Comment mettre en place un suivi d’activité efficace dans votre entreprise ?

En tant qu’entreprise de service, connaître le temps passé sur chaque tâche est primordial. En effet, la facturation en dépend étroitement et par conséquent, la rentabilité de l’entreprise. 

Choisir un logiciel de suivi d’activité efficace s’avère donc indispensable. Si cela apparaît décisif pour les sociétés de service, les autres formes d’entreprise bénéficieront également d’un suivi d’activité avancé : optimisation des ressources, meilleure budgétisation ou encore fiabilité de la donnée.

Dans cet article, nous vous présentons les 3 étapes clés pour mettre en place un logiciel de suivi d’activité dans votre entreprise. 

1. Qu’est-ce que le suivi d’activité ? 

Le suivi d’activité, aussi connu sous le nom de relevé ou rapport d’activité, fait référence à l’ensemble des processus permettant de monitorer l’activité au sein d’une entreprise.

Cela passe par la surveillance et l’analyse jusqu’à l’optimisation des tâches.

Le relevé d’activité enregistre notamment les présences, les absences, et se concentre sur le temps passé. Le tout est réparti sur différents axes : par projet, par département, par tâche ou encore par client. 

Si le suivi d’activité est déjà une pratique courante pour les entreprises de consulting, en réalité tout projet peut en bénéficier, améliorant ainsi performance et rentabilité. 

2. Pourquoi mettre en place un suivi des activités dans votre entreprise ?

L’implémentation d’un suivi d’activité efficace s’avère un véritable levier de performance. Pour certaines organisations comme les sociétés de service, il est d’ailleurs essentiel.

A. Amélioration de la visibilité sur l’activité 

Une vision claire du temps passé par tâche permet d’identifier rapidement les forces et faiblesses de chaque service et collaborateur. Cela met notamment en lumière les éventuelles nécessités d’accompagnement ou de complémentarité. 

Finalement, une meilleure connaissance de ses ressources conduit à une meilleure performance globale. 

B. Une meilleure optimisation des ressources 

Le suivi d’activité permet aux managers et responsables de piloter leurs équipes avec plus de visibilité, et donc de précision. La répartition des ressources s’en voit facilitée et plus pertinente. 

C. Augmentation de la productivité 

En consignant les informations de façon automatique grâce à un logiciel de suivi d’activité, les erreurs humaines sont limitées, telles que les doubles saisies. L’entreprise gagne alors nettement en productivité. 

D. Amélioration de la rentabilité 

Les rapports d’activité permettent une maîtrise des coûts plus précise pour les équipes financières. 

Le suivi des temps passés facilite l’analyse des coûts, contribuant ainsi à identifier des besoins de refacturation. 

E. Affinage du prix facturé 

Une meilleure identification des coûts par projet ou type de projet permettra d’affiner le prix à facturer de façon plus représentative et juste. 

F. Support apporté aux équipes RH et finance 

Source d’informations particulièrement fiable et précise, le suivi d’activité se révèle précieux pour les équipes RH et finance, devant justifier de comptes auprès de l’entreprise et de l’État. 

La centralisation des données (historisation des heures par exemple) ainsi que la production rapide de rapports contribueront à rendre l’information accessible et partageable, notamment dans un contexte juridique ou fiscal.

G. Fiabilité 

Grâce au suivi d’activité automatisé, les données n’ont jamais été aussi fiables. Cela renforce ainsi la précision, la productivité, et par extension, la rentabilité. 

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3.  À qui profite l’implémentation d’un suivi de l’activité ? 

A. Un pilotage précis pour les chefs de projets et managers

Le suivi d’activité permet aux chefs de projet et managers d’effectuer un meilleur pilotage. En effet, ils peuvent rapidement mesurer la productivité,  identifier des points d’amélioration et travailler à l’optimisation  du travail de leurs équipes et de la répartition des ressources. 

