Die Herausforderungen der Zeiterfassung und -erfassung
Dieser Artikel soll Sie an die Herausforderungen der Zeiterfassung erinnern, damit Sie das Tool auswählen können, das am besten zu Ihnen passt. Mit anderen Worten, dieser Artikel ist Ihre Checkliste mit Dingen, die Sie beachten müssen, wenn Sie über diesen Ansatz nachdenken und Ihr Zeiterfassungstool auswählen.
Zeiterfassung ist ein zentrales Thema für Unternehmen. Insbesondere für professionelle Dienstleistungsunternehmen – Beratungsunternehmen, IT-Integratoren, IT-Dienstleistungsunternehmen, Outsourcing – sind die Herausforderungen vielfältig.
Mehrere Faktoren und Situationen machen die Zeiterfassung zu einem zentralen Thema. Diese Faktoren sind vielfältig: allgemeine Telearbeit, der Kampf um Talente und ein angespannter Arbeitsmarkt, aber auch Faktoren wie Teams, die in mehreren Projekten positioniert sind, manchmal zu verschiedenen Abteilungen gehören oder ausgelagert werden.
Das Thema geht sogar über die Zeiterfassung selbst hinaus, wir werden dann über "Zeitmanagement" sprechen, das in den meisten Fällen mit verschiedenen Funktionen des Unternehmens zusammenhängt, wie zum Beispiel: (1) Ressourcenmanagement, das Ziel wird darin bestehen, Teams produktiv und engagiert zu halten; (2) Finanzüberwachung mit den Begriffen Verkaufspreis, Kosten und Marge oder (3) Rechnungsstellung, die ein Problem der kommerziellen Leistung darstellt. Die Zeiterfassung berührt all diese Themen.
Finanzielle Überwachung
Die finanzielle Leistung von Projekten ist ein zentrales Thema. Die Zeitüberwachung muss Teil einer Management-, Kontroll- und Projektabrechnungslogik sein. Stafiz zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass es eine zukunftsweisende Vision bietet und die finanzielle Überwachung Ihrer verschiedenen Methoden des Projektverkaufs übernimmt. Erklärungen:
Projekte zum Festpreis
Da Sie ein Projekt über den Umschlag verkaufen, müssen Sie überprüfen, ob Sie das Budget, das Sie sich selbst gesetzt haben, nicht überschreiten. Zu diesem Zweck müssen Sie einen vorläufigen Haushaltsplan aufstellen und diesen einhalten. Die Zeitüberwachung ist dann unerlässlich und das Tool muss die Variablen Average Daily Rate (ADR) und Average Daily Cost (ADR) integrieren, um Abweichungen verfolgen zu können.
Stafiz zeichnet sich hier durch seine Ganzheitlichkeit und seinen zukunftsorientierten Charakter aus. Sie können alle Ihre Kosten verfolgen, einschließlich interner Kosten, unzureichender Schulungen, Produkte, Gebühren usw. Durch die Berücksichtigung dessen, was geplant ist und was abgeschlossen wurde (dank vereinfachter Zeiterfassung), bietet Stafiz eine Vision der Projekte am Ende des Projekts. Alle Indikatoren für die Projektüberwachung werden bei jeder Aktion auf der Plattform automatisch neu berechnet. Das Ergebnis? Sie identifizieren, wann Umleitungen stattfinden werden und warum. Außerdem werden Sie gewarnt, bevor sie passieren.
Wenn Sie Ihre Projekte noch genauer verfolgen möchten, integrieren Sie die Pre-Sales-Phase in die Kosten. Stafiz integriert ein CRM-Modul, das sich auf das Opportunity-Management konzentriert, um diesen Pre-Sales zu verwalten. Wenn Sie bereits über ein CRM verfügen, ist die umfassende API von Stafiz Ihr Verbündeter.
Betreute Projekte
Bei dieser Art von Projekt ergibt sich das Risiko aus den Kosten, die nicht erneut in Rechnung gestellt werden, sondern auch aus den Rabatten, die dem Kunden im Falle einer Unzufriedenheit oder Unzufriedenheit mit der gelieferten Arbeit gewährt werden können. Stafiz garantiert Ihnen eine vollständige Überwachung dieser Elemente mit einer Granularität und verschiedenen Zeiterfassungsmodi (% des Tages, Tag, Stunde usw.). Die Workflows für die Validierung von Aktivitätsberichten (CRA) sind ebenfalls konfigurierbar.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Berechnung der Rentabilität eines Projekts.
Benutzerakzeptanz und Produktivität
Zeiterfassung ist ein heikles Thema und kann von Ihren Mitarbeitern als Überwachung interpretiert werden. Es ist wichtig, die Tatsache zu unterstützen, dass dies ein Prozess der globalen Verbesserung und jedes Einzelnen ist: Man kann nicht verbessern, was man nicht misst. Sie möchten auch nicht, dass die Mitarbeiter zu viel Zeit mit der Zeiterfassung verbringen. Stundenzettel müssen also einfach und intuitiv auszufüllen sein. Die Gesundheit Ihrer Arbeitgebermarke steht auf dem Spiel.
