Comment choisir un logiciel GTA adapté à son activité ?

Choisir un logiciel GTA adapté aux besoins de son entreprise ne s’improvise pas. Il existe pléthore d’outils de gestion du temps, et il est naturel de se sentir submergé par la multitude d’offres présentes sur le marché. 

Pour choisir le logiciel le plus adapté à votre activité, il est nécessaire de définir vos attentes en termes de fonctionnalités afin d’opter pour la solution la plus alignée à vos besoins. 

Dans cet article, Stafiz vous propose un guide complet pour choisir l’outil parfaitement adapté à vos objectifs.

Comment fonctionne un logiciel de gestion des temps ?

Un logiciel GTA fonctionne en collectant des données sur les heures de travail des employés, les activités sur lesquelles ils travaillent, les coûts qui correspondent aux projets. 

Il permet ainsi une meilleure planification des projets, un suivi plus précis des éventuelles heures supplémentaires. 

Les données récoltées sont ensuite intégrées dans une base de données où elles peuvent être analysées. Les employeurs peuvent y accéder à tout moment, et utiliser les informations pour prendre des décisions.

Les CEO, PMO ou directeurs de projet peuvent se concentrer davantage sur les employés, leurs disponibilités, mais aussi les hard skills qu’ils peuvent allouer en fonction des problématiques business rencontrées par l’entreprise. 

Grâce à une bonne capacity planning, vous pouvez optimiser la gestion des temps de travail et des temps d’intervention de vos équipes.

Quels sont les avantages d’un logiciel GTA ?

Les problématiques qu’adresse la gestion des temps et des activités (GTA) sont nombreuses. L’enregistrement et le suivi des heures de travail et des absences, l’établissement d’un planning ou encore la répartition des tâches sont autant de tâches chronophage apportant peu de valeur ajoutée.

Un logiciel de gestion des temps et des activités permet d’accomplir une variété de tâches, contribuant ainsi à créer une vision claire des besoins en ressources et en compétences.

Une planification plus efficace

Les données collectées sont structurée et organisée dans le logiciel GTA afin d’élaborer un planning stratégique non seulement efficace mais surtout légal.

Il contribue à offrir plus de flexibilité. Les plannings sont adaptables facilement en fonction des changements de dernière minute ou en cas d’évolutions des régulations.

Par exemple, Stafiz vous aide à trouver facilement les profils les plus qualifiés grâce au moteur de recherche. Indiquez vos besoins en compétences,expérience et/ou disponibilités, et laissez l’algorithme croiser les informations.

Le logiciel GTA centralise, catégorise, suit et planifie aussi toutes les informations relatives aux absences, prenant en compte :

• les congés payés ;
• les congés maternité et paternité ;
• les RTT ;
• les arrêts maladie ;
• les formations ;
• les projets internes.

De cette manière, l’information sur la disponibilité des collaborateurs peut être prise en compte lors de l’affectation des tâches, limitant ainsi les risques d’erreur de planification.

Un outil de GTA favorise la productivité

Grâce à une vision précise des ressources et de la main d’œuvre, vous êtes alors parfaitement équipés pour mettre en place une planification optimale.

Vous disposez d’informations telles que les charges de travail, les compétences requises et les délais, toutes ces données servant de base solide pour anticiper les besoins. Vous limitez ainsi les sous-effectifs et les surcharges de travail.

Il devient alors possible de répartir les tâches de façon stratégique. Vous tirez alors parti des différentes compétences de chacun et la performance globale de l’entreprise s’en voit améliorée.

Visibilité en temps réel sur les plannings et la charge

En savoir plus sur la gestion du staffing

Une gestion de la paie plus fiable grâce au logiciel GTA

Le traitement des temps permet de gagner en efficacité et en fiabilité sur la gestion de la paie.

Une fois combinée à votre gestionnaire de paie, par intégration ou en ayant recours à une solution intégrée comme Stafiz, la donnée est continuellement mise à jour, laissant alors peu de place à d’éventuelles erreurs humaines lors de la saisie.

Les bulletins de paie de vos employés sont alors calculés en tenant compte de leur salaire ou de leur TJM, et directement pré-remplis.

Logiciel GTA : définir les besoins spécifiques à votre entreprise

Afin de ne pas risquer de choisir un outil inadapté à votre activité, il est nécessaire d’étudier au préalable les bénéfices recherchés par votre société.

Optimisation de la productivité par le suivi des temps

Si le suivi du temps des collaborateurs vous aide à analyser votre productivité, vous avez besoin d’un logiciel qui reconnaît les différentes activités que vous réalisez automatiquement. 

