Los desafíos del seguimiento y registro del tiempo
Este artículo tiene como objetivo recordarle los desafíos del seguimiento del tiempo para que pueda elegir la herramienta que más le convenga. En otras palabras, este artículo es tu lista de cosas que debes tener en cuenta al pensar en este enfoque y elegir tu herramienta de seguimiento del tiempo.
El control de horas es una cuestión clave para las empresas. Para las empresas de servicios profesionales en particular -consultorías, integradores informáticos, ESN, externalización- hay muchas cuestiones en juego.
Múltiples factores y situaciones hacen que el seguimiento del tiempo sea un tema clave. Estos factores son múltiples: el teletrabajo generalizado, la guerra por el talento y un mercado laboral ajustado, pero también factores como los equipos posicionados en múltiples proyectos, a veces pertenecientes a diferentes departamentos o externalizados.
El tema de control de horas va más allá y se denomina "gestión del tiempo", que en la mayoría de los casos está vinculada a diversas funciones corporativas como: (1) la gestión de recursos, con el objetivo de mantener equipos productivos y comprometidos; (2) el seguimiento financiero, con los conceptos de precio de venta, coste y margen; y (3) la facturación, que es una cuestión de rendimiento de ventas. El control de horas abarca todos estos ámbitos.
Seguimiento financiero
El rendimiento financiero de los proyectos es una cuestión clave. El control de horas debe formar parte de un enfoque de control de gestión y contabilidad de proyectos. Stafiz destaca especialmente porque aporta una visión prospectiva y se encarga del seguimiento financiero de las distintas modalidades de venta de sus proyectos. Así es como funciona:
Proyectos a precio fijo
Dado que vendes un proyecto por sobres, tendrás que comprobar que no superas el presupuesto que tú mismo te has fijado. Para ello, tendrá que elaborar un presupuesto provisional y ceñirse a él. El control de hora será esencial, y la herramienta deberá incorporar las variables Tarifa Media Diaria (ADR) y Coste Medio Diario (ADC) para poder controlar las desviaciones.
Lo que distingue a Stafiz es su exhaustiva y prospectiva. Puede realizar un seguimiento de todos sus costes, incluidos los costes internos, la subcontratación, los productos, los gastos, etc. Al tener en cuenta lo que se ha planificado y lo que se ha hecho realmente (gracias a la simplificación del control de horas ), Stafiz le ofrece una visión de sus proyectos al final del día.Todos los indicadores de seguimiento de los proyectos se recalculan automáticamente cada vez que se realiza una acción en la plataforma. ¿Cuál es el resultado? Usted identifica cuándo se producirán desviaciones y por qué. Además, se le avisa antes de que se produzcan.
Por último, si quieres seguir tus proyectos aún más fielmente, integra la fase de preventa en los costes. Stafiz integra un módulo de CRM enfocado a la gestión de oportunidades para gestionar esta preventa. Si ya tienes un CRM, la completa API de Stafiz será tu aliada.
Proyectos en gestión
En este tipo de proyectos, el riesgo procede de los costes no facturados, así como de los posibles descuentos concedidos al cliente en caso de desacuerdo o insatisfacción con el trabajo entregado. Stafiz garantiza un seguimiento completo de estos elementos, con varios modos de granularidad y control de horas (% del día, día, hora, etc.). También se pueden configurar flujos de trabajo para validar los informes de actividad.
Para obtener más información, consulte nuestro artículo sobre cómo calcular la rentabilidad de un proyecto.
Adopción y productividad por parte de los usuarios
El control de horas es un tema delicado, y puede ser interpretado por sus empleados como una forma de vigilancia. Es importante insistir en que se trata de una iniciativa de mejora global para todos: no se puede mejorar lo que no se mide. Tampoco querrá que los empleados dediquen demasiado tiempo al registro de horas. Por tanto, necesita hojas de control del tiempo que sean sencillas e intuitivas de rellenar. La salud de su marca de empleador depende de ello.
