Wie können Sie in Ihrem Unternehmen eine effektive Aktivitätsverfolgung einführen?
Als Dienstleistungsunternehmen, zu wissen, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird ist von entscheidender Bedeutung. Denn die Rechnungsstellung hängt stark davon ab und damit auch die Rentabilität des Unternehmens.
Die Wahl einer effektiven Software zur Geschäftsverfolgung ist daher unerlässlich. Während dies für Dienstleistungsunternehmen entscheidend erscheint, werden auch andere Unternehmensformen von einer fortschrittlichen Aktivitätsverfolgung profitieren : Optimierung der Ressourcen, bessere Budgetierung oder auch Zuverlässigkeit der Daten.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen vor die drei wichtigsten Schritte um in Ihrem Unternehmen eine Software zur Aktivitätsverfolgung einzuführen.
Was ist Aktivitätsverfolgung?
Die Aktivitätsverfolgung, auch bekannt als Aktivitätsprotokoll oder -bericht, bezieht sich auf die Gesamtheit der Prozesse die es ermöglichen die Aktivität zu überwachen innerhalb eines Unternehmens.
Dies geschieht durch Überwachung und die Analyse bis hin zu die Optimierung von Aufgaben.
Der Aktivitätsbericht erfasst u. a. Anwesenheiten, Abwesenheiten und konzentriert sich auf die aufgewendete Zeit. Das Ganze wird auf verschiedene Achsen aufgeteilt: nach Projekt, Abteilung, Aufgabe oder auch nach Kunde.
Während die Aktivitätsverfolgung für Beratungsunternehmen bereits eine gängige Praxis ist, kann eigentlich jedes Projekt davon profitieren und so Folgendes verbessern Leistung und Rentabilität.
Warum sollten Sie in Ihrem Unternehmen eine Aktivitätsverfolgung einführen?
Die Implementierung einer effektiven Aktivitätsverfolgung erweist sich als ein echter Leistungshebel. Für einige Organisationen, wie z. B. Dienstleistungsunternehmen, ist sie sogar von entscheidender Bedeutung.
Verbesserung der Sichtbarkeit der Aktivität
Ein klarer Überblick über die pro Aufgabe aufgewendete Zeit ermöglicht es, schnell zu erkennen. die Stärken und Schwächen jeder Abteilung und jedes Mitarbeiters zu erkennen. Dies verdeutlicht insbesondere den möglichen Bedarf anBegleitung oder Komplementarität.
Letztendlich führt eine bessere Kenntnis der eigenen Ressourcen zu einer besseren Gesamtleistung.
Eine bessere Optimierung der Ressourcen
Die Aktivitätsverfolgung ermöglicht es Managern und Führungskräften, ihre Teams mit mehr Transparenz zu steuern. Sichtbarkeitund damit mehr Genauigkeit. Die Verteilung der Ressourcen wird dadurch einfacher und relevanter.
Steigerung der Produktivität
Durch die automatische Protokollierung von Informationen mithilfe einer Business-Tracking-Software werden menschliche Fehler, wie z. B. Doppelerfassungen, eingeschränkt. Das Unternehmen gewinnt dadurch deutlich an Produktivität.
Verbesserung der Rentabilität
Die Tätigkeitsberichte ermöglichen eine eine genauere Kostenkontrolle für Finanzteams.
Die Verfolgung der aufgewendeten Zeit erleichtert die Analyse der KostenSo können Sie den Bedarf an Weiterverrechnungen ermitteln.
Verfeinerung des Rechnungspreises
Eine bessere Kostenidentifikation pro Projekt oder Projekttyp wird es ermöglichen, den zu berechnenden Preis genauer zu repräsentativ und fair.
Unterstützung der Personal- und Finanzteams
Besonders gute Informationsquelle zuverlässig und genauDie Aktivitätsüberwachung ist für die Teams der Personalabteilung, der Personalabteilung und der Personalabteilung von unschätzbarem Wert. Personal- und FinanzabteilungDie Datenerfassung ist ein wichtiges Instrument für die Personalabteilung, die gegenüber dem Unternehmen und dem Staat Rechenschaft ablegen muss.
