Qu’est-ce qu’un compte rendu d’activité ?
Le compte rendu d’activité se place désormais comme un outil indispensable dans l’univers professionnel.
Ce document, synthétique et structuré, a pour objectif d’informer et de rassurer son commanditaire : qu’il soit client, manager ou investisseur.
Mais alors comment construire un compte rendu d’activité clair et impactant ?
Dans cet article, nous vous proposons une méthodologie pour bien comprendre les objectifs et enjeux d’un compte rendu d’activité ainsi que la manière d’en construire un de manière efficace.
Qu’est-ce qu’un CRA ?
CRA : définition
Le sigle CRA signifie compte rendu d’activité et correspond au bilan d’activité sur une période donnée.
Le compte rendu d’activité prend la forme d’un rapport et est généralement produit par un consultant ou un employé afin de justifier le travail effectué ou les compétences acquises lors d’un projet.
Le compte rendu d’activité intègre :
- les objectifs initialement fixés,
- l’état d’avancement du projet,
- les évolutions à suivre.
Il est donc particulièrement utile pour les sociétés de prestations de service car il informe le client de l’état du projet.
Quels sont les objectifs du compte rendu d’activité ?
Le CRA permet de vérifier l’avancement du projet, le temps de travail, la charge et la productivité. Ainsi, il rend compte du temps passé, des tâches accomplies et d’éventuelles difficultés.
Communiquer une progression et justifier le temps passé
Le compte rendu d’activité sert plusieurs objectifs en fonction du rédacteur.
- Le CRA des salariés leur permet de démontrer leurs progressions à leur manager (d’autant plus en télétravail).
- Le compte rendu d’activité des consultants quant à lui est utilisé pour présenter le travail accompli à leur client.
Informer…et rassurer
L’un des premiers objectifs du CRA est d’informer. Ainsi, un compte rendu d’activité clair et structuré permet d’améliorer la communication avec le client, le manager ou l’investisseur à l’origine de la demande.
Le compte rendu d’activité présente une progression et un bilan. S’il peut servir à justifier, il ne doit pas tenter de convaincre ou d’argumenter.
Un CRA efficace peut constituer un état des lieux qui aide à la prise de décisions.
Suivre la productivité grâce au compte rendu d’activité
Le suivi de la productivité représente un objectif essentiel du compte rendu d’activité.
Grâce à un suivi du temps rigoureux, la personne chargée de rédiger un CRA obtient des données précises sur ses performances et peut optimiser son travail.
Le CRA ainsi généré garantit une traçabilité, améliorant la visibilité globale.
Optimiser la gestion des ressources en ESN
Enfin, le troisième objectif du CRA est d’améliorer la gestion des ressources. Cela s’avère un outil précieux pour les ESN et les entreprises faisant appel à des consultants.
Exigé par la hiérarchie, les partenaires ou les clients, le compte rendu d’activité dresse un portrait réaliste du temps passé.
Cette visibilité permet ainsi de réallouer les ressources, de revoir les charges de travail ou encore de facturer avec plus de précision.
Générer des prises de décision
Le compte rendu d’activité doit permettre d’alimenter la prise de décisions. Ainsi, il aide à :
- réorienter le pilotage d’un projet,
- mener des actions préventives et correctives,
- ajuster les charges de travail,
- constituer un historique afin de faciliter la préparation de projets suivants.
Quels sont les différents types de comptes rendus d’activité ?
Il existe 3 différents types de comptes rendus d’activité :
- le CRA individuel,
- le CRA d’équipe,
- le CRA à destination de la direction.
Quels sont les enjeux et les défis du compte rendu d’activité en entreprise ?
Recueillir une donnée fiable
Limiter les erreurs et les oublis
L’un des plus grands défis du compte rendu d’activité est l’obtention de données fiables sur lesquelles s’appuyer.
En effet, le suivi des temps doit être précis et régulier pour rester pertinent. Impossible d’être flou ou approximatif !
Pour limiter ce risque, utilisez un outil de suivi des temps en temps réel.
Accompagner les prises de décisions stratégiques
Le CRA, en fournissant des informations clés sur les compétences et les tâches réalisées, alimente la prise de décisions stratégiques.
⚠️ Nous recommandons d’être particulièrement vigilants sur les erreurs qui pourraient impacter vos projets, voire le reste du portefeuille de projet et par conséquent, la crédibilité de votre entreprise.
Les bonnes pratiques pour collecter une donnée fiable
Voici quelques astuces pour limiter les erreurs de récolte des données :
- déterminer les objectifs à atteindre dès la phase de préparation,
- identifier les données à collecter (par exemple : temps passé par tâche),
- sensibiliser les équipes sur les conséquences d’oublis et d’erreurs.
Cette tâche de collecte est souvent négligée par les collaborateurs. En effet, elle est souvent considérée à faible valeur ajoutée par rapport à d’autres tâches plus facturables. D’où l’importance de communiquer sur son importance et ses enjeux.
Assurer le respect des engagements contractuels
À noter qu’il existe des exigences contractuelles des ESN vers les clients.
Le CRA répond à un besoin de traçabilité et impacte la conformité des prestations.
L’aspect financier est concerné, ainsi que les relations avec les clients.
