Was ist ein Tätigkeitsbericht?
Der Tätigkeitsbericht ist heute ein unverzichtbares Instrument in der Berufswelt.
Dieses Dokument, synthetisch und strukturiert, zielt darauf ab, seinen Sponsor zu informieren und zu beruhigen: ob es sich um Kunden, Manager oder Investoren handelt.
Aber wie erstellen Sie dann einen klaren und wirkungsvollen Tätigkeitsbericht?
In diesem Artikel schlagen wir eine Methodik vor, um die Ziele und Herausforderungen eines Tätigkeitsberichts zu verstehen und zu verstehen , wie ein Tätigkeitsbericht effektiv erstellt werden kann.
Was ist eine CRA?
CRA: Definition
Die Abkürzung CRA steht für Tätigkeitsbericht und entspricht dem Tätigkeitsbericht über einen bestimmten Zeitraum.
Der Tätigkeitsbericht hat die Form eines Berichts und wird in der Regel von einem Berater oder Mitarbeiter erstellt, um die geleistete Arbeit oder die während eines Projekts erworbenen Fähigkeiten zu rechtfertigen.
Der Tätigkeitsbericht umfasst:
- die ursprünglich festgelegten Ziele,
- den Status des Projekts,
- Entwicklungen, die folgen werden.
Es ist daher besonders nützlich für Dienstleistungsunternehmen , da es den Kunden über den Stand des Projekts informiert.
Was sind die Ziele des Tätigkeitsberichts?
Der ARC ermöglicht es, den Fortschritt des Projekts, die Arbeitszeit, die Arbeitsbelastung und die Produktivität zu überprüfen. So berichtet es über die aufgewendete Zeit, die erledigten Aufgaben und eventuelle Schwierigkeiten.
Kommunizieren Sie den Fortschritt und rechtfertigen Sie den Zeitaufwand
Der Tätigkeitsbericht dient je nach Autor mehreren Zwecken.
- Die CRA für Mitarbeiter ermöglicht es ihnen, ihre Fortschritte gegenüber ihrem Vorgesetzten zu demonstrieren (insbesondere bei Telearbeit).
- Der Tätigkeitsbericht der Berater wird verwendet, um ihrem Kunden die geleistete Arbeit zu präsentieren.
Informieren... und beruhigen
Eines der ersten Ziele der Ratingagentur ist die Information. So verbessert ein klarer und strukturierter Tätigkeitsbericht die Kommunikation mit dem Kunden, Manager oder Investor, der der Anfrage zugrunde liegt.
Der Tätigkeitsbericht enthält einen Fortschritt und eine Bewertung. Sie kann zwar zur Rechtfertigung herangezogen werden, darf aber nicht versuchen, zu überzeugen oder zu argumentieren.
Ein effektiver ARC kann ein Inventar liefern, das bei der Entscheidungsfindung hilft.
Verfolgen Sie die Produktivität mit Aktivitätsberichten
Die Produktivitätsüberwachung ist ein zentrales Ziel der Aktivitätsberichterstattung.
Durch eine rigorose Zeiterfassung erhält die Person, die für das Schreiben einer CRA verantwortlich ist, genaue Daten über ihre Leistung und kann ihre Arbeit optimieren.
Der resultierende ARC gewährleistet die Rückverfolgbarkeit und verbessert die Gesamttransparenz.
Optimierung des Ressourcenmanagements in IT-Dienstleistungsunternehmen
Das dritte Ziel des ARC schließlich besteht darin, die Bewirtschaftung der Ressourcen zu verbessern. Dies erweist sich als wertvolles Instrument für ESNs und Unternehmen, die Berater einsetzen.
Der Aktivitätsbericht, der von der Hierarchie, Partnern oder Kunden gefordert wird, zeichnet ein realistisches Bild der aufgewendeten Zeit.
Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, Ressourcen neu zuzuweisen, Arbeitslasten zu überprüfen und genauere Rechnungen zu erstellen.
Generieren Sie Entscheidungsfindung
Der Tätigkeitsbericht muss als Grundlage für die Entscheidungsfindung herangezogen werden. Somit hilft es:
- das Management eines Projekts neu auszurichten,
- Durchführung von Präventions- und Korrekturmaßnahmen,
- Anpassen der Arbeitsauslastung
- Erstellen Sie eine Historie, um die Vorbereitung nachfolgender Projekte zu erleichtern.
Welche verschiedenen Arten von Tätigkeitsberichten gibt es?
Es gibt 3 verschiedene Arten von Aktivitätsberichten:
- die einzelnen CRA,
- das Team ARC,
- die CRA für die Geschäftsführung.