Die Zentralisierung von Daten (z. B. Historisierung der Stunden) sowie die schnelle Erstellung von Berichten werden dazu beitragen, Informationen zugänglich und teilbar zu machenDies gilt insbesondere im rechtlichen und steuerlichen Kontext.
Zuverlässigkeit
Dank der automatisierten Aktivitätsverfolgung waren die Daten noch nie so gut zuverlässig. Dies stärkt somit die GenauigkeitDie Daten werden in der Regel in einer Datenbank gespeichert, was die Produktivität und damit die Rentabilität steigert.
- Verfolgen Sie den Fortschritt von Projekten und arbeiten Sie effektiv zusammen.
- Halten Sie die Lieferfristen für Ihre Projekte ein
Vorlage für eine Tabelle zur Aktivitätsverfolgung herunterladen
Wer profitiert von der Implementierung einer Aktivitätsverfolgung?
Präzise Steuerung für Projektleiter und Manager
Die Aktivitätsverfolgung ermöglicht Projektleitern und Managern eine bessere Steuerung. Denn sie können schnell die Produktivität messenSie können die Produktivität messen, Verbesserungspotenziale identifizieren und an der Optimierung des Projekts arbeiten.Optimierung der Arbeit ihrer Teams und der Verteilung Verteilung der Ressourcen.
Eine sorgfältige Validierung der Zeiten durch die Manager wird dann notwendig.
Dieser erste Schritt stärkt die Zuverlässigkeit der DatenDie Daten werden in andere Abteilungen des Unternehmens eingespeist, z. B. für die Rechnungsstellung an die Kunden.
Die Aktivitätsverfolgungssoftware Stafiz bietet z. B. Funktionen zur Ressourcenverwaltung, die die Steuerung von Teams erleichtern.
Höhere Vorhersagbarkeit für die Finanzabteilung
- Überwachung des Budgets, der Gewinnspannen und der Rechnungsstellung
Da die Kosten mit der Überwachung der Aktivitäten besser unter Kontrolle sind, ist die Erstellung eines präziser Haushaltsvoranschlag erleichtert wird. Außerdem wird durch die genaue Verfolgung der Fälligkeitstermine von Aufgaben und der geleisteten Zeit der Cashflow optimiert. Eine Software zur Aktivitätsverfolgung wie Stafiz kann diese Vorgänge dank der engen Zusammenarbeit der Teams in derselben Umgebung über Auslöser, Warnungen und Mahnungen automatisieren.
- Langfristige Planung
Je genauer die Finanzabteilung über die Betriebskosten des Unternehmens informiert ist, desto eher ist eine realistische Projektion ist möglich. Die Aktivitätsverfolgung liefert somit eine zuverlässige Datenquelle die die Planung erleichtert.
- Analyse der Gesamtleistung durch Zentralisierung der Daten
Die Überwachung der Aktivitäten zentralisiert und konsolidiert die DatenDadurch werden sie leichter zugänglich und analysierbar. Eine Software wie Stafiz ermöglicht es, die Entwicklung aller Kosten (interne Kosten, Subunternehmer, Einkäufe usw.) und ihre Auswirkungen auf die KPIs in Echtzeit und nach Abschluss des Projekts zu verfolgen und zu konsolidieren.
- Identifizierung von Anomalien, Antizipation und Korrektur
Eine korrekt durchgeführte Überwachung der Aktivitäten wird es ermöglichen, mögliche Abweichungen schnell zu erkennen und sie korrigieren in der größten Reaktionsfähigkeit.
Wenn sie beherrscht werden, helfen die Tools zur Aktivitätsverfolgung den Finanzabteilungen, Folgendes zu tun vorauszusehen potenzielle Risiken zu erkennen und schnell alternative Lösungen vorzuschlagen.
