De uitdagingen van het monitoren en registreren van tijd

05 september 2024

Het doel van dit artikel is om je eraan te herinneren wat er allemaal komt kijken bij tijdregistratie, zodat je de tool kunt kiezen die het beste bij je past. Met andere woorden, dit artikel is een checklist met dingen die je in gedachten moet houden als je over deze aanpak nadenkt en je tijdregistratietool kiest.

Tijdregistratie is een belangrijk onderwerp voor bedrijven. Vooral voor professionele dienstverleners - adviesbureaus, IT-integrators, ESN's, outsourcing - staan er veel zaken op het spel.

Er zijn veel factoren en situaties die timemanagement tot een belangrijk onderwerp maken. Deze factoren zijn onder andere wijdverspreid telewerken, de strijd om talent en een krappe arbeidsmarkt, maar ook factoren zoals teams die aan meerdere projecten werken, soms behorend tot verschillende afdelingen of uitbesteed.

In de meeste gevallen zal dit gekoppeld zijn aan verschillende bedrijfsfuncties, zoals: (1) resource management, met als doel om teams productief en toegewijd te houden; (2) financiële controle, met de concepten van verkoopprijs, kosten en marge; en (3) facturatie, wat een commerciële prestatiekwestie is. Tijdregistratie raakt aan al deze zaken.

Financieel toezicht

De financiële prestaties van projecten zijn van groot belang. Tijdregistratie moet deel uitmaken van een aanpak voor managementcontrole en projectboekhouding. Stafiz onderscheidt zich in het bijzonder omdat het een toekomstgerichte visie biedt en de financiële controle van uw verschillende projectverkoopmethoden verzorgt. Zo werkt het:

Projecten met een vaste prijs

Omdat je een project per envelop verkoopt, moet je controleren of je het budget dat je jezelf hebt opgelegd niet overschrijdt. Om dit te doen, moet je een voorlopig budget opstellen en je daaraan houden. Tijdregistratie is dan essentieel en de tool moet de variabelen Average Daily Rate (ADR) en Average Daily Cost (ADC) bevatten om afwijkingen te kunnen controleren.

Wat Stafiz onderscheidt is zijn uitputtend en toekomstgericht. U kunt al uw kosten bijhouden, inclusief interne kosten, onderaanneming, producten, uitgaven, enz. Door rekening te houden met wat is gepland en wat is gedaan (dankzij de vereenvoudigde tijdsregistratie), geeft Stafiz u een overzicht van uw projecten aan het einde van de dag. Alle indicatoren voor projectopvolging worden automatisch herberekend telkens als er een actie wordt ondernomen op het platform. Het resultaat? Je identificeert wanneer afwijkingen zullen optreden en waarom. Bovendien wordt u gewaarschuwd voordat ze zich voordoen.

Tot slot, als u uw projecten nog beter wilt bewaken, kunt u de pre-sales fase in uw kosten opnemen. Stafiz bevat een CRM-module voor opportunitybeheer om deze pre-salesfase te beheren. Als je al een CRM hebt, zal de volledige API van Stafiz je bondgenoot zijn.

Projecten in eigen beheer

Voor dit soort projecten bestaat het risico uit niet gefactureerde kosten, evenals eventuele kortingen die aan de klant worden toegekend in geval van onenigheid of ontevredenheid over het geleverde werk. Stafiz garandeert een volledige bewaking van deze elementen, met verschillende granulariteiten en tijdbewakingsmethoden (% van de dag, dag, uur, enz.). Er kunnen ook workflows worden geconfigureerd voor het valideren van activiteitenrapporten.

Zie voor meer informatie ons artikel over hoe je de winstgevendheid van een project kunt berekenen.

Acceptatie door gebruikers en productiviteit

Tijdregistratie is een lastig onderwerp en kan door uw werknemers worden geïnterpreteerd als "snuffelen". Het is belangrijk om te benadrukken dat dit een globaal verbeterinitiatief is voor iedereen: je kunt niet verbeteren wat je niet meet. Je wilt ook niet dat werknemers te veel tijd besteden aan tijdregistratie. U hebt dus urenstaten nodig die eenvoudig en intuïtief in te vullen zijn. De gezondheid van uw employer brand hangt ervan af.

