¿Qué es un informe de actividad?
El informe de actividad se ha convertido en una herramienta imprescindible en el mundo profesional.
Este documento, sintético y estructurado, tiene como objetivo informar y tranquilizar a su patrocinador: ya sean clientes, gestores o inversores.
Pero entonces, ¿cómo se crea un informe de actividad claro e impactante?
En este artículo, proponemos una metodología para comprender los objetivos y desafíos de un informe de actividad, así como la forma de construirlo de manera efectiva.
¿Qué es una CRA?
CRA: definición
El acrónimo CRA significa compte rendu d’activité y corresponde al informe de actividad durante un período determinado.
El informe de actividades adopta la forma de un reporte y, por lo general, es elaborado por un consultor o empleado para justificar el trabajo realizado o las habilidades adquiridas durante un proyecto.
El informe de actividades incluye:
- los objetivos fijados inicialmente,
- el estado del proyecto,
- los acontecimientos que siguen.
Por lo tanto, es especialmente útil para las empresas de servicios porque informa al cliente del estado del proyecto.
¿Cuáles son los objetivos de la memoria de actividades?
El ARC permite comprobar el progreso del proyecto, el tiempo de trabajo, la carga de trabajo y la productividad. Por lo tanto, informa sobre el tiempo empleado, las tareas completadas y cualquier dificultad.
Comunicar el progreso y justificar el tiempo invertido
El informe de actividad sirve para varios propósitos dependiendo del escritor.
- La CRA para empleados les permite demostrar su progreso a su jefe (especialmente cuando se teletrabaja).
- El informe de actividad de los consultores se utiliza para presentar el trabajo realizado a su cliente.
Informar... y tranquilizar
Uno de los primeros objetivos de la CRA es informar. Así, un informe de actividad claro y estructurado mejora la comunicación con el cliente, gestor o inversor en el origen de la solicitud.
El informe de actividades presenta un progreso y una evaluación. Si bien se puede usar para justificar, no debe intentar convencer o argumentar.
Un CRA eficaz puede proporcionar un inventario que ayude en la toma de decisiones.
Realice un seguimiento de la productividad con informes de actividad
El seguimiento de la productividad es un objetivo clave de los informes de actividad.
A través de un riguroso seguimiento del tiempo, la persona encargada de redactar un CRA obtiene datos precisos sobre su rendimiento y puede optimizar su trabajo.
El ARC resultante garantiza la trazabilidad, mejorando la visibilidad general.
Optimización de la gestión de recursos en empresas de servicios de TI
Por último, el tercer objetivo del CRA es mejorar la gestión de recursos. Esto está demostrando ser una herramienta valiosa para las consultoras informáticas y las empresas que utilizan consultores.
Requerido por la jerarquía, los socios o los clientes, el informe de actividad pinta una imagen realista del tiempo empleado.
Esta visibilidad le permite reasignar recursos, revisar las cargas de trabajo y facturar con mayor precisión.
Generar toma de decisiones
El informe de actividad debe utilizarse para informar la toma de decisiones. Por lo tanto, ayuda a:
- reorientar la gestión de un proyecto,
- llevar a cabo acciones preventivas y correctivas,
- Ajustar las cargas de trabajo
- Construya un historial para facilitar la preparación de proyectos posteriores.
¿Cuáles son los diferentes tipos de informes de actividad?
Hay 3 tipos diferentes de informes de actividad:
- la CRA individual,
- el equipo CRA,
- la CRA para la gestión.
¿Cuáles son los problemas y desafíos de los informes empresariales?
Recopile datos fiables
Limite los errores y los descuidos
Uno de los mayores retos de la elaboración de informes es conseguir datos fiables sobre los que basarse.
De hecho, el seguimiento del tiempo debe ser preciso y regular para seguir siendo relevante. ¡Es imposible ser vago o aproximado!
Para limitar este riesgo, utilice una herramienta de seguimiento del tiempo en tiempo real .
Apoyo a la toma de decisiones estratégicas
El ARC, al proporcionar información clave sobre las habilidades y tareas realizadas, alimenta la toma de decisiones estratégicas.
⚠️ Le recomendamos que esté especialmente atento a los errores que puedan afectar a sus proyectos, o incluso al resto de la cartera de proyectos y, en consecuencia, a la credibilidad de su empresa.
Prácticas recomendadas para recopilar datos fiables
Estos son algunos consejos para limitar los errores de recopilación de datos:
- determinar los objetivos a alcanzar desde la fase de preparación,
- Identificar los datos que se van a recopilar (por ejemplo, el tiempo empleado por tarea)
- Concienciar a los equipos sobre las consecuencias de los descuidos y errores.
Esta tarea de recolección a menudo es descuidada por los empleados. De hecho, a menudo se considera que tiene un bajo valor añadido en comparación con otras tareas más facturables. De ahí la importancia de comunicar sobre su importancia y sus desafíos.
Asegurar el cumplimiento de los compromisos contractuales
Cabe señalar que existen requisitos contractuales de las consultoras informáticas a los clientes.
La CRA responde a una necesidad de trazabilidad e impacta en el cumplimiento de los servicios.
Se trata del aspecto financiero, así como de las relaciones con los clientes.
Facturación segura y rentabilidad de los proyectos
La CRA contribuye a un seguimiento riguroso y fiable del presupuesto proporcionando datos precisos.
Así, la facturación se realiza con la mayor precisión posible, garantizando así los márgenes y la buena salud financiera de la empresa.
Maximice la productividad
El informe de actividades es una herramienta valiosa para planificar la gestión de la dotación de personal.
De hecho, permite organizar las tareas con precisión y equilibrar las cargas de trabajo.
Además, la CRA apoya el seguimiento del desempeño individual y colectivo de los proyectos porque permite identificar las fortalezas y debilidades de cada individuo.
Esto ayuda a alertar sobre la necesidad de capacitación o contratación para mejorar la productividad.
¿Cómo redactar un informe de actividad eficaz?
¿Cuál es el contenido de un informe de actividad?
A continuación, se muestra un ejemplo de un informe de actividad para ayudarlo a producir o consultar un documento efectivo.
-
- El contexto y los objetivos del proyecto: el nombre del proyecto, las personas involucradas, la fecha, la duración y el contexto general del proyecto.
- Objetivos alcanzados y tareas realizadas : el trabajo realizado y los entregables. Rellene las duraciones y los recursos necesarios.
- Los resultados obtenidos: Sé específico y utiliza números para justificar los resultados.
- Dificultades o riesgos: volver a los obstáculos encontrados y a las soluciones propuestas para superarlos.
- Diferencias entre lo planificado y lo realizado: se trata de resaltar las diferencias de tiempo observadas a lo largo del período a través de una hoja de tiempo.
- Próximos pasos: Un recordatorio de los próximos pasos que vendrán. Utilice este espacio para compartir recomendaciones si hay alguna a.
- La conclusión.
- Cualquier anexo si el destinatario desea tener más detalles.
¿Con qué frecuencia debo completar un informe de actividad?
La frecuencia de envío del informe de actividad depende del patrocinador.
Existen varios tipos de CRA en cuanto a frecuencia:
- informes diarios de actividad,
- Semanal
- Mensual
- o incluso anualmente.
Además, la frecuencia de envío depende del tipo de actividad y de los problemas de cada estructura.
Por lo tanto, las limitaciones de la gestión empresarial de las ESN difieren de las de las agencias, por ejemplo, porque se les exige que trabajen en tareas a largo plazo.
Prácticas recomendadas para un buen informe de actividad
Ahora, todavía debe seguir tres reglas para escribir informes de actividad efectivos.
- Mantén un tono conciso y estructurado: Sé preciso y concéntrate en la síntesis para que sea más fácil de leer.
- Justifique sus declaraciones con cifras e indicadores clave: puede configurar un sistema de validación de hojas de horas, por ejemplo.
- Elija un formato legible y claro: lo ideal es integrar representaciones gráficas, tablas y listas.
Análisis de un informe de actividad: los KPI adecuados
Algunos indicadores son especialmente interesantes a seguir a la hora de analizar un informe de actividad.
Si bien hay docenas de relevantes para realizar un seguimiento, aquí hay dos importantes.
Tiempo empleado por actividad
Este indicador de informe de actividad puede revelar varias deficiencias, entre ellas:
- escasez de recursos,
- habilidades insuficientes,
- Falta de motivación.
Al tener una visión de este indicador, puede identificar la necesidad de externalización, capacitación o reasignación de recursos.
Tiempo planificado originalmente en comparación con el tiempo de producción real
Este indicador le ayuda a identificar y analizar las brechas entre el pronóstico y el real.
Esto puede requerir que revise su horario o recursos para mantenerse alineado con el presupuesto inicial. Este indicador es fundamental para mantener la rentabilidad del proyecto.
Tasa de consecución de objetivos
Este indicador le permite monitorear los objetivos durante un período de tiempo definido para identificar cualquier brecha.
Esto implica llevar a cabo acciones correctivas, como revisar la asignación de recursos en un proyecto o establecer la capacitación.
Además, este KPI es especialmente importante para los empleados cuya remuneración es variable y depende de la consecución de objetivos.
Rentabilidad del proyecto
Se pueden utilizar varios indicadores para calcular la rentabilidad del proyecto, como el tiempo esperado en comparación con el tiempo empleado o la tasa por actividad.
La tasa de trabajo facturable es otro indicador relevante para que las empresas de consultoría monitoreen.
De hecho, el trabajo realizado por un consultor no siempre es facturable en su totalidad, de ahí la importancia de definir las tarifas diarias adecuadas para ser facturadas.
Calcular la tasa de trabajo facturable te permitirá distinguir a los empleados más productivos e identificar oportunidades de optimización, ayudándote a maximizar la rentabilidad de los proyectos.
El informe de actividad es un documento imprescindible que hay que dominar en una empresa.
Por lo tanto, la introducción meticulosa del tiempo mediante un software como Stafiz permite satisfacer esta necesidad de trazabilidad.
Otras funcionalidades como la facturación en 1 clic desde un informe de actividad o el seguimiento de los recursos y la productividad facilitan la gestión de proyectos para garantizar la productividad y la rentabilidad.