Was sind die Probleme und Herausforderungen der Unternehmensberichterstattung?
Sammeln Sie zuverlässige Daten
Begrenzen Sie Fehler und Versehen
Eine der größten Herausforderungen bei der Berichterstattung besteht darin, zuverlässige Daten zu erhalten, auf denen man aufbauen kann.
In der Tat muss die Zeiterfassung genau und regelmäßig sein, um relevant zu bleiben. Es ist unmöglich, vage oder ungefähr zu sein!
Um dieses Risiko zu begrenzen, verwenden Sie ein Echtzeit-Zeiterfassungstool .
Unterstützung der strategischen Entscheidungsfindung
Durch die Bereitstellung von Schlüsselinformationen über die ausgeübten Fähigkeiten und Aufgaben fließt der ARC in die strategische Entscheidungsfindung ein.
⚠️ Wir empfehlen, besonders wachsam zu sein bei Fehlern, die sich auf Ihre Projekte oder sogar den Rest des Projektportfolios und damit auf die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens auswirken könnten.
Best Practices für das Sammeln zuverlässiger Daten
Hier sind einige Tipps, um Fehler bei der Datenerfassung zu begrenzen:
- die Ziele zu bestimmen, die in der Vorbereitungsphase erreicht werden sollen,
- Identifizieren Sie die zu sammelnden Daten (z. B. aufgewendete Zeit pro Aufgabe)
- Schärfen Sie das Bewusstsein der Teams für die Folgen von Versäumnissen und Fehlern.
Diese Sammelaufgabe wird von den Mitarbeitern oft vernachlässigt. In der Tat wird oft davon ausgegangen, dass sie im Vergleich zu anderen, abrechenbareren Aufgaben einen geringen Mehrwert hat. Daher ist es wichtig, über ihre Bedeutung und ihre Herausforderungen zu kommunizieren.
Sicherstellung der Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen
Zu beachten ist, dass es vertragliche Vorgaben von ESNs an Kunden gibt.
Die Ratingagentur entspricht dem Bedürfnis nach Rückverfolgbarkeit und wirkt sich auf die Einhaltung der Vorschriften von Dienstleistungen aus.
Dabei geht es sowohl um den finanziellen Aspekt als auch um die Kundenbeziehungen.
Sichere Abrechnung und Rentabilität von Projekten
Die Ratingagentur trägt zu einer rigorosen und zuverlässigen Haushaltsüberwachung bei, indem sie genaue Daten liefert.
So wird die Rechnungsstellung so genau wie möglich durchgeführt und garantiert so Margen und die gute finanzielle Gesundheit des Unternehmens.
Maximieren Sie die Produktivität
Der Tätigkeitsbericht ist ein wertvolles Instrument für die Planung des Personalmanagements.
In der Tat ermöglicht es es, Aufgaben genau zu organisieren und die Arbeitsbelastung auszugleichen.
Darüber hinaus unterstützt die CRA das Monitoring der individuellen und kollektiven Projektleistung, da sie es ermöglicht, die Stärken und Schwächen jedes Einzelnen zu identifizieren.
Dies hilft, auf den Bedarf an Schulungen oder Rekrutierungen aufmerksam zu machen, um die Produktivität zu verbessern.
Wie schreibe ich einen effektiven Tätigkeitsbericht?
Was ist der Inhalt eines Tätigkeitsberichts?
Hier ist ein Beispiel für einen Tätigkeitsbericht , der Ihnen hilft, ein effektives Dokument zu erstellen oder zu konsultieren.
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- Der Kontext und die Ziele des Projekts: der Name des Projekts, die beteiligten Personen, das Datum, die Dauer und der Gesamtkontext des Projekts.
- Erreichte Ziele und erfüllte Aufgaben : die geleistete Arbeit und die Ergebnisse. Geben Sie die Dauer und die benötigten Ressourcen ein.
- Die erzielten Ergebnisse: Seien Sie spezifisch und verwenden Sie Zahlen, um die Ergebnisse zu rechtfertigen.
- Schwierigkeiten oder Risiken: Kommen wir zurück zu den aufgetretenen Hindernissen und den Lösungsvorschlägen zu ihrer Überwindung.
- Unterschiede zwischen geplant und realisiert: Dabei werden die im Laufe des Zeitraums beobachteten Zeitunterschiede durch eine Zeittabelle hervorgehoben.
- Nächste Schritte: Eine Erinnerung an die nächsten Schritte, die noch kommen werden. Verwenden Sie diesen Bereich, um Empfehlungen zu teilen, falls es welche gibt a.
- Das Fazit.
