Wie richten Sie ein effektives Aktivitätsmonitoring in Ihrem Unternehmen ein?

Als Dienstleistungsunternehmen ist es wichtig, die Zeit zu kennen, die für jede Aufgabe aufgewendet wird. In der Tat hängt die Rechnungsstellung stark davon ab und damit von der Rentabilität des Unternehmens.

Die Wahl einer effektiven Aktivitätsüberwachungssoftware ist daher unerlässlich. Während dies für Dienstleistungsunternehmen entscheidend zu sein scheint, werden auch andere Geschäftsformen von einer fortschrittlichen Aktivitätsüberwachung profitieren: Ressourcenoptimierung, bessere Budgetierung und Datenzuverlässigkeit.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 3 wichtigsten Schritte zur Implementierung einer Aktivitätsüberwachungssoftware in Ihrem Unternehmen vor.

Was ist Aktivitätstracking? 

Die Aktivitätsüberwachung, auch als Aktivitätserklärung oder -bericht bezeichnet, bezieht sich auf alle Prozesse, die zur Überwachung der Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens verwendet werden.

Dazu gehören Monitoring und Analyse bis hin zur Optimierung von Aufgaben.

Das Aktivitätsbuch erfasst unter anderem An- und Abwesenheiten und stellt die aufgewendete Zeit in den Mittelpunkt. Alles ist in verschiedene Achsen unterteilt: nach Projekt, nach Abteilung, nach Aufgabe oder nach Kunde. 

Während die Aktivitätsüberwachung für Beratungsunternehmen bereits eine gängige Praxis ist, kann in Wirklichkeit jedes Projekt davon profitieren und die Leistung und Rentabilität verbessern.

Warum sollten Sie die Aktivitätsüberwachung in Ihrem Unternehmen einrichten?

Die Implementierung eines effektiven Aktivitätsmonitorings ist ein echter Leistungshebel. Für einige Organisationen, wie z. B. Dienstleistungsunternehmen, ist dies unerlässlich.

Verbesserte Sichtbarkeit der Aktivität

Ein klarer Überblick über die pro Aufgabe aufgewendete Zeit ermöglicht es Ihnen, die Stärken und Schwächen jeder Abteilung und jedes Mitarbeiters schnell zu identifizieren. Dies verdeutlicht insbesondere den möglichen Bedarf an Unterstützung oder Komplementarität.

Schließlich führt eine bessere Kenntnis der eigenen Ressourcen zu einer besseren Gesamtleistung.

Besseres Preis-Leistungs-Verhältnis

Die Aktivitätsüberwachung ermöglicht es Managern und Managern, ihre Teams mit mehr Transparenz und damit mehr Präzision zu verwalten. Dies macht die Allokation von Ressourcen einfacher und relevanter. 

Gesteigerte Produktivität

Durch die automatische Protokollierung von Informationen mit Aktivitätsverfolgungssoftware werden menschliche Fehler, wie z. B. doppelte Eingaben, reduziert. Das Unternehmen gewinnt dann deutlich an Produktivität.

Verbesserte Rentabilität

Aktivitätsberichte ermöglichen eine genauere Kostenkontrolle für Finanzteams.

Die Nachverfolgung der aufgewendeten Zeit erleichtert die Kostenanalyse und hilft bei der Identifizierung des Rückbuchungsbedarfs.

Verfeinern des in Rechnung gestellten Preises

Eine bessere Identifizierung der Kosten nach Projekt oder Art des Projekts wird es ermöglichen, den zu berechnenden Preis repräsentativer und gerechter zu verfeinern.

Unterstützung der HR- und Finanzteams

Die Aktivitätsüberwachung ist eine besonders zuverlässige und genaue Informationsquelle von unschätzbarem Wert für Personal- und Finanzteams, die nachweisen müssen, dass sie dem Unternehmen und dem Staat gegenüber rechenschaftspflichtig sind.

Die Zentralisierung von Daten (z. B. Zeithistorisierung) und die schnelle Erstellung von Berichten werden dazu beitragen, Informationen zugänglich und gemeinsam nutzbar zu machen, insbesondere in einem rechtlichen oder steuerlichen Kontext.

Zuverlässigkeit

Mit der automatisierten Aktivitätsverfolgung waren Daten noch nie so zuverlässig wie heute. Dies erhöht die Genauigkeit, Produktivität und damit auch die Rentabilität.

• Verfolgen Sie den Projektfortschritt und arbeiten Sie effektiv zusammen
• Halten Sie Ihre Projektlieferfristen ein

Laden Sie die Vorlage für die Aktivitätsverfolgungstabelle herunter

Wer profitiert von der Implementierung eines Aktivitätsmonitorings? 