Elija un software de gestión del tiempo
Facturación
Hay muchos problemas en torno a la facturación:
En primer lugar, debe satisfacer a sus partes interesadas y retenerlas, incluidos sus recursos externos, sus autónomos. Para ello, la facturación debe ser rápida, precisa y fiable, de lo contrario corre el riesgo de ofender a sus socios. Un error en una factura equivale a un error en una nómina de sus empleados.
Para ello, su software de control de horas deberá incluir funciones que le permitan realizar rápidamente estas tareas: introducción de tiempos y validación.
Stafiz ofrece una entrada sencilla y rápida, recordatorios de entrada de tiempo, pero también la transformación de la planificación en tiempo completado para acelerar el proceso. En el caso de los proyectos de tiempo invertido (Activity Reporting Reports (ARR) para empresas de servicios de TI, los flujos de trabajo de validación son totalmente configurables y permiten una reducción considerable del tiempo de validación.
La otra cuestión clave es la rentabilidad de tu negocio. Cuanto más corto sea tu ciclo de facturación, mejor. Por lo tanto, debe controlar de un vistazo su producción realizada pero no facturada.
En Stafiz, la facturación también se puede activar automáticamente con las fechas de vencimiento o las horas de finalización. Póngase en contacto con nosotrospara obtener más información.
Relación calidad-precio
Además de hacer una buena planificación de sus recursos con el módulo de dotación de personal de Stafiz, debe ser capaz de medir lo que está sucediendo en la realidad para monitorear cualquier brecha y desviación.
A veces los proyectos están bien planificados, pero por diversas razones no se llevan a cabo o se realizan fuera de plazo. En estos casos, no sabemos qué están haciendo sus empleados. El control de horas le ofrece una imagen real de lo ocupados que están sus equipos. Además de medir el tiempo empleado, también querrá controlar la naturaleza de los proyectos realizados por sus equipos, sobre todo con vistas a maximizar el tiempo dedicado a los proyectos facturables, en este caso, necesitará controlar la tasa de utilización (TACE) o billable utilization rate en inglés.
Basándose en el control de horas y el impacto financiero asociado, la optimización de los recursos también requerirá una comprensión detallada de sus talentos, sus habilidades y sus aptitudes. Su objetivo será Posicionar a las personas adecuadas, ni demasiado competentes (porque son más caros), ni insuficientes (porque la calidad del trabajo no estará al nivel esperado), motivados por la misión/tarea y disponibles.
A continuación, puede tomar decisiones de reorganización del personal antes de que se produzcan realmente las desviaciones. A continuación, tendrá varias opciones, tales como:
- Reemplace a un empleado senior con dos subalternos para el mismo nivel de renderizado
- Renegociar con el cliente
Para conocer a sus equipos, sus fortalezas y debilidades, deberá monitorear los informes de pronóstico durante los proyectos, pero también después de los proyectos. A continuación, comprenderá qué equipos funcionan mejor, qué empleados son los más eficientes, qué tareas/fases son las más eficientes. Todo esto te ayudará a presupuestar mejor tus proyectos y seleccionar tus recursos.
Seguimiento global de la empresa
El último gran reto del control de horas consiste en supervisar los proyectos y dirigir la empresa.
A continuación, todos los datos del control de horas recopilados pueden consolidarse y analizarse.
Stafiz le ofrece esta capacidad de análisis de forma fijo cada mes, por ejemplo.
Entonces tendrás una visión macro de tu negocio:
- Ingresos de sus diferentes tipos de proyectos (forafit, gestión, etc.)
- Costes internos y externos
También equipado con funciones avanzadas de contabilidad de proyectos, Stafiz gestiona diferentes modos de reconocimiento de facturación para permitirle analizar su actividad.
El tiempo, y por lo tanto los costos, gastados en proyectos internos (y no facturables) también se encontrarán aquí, lo que reducirá el resultado final.
El control de horas está vinculado a varios aspectos de su empresa, que pueden o no tener que tenerse en cuenta en función de sus objetivos. Para saber más, quizá te interese nuestro artículo en el que comparamos herramientas de gestión del tiempo.