Ce type de software reconnaît les logiciels ou les documents sur lesquels vous travaillez pour simplifier la catégorisation de votre temps. 

En consolidant ces informations, vous pouvez prendre du recul sur votre organisation et votre productivité pour vous améliorer.

Les logiciels de gestion de temps qui répondent à ce besoin : Toggl, Memtime, RescueTime.

Suivi de la profitabilité financière

Pour confronter les données de temps passé sur un projet afin d’analyser la rentabilité de ce dernier, préférez un logiciel qui offre des fonctionnalités financières plus poussées. 

Il doit permettre de suivre des activités facturées au forfait, et d’analyser les coûts des collaborateurs internes et externes sur le projet.

Les logiciels de gestion de temps qui répondent à ce besoin : Stafiz, Quickbooks Time.

Visibilité sur les temps alloués à la R&D

Dans le cadre d’un suivi des temps de la recherche et du développement, assurez-vous que la granularité de saisie répond au besoin de reporting de l’administration.

Cette fonctionnalité est requise car les temps passés peuvent être audités dans le cadre des crédits d’impôts et/ou des subventions qui sont attribués et liés à la charge de travail passée sur ces projets.

Les logiciels de gestion de temps qui répondent à ce besoin : Harvest, Timely.

Quels critères pour choisir un logiciel GTA ?

Prioriser les problèmes à résoudre en matière de GTA

Résoudre l’intégralité des défis RH que traverse votre entreprise simplement grâce à l’adoption d’un logiciel GTA relève de l’impossible. 

De ce fait, choisir un logiciel en priorisant par besoins fonctionnels peut s’avérer une option. 

Même si la plupart des outils proposent une solution globale, certains acteurs ont un positionnement plus marqué sur un aspect en particulier : 

• Pour le staffing et le suivi financier de projet : Stafiz
• Pour prioriser le pointage et le suivi : Combo ou Skello
• Pour un suivi précis des absences : KiwiRH
• Pour prioriser le respect des obligations légales et conventionnelles : Kelio
• Pour optimiser l’organisation du travail : Lucca

Stafiz propose par ailleurs une solution globale pour la gestion votre activité, le tout organisé en modules : avant-vente, staffing et planification, time tracking, pilotage de projets, facturation et reporting…

Cette organisation en modules permet notamment de sélectionner les briques prioritaires à implémenter. Vous pouvez ainsi intégrer une solution GTA à votre entreprise progressivement.

L’expérience utilisateur

Lors de votre choix, privilégiez l’expérience collaborateur : un suivi simple et flexible des temps des collaborateurs doit être simplifié à l’extrême pour leur en faciliter l’approche.

Lorsque l’outil est complexe, il rebute les collaborateurs. Il y a donc fort à parier que le suivi sera au mieux réalisé avec beaucoup de retard, et au pire, il ne le sera pas du tout.

Pour éviter cette situation de rejet, il convient de vérifier que l’expérience de saisie des temps est simple, et que le logiciel est également accessible depuis le smartphone du collaborateur.

Les services associés

Le changement peut faire peur. La règle ne fait pas exception en entreprise, dans le cadre de l’adoption ou d’un changement de logiciel.  Les services proposés par les fournisseurs de logiciel GTA peuvent en ce sens devenir un critère à part entière dans votre décision finale.

L’intégration est-elle prévue par l’éditeur, un intégrateur partenaire ou doit-elle s’effectuer en interne ? Si oui, quel type de documentation est prévue ?

Un accompagnement est-il mis en place lors de la mise en place du logiciel ? De quelle durée ? Des formations sont-elles dispensées ? 

Autant de questions auxquelles il est important de pouvoir répondre afin de vous assurer une transition sans encombre. Si possible, préférez un fournisseur composé d’une équipe d’Account Manager qui saura vous accompagner et vous conseiller au cours de votre utilisation du logiciel. 

Chez Stafiz, un account manager vous accompagne tout au long de votre expérience

Notre équipe de consultants vous accompagne pour tirer le meilleur de notre solution de gestion des temps et de pilotage de projets. Contactez-nous pour découvrir notre accompagnement.

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Quel logiciel de gestion des temps selon l’activité ?

• En fonction de l’industrie

Certains secteurs d’activité, comme la santé ou le BTP par exemple, s’avèrent particulièrement spécifiques. En effet, ils doivent parfois intégrer un certain nombre de variables. 

Le secteur hospitalier doit anticiper le suivi des heures de travail multi-sites.

Le BTP doit traiter le suivi d’heures avec des équipes mobiles.

De ce fait, les entreprises opérant dans des industries spécifiques doivent bien identifier leurs besoins. Cela leur permettra de choisir un outil pertinent qui répondra à leurs problématiques.

• Pour les activités de terrain : Combo
• Pour les RH : Kelio
• Pour les activités de service : Stafiz

• En fonction de la taille de l’entreprise

Les besoins sont amenés à varier en fonction de la taille de l’entreprise. 

Une PME et une multinationale ne traverseront évidemment pas les mêmes difficultés. Ainsi, le nombre de collaborateurs mais aussi l’organisation de la structure vont largement influencer le choix d’un logiciel GTA. 

Notons que plus l’entreprise présente une structure complexe avec un grand nombre de départements, plus elle risque d’avoir besoin d’un niveau élevé de personnalisation. 

En revanche, les petites entreprises auront plutôt intérêt à privilégier un logiciel GTA simple d’utilisation, axé sur une expérience utilisateur optimale. 

Quelles fonctionnalités attendre d’un logiciel GTA ?

Pour vous orienter sur le bon logiciel, il faut d’abord confirmer l’objectif principal de votre stratégie de suivi des temps en interne. 

Suite à cette première étape, vous pouvez constituer votre check-list de besoins pour vous aider à mieux cibler les fonctionnalités que vous recherchez dans un outil de planification des temps, et ainsi réaliser un meilleur retour sur investissement.

Le périmètre fonctionnel de notre logiciel de gestion des temps Stafiz

Les aspects fonctionnels

• Enregistrement du temps travaillé en temps-réel

Pour faciliter le suivi des temps, le logiciel doit mettre à disposition un chronomètre pour pouvoir enregistrer le temps travaillé en temps-réel et de le mettre en pause ou de le stopper tout aussi simplement. 

Cette fonctionnalité permet de catégoriser le temps en mission ou en tâche pour faciliter l’analyse. 

• Granularité de saisie du temps 

Toutes les activités n’ont pas les mêmes besoins. 

Certains logiciels sont plus adaptés au suivi en heures (voire en minutes) tandis que d’autres sont plus adaptés à un suivi en portion de journée (quart, demi ou pleine journée).

Si votre activité repose sur différentes granularités temporelles, assurez-vous que l’outil de gestion des temps propose ce degré de personnalisation.

• Granularité de saisie des tâches 

La plupart des logiciels permettent de suivre les temps passés sur des tâches.

Vérifiez le détail de la profondeur de la planification des tâches et des sous-tâches et des sous-tâches s’il s’agit pour vous d’un critère important pour évaluer l’activité.

• Conformité légale

Pour que ce suivi des temps respecte les droits du travail des collaborateurs, il est souvent nécessaire de définir des règles dans l’outil. 

Vous pouvez les configurer en imposant une limite d’heure par jour, ou l’impossibilité de saisir plus d’heures par an que la limite légale. 

Assurez-vous que les contraintes RH soient prises en compte dans le logiciel de gestion des temps !

L’organisation et la collaboration

• Exportation des données

Le suivi des temps est fréquemment exploité pour différents types de reporting. 

Il faut que votre logiciel de gestion de temps permette d’exporter les données avec les informations attendues par le reporting. Assurez-vous donc qu’il existe un module d’export des données.

• Ajout de commentaires

Lorsqu’un relevé d’activité doit être validé a posteriori par un manager ou un client, l’ajout de commentaires pour détailler le travail réalisé peut être un atout pour mieux apprécier le temps passé sur la tâche.

• Accès externes

Si vous travaillez pour un client et que vous lui facturez du temps, il peut être intéressant de lui donner accès à l’information pour fluidifier la communication avec le client, faciliter le suivi, voire accélérer la validation avant facturation.

Si cette fonctionnalité de transparence avec le client est importante pour vous, il faut que vous cherchiez un outil qui gère les comptes rendus d’activité.

La facturation client

Si votre solution de time tracking a pour but de facturer vos clients plus facilement, choisissez un outil qui vous permet d’aller au-delà d’un simple suivi des temps par client ou par activité. 

Cet outil doit vous permettre de créer des projets, voire des tâches afin de précisément suivre les temps passés sur chacun d’entre eux. Idéalement, vous allez gérer vos devis et votre facturation dans le même outil pour gagner du temps et de la fiabilité par l’automatisation, et ainsi réduire le risque d’erreurs induites par des transferts manuels d’informations. 

Stafiz automatise votre facturation

Lorsque un livrable est prêt, vous pouvez automatiquement générer les factures liées à vos projets. La saisie est automatique, reprenant les données de temps enregistrées par vos collaborateurs.

En savoir plus

Anticiper l’implémentation d’un logiciel GTA

Comme tout changement au sein d’une entreprise, l’installation d’un logiciel GTA risque de bouleverser l’ensemble de l’organisation. Ce projet doit donc s’anticiper. 

Communiquez avec les équipes

Tout d’abord, il convient de communiquer avec vos équipes afin d’identifier clairement leurs points de friction et leurs besoins.

Cela vous aidera à choisir un outil GTA pertinent qui répond à de réelles nécessités. De plus, vous augmentez la probabilité que l’outil soit facilement adopté par vos collaborateurs.

Une fois le logiciel GTA enfin choisi, préparez son adoption par vos équipes.

Cela passe par une communication transparente, régulière, mais aussi par la mise en place de formations tout au long du processus d’intégration. Celles-ci doivent inclure une prise en main de l’outil, tout en accentuant les bénéfices apportés par l’utilisation d’un logiciel GTA.

Vous pouvez d’ailleurs vous faire accompagner par des partenaires, autant pour l’intégration au sein de l’entreprise que pour la formation des équipes.

Pensez aux possibilités d’intégrations

Beaucoup d’entreprises utilisent différents outils pour piloter différents aspects de leur activité avant de passer à une solution intégrée tout en un. 

Conséquence, les oublis de synchronisation réalisés à la main et les allers-retours d’une application à l’autre se multiplient, et cela se ressent sur votre rentabilité.

Pour pallier ces ajustements manuels, il est primordial d’anticiper les besoins en connexions de votre nouveau logiciel de planification des temps afin de fluidifier la saisie et la synchronisation des informations.

• Gestion des congés et absences

Très liée à la gestion des temps, la gestion des congés et des absences doit communiquer avec le logiciel dédié. Lorsqu’un collaborateur pose des congés qui sont validés, il faut idéalement que l’information soit remontée dans le logiciel de gestion de temps. Cela évite une double saisie, qui entraîne une perte de temps pour le collaborateur et qui est facteur d’insatisfaction.

En automatisant la transmission de l’information, les données sont aussi plus fiables, car il n’est pas possible de rentrer par erreur des temps passés sur une activité lors d’une journée d’absence.

Si votre outil de gestion des temps intègre une brique native de gestion des congés, c’est encore plus pratique car la connexion est automatique et sera maintenue dans le temps.

• Module d’export

Le suivi des temps peut être exploité pour divers usages dans d’autres logiciels (SIRH ou logiciel de paie pour le suivi RH, logiciel de gestion d’activité pour le suivi des marges). Il est possible d’envoyer cette information à une certaine fréquence par transmission de fichiers à plat.

Pour ce faire, il faut exporter les données du logiciel de gestion de temps avant de l’importer dans l’autre logiciel. C’est une opération manuelle, mais qui peut être automatisée avec des tableurs Excel.

• Connecteurs API

Pour faciliter le transfert d’informations et de données entre différents logiciels, l’option de transmission par API reste la plus automatisée. Il faut cependant que les API des deux logiciels permettent de communiquer entre eux. C’est un élément qu’il faut vérifier.

Découvrir les connecteurs de Stafiz

 

Il existe aussi des connecteurs standards entre les différents logiciels. Si ce n’est pas le cas, il faudra le développer  C’est donc une solution plus automatisée, mais qui peut aussi avoir un coût plus élevé. 

• Gestion des frais

Le suivi des frais va souvent de pair avec le suivi des temps. Vous pourriez avoir besoin de connecter temps et frais pour, par exemple, la facturation au forfait en jours/homme, ou encore l’analyse de marge (prise en compte du temps passé et des frais sur un projet). 

Pour toutes ces raisons, il est intéressant de connecter les logiciels entre eux ou de choisir un logiciel de gestion de temps qui possède aussi un module natif de gestion des frais.

En conclusion, avant de choisir un logiciel de gestion des temps il est donc nécessaire de se poser les bonnes questions : 

• Quel est l’objectif prioritaire ? 
• Quels sont les critères indispensables à intégrer dans la recherche ? 
• Comment le logiciel va s’interconnecter avec les autres logiciels utilisés dans l’activité ?

Une fois toutes ces réponses fixées, il sera beaucoup plus simple de faire le tri dans les différents logiciels !