Software voor geldautomaten kiezen

Facturering

Er zijn veel problemen met facturering:

Allereerst moet je je stakeholders tevreden stellen en hun loyaliteit winnen, inclusief je externe resources, je freelancers. Om dit te doen moet de facturatie snel, nauwkeurig en betrouwbaar zijn, anders loop je het risico je partners voor het hoofd te stoten. Een fout op een factuur staat gelijk aan een fout op de loonstrook van je werknemers.

Om dit te kunnen doen, moet je software voor tijdregistratie functies bevatten waarmee je deze taken snel kunt uitvoeren: tijd invoeren en valideren.

Stafiz biedt snelle en eenvoudige gegevensinvoer, herinneringen voor tijdinvoer en de mogelijkheid om planning om te zetten in werkelijke tijd om het proces te versnellen. Voor tijdgerelateerde projecten - Activiteitenrapporten voor IT-dienstverlenende bedrijven - zijn de validatieworkflows volledig configureerbaar, waardoor de validatietijd aanzienlijk wordt verkort.

Het andere belangrijke punt is de winstgevendheid van je bedrijf. Hoe korter je facturatiecyclus, hoe beter. Je moet dus in de gaten houden wat je hebt geproduceerd maar niet hebt gefactureerd.

*Het factureringsrapport in Stafiz geeft je een geconsolideerd overzicht van de status van je facturering.*

In Stafiz kan facturatie ook automatisch worden getriggerd op basis van deadlines of bestede tijd. Neem contact met onsop voor meer informatie.

Hulpbronnen optimaliseren

Naast het goed plannen van je resources met behulp van de Stafiz personeelsmodule, moet je ook kunnen meten wat er daadwerkelijk gebeurt om eventuele afwijkingen en afwijkingen te controleren.

Soms zijn projecten goed gepland, maar gaan ze om verschillende redenen niet door of lopen ze uit. In deze gevallen weet je niet wat je personeel eigenlijk aan het doen is. Time tracking geeft je een reëel beeld van hoe druk je teams het hebben. Naast het meten van de bestede tijd wilt u ook de aard van de projecten die door uw teams worden uitgevoerd in de gaten houden, met name om de tijd die aan factureerbare projecten wordt besteed te maximaliseren. factureerbare bezettingsgraad in het Engels.

*Met Stafiz kun je tijden en bijbehorende kosten analyseren met een vooruitziende blik, d.w.z. aan het einde van projecten.*

U kunt dan beslissingen nemen om het personeel te reorganiseren voordat de afwijkingen zich daadwerkelijk voordoen. U hebt dan verschillende opties, zoals

een senior medewerker vervangen door twee juniors voor hetzelfde productieniveau
Heronderhandelen met de klant

Om je teams en hun sterke en zwakke punten te leren kennen, moet je de prognoserapportage tijdens projecten en ook daarna in de gaten houden. Dit zal je helpen om te begrijpen welke teams het beste werken, welke medewerkers het meest efficiënt zijn en welke taken/fasen het beste presteren. Dit alles zal je helpen om uw projecten beter te begroten en uw resources te selecteren.

Algehele controle van het bedrijf

De laatste belangrijke kwestie bij het bijhouden van tijd is projectbewaking en het sturen van je bedrijf.

Alle verzamelde tijdregistratiegegevens kunnen vervolgens worden geconsolideerd en geanalyseerd.

Stafiz biedt u deze analysemogelijkheid in een vast bijvoorbeeld elke maand.

Dit geeft je een macrobeeld van je bedrijf:

Inkomsten uit je verschillende soorten projecten (forafit, régie, etc.)

Interne en externe kosten

Stafiz heeft ook geavanceerde functies voor projectboekhouding en beheert verschillende methoden voor omzeterkenning om je te helpen je bedrijf te analyseren.

*Stafiz resultatenrekening: een beeld van het bedrijf in het verleden en de prognose*

Tijd, en dus kosten, besteed aan interne projecten (die niet kunnen worden gefactureerd) worden hier ook in opgenomen, wat het nettoresultaat zal verlagen.

Tijdregistratie is gekoppeld aan verschillende aspecten van je bedrijf, waarmee je al dan niet rekening moet houden, afhankelijk van je doelstellingen. Om meer te weten te komen, ben je misschien geïnteresseerd in ons artikel over het vergelijken van tijdmanagementtools.