- Genauigkeit der Daten
Die Zeitvalidierung wird die Relevanz der erhobenen Daten verfeinern, die für NSE besonders wichtig ist.
Von Tätigkeitsberichte (Activity Reports) (ARC) können in bestimmten Zeitabständen verlangt werden. Eine gute Software zur Verfolgung von Aktivitäten kann Ihnen diese Funktion bieten, wie z. B. Stafiz, das die Möglichkeit bietet, Ihre ARCs einfach zu erstellen und zu exportieren.
Eine Erhöhung der Sichtbarkeit für die Personalabteilung
Die Aktivitätsverfolgung begleitet auch die HR-Teams, die einen globalen und spezifischen Überblick über die Verteilung der Ressourcen, den Einstellungsbedarf oder auch das Verwaltung der Kompetenzen.
3 Schritte zur Implementierung einer effektiven Aktivitätsverfolgung
Das richtige Werkzeug wählen
- Definieren Sie Ihre Bedürfnisse
Wenn Sie in Ihrer Organisation eine Aktivitätsverfolgung einführen möchten, müssen Sie zunächst Folgendes genau definieren Ihre Bedürfnisse. Diese erste Phase der Projektplanung muss sorgfältig durchgeführt werden.
So stellen Sie sicher, dass Sie alle Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen abdecken, beziehen Sie Ihre Teams mit ein. Tauschen Sie sich mit jeder Abteilung aus, um ihre Bedürfnisseihre Einschränkungenund wie ein Tool zur Verfolgung der Aktivitäten ihren Alltag vereinfachen würde.
Im Folgenden finden Sie eine Tabelle, die die beiden Hauptkategorien von Anforderungen für die Aktivitätsverfolgung zusammenfasst, wobei jeweils unterschiedliche Software empfohlen wird.
| Ziel | GTA-Software |
|---|---|
| HR und Recht: Zeiterfassung, Zeiterfassung, administrative Überwachung | Lucca, Factorial HR |
| Finanzen: Kostenverfolgung, Projektportfoliomanagement, Verfolgung der Gewinnspanne | Stafiz, Everwin |
Wie wählt man eine Zeit- und Aktivitätenmanagement-Software aus? Dieser Artikel über Zeitmanagement-Tools sollte Ihnen Aufschluss geben.
- Die richtigen KPIs wählen
Wählen Sie die KPIs, die verglichen werden sollen, anhand der Ziele die Sie sich selbst gesetzt haben.
Beschränken Sie Ihre Auswahl auf einige relevante Indikatoren, die Sie dann analysieren und interpretieren können: verbrachte Zeit, Arbeitsstunden, Urlaub...
Teams ausbilden
- Informieren Sie die Teams
Die Information Ihrer Mitarbeiter sollte während des gesamten Projekts eingeführt werden. Denn die Einführung eines Aktivitätsmanagement-Tools kann ihnen das Gefühl geben, "ausgespäht" zu werden.
Um die Implementierung dieser neuen Methode so gut wie möglich zu begrüßen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie kommunizieren. Mit Vorfreude und TransparenzWenn Sie die Daten, die Sie aufzeichnen wollen, nicht kennen, erklären Sie Ihren Teams, welche Daten aufgezeichnet werden und wofür sie verwendet werden.
Heben Sie die Vorteile die sie daraus ziehen könnten: ein Ansatz zur Unterstützung des Fortschritts (man kann nicht verbessern, was man nicht misst), eine bessere Organisation, Verwaltung der Ressourcen, mehr Transparenz über die geleistete Arbeit.
- Begleitung
Schließlich ist es unerlässlich, die Implementierung dieses Instruments zu begleiten. Es empfiehlt sich organisieren Sie Schulungen um Ihren Teams zu helfen, die neue Software zu beherrschen. Darüber hinaus, einen Ansprechpartner definieren kann sich als sinnvoll erweisen.
Sie können übrigens sich von Partnern begleiten lassenSie können sich bei der Integration in das Unternehmen und bei der Teambildung auf Partner verlassen.
Ein Account Manager begleitet Sie von Anfang bis Ende mit Stafiz
Unser Beraterteam begleitet Sie, um das Beste aus unserer Lösung für Zeitmanagement und Projektsteuerung herauszuholen. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Begleitung zu erfahren.
Bewältigung der Herausforderungen, die die Implementierung der Aktivitätsverfolgung in einem Unternehmen mit sich bringt
Obwohl die Aktivitätsverfolgung viele Vorteile mit sich bringt, gibt es auch Risiken bei ihrer Umsetzung :
- Achten Sie darauf, dass Sie ein Werkzeug wählen das für Ihr Unternehmen geeignet istje nach Größe und Tätigkeit des Unternehmens. Einige Softwareprogramme können übrigens an eine Branche mit spezifischen Bedürfnissen angepasst werden: Hotel- und Gaststättengewerbe, Medizin, Consulting...
- Wählen Sie eine Software, die sich leicht in Ihre bereits vorhandenen Toolsintegrieren lässt, da Sie sonst Gefahr laufen, Ihre Produktivität zu beeinträchtigen. Stafiz lässt sich mit einer Vielzahl von Tools für Projektmanagement, CRM oder Rechnungsstellung integrieren .
- Investieren Sie in Schulung Ihrer Teams : Eine solche Veränderung kann einige Widerstände hervorrufen. Je mehr Sie Ihre Mitarbeiter begleiten, desto reibungsloser kann der Übergang verlaufen.
- Entscheiden Sie sich für ein Tool, das die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten respektiert. Es liegt auch in Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber, dafür zu sorgen, dass das Tool in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen konfiguriert wird.
Stafiz wird in Frankreich gehostet und garantiert die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenverarbeitungsrichtlinie, und zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Praxisbeispiel: Wie verbessert Colorado Consulting mit Stafiz seine Staffingrate und Leistung?
Colorado Group, ein Beratungsunternehmen für Kundenbeziehungen, stand vor Herausforderungen bei der Ressourcenplanung und dem Leistungsmanagement, hatte keinen Einblick in die Auswirkungen von Urlaub auf die geplante Arbeitsbelastung und nur einen begrenzten Einblick für die Mitarbeiter. Auch das Management hatte Probleme mit der Leistungsmessung, insbesondere bei der Prognose der Projektmargen.
Stafiz lieferte eine umfassende Lösung, die die Ressourcenplanung und die Entscheidungsprozesse vereinfachte. Das Ressourcenplanungsmodul bietet Transparenz und Funktionen, mit denen Projektmanager und Mitarbeiter Zeit sparen können. Es integriert auch zukünftige Verträge in den Auslastungsplan und verbessert so die Auslastungsquoten. Eine Suchmaschine mit mehreren Kriterien wurde eingesetzt, um die Ressourcenzuweisung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Software berechnete auch automatisch die zukünftigen Margen des Projekts und visualisierte Budgetabweichungen, was zu einer besseren Entscheidungsfindung führte.
Die Einführung von Stafiz führte zu einer besseren Auslastung und höheren Margen bei den Projekten. Darüber hinaus sparte Colorado 5 Stunden pro Woche bei der Planung ein, und die Zentralisierung der Software führte zu finanziellen Einsparungen.
Erfahren Sie mehr über Colorado consulting mit Stafiz
Die Einführung eines Aktivitätsmonitorings bringt folgende Vorteile viele VorteileSo kann die Produktivität erheblich gesteigert werden, was sich wiederum positiv auf die Rentabilität auswirken kann. Allerdings muss ein solches Projekt schrittweise eingeführt werden Um das richtige Werkzeug zu wählen und Ihre Teams sanft auf die neue Methode vorzubereiten.
Identifizieren Sie klar Ihre Bedürfnisse und Einschränkungen. Denken Sie schließlich daran, dass diese sich ändern im Laufe der Zeit ändern können und dass Sie sich an Veränderungen anpassen zu einer Notwendigkeit wird, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