Präzises Management für Projektleiter und Manager

Die Aktivitätsüberwachung ermöglicht Projektmanagern und Managern ein besseres Management. In der Tat können sie schnell die Produktivität messen, verbesserungswürdige Bereiche identifizieren und an der Optimierung der Arbeit ihrer Teams und der Verteilung von Ressourcen arbeiten.

Eine sorgfältige Validierung der Zeiten durch die Manager wird dann notwendig.

Diese erste Ebene stärkt die Zuverlässigkeit der Daten, die in andere Abteilungen des Unternehmens einfließen werden, insbesondere für die Rechnungsstellung an die Kunden.

Die Aktivitätsüberwachungssoftware Stafiz bietet beispielsweise Funktionen für das Ressourcenmanagement, die die Verwaltung von Teams erleichtern. 

Erhöhte Planbarkeit für die Finanzabteilung

• Überwachung von Budget, Marge und Rechnungsstellung

Da die Kosten durch die Tätigkeitsüberwachung besser kontrolliert werden können, wird die Erstellung eines präzisen vorläufigen Budgets erleichtert. Darüber hinaus wird dank der präzisen Überwachung von Aufgabenterminen und abgeschlossenen Zeiten der Cashflow optimiert. Aktivitätsüberwachungssoftware wie Stafiz kann diese Vorgänge dank der engen Zusammenarbeit zwischen Teams in derselben Umgebung über Auslöser, Warnungen und Erinnerungen automatisieren.

• Langfristige Planung

Je genauer die Finanzabteilung über die Betriebskosten des Unternehmens informiert ist, desto realistischer ist eine Prognose. Das Activity Monitoring stellt somit eine verlässliche Datenquelle dar, um die Planung zu erleichtern.

• Analysieren Sie die Gesamtleistung durch Datenzentralisierung

Die Aktivitätsüberwachung zentralisiert und konsolidiert Daten und erleichtert so den Zugriff und die Analyse. Eine Software wie Stafiz wird es ermöglichen, die Entwicklung aller Kosten (intern, Lohnvergabe, Einkauf usw.) und ihre Auswirkungen auf die KPIs in Echtzeit und mit anderen Worten am Ende von Projekten zu konsolidieren und zu überwachen.

• Identifizierung, Antizipation und Korrektur von Anomalien

Eine ordnungsgemäß durchgeführte Aktivitätsüberwachung ermöglicht es, Abweichungen schnell zu erkennen und mit größter Reaktionsfähigkeit zu korrigieren.

Einmal gemeistert, helfen die Tools zur Aktivitätsüberwachung den Finanzabteilungen, potenzielle Risiken zu antizipieren und schnell alternative Lösungen vorzuschlagen.

• Genauigkeit der Daten

Die Validierung der Zeiten wird es ermöglichen, die Relevanz der gesammelten Daten zu verfeinern, was für ESNs besonders wichtig ist.  

Möglicherweise sind Tätigkeitsberichte (CRA) mit genauen Periodizitäten erforderlich. Eine gute Aktivitätsüberwachungssoftware kann Ihnen diese Funktion bieten, wie z. B. Stafiz, die die Möglichkeit bietet, Ihre CRAs einfach zu generieren und zu exportieren. 

Erhöhte Transparenz für die Personalabteilung

Die Aktivitätsüberwachung unterstützt auch HR-Teams, die von einer globalen und spezifischen Vision der Ressourcenverteilung, des Rekrutierungsbedarfs und des Kompetenzmanagements profitieren.

3 Schritte zur Implementierung einer effektiven Aktivitätsverfolgung 

Die Wahl des richtigen Werkzeugs 

• Definieren Sie Ihre Bedürfnisse

Bei der Implementierung von Activity Monitoring in Ihrem Unternehmen geht es zunächst darum, Ihre Bedürfnisse genau zu definieren. Diese erste Phase der Projektplanung muss akribisch sein. 

Um sicherzustellen, dass Sie alle Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen abdecken, beziehen Sie Ihre Teams mit ein. Sprechen Sie mit jeder Abteilung, um ihre Bedürfnisse, ihre Einschränkungen und die Frage zu ermitteln, wie ein Aktivitätsüberwachungstool ihr tägliches Leben vereinfachen würde.

Hier ist eine Tabelle, die die beiden Hauptkategorien des Bedarfs für die Aktivitätsüberwachung zusammenfasst, dann wird eine andere Software empfohlen.

Wie wählt man eine Zeit- und Aktivitätsmanagement-Software aus ? Dieser Artikel über GTA-Tools sollte Sie aufklären. 

• Auswahl der richtigen KPIs

Wählen Sie die KPIs aus, die Sie vergleichen möchten, basierend auf den Zielen , die Sie sich selbst gesetzt haben.

Beschränken Sie Ihre Auswahl auf einige relevante Indikatoren, die Sie dann analysieren und interpretieren können: aufgewendete Zeit, geleistete Arbeitsstunden, Urlaub usw. 

Teams schulen

• Information der Teams

Die