Une validation attentive des temps par les managers devient alors nécessaire. 

Ce premier palier renforce la fiabilité des données, celles-ci allant alimenter d’autres départements de l’entreprise, notamment pour la facturation des clients. 

Le logiciel de suivi d’activité Stafiz propose par exemple des fonctionnalités de gestion des ressources facilitant le pilotage des équipes. 

B. Une prédictibilité accrue pour le département financier

• Suivi budgétaire, des marges et de la facturation

Les coûts étant davantage maîtrisés avec le suivi d’activité, l’établissement d’un budget prévisionnel précis est facilité. De plus, grâce à un suivi précis des échéances de tâches et des temps réalisées, la trésorerie est optimisée. Un logiciel de suivi d’activité comme Stafiz peut automatiser ces opérations grâce à une collaboration étroite des équipes sur un même environnement via des déclencheurs, alertes et relances.

• Planification à long terme

Plus le service financier dispose d’informations précises sur les coûts de fonctionnement de l’entreprise, plus une projection réaliste est possible. Le suivi d’activité fournit ainsi une source de données fiable facilitant la planification.

• Analyse de la performance globale grâce à la centralisation des données

Le suivi d’activité centralise et consolide les données, facilitant ainsi son accessibilité et son analyse. Un logiciel comme Stafiz va permettre de consolider et suivre l’évolution de l’ensemble des coûts (internes, sous traitance, achats etc.) et leur répercussion sur les KPIs en temps réel et, dit, à terminaison des projets.

• Identification d’anomalies, anticipation et correction

Un suivi d’activité correctement effectué permettra d’identifier rapidement d’éventuelles dérives et de les corriger dans la plus grande réactivité.

Lorsque maîtrisés, les outils de suivi d’activité aideront les départements financiers à anticiper tout potentiel risque et à proposer rapidement des solutions alternatives.

• Précision de la donnée

La validation des temps permettra d’affiner la pertinence des données relevées, particulièrement importantes pour les ESN.  

Des comptes-rendus d’activités (CRA) peuvent être exigés, avec des périodicités précises. Un bon logiciel de suivi d’activité pourra vous proposer cette fonctionnalité, comme Stafiz qui offre la possibilité de générer et d’exporter facilement vos CRA. 

C. Une augmentation de la visibilité pour le département RH

Le suivi d’activité accompagne également les équipes RH, qui bénéficient d’une vision globale et spécifique sur la répartition des ressources, les besoins en recrutement ou encore la gestion des compétences. 

4. 3 étapes pour implémenter un suivi d’activité efficace 

A. Choisir l’outil adapté 

• Définir vos besoins

Implémenter un suivi d’activité au sein de votre organisation implique tout d’abord de définir précisément vos besoins. Cette première phase de planification du projet doit être minutieuse. 

Pour être certain de couvrir tous les besoins au sein de votre entreprise, impliquez vos équipes. Échangez avec chaque département pour identifier leurs besoins, leurs contraintes, et comment un outil de suivi d’activité simplifierait leur quotidien.

Voici ci-après un tableau qui récapitule les deux grandes catégories de besoins pour le suivi d’activité, des logiciels différents sont alors préconisés.

Comment choisir un logiciel de gestion des temps et des activités ? Cet article sur les outils GTA devrait vous éclairer. 

• Choisir les bons KPI

Sélectionnez les KPI à comparer en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés. 

Limitez votre choix à quelques indicateurs pertinents, que vous pourrez alors analyser et interpréter : temps passé, heures travaillées, congés… 

B. Former les équipes

• Informer les équipes

L’information de vos collaborateurs devrait être mise en place tout au long de ce projet. En effet, la mise en place d’un outil de gestion d’activité peut leur donner le sentiment d’être “épiés”. 

Afin d’accueillir au mieux l’implémentation de cette nouvelle méthode, il est primordial de communiquer. Avec anticipation et transparence, expliquez à vos équipes les données qui vont être enregistrées, et à quoi elles vont servir. 