Fakturierung
Es gibt viele Fragen rund um die Rechnungsstellung:
Zunächst müssen Sie Ihre Stakeholder zufriedenstellen und binden, einschließlich Ihrer externen Ressourcen, Ihrer Freiberufler. Um dies zu erreichen, muss die Rechnungsstellung schnell, genau und zuverlässig sein, sonst riskieren Sie, Ihre Partner zu beleidigen. Ein Fehler auf einer Rechnung ist gleichbedeutend mit einem Fehler auf einer Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter.
Um dies zu erreichen, muss Ihre Zeiterfassungssoftware Funktionen enthalten, mit denen Sie diese Aufgaben schnell erledigen können: Zeiterfassung und -validierung.
Stafiz bietet eine einfache und schnelle Eingabe, Erinnerungen an Zeiteingaben, aber auch die Umwandlung von Planung in abgeschlossene Zeit, um den Prozess zu beschleunigen. Für Projekte mit Zeitaufwand – Activity Reporting Reports (ARRs) für IT-Dienstleistungsunternehmen – sind die Validierungs-Workflows vollständig konfigurierbar und ermöglichen eine erhebliche Reduzierung der Validierungszeit.
Das andere wichtige Thema ist die Rentabilität Ihres Unternehmens. Je kürzer Ihr Abrechnungszyklus, desto besser. Sie müssen daher auf einen Blick überwachen, wie Ihre Produktion durchgeführt, aber nicht fakturiert wurde.
In Stafiz kann die Rechnungsstellung auch automatisch mit Fälligkeitsdaten oder abgeschlossenen Zeitpunkten ausgelöst werden. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.
Preis-Leistungs-Verhältnis
Neben einer guten Planung Ihrer Ressourcen mit dem Personalmodul von Stafiz müssen Sie in der Lage sein, zu messen, was in der Realität passiert, um eventuelle Lücken und Abweichungen zu überwachen.
Es kommt manchmal vor, dass Projekte gut geplant sind, aber aus verschiedenen Gründen nicht oder nur gestaffelt stattfinden. Sie wissen nicht, was Ihre Mitarbeiter tun. Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, einen echten Überblick über die Belegung Ihrer Teams zu erhalten. Neben der Messung des Zeitaufwands sollten Sie auch die Art der von Ihren Teams durchgeführten Projekte überwachen, insbesondere um die für abrechenbare Projekte aufgewendete Zeit zu maximieren.
Indem Sie sich auf die Zeitüberwachung und die damit verbundenen finanziellen Auswirkungen verlassen, erfordert die Ressourcenoptimierung auch eine detaillierte Kenntnis Ihrer Talente, ihrer Fähigkeiten und Appetite. Ihr Ziel wird es sein: Positionierung der richtigen Leute, weder zu kompetent (weil sie teurer sind), noch zu wenig (weil die Qualität der Arbeit nicht auf dem erwarteten Niveau sein wird), motiviert durch die Mission/Aufgabe und verfügbar.
Sie können dann Entscheidungen über die Reorganisation von Besetzungen treffen, bevor es tatsächlich zu Abweichungen kommt. Sie haben dann mehrere Möglichkeiten, wie zum Beispiel:
- Ersetzen eines leitenden Mitarbeiters durch zwei untergeordnete Mitarbeiter für die gleiche Renderingebene.
- Neuverhandeln mit dem Kunden
Um Ihre Teams, ihre Stärken und Schwächen kennenzulernen, müssen Sie das Forecast-Reporting während der Projekte, aber auch nach Projekten überwachen. Sie werden dann verstehen, welche Teams am besten funktionieren, welche Mitarbeiter am effizientesten sind, welche Aufgaben/Phasen am effizientesten sind. All dies wird Ihnen helfen, Ihre Projekte besser zu kalkulieren und Ihre Ressourcen auszuwählen.
Globales Unternehmensmonitoring
Die letzte große Herausforderung der Zeiterfassung ist die Überwachung von Projekten und die Steuerung Ihres Unternehmens.
In der Tat können alle gesammelten Zeiterfassungsdaten dann konsolidiert werden, um analysiert zu werden.
Stafiz bietet Ihnen diese Analysekapazität z.B. monatlich in fester Form an.
Sie haben dann eine Makro-Vision Ihres Unternehmens:
- Einnahmen aus Ihren verschiedenen Arten von Projekten (Forafit, Management etc.)
- Interne und externe Kosten
Stafiz ist auch mit fortschrittlichen Projektbuchhaltungsfunktionen ausgestattet und verwaltet verschiedene Modi der Umsatzerkennung , mit denen Sie Ihre Aktivitäten analysieren können.
Hier finden sich auch die Zeit und damit die Kosten, die für interne (und nicht abrechenbare) Projekte aufgewendet werden, was das Endergebnis schmälert.
Die Zeiterfassung bezieht sich auf verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens, die je nach Ihren Zielen berücksichtigt werden können oder auch nicht. Um noch weiter zu gehen, könnte Sie unser Artikel zum Vergleich von Zeitmanagement-Tools interessieren.
