¿Qué es un informe de actividad? (CRA)
El informe de actividad es ahora una herramienta esencial en el mundo profesional. Este documento, sintético y estructurado, tiene como objetivo informar y tranquilizar a su patrocinador: ya sean clientes, gestores o inversores.
Pero entonces, ¿cómo se crea un informe de actividad claro e impactante?
En este artículo, proponemos una metodología para comprender los objetivos y desafíos de un informe de actividad, así como la forma de construirlo de manera efectiva.
CRA: ¿Qué es un informe de actividad?
CRA: definición
El acrónimo CRA significa compte rendu d’activité y corresponde al informe de actividad durante un período determinado.
El informe de actividades adopta la forma de un reporte y, por lo general, es elaborado por un consultor o empleado para justificar el trabajo realizado o las habilidades adquiridas durante un proyecto.
El informe de actividades incluye:
- los objetivos fijados inicialmente,
- el estado del proyecto,
- los acontecimientos que siguen.
Por lo tanto, es especialmente útil para las empresas de servicios porque informa al cliente del estado del proyecto.
¿Cuáles son los objetivos de la memoria de actividades?
El ARC permite comprobar el progreso del proyecto, el tiempo de trabajo, la carga de trabajo y la productividad. Por lo tanto, informa sobre el tiempo empleado, las tareas completadas y cualquier dificultad.
Comunicar el progreso y justificar el tiempo invertido
El informe de actividad sirve para varios propósitos dependiendo del escritor.
- La CRA para empleados les permite demostrar su progreso a su gerente (especialmente cuando teletrabajan).
- El informe de actividades de los consultores se utiliza para presentar el trabajo realizado a su cliente.
Informar... y tranquilizar
Uno de los primeros objetivos de la CRA es informar. Así, un informe de actividad claro y estructurado mejora la comunicación con el cliente, gestor o inversor en el origen de la solicitud.
El informe de actividades presenta un progreso y una evaluación. Si bien se puede usar para justificar, no debe intentar convencer o argumentar. Un ARC eficaz puede proporcionar un inventario que ayude en la toma de decisiones.
Realice un seguimiento de la productividad con informes de actividad
El seguimiento de la productividad es un objetivo clave de los informes de actividad.
A través de un riguroso seguimiento del tiempo, la persona encargada de redactar una CRA obtiene datos precisos sobre su desempeño y puede optimizar su trabajo. El ARC resultante garantiza la trazabilidad, mejorando la visibilidad general.
Optimización de la gestión de recursos en empresas de servicios de TI
Por último, el tercer objetivo de la ARC es mejorar la gestión de los recursos. Esto está demostrando ser una herramienta valiosa para las ESN y las empresas que utilizan consultores.
Requerido por la jerarquía, los socios o los clientes, el informe de actividad pinta una imagen realista del tiempo empleado. Esta visibilidad le permite reasignar recursos, revisar cargas de trabajo y facturar con mayor precisión.
Generar toma de decisiones
El informe de actividades debe utilizarse para informar la toma de decisiones. Por lo tanto, ayuda a:
- reorientar la gestión de un proyecto,
- llevar a cabo acciones preventivas y correctivas,
- Ajustar las cargas de trabajo
- Construya un historial para facilitar la preparación de proyectos posteriores.
¿Cuáles son los diferentes tipos de informes de actividad?
Hay 3 tipos diferentes de informes de actividad:
- la CRA individual,
- el equipo CRA,
- la CRA para la gestión.
¿Cuáles son los problemas y desafíos de los informes empresariales?
Recopile datos fiables
Limite los errores y los descuidos
Uno de los mayores retos de la elaboración de informes es conseguir datos fiables sobre los que basarse.
De hecho, el seguimiento del tiempo debe ser preciso y regular para seguir siendo relevante. ¡Es imposible ser vago o aproximado!
Para limitar este riesgo, utilice una herramienta de seguimiento del tiempo en tiempo real .
Apoyo a la toma de decisiones estratégicas
El ARC, al proporcionar información clave sobre las habilidades y tareas realizadas, alimenta la toma de decisiones estratégicas.
⚠️ Le recomendamos que esté especialmente atento a los errores que puedan afectar a sus proyectos, o incluso al resto de la cartera de proyectos y, en consecuencia, a la credibilidad de su empresa.
Prácticas recomendadas para recopilar datos fiables
Estos son algunos consejos para limitar los errores de recopilación de datos:
- determinar los objetivos a alcanzar desde la fase de preparación,
- Identificar los datos que se van a recopilar (por ejemplo, el tiempo empleado por tarea)
- Concienciar a los equipos sobre las consecuencias de los descuidos y errores.
Esta tarea de recolección a menudo es descuidada por los empleados. De hecho, a menudo se considera que tiene un bajo valor añadido en comparación con otras tareas más facturables. De ahí la importancia de comunicar sobre su importancia y sus desafíos.
Asegurar el cumplimiento de los compromisos contractuales
Cabe señalar que existen requisitos contractuales de ESN para los clientes. La CRA responde a una necesidad de trazabilidad e impacta en el cumplimiento de los servicios. Se trata del aspecto financiero, así como de las relaciones con los clientes.
Facturación segura y rentabilidad de los proyectos
La CRA contribuye a un monitoreo presupuestario riguroso y confiable al proporcionar datos precisos. Así, la facturación se realiza con la mayor precisión posible, garantizando así los márgenes y la buena salud financiera de la empresa.
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Maximice la productividad
El informe de actividades es una herramienta valiosa para planificar la gestión de la dotación de personal. De hecho, permite organizar las tareas con precisión y equilibrar las cargas de trabajo.