- Etwaige Anhänge , wenn der Empfänger weitere Einzelheiten wünscht.
Wie oft sollte ich einen Tätigkeitsbericht ausfüllen?
Die Häufigkeit des Versands des Tätigkeitsberichts hängt vom Sponsor ab.
Es gibt verschiedene Arten von CRA in Bezug auf die Häufigkeit:
- tägliche Tätigkeitsberichte,
- Wöchentlich
- Monatlich
- oder sogar jährlich.
Darüber hinaus hängt die Häufigkeit des Sendens von der Art der Aktivität und den Problemen der einzelnen Strukturen ab.
So unterscheiden sich die betriebswirtschaftlichen Zwänge von ESNs von denen von Agenturen, z. B. weil sie an langfristigen Aufträgen arbeiten müssen.
Best Practices für eine gute Aktivitätsberichterstattung
Jetzt müssen Sie immer noch drei Regeln befolgen, um effektive Aktivitätsberichte zu schreiben.
- Halten Sie es prägnant und strukturiert: Seien Sie präzise und konzentrieren Sie sich auf die Synthese, um die Lesbarkeit zu erleichtern.
- Begründen Sie Ihre Aussagen mit Zahlen und Schlüsselindikatoren: Sie können zum Beispiel ein System zur Validierung von Zeiterfassungsbögen einrichten.
- Wählen Sie ein lesbares und übersichtliches Format: Integrieren Sie idealerweise grafische Darstellungen, Tabellen und Listen.
Analyse eines Tätigkeitsberichts: die richtigen KPIs
Einige Indikatoren sind besonders interessant, wenn man einen Tätigkeitsbericht analysiert.
Es gibt zwar Dutzende von relevanten, die Sie im Auge behalten sollten, aber hier sind zwei wichtige.
Nach Aktivität verbrachte Zeit
Dieser Indikator für den Tätigkeitsbericht kann mehrere Mängel aufzeigen, darunter:
- Verknappung von Ressourcen,
- unzureichende Kompetenzen,
- Mangelnde Motivation.
Wenn Sie sich diesen Indikator ansehen, können Sie den Bedarf an Outsourcing, Schulung oder Umverteilung von Ressourcen erkennen.
Ursprünglich geplante Zeit im Vergleich zur tatsächlichen Produktionszeit
Dieser Indikator hilft Ihnen, die Lücken zwischen der Prognose und der tatsächlichen Prognose zu identifizieren und zu analysieren.
Dies kann erfordern, dass Sie Ihren Zeitplan oder Ihre Ressourcen überprüfen, um das ursprüngliche Budget einzuhalten. Dieser Indikator ist für die Aufrechterhaltung der Rentabilität des Projekts unerlässlich.
Geschwindigkeit der Zielerreichung
Dieser Indikator ermöglicht es Ihnen, die Ziele über einen definierten Zeitraum zu überwachen, um eventuelle Lücken zu identifizieren.
Dies beinhaltet dann die Durchführung von Korrekturmaßnahmen, wie z. B. die Überprüfung der Ressourcenzuweisung für ein Projekt oder die Einrichtung von Schulungen.
Darüber hinaus ist dieser KPI besonders wichtig für Mitarbeiter, deren Vergütung variabel ist und von der Zielerreichung abhängt.
Rentabilität des Projekts
Um die Rentabilität des Projekts zu berechnen, können mehrere Indikatoren verwendet werden, wie z. B. die erwartete Zeit im Vergleich zur aufgewendeten Zeit oder der Satz pro Aktivität.
Der abrechenbare Arbeitssatz ist ein weiterer relevanter Indikator, den Beratungsunternehmen überwachen sollten.
In der Tat ist die von einem Berater geleistete Arbeit nicht immer vollständig abrechenbar, daher ist es wichtig, angemessene Tagessätze zu definieren, die in Rechnung gestellt werden.
Die Berechnung des abrechenbaren Arbeitssatzes ermöglicht es Ihnen, die produktivsten Mitarbeiter zu identifizieren und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren, was Ihnen hilft, die Rentabilität von Projekten zu maximieren.
Der Tätigkeitsbericht ist ein wesentliches Dokument, das in einem Unternehmen gemeistert werden muss.
Eine akribische Zeiterfassung mit einer Software wie Stafiz ermöglicht es somit, diesem Bedürfnis nach Rückverfolgbarkeit gerecht zu werden.
Weitere Funktionen wie die 1-Klick-Rechnungsstellung aus einem Aktivitätsbericht oder die Überwachung von Ressourcen und Produktivität erleichtern das Projektmanagement , um Produktivität und Rentabilität zu gewährleisten.