Sécuriser la facturation et la rentabilité des projets
Le CRA contribue à un suivi budgétaire rigoureux et fiable en fournissant une donnée précise.
Ainsi, la facturation est réalisée au plus juste, garantissant ainsi les marges et la bonne santé financière de l’entreprise.
Optimiser la productivité
Le compte rendu d’activité s’avère un outil précieux pour planifier la gestion du staffing.
En effet, il permet d’organiser les affectations avec justesse et d’équilibrer les charges de travail.
De plus, le CRA accompagne le suivi des performances de projet individuelles et collectives car il permet d’identifier les forces et les faiblesses de chacun.
Cela aide à alerter sur les besoins en formation ou recrutement pour améliorer la productivité.
Comment rédiger un compte rendu d’activité efficace ?
Quel est le contenu d’un rapport d’activité ?
Voici un exemple de compte rendu d’activité pour vous aider à produire ou consulter un document efficace.
-
- Le contexte et les objectifs du projet : le nom du projet, les personnes impliquées, la date, la durée et le contexte global du projet.
- Les objectifs réalisés et les tâches accomplies : le travail effectué et les livrables. Renseignez les durées et les ressources nécessaires.
- Les résultats obtenus : soyez précis et utilisez des chiffres pour justifier des résultats.
- Les difficultés ou les risques : revenez sur les obstacles rencontrés et les solutions proposées pour les surmonter.
- Les écarts entre planifié et réalisé : il s’agit de mettre en évidence les écarts temporels constatés sur la période à travers une feuille de temps.
- Les prochaines étapes : un rappel des prochaines étapes à venir. Profitez de cet espace pour partager des recommandations s’il y en a.
- La conclusion.
- Les éventuelles annexes si le destinataire souhaite avoir plus de détails.
À quelle fréquence remplir un compte rendu d’activité ?
La fréquence d’envoi du compte rendu d’activité dépend du commanditaire.
On note plusieurs types de CRA en termes de fréquence :
- les comptes-rendus d’activité journaliers,
- hebdomadaires,
- mensuels,
- ou encore annuels.
De plus, la fréquence d’envoi dépend du type d’activité et des problématiques de chaque structure.
Ainsi, les contraintes de gestion d’activité des ESN varient de celles des agences par exemple, car elles sont amenées à travailler sur des missions sur le long terme.
Les bonnes pratiques pour faire un bon compte rendu d’activité
À présent, il vous reste à respecter trois règles pour rédiger des comptes rendu d’activité efficaces.
- Restez concis et structuré : soyez précis et privilégiez l’esprit de synthèse pour faciliter la lecture.
- Justifiez vos propos grâce à des données chiffrées et d’indicateurs clés : vous pouvez instaurer un système de validation des timesheets, par exemple.
- Privilégiez un format lisible et clair : idéalement, intégrez des représentations graphiques, des tableaux et des listes.
Analyser un compte rendu d’activité : les bons KPI
Certains indicateurs s’avèrent particulièrement intéressants à suivre pour analyser un compte rendu d’activité.
Bien qu’il en existe des dizaines de pertinents à suivre, nous vous en présentons deux importants.
Le temps passé par activité
Cet indicateur de compte rendu d’activité peut révéler plusieurs manque, parmis lesquels :
- une pénurie de ressources,
- des compétences insuffisantes,
- un manque de motivation.
En ayant une vision sur cet indicateur, vous pouvez identifier le besoin d’externalisation, de formation ou de réallocation des ressources.
Le temps initialement prévu comparé au temps de production réelle
Cet indicateur vous aide à identifier et analyser les écarts entre le prévisionnel et le réalisé.
Ce dernier peut vous obliger à revoir votre planning ou vos ressources afin de rester aligné avec le budget initial. Cet indicateur est indispensable pour maintenir la rentabilité du projet.
Taux de réalisation des objectifs
Cet indicateur permet de suivre les objectifs sur une période définie afin d’identifier les éventuels écarts.
Cela implique alors de mener des actions correctives, comme par exemple revoir l’allocation des ressources sur un projet ou mettre en place des formations.
De plus, ce KPI s’avère particulièrement important pour les collaborateurs dont la rémunération est variable et dépend de l’atteinte des objectifs.
Rentabilité du projet
Plusieurs indicateurs permettent de calculer la rentabilité du projet, comme le temps prévu par rapport au temps passé ou encore le taux par activité.
Le taux de travail facturable s’avère un autre indicateur pertinent à suivre pour les entreprises de conseil.
En effet, le travail effectué par un consultant n’est pas toujours facturable entièrement, d’où l’importance de définir des taux journaliers adaptés à facturer.
Calculer le taux de travail facturable vous permettra de distinguer les collaborateurs les plus productifs et d’identifier les possibilités d’optimisation, vous aidant ainsi à maximiser la rentabilité des projets.
Le compte rendu d’activité se révèle un document indispensable qu’il est nécessaire de maîtriser en entreprise.
Ainsi, une saisie des temps minutieuse grâce à un logiciel comme Stafiz permet de répondre à ce besoin de traçabilité.
D’autres fonctionnalités comme la facturation en 1 clic depuis un compte rendu d’activité ou encore le suivi des ressources et de la productivité facilitent la gestion de projet pour garantir productivité et rentabilité.
