Wat is een activiteitenrapport?
De activiteitenrapport is een onmisbaar hulpmiddel geworden in de professionele wereld.
Het doel van dit korte, gestructureerde document is om de klant, manager of belegger te informeren en gerust te stellen.
Dus hoe stel je een duidelijk en impactvol activiteitenrapport samen?
In dit artikel stellen we een methodologie voor om je te helpen de doelstellingen en doelstellingen en uitdagingen van een activiteitenrapport en hoe je er effectief een schrijft.
Wat is een CRA?
CRA: definitie
De CRA staat voor compte rendu d'activité en komt overeen met het activiteitenrapport over een bepaalde periode.
Het activiteitenrapport heeft de vorm van een rapport en wordt meestal opgesteld door een consultant of werknemer om het uitgevoerde werk te verantwoorden of verworven vaardigheden tijdens een project.
Het activiteitenrapport bevat :
- de oorspronkelijk gestelde doelen,
- de voortgang van het project,
- te volgen ontwikkelingen.
Het is daarom vooral nuttig voor dienstverlenende bedrijven omdat het de klant informeert over de status van het project.
Wat zijn de doelstellingen van het activiteitenrapport?
De CRA maakt het mogelijk om de voortgang van het project, de werktijd, de werklast en de productiviteit te controleren. Het rapporteert over de bestede tijd, de voltooide taken en eventuele moeilijkheden.
Vooruitgang communiceren en de bestede tijd verantwoorden
Het activiteitenrapport dient verschillende doelen, afhankelijk van wie het schrijft.
- De CRA stelt werknemers in staat om hun vooruitgang te tonen aan hun managers (des te meer wanneer ze telewerken).
- De activiteitenverslagen van consultants worden gebruikt om het werk dat ze hebben uitgevoerd te presenteren aan hun klanten.
Informeren...en geruststellen
Een van de doelstellingen van de CRA is het verstrekken van informatie. Een duidelijk, gestructureerd activiteitenrapport helpt omcommunicatie te verbeteren met de klant, manager of belegger die het verzoek heeft ingediend.
Het activiteitenrapport geeft een overzicht van de voortgang en resultaten. Hoewel het kan worden gebruikt om te verantwoorden, moet het niet proberen te overtuigen of te argumenteren.
Een effectieve ARC kan een momentopname geven van de huidige situatie om de besluitvorming te ondersteunen.
Productiviteit bewaken met activiteitenrapporten
De productiviteitsbewaking is een essentieel doel van activiteitenrapportage.
Dankzij een nauwkeurige tijdsregistratie krijgt de persoon die verantwoordelijk is voor het opstellen van een ARC nauwkeurige gegevens over zijn prestaties en kan hij zijn werk optimaliseren.
De op deze manier gegenereerde CRA garandeert traceerbaarheid en verbetert de algemene zichtbaarheid.
Optimalisatie van middelenbeheer in ESN
Tot slot is de derde doelstelling van het Bureau het verbeteren van het beheer van hulpbronnen. Dit blijkt een waardevol hulpmiddel voor ESN's en bedrijven die consultants gebruiken.
Op verzoek van het management, partners of klanten geeft het activiteitenrapport een realistisch beeld van de bestede tijd.
Deze zichtbaarheid maakt het mogelijk om resources opnieuw toe te wijzenresources opnieuw toe te wijzen, werklasten te herzien en nauwkeuriger te factureren.
Besluitvorming genereren
Het activiteitenrapport moet input leveren voor de besluitvorming. Het helpt om :
- projectmanagement heroriënteren,
- preventieve en corrigerende maatregelen nemen,
- werklasten aanpassen,
- bouw een geschiedenis op die het gemakkelijker maakt om volgende projecten voor te bereiden.
Wat zijn de verschillende soorten activiteitenrapporten?
Er zijn 3 verschillende soorten activiteitenrapporten:
- het individuele bureau,
- Team ARC,
- het ratingbureau aan het management.
Wat zijn de problemen en uitdagingen van bedrijfsrapportage?
Betrouwbare gegevens verzamelen
Fouten en vergissingen verminderen
Een van de grootste uitdagingen van activiteitenrapportage is het verkrijgen van betrouwbare gegevens waarop de rapportage kan worden gebaseerd.
De tijdregistratie nauwkeurig en regelmatig zijn om relevant te blijven. Het is onmogelijk om vaag of bij benadering te zijn!
Om dit risico te beperken, gebruik je een tijdregistratietool in realtime.
Ondersteuning van strategische besluitvorming
Het ratingbureau geeft belangrijke informatie over de vaardigheden en taken die uitgevoerde takenlevert input voor strategische besluitvorming.
⚠️ We raden je aan om bijzonder waakzaam te zijn voor fouten die invloed kunnen hebben op je projecten, of zelfs op de rest van je projectportfolio, en dus op de geloofwaardigheid van je bedrijf.
Beste praktijken voor het verzamelen van betrouwbare gegevens
Hier zijn een paar tips om fouten bij het verzamelen van gegevens te beperken:
- de doelstellingen bepalen die tijdens de voorbereidingsfase moeten worden bereikt,
- identificeer de gegevens die moeten worden verzameld (bijv. de tijd die per taak wordt besteed),
- teams bewust maken van de gevolgen van vergissingen en fouten.
Deze collectietaak wordt vaak verwaarloosd door werknemers. In feite wordt het vaak beschouwd als een taak die weinig waarde toevoegt in vergelijking met andere, meer factureerbare taken. meer factureerbare taken. Daarom is het zo belangrijk om te communiceren hoe belangrijk deze taak is en wat er op het spel staat.
Zorgen voor naleving van contractuele verplichtingen
Opgemerkt moet worden dat er contractuele vereisten aan klanten.
De CRA voorziet in een behoefte aan traceerbaarheid en heeft een impact op de naleving van diensten.
Het gaat om het financiële aspect, maar ook om klantenrelaties.
Veilige projectfacturatie en winstgevendheid
Door nauwkeurige gegevens te verstrekken draagt het Bureau bij aan strenge en betrouwbare budgetbewaking.
Op deze manier wordt de facturatie zo nauwkeurig mogelijk uitgevoerd, waardoor marges en financiële gezondheid worden gegarandeerd. financiële gezondheid van het bedrijf.
Productiviteit optimaliseren
Het activiteitenrapport is een waardevol hulpmiddel voor het plannen van personeelsbeheer.
In feite stelt het ons in staat om toewijzingen nauwkeurig te organiseren en omwerklasten in balans te brengen. werklasten.
Daarnaast ondersteunt het bureau het toezicht op projectprestaties prestaties, waarbij individuele sterke en zwakke punten worden geïdentificeerd.
Dit helpt om opleidings- of wervingsbehoeften te identificeren om de productiviteit te verbeteren.
Hoe schrijf je een effectief activiteitenrapport?
Wat staat er in een activiteitenrapport?
Hier is een voorbeeld van een activiteitenverslag om je te helpen een effectief document te maken of te raadplegen.
-
- De context en doelstellingen van het project: De naam van het project, de betrokken mensen, de datum, de duur en de algemene context van het project.
- Bereikte doelstellingen en voltooide taken Uitgevoerd werk en te leveren prestaties. Voer de benodigde tijd en middelen in.
- De verkregen resultaten : Wees nauwkeurig en gebruik cijfers om de resultaten te rechtvaardigen.
- Moeilijkheden of risico's : ga terug naar de obstakels die je tegenkwam en de oplossingen die je voorstelde om ze te overwinnen.
- Variaties tussen gepland en werkelijk : Hierbij worden de tijdsverschillen die tijdens de periode zijn waargenomen, gemarkeerd met behulp van een urenstaat.
- Volgende stappen : Een herinnering aan de volgende stappen. Gebruik deze ruimte om eventuele aanbevelingen te delen.
- De conclusie.
