Los retos del control y registro del tiempo
El control de horas es una cuestión clave para las empresas. Para las empresas de servicios profesionales en particular -consultorías, integradores informáticos, ESN, externalización- hay muchas cuestiones en juego.
Hay muchos factores y situaciones que hacen que controlar de horas sea una cuestión clave.
Estos factores son numerosos: el teletrabajo generalizado, la guerra por el talento y un mercado laboral tenso, pero también factores como los equipos que trabajan en múltiples proyectos, a veces pertenecientes a distintos departamentos o subcontratados.
El tema de control de horas va más allá y se denomina "gestión del tiempo", que en la mayoría de los casos está vinculada a diversas funciones corporativas como: (1) la gestión de recursos, con el objetivo de mantener equipos productivos y comprometidos; (2) el seguimiento financiero, con los conceptos de precio de venta, coste y margen; y (3) la facturación, que es una cuestión de rendimiento de ventas. El control de horas abarca todos estos ámbitos.
El objetivo de este artículo es recordarte los aspectos que están en juego en el control de horas para que puedas elegir la herramienta que más te convenga. En otras palabras, este artículo es su lista de control de horas de cosas que debes tener en cuenta cuando pienses en este enfoque y elijas tu herramienta.
Control financiero
El rendimiento financiero de los proyectos es una cuestión clave. El control de horas debe formar parte de un enfoque de control de gestión y contabilidad de proyectos. Stafiz destaca especialmente porque aporta una visión prospectiva y se encarga del seguimiento financiero de las distintas modalidades de venta de sus proyectos. Así es como funciona:
Proyectos a precio fijo
Dado que vendes un proyecto por sobres, tendrás que comprobar que no superas el presupuesto que tú mismo te has fijado. Para ello, tendrá que elaborar un presupuesto provisional y ceñirse a él. El control de hora será esencial, y la herramienta deberá incorporar las variables Tarifa Media Diaria (ADR) y Coste Medio Diario (ADC) para poder controlar las desviaciones.
Lo que distingue a Stafiz es su exhaustiva y prospectiva. Puede realizar un seguimiento de todos sus costes, incluidos los costes internos, la subcontratación, los productos, los gastos, etc. Al tener en cuenta lo que se ha planificado y lo que se ha hecho realmente (gracias a la simplificación del control de horas ), Stafiz le ofrece una visión de sus proyectos al final del día.Todos los indicadores de seguimiento de los proyectos se recalculan automáticamente cada vez que se realiza una acción en la plataforma. ¿Cuál es el resultado? Usted identifica cuándo se producirán desviaciones y por qué. Además, se le avisa antes de que se produzcan.
Por último, si desea realizar un seguimiento aún más exhaustivo de sus proyectos, incluya la fase de preventa en sus costes. Stafiz incluye un módulo CRM de gestión de oportunidades para gestionar las preventas. Si ya dispones de un CRM, la completa API de Stafiz será tu aliada.
Proyectos autogestionados
En este tipo de proyectos, el riesgo procede de los costes no facturados, así como de los posibles descuentos concedidos al cliente en caso de desacuerdo o insatisfacción con el trabajo entregado. Stafiz garantiza un seguimiento completo de estos elementos, con varios modos de granularidad y control de horas (% del día, día, hora, etc.). También se pueden configurar flujos de trabajo para validar los informes de actividad.
Para saber más, consulta nuestro artículo sobre cómo calcular la rentabilidad de un proyecto.
Adopción de usuarios y productividad
El control de horas es un tema delicado, y puede ser interpretado por sus empleados como una forma de vigilancia. Es importante insistir en que se trata de una iniciativa de mejora global para todos: no se puede mejorar lo que no se mide. Tampoco querrá que los empleados dediquen demasiado tiempo al registro de horas. Por tanto, necesita hojas de control del tiempo que sean sencillas e intuitivas de rellenar. La salud de su marca de empleador depende de ello.
Elija un software de gestión del tiempo
Facturación
Hay muchas cuestiones en torno a la facturación:
En primer lugar, tiene que satisfacer a sus interlocutores y fidelizarlos, incluidos sus recursos externos, los autónomos. Para ello, la facturación debe ser rápida, precisa y fiable, de lo contrario corre el riesgo de ofender a sus socios. Un error en una factura equivale a un error en las nóminas de sus empleados.
Para ello, su software de control de horas deberá incluir funciones que le permitan realizar rápidamente estas tareas: introducción de tiempos y validación.
Stafiz ofrece una introducción de datos rápida y sencilla, recordatorios de introducción de tiempos y la posibilidad de convertir la planificación en tiempo real para acelerar el proceso. Para los proyectos basados en el tiempo -informes de actividad para empresas de servicios informáticos-, los flujos de trabajo de validación son totalmente configurables, lo que reduce considerablemente el tiempo de validación.
La otra cuestión clave es la rentabilidad de su negocio. Cuanto más corto sea el ciclo de facturación, mejor. Así que tienes que vigilar lo que has producido pero no has facturado.
En Stafiz, la facturación también puede activarse automáticamente en función de los plazos o del tiempo empleado. Póngase en contacto con nosotros paraobtener más información.
Optimizar los recursos
Además de planificar correctamente sus recursos utilizando el módulo de dotación de personal de Stafiz, debe ser capaz de medir lo que está ocurriendo realmente para controlar cualquier discrepancia o desviación.
A veces los proyectos están bien planificados, pero por diversas razones no se llevan a cabo o se realizan fuera de plazo. En estos casos, no sabemos qué están haciendo sus empleados. El control de horas le ofrece una imagen real de lo ocupados que están sus equipos. Además de medir el tiempo empleado, también querrá controlar la naturaleza de los proyectos realizados por sus equipos, sobre todo con vistas a maximizar el tiempo dedicado a los proyectos facturables, en este caso, necesitará controlar la tasa de utilización facturable (TACE) o billable utilization rate en inglés.
Basándose en el control de horas y el impacto financiero asociado, la optimización de los recursos también requerirá una comprensión detallada de sus talentos, sus habilidades y sus aptitudes. Su objetivo será situar a las personas adecuadasNo son ni demasiado cualificados (porque son más caros) ni demasiado poco cualificados (porque la calidad del trabajo no estará al nivel esperado), están motivados por la misión/tarea y disponibles.
Así podrá tomar decisiones para reorganizar la plantilla antes de que se produzcan realmente las desviaciones. Tendrá entonces varias opciones, como
- sustituir a un empleado senior por dos juniors para el mismo nivel de rendimiento
- Renegociar con el cliente
Para conocer a sus equipos, sus puntos fuertes y débiles, tendrá que estar atento a los informes de previsión durante los proyectos y también después. Esto le ayudará a comprender qué equipos funcionan mejor, qué empleados son los más eficientes y qué tareas/fases rinden más. Todo ello le ayudará a calcular mejor el coste de sus proyectos y seleccionar mejor los recursos.
Supervisión general de la empresa
El último gran reto del control de horas consiste en supervisar los proyectos y dirigir la empresa.
A continuación, todos los datos del control de horas recopilados pueden consolidarse y analizarse.
Stafiz le ofrece esta capacidad de análisis de forma fijo cada mes, por ejemplo.
Esto le dará una visión macro de su negocio:
- Ingresos de sus diferentes tipos de proyectos (forafit, régie, etc.)
- Costes internos y externos
Stafiz también dispone de funciones avanzadas de contabilidad de proyectos y gestiona distintos métodos de reconocimiento de ventas para ayudarle a analizar su negocio.
También se incluirá aquí el tiempo, y por tanto los costes, dedicado a proyectos internos (que no pueden facturarse), lo que reducirá el resultado neto.
El control de horas está vinculado a varios aspectos de su empresa, que pueden o no tener que tenerse en cuenta en función de sus objetivos. Para saber más, quizá te interese nuestro artículo en el que comparamos herramientas de gestión del tiempo.
