Die Herausforderungen der Zeitverfolgung und -erfassung

Dieser Artikel soll Sie daran erinnern, worauf es bei der Zeiterfassung ankommt, damit Sie das für Sie am besten geeignete Tool auswählen können. Mit anderen Worten: Dieser Artikel ist Ihre Checkliste mit Elementen, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, wenn Sie über diesen Schritt nachdenken und Ihr Zeiterfassungstool auswählen.

Die Zeiterfassung ist ein Schlüsselthema für Unternehmen. Vor allem für professionelle Dienstleistungseinheiten - Beratungsunternehmen, IT-Integratoren, ESN, Outsourcing - steht viel auf dem Spiel.

Es gibt viele Faktoren und Situationen, die die Zeiterfassung zu einer zentralen Herausforderung machen. Dazu gehören die generalisierte Telearbeit, der Kampf um Talente und ein angespannter Arbeitsmarkt, aber auch Faktoren wie Teams, die in mehreren Projekten positioniert sind, manchmal zu verschiedenen Abteilungen gehören oder sogar ausgelagert werden.

Das Thema geht sogar über die Zeiterfassung an sich hinaus, man spricht dann von "Zeitmanagement", das in den meisten Fällen mit verschiedenen Unternehmensfunktionen verbunden ist, wie z. B.: (1) Ressourcenmanagement, wobei das Ziel darin besteht, die Teams produktiv und engagiert zu halten; (2) finanzielle Überwachung mit den Begriffen Verkaufspreis, Kosten und Gewinnspanne oder auch (3) Rechnungsstellung, die eine Herausforderung für die geschäftliche Leistung darstellt. Die Zeiterfassung berührt all diese Themen.

Die finanzielle Überwachung

Die finanzielle Leistungsfähigkeit von Projekten ist eine Schlüsselfrage. Die Verfolgung der Zeiten muss sich in eine Logik des Controllings und der Projektbuchhaltung einfügen. Stafiz zeichnet sich besonders dadurch aus, dass es eine vorausschauende Vision bietet und die finanzielle Verfolgung Ihrer verschiedenen Projektverkaufsmethoden übernimmt. Erklärungen: 

Pauschalprojekte 

Da Sie ein Projekt mit Umschlag verkaufen, gilt es zu überprüfen, ob Sie das Budget, das Sie sich selbst gesetzt haben, nicht überschreiten. Dazu müssen Sie ein vorläufiges Budget erstellen und dieses einhalten. Die Zeiterfassung ist dann von entscheidender Bedeutung und das Tool sollte die Variablen Durchschnittlicher Tagessatz (DTS) und Durchschnittliche Tageskosten (DTK) integrieren, um Abweichungen verfolgen zu können.

Stafiz unterscheidet sich hier durch seine Vollständigkeit und Prognosecharakter. Sie können alle Ihre Kosten verfolgen, einschließlich interner Kosten, Subunternehmer, Produkte, Gebühren etc. Durch die Berücksichtigung von geplanten und realisierten Kosten (dank der vereinfachten Zeiterfassung) ermöglicht Stafiz einen Blick auf die Fertigstellung von Projekten. Alle Indikatoren zur Projektverfolgung berechnen sich bei jeder Aktion auf der Plattform automatisch neu. Was ist das Ergebnis? Sie erkennen, wann es zu Abweichungen kommen wird und warum. Außerdem werden Sie alarmiert, bevor sie eintreten.

Wenn Sie schließlich Ihre Projekte noch treuer verfolgen wollen, integrieren Sie die Pre-Sales-Phase in die Kosten. Stafiz integriert ein CRM-Modul, das auf die Verwaltung von Verkaufschancen ausgerichtet ist, um diese Vorverkaufsphase zu verwalten. Wenn Sie bereits über ein CRM verfügen, wird die vollständige API von Stafiz Ihr Verbündeter sein.

Projekte in Eigenregie

Bei dieser Art von Projekt besteht das Risiko in den nicht weiterberechneten Kosten, aber auch in den Rückvergütungen, die dem Kunden eventuell gewährt werden, wenn er mit der gelieferten Arbeit nicht einverstanden oder unzufrieden ist. Stafiz garantiert Ihnen eine vollständige Verfolgung dieser Elemente mit einer Granularität und verschiedenen Arten der Zeitverfolgung (% des Tages, Tag, Stunde...). Die Workflows zur Validierung der Tätigkeitsberichte (CRA) sind ebenfalls parametrisierbar.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die Berechnung der Rentabilität eines Projekts.

Nutzerakzeptanz und Produktivität

Die Zeiterfassung ist ein heikles Thema und kann von Ihren Mitarbeitern als "Bullenreiten" interpretiert werden. Es ist wichtig, dass Sie betonen, dass es sich um einen globalen Verbesserungsprozess handelt, der von jedem Einzelnen getragen wird: Was man nicht misst, kann man nicht verbessern. Sie möchten auch nicht, dass die Mitarbeiter zu viel Zeit mit der Zeiterfassung verbringen. Daher müssen die Zeiterfassungsbögen einfach und intuitiv auszufüllen sein. Es geht um die Gesundheit Ihrer Arbeitgebermarke.

