez pas le budget que vous vous étiez fixé. Pour cela, il faudra élaborer un budget prévisionnel et le respecter. Le suivi des temps sera alors essentiel et l’outil devra intégrer les variables de Taux Journalier Moyen (TJM) et de Coûts Journalier Moyen (CJM) afin de pouvoir suivre les écarts.
Stafiz se différencie ici par son exhaustivité et son caractère prévisionnel. Vous pouvez suivre l’entièreté de vos coûts incluant les coûts internes, la sous-traintance, les produits, les frais etc. En prenant en compte le planifié et le réalisé (grâce au suivi des temps simplifié), Stafiz permet d’avoir une vision à terminaison des projets. Tous les indicateurs de suivi de projet se re-calculent automatiquement à chaque action sur la plateforme. Le résultat ? Vous identifiez quand auront lieu des déviations et pourquoi. De plus, vous êtes alertés avant qu’elles ne se produisent.
Enfin, si vous souhaitez suivre avec encore plus de fidélité vos projets, intégrez la phase d’avant-vente dans les coûts. Stafiz intègre un module CRM orienté gestion des opportunités pour gérer cette avant-vente. Si vous disposez déjà d’un CRM, l’API complète de Stafiz sera votre allié.
Projets en régie
Pour ce type de projet, le risque vient des frais non refacturés mais aussi des ristournes éventuellement accordées au client en cas de désaccord ou d’insatisfaction sur le travail livré. Stafiz vous garantit un suivi complet de ces éléments avec une granularité et des modes de suivi des temps divers (% de journée, journée, heure…). Les workflows de validation des Comptes Rendus d’Activité (CRA) sont également paramétrables.
Pour en savoir plus, référez vous à notre article traitant de comment calculer la rentabiliter d’un projet.
Adoption des utilisateurs et productivité
Le suivi des temps est un sujet délicat et peut-être interpreté comme du flicage par vos collaborateurs. Il est important d’appuyer le fait qu’il s’agit d’une démarche d’amélioration globale et de chacun : on ne peut améliorer ce qu’on ne mesure pas. Vous ne souhaitez pas non plus que les collaborateurs passent trop de temps sur la saisie des temps. Il faut donc que les feuilles de temps soient simples et intuitives à remplir. Il en va de la santé de votre marque employeur.
Facturation
Les enjeux autour de la facturation sont multiples :
Tout d’abord, vous devez satisfaire vos parties prenantes et les fidéliser y compris vos ressources externes, vos freelances. Pour ce faire, la facturation doit être rapide, précise et fiable sinon vous risquez de froisser vos partenaires. Une erreur sur une facture équivaut à une erreur sur une fiche de paie de vos salariés.
Pour ce faire, votre logiciel de suivi des temps devra comporter des fonctionnalités permettant de faire ces tâches rapidement : saisie et validation des temps.
Stafiz propose une saisie simple et rapide, des rappels de saisie des temps mais aussi la transformation de la planification en temps réalisés pour accélérer le processus. Pour les projets au temps passé — les Comptes Rendues d’Activité (CRA) pour les SSII/ESN —, les workflows de validation sont entièrement configurables et permettent une réduction considérable du temps de validation.
L’autre enjeu phare est la rentabilité de votre activité. Plus votre cycle de facturation est court, mieux c’est. Vous devez ainsi surveiller d’un coup d’œil votre production réalisée mais non facturée.
Dans Stafiz, la facturation peut également se déclencher automatiquement avec des échéances ou des temps réalisés. Contactez-nouspour en savoir plus.
Optimisation des ressources
Au-delà de faire une bonne planification de vos ressources avec le module de staffing de Stafiz, il faut pouvoir mesurer ce qui se passe dans la réalité afin de surveiller les écarts et déviations éventuelles.
Il arrive parfois que des projets soient bien planifiés mais que pour des raisons diverses ils n’aient pas lieu ou soient réalisés en décallé. On ne sait alors pas ce que vos collaborateurs réalisent. Le suivi des temps permet d’avoir une vision réelle de l’occupation de vos équipes. En plus de mesurer les temps passés, vous voudrez aussi suivre la nature des projets réalisés par vos équipes, notamment dans le but de maximiser le temps passé sur des projets facturables, Vous devrez alors surveiller le Taux de Charges Congés Exclus (TACE) ou billable utilization rate en anglais.
En s’appuyant sur le suivi des temps et les impacts financiers associés, l’optimisation des ressources passera aussi par une fine connaissance de vos talents, de leurs compétences et appétences. Votre objectif sera de positionner les bonnes personnes, ni trop compétentes (car plus onéreuses), ni pas assez (car la qualié du travail ne sera pas au niveau attendu), motivée par la mission/tâche et disponibles.
Vous pourrez alors prendre des décisions de réorganisation du staffing avant que les déviations ne se produisent réellement. Vous aurez alors plusieurs options comme par exemple :
- remplacer un collaborateur senior par deux juniors pour le même niveau de rendu
- Renégocier avec le client
Afin de bien connaître vos équipes, leurs forces et faiblesses il vous faudra surveiller les reporting prévisionnel pendant les projets mais aussi après les projets. Vous comprendrez alors quelles équipes fonctionnnent le mieux, quels collaborateurs sont les plus efficaces, quelles tâches/phases sont les plus performantes. Tout ceci vous aidera à mieux chiffrer vos projets et sélectionner vos ressources.
Suivi global de l’entreprise
Le dernier grand enjeu du suivi des temps est le suivi des projets et le pilotage de votre entreprise.
En effet, toutes les données de suivi des temps collectées pourront ensuite être consolidées afin d’être analysées.
Stafiz vous offre cette capacité d’analyse de manière figée chaque mois par exemple.
Vous aurez alors une vision macro sur votre activité :
- Les recettes sur vos différents types de projets (forafit, régie etc.)
- Les coûts internes et externes
Egalement doté de fonctions avancées de comptabilité projet, Stafiz gère différents modes de reconnaissance du chiffre d’affaires afin de vous permettre d’analyser votre activité.
Les temps, et donc coûts, passés sur des projets internes (et non facturables) se retrouveront également ici, ce qui viendra diminuer le résultat net.
Le suivi des temps est en lien avec différents aspects de votre entreprise, qu’il faudra prendre en compte ou pas en fonction de vos objectifs. Pour aller plus loin, notre article de comparaison des outils de gestion du temps pourrait vous intéresser.