- Eventuele bijlagen als de ontvanger meer details wil.
Hoe vaak moet ik een activiteitenrapport invullen?
De frequentie waarmee het activiteitenrapport wordt verzonden, hangt af van de klant.
Er zijn verschillende soorten CRA in termen van frequentie:
- dagelijkse activiteitenrapporten,
- wekelijks,
- maandelijks,
- of jaarlijks.
Bovendien hangt de frequentie van mailings af van het type bedrijf en de problemen waarmee elke organisatie te maken heeft.
ESN's hebben andere bedrijfsvoeringsbeperkingen dan agentschappen, bijvoorbeeld omdat ze aan langetermijnopdrachten werken.
Beste praktijken voor goede activiteitenrapporten
Nu moet je drie regels volgen voor het schrijven van effectieve activiteitenrapporten.
- Blijf beknopt en gestructureerd: Wees nauwkeurig en gebruik een synthetiserende aanpak om het makkelijker leesbaar te maken.
- Onderbouw wat je zegt met cijfers en belangrijke indicatoren: je kunt bijvoorbeeld een validatiesysteem voor urenstaten invoeren.
- Kies een duidelijk, leesbaar formaat: idealiter met afbeeldingen, tabellen en lijsten.
Een activiteitenrapport analyseren: de juiste KPI's
Bepaalde indicatoren zijn bijzonder interessant om te controleren om een activiteitenrapport te analyseren.
Hoewel er tientallen relevante zijn om te volgen, zijn hier twee van de belangrijkste.
Bestede tijd per activiteit
Deze indicator van het activiteitenrapport kan een aantal tekortkomingen aan het licht brengen, waaronder :
- een tekort aan middelen,
- onvoldoende vaardigheden,
- een gebrek aan motivatie.
Met een overzicht van deze indicator kun je de behoefte aan uitbesteding, training of herverdeling van middelen.
Initiële productietijd vergeleken met werkelijke productietijd
Deze indicator helpt je bij het identificeren en analyseren van verschillen tussen voorspelde en werkelijke cijfers.
Dit kan betekenen dat u uw planning of je middelen aan te passen om binnen het oorspronkelijke budget te blijven. Deze indicator is essentieel om de winstgevendheid van het project.
Streefpercentage
Deze indicator wordt gebruikt om doelen te bewaken over een bepaalde periode om eventuele afwijkingen te identificeren.
Dit betekent dat er corrigerende maatregelen moeten worden genomen, zoals het herzien van de toewijzing van middelen van een project of het opzetten van trainingscursussen.
Daarnaast is deze KPI vooral belangrijk voor medewerkers van wie de beloning variabel is en afhankelijk van het behalen vanhet behalen van doelstellingen.
Winstgevendheid project
Een aantal indicatoren kan worden gebruikt om de winstgevendheid van het project te berekenenEr zijn een aantal indicatoren die kunnen worden gebruikt om de winstgevendheid van het project te berekenen, zoals de verwachte tijd in verhouding tot de bestede tijd, of het tarief per activiteit.
De factureerbaar werkpercentage is een andere relevante indicator voor adviesbureaus om te controleren.
Het werk dat een consultant uitvoert is niet altijd volledig factureerbaar, daarom is het zo belangrijk om de juiste dagtarieven voor facturatie te definiëren.
Door het factureerbare werkpercentage te berekenen, kunt u de meest productieve werknemers onderscheiden en mogelijkheden voor optimalisatie identificeren, wat u helpt om de winstgevendheid te maximaliseren winstgevendheid.
Het activiteitenrapport is een essentieel document dat bedrijven moeten beheersen.
Op deze manier nauwgezette tijdregistratie met behulp van software zoals Stafiz aan deze behoefte aan traceerbaarheid voldoen.
Andere functies, zoals met 1 klik factureren vanuit een activiteitenrapport of het bijhouden van resources en productiviteit, maken projectmanagement eenvoudiger. maak projectbeheer eenvoudiger om productiviteit en winstgevendheid te garanderen.