ATM-Software auswählen

Rechnungsstellung

Die Herausforderungen rund um die Rechnungsstellung sind vielfältig :

Zunächst einmal müssen Sie Ihre Stakeholder zufriedenstellen und sie an sich binden, einschließlich Ihrer externen Ressourcen, Ihrer Freelancer. Um dies zu erreichen, muss die Rechnungsstellung schnell, genau und zuverlässig sein, sonst riskieren Sie, Ihre Geschäftspartner zu brüskieren. Ein Fehler in einer Rechnung ist gleichbedeutend mit einem Fehler auf der Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter.

Dazu muss Ihre Zeiterfassungssoftware über Funktionen verfügen, mit denen Sie diese Aufgaben schnell erledigen können: Zeiterfassung und -validierung.

Stafiz bietet eine einfache und schnelle Eingabe, Erinnerungen an die Zeiterfassung, aber auch die Umwandlung von Planung in realisierte Zeit, um den Prozess zu beschleunigen. Für Projekte mit Zeitaufwand - Tätigkeitsberichte (CRAs) für IT-Dienstleister/NSOs - sind die Freigabe-Workflows vollständig konfigurierbar und ermöglichen eine erhebliche Reduzierung der Freigabezeit.

Ein weiteres wichtiges Thema ist die Rentabilität Ihres Geschäfts. Je kürzer Ihr Rechnungszyklus ist, desto besser. Sie müssen also auf einen Blick sehen, wie viel Sie produzieren, aber nicht in Rechnung stellen.

In Stafiz kann die Rechnungsstellung auch automatisch mit Fälligkeiten oder geleisteten Zeiten ausgelöst werden. Kontaktieren Sie uns, ummehr zu erfahren.

Optimierung von Ressourcen

Neben einer guten Planung Ihrer Ressourcen mit dem Stafiz Staffing-Modul müssen Sie auch messen können, was in der Realität passiert, um mögliche Abweichungen und Abweichungen zu überwachen.

Manchmal kommt es vor, dass Projekte gut geplant sind, aber aus verschiedenen Gründen nicht stattfinden oder zeitversetzt durchgeführt werden. Es ist dann nicht bekannt, was Ihre Mitarbeiter tatsächlich leisten. Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, einen realen Einblick in die Auslastung Ihrer Teams zu erhalten. Neben der Messung der aufgewendeten Zeit werden Sie auch die Art der von Ihren Teams durchgeführten Projekte verfolgen wollen, insbesondere mit dem Ziel, die für abrechenbare Projekte aufgewendete Zeit zu maximieren. Sie sollten dann die Auslastungsquote (TACE) oder billable utilization rate auf Englisch.

Auf der Grundlage der Zeiterfassung und der damit verbundenen finanziellen Auswirkungen wird die Optimierung der Ressourcen auch durch eine genaue Kenntnis Ihrer Talente, ihrer Kompetenzen und ihres Appetits erfolgen. Ihr Ziel ist es die richtigen Personen positionierenSie sollten weder zu kompetent (weil teurer) noch zu wenig kompetent (weil die Qualität der Arbeit nicht dem erwarteten Niveau entspricht), motiviert für die Aufgabe und verfügbar sein.

Sie können dann Entscheidungen zur Reorganisation des Staffings treffen, bevor die Abweichungen tatsächlich auftreten. Sie haben dann mehrere Optionen wie z. B. : 

• einen älteren Mitarbeiter durch zwei jüngere Mitarbeiter mit demselben Rendering-Niveau ersetzen
• Mit dem Kunden neu verhandeln

Um Ihre Teams, ihre Stärken und Schwächen genau zu kennen, sollten Sie während des Projekts und auch nach dem Projekt die Prognoseberichte beobachten. Dann werden Sie verstehen, welche Teams am besten funktionieren, welche Mitarbeiter am effektivsten sind und welche Aufgaben/Phasen am besten funktionieren. All dies wird Ihnen helfen Ihre Projekte besser zu beziffern und Ihre Ressourcen auszuwählen.

Globale Betreuung des Unternehmens

Die letzte große Herausforderung bei der Zeiterfassung ist die Überwachung von Projekten und die Steuerung Ihres Unternehmens.

Denn alle gesammelten Zeitverfolgungsdaten können später konsolidiert werden, um sie zu analysieren.

Stafiz bietet Ihnen diese Analysefähigkeit auf eine Weise, die fixiert zum Beispiel jeden Monat.

Dann haben Sie einen Makroblick auf Ihr Geschäft : 

• Einnahmen auf Ihre verschiedenen Projekttypen (Forafit, Regie etc.).

• Interne und externe Kosten

Stafiz verfügt auch über fortgeschrittene Funktionen für die Projektbuchhaltung und unterstützt verschiedene Umsatzerkennungsmethoden, damit Sie Ihre Aktivitäten analysieren können.

Auch die Zeit und damit die Kosten, die für interne (und nicht abrechenbare) Projekte aufgewendet werden, werden sich hier wiederfinden und das Nettoergebnis schmälern.

Die Zeiterfassung steht mit verschiedenen Aspekten Ihres Unternehmens in Verbindung, die Sie je nach Ihren Zielen berücksichtigen oder nicht berücksichtigen sollten. Wenn Sie weiterlesen möchten, könnte unser Artikel zum Vergleich von Zeiterfassungstools für Sie von Interesse sein.