Además, la CRA apoya el seguimiento del desempeño individual y colectivo del proyecto porque permite identificar las fortalezas y debilidades de cada individuo. Esto ayuda a alertar sobre la necesidad de capacitación o reclutamiento para mejorar la productividad.
¿Cómo redactar un informe de actividad eficaz?
¿Cuál es el contenido de un informe de actividad?
A continuación, se muestra un ejemplo de un informe de actividad para ayudarlo a producir o consultar un documento efectivo.
-
- El contexto y los objetivos del proyecto: el nombre del proyecto, las personas involucradas, la fecha, la duración y el contexto general del proyecto.
- Objetivos alcanzados y tareas realizadas : el trabajo realizado y los entregables. Rellene las duraciones y los recursos necesarios.
- Los resultados obtenidos: Sé específico y utiliza números para justificar los resultados.
- Dificultades o riesgos: volver a los obstáculos encontrados y a las soluciones propuestas para superarlos.
- Diferencias entre lo planificado y lo realizado: se trata de resaltar las diferencias de tiempo observadas a lo largo del período a través de una hoja de tiempo.
- Próximos pasos: Un recordatorio de los próximos pasos que vendrán. Utilice este espacio para compartir recomendaciones si hay alguna a.
- La conclusión.
- Cualquier anexo si el destinatario desea tener más detalles.
¿Con qué frecuencia debo completar un informe de actividad?
La frecuencia de envío del informe de actividad depende del patrocinador. Hay varios tipos de CRA en términos de frecuencia:
- informes diarios de actividad,
- Semanal
- Mensual
- o incluso anualmente.
Además, la frecuencia de envío depende del tipo de actividad y de los problemas de cada estructura. Por lo tanto, las limitaciones de gestión empresarial de las ESN varían de las de las agencias, por ejemplo, porque se les exige que trabajen en asignaciones a largo plazo.
Prácticas recomendadas para un buen informe de actividad
Ahora, hay tres reglas que debe seguir para escribir informes de actividad efectivos
- Manténgalo conciso y estructurado: sea preciso y concéntrese en la síntesis para que sea más fácil de leer.
- Justifique sus declaraciones con cifras e indicadores clave: puede configurar un sistema de validación de hojas de tiempo, por ejemplo.
- Elija un formato legible y claro: idealmente, integre representaciones gráficas, tablas y listas.
Análisis de un informe de actividad: los KPI adecuados
Algunos indicadores son especialmente interesantes a la hora de analizar un informe de actividad. Si bien hay docenas de relevantes para realizar un seguimiento, aquí hay dos importantes.
Tiempo empleado por actividad
Este indicador de informe de actividad puede revelar varias deficiencias, entre ellas:
- escasez de recursos,
- habilidades insuficientes,
- Falta de motivación.
Al tener una visión de este indicador, puede identificar la necesidad de externalización, capacitación o reasignación de recursos.
Tiempo planificado originalmente en comparación con el tiempo de producción real
Este indicador le ayuda a identificar y analizar las brechas entre el pronóstico y el real. Esto puede requerir que revise su horario o recursos para mantenerse alineado con el presupuesto inicial. Este indicador es fundamental para mantener la rentabilidad del proyecto.
Tasa de consecución de objetivos
Este indicador le permite monitorear los objetivos durante un período de tiempo definido para identificar cualquier brecha. Esto implica llevar a cabo acciones correctivas, como revisar la asignación de recursos en un proyecto o establecer una capacitación.
Además, este KPI es especialmente importante para los empleados cuya remuneración es variable y depende de la consecución de objetivos.
Rentabilidad del proyecto
Se pueden utilizar varios indicadores para calcular la rentabilidad del proyecto, como el tiempo esperado en comparación con el tiempo empleado o la tasa por actividad. La tasa de trabajo facturable es otro indicador relevante para que las empresas de consultoría lo monitoreen.
De hecho, el trabajo realizado por un consultor no siempre es facturable en su totalidad, de ahí la importancia de definir tarifas diarias adecuadas para facturar. Calcular la tasa de trabajo facturable le permitirá distinguir a los empleados más productivos e identificar oportunidades de optimización, ayudándole a maximizar la rentabilidad de los proyectos.
El informe de actividad es un documento imprescindible que hay que dominar en una empresa.
Por lo tanto, la introducción meticulosa del tiempo mediante un software como Stafiz permite satisfacer esta necesidad de trazabilidad.
Otras funcionalidades como la facturación en 1 clic desde un informe de actividad o el seguimiento de los recursos y la productividad facilitan la gestión de proyectos para garantizar la productividad y la rentabilidad.
Preguntas:
El informe de actividades (CRA) es un documento más conciso y frecuente, que se centra en las tareas realizadas, el tiempo dedicado y los problemas encontrados en un corto período de tiempo. El informe de actividades es más completo: abarca un período más largo e incluye análisis, estados financieros, conclusiones y recomendaciones estratégicas.
Un buen informe de actividades debe tener varias secciones clave: un resumen ejecutivo, detalles de las actividades y las horas facturables realizadas, y el estado de los objetivos y proyectos actuales. También incluye indicadores de rendimiento (KPI), obstáculos encontrados y próximos pasos o recomendaciones estratégicas.
Si bien Excel o Word pueden ser adecuados para necesidades simples, las organizaciones de servicios deben usar software especializado, como una herramienta de automatización de servicios profesionales (PSA) o una hoja de tiempo integrada. Soluciones como Stafiz permiten una entrada rápida de tiempo (a través de aplicaciones móviles o temporizadores), integración directa con proyectos y clientes, y generación automática de informes e informes listos para facturar.
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