Mettez en avant les bénéfices qu’elles pourraient en tirer : une démarche d’aide à la progression (on ne peut améliorer ce qu’on ne mesure pas), une meilleure organisation, gestion des ressources, plus de visibilité sur le travail effectué.

• Accompagnement 

Enfin, accompagner l’implémentation de cet outil s’avère indispensable. Il convient d’organiser des sessions de formation afin d’aider vos équipes à maîtriser ce nouveau logiciel. De plus, définir un interlocuteur référent peut se révéler pertinent. 

Vous pouvez d’ailleurs vous faire accompagner par des partenaires, autant pour l’intégration au sein de l’entreprise que pour la formation des équipes.

C. Relever les défis que représente l’implémentation d’un suivi de l’activité au sein d’une entreprise

Bien que le suivi d’activité apporte de nombreux bénéfices, il existe également des risques quant à son implémentation : 

• Prenez garde de choisir un outil adapté à votre entreprise, en fonction de sa taille et de son activité. Certains logiciels peuvent d’ailleurs être adaptés à une industrie aux besoins spécifiques : hôtellerie, restauration, médical, consulting… 

• Choisissez un logiciel qui s’intègre facilement avec vos outils déjà en place, au risque de nuire à votre productivité. Stafiz s’intègre avec un grand nombre d’outils de gestion de projet, de CRM, ou encore de facturation.

• Investissez dans la formation de vos équipes : un tel changement peut susciter quelques résistances. Plus vous accompagnez vos collaborateurs, plus la transition pourra se faire en douceur. 

• Optez pour un outil qui respecte la confidentialité et la sécurité des données. Il en va également de votre responsabilité en tant qu’employeur de vous assurer que l’outil soit configuré dans le respect des lois en vigueur.
  Hébergé en France, Stafiz garantit la sécurité et la confidentialité de vos données. Consultez notre politique de traitement des données pour en savoir plus et n’hésitez pas à nous contactez.

5. Cas pratique : comment Colorado Consulting améliore son taux de staffing et sa performance grâce à Stafiz ?

Colorado Groupe, une société de conseil en relation client, était confrontée à des défis en matière de planification des ressources et de gestion des performances, manquait de visibilité sur l’impact des congés sur les charges de travail prévues et n’avait qu’une visibilité limitée pour les employés. Également la direction s’est heurtée à des problèmes de mesure des performances, notamment en ce qui concerne la prévision des marges des projets.

Stafiz a fourni une solution complète qui a simplifié la planification des ressources et les processus de prise de décision. Le module de planification des ressources offre une visibilité et des fonctionnalités permettant aux chefs de projet et aux employés de gagner du temps. Il intègre également les contrats à venir dans le plan de charge, améliorant ainsi les taux d’utilisation. Un moteur de recherche multi-critères a été utilisé pour faciliter et accélérer l’affectation des ressources. Le logiciel a également calculé automatiquement les marges futures du projet et visualisé les écarts budgétaires, ce qui a permis d’améliorer la prise de décision.

La mise en œuvre de Stafiz a permis d’améliorer les taux d’utilisation et les marges des projets. En outre, Colorado a gagné 5 heures par semaine sur la planification, et la centralisation du logiciel a permis de réaliser des économies financières.

En savoir plus sur Colorado consulting avec Stafiz

Conclusion

Mettre en place un suivi d’activité apporte de nombreux bénéfices, comme l’amélioration non négligeable de la productivité, pouvant impacter positivement la rentabilité. Toutefois, un tel projet doit être implémenté progressivement pour choisir l’outil adéquat et pour préparer vos équipes en douceur à accueillir cette nouvelle méthodologie. 

Identifiez clairement vos besoins et contraintes. Enfin, gardez en tête que ceux-ci peuvent évoluer au fil du temps et que vous adapter aux changements devient une nécessité pour rester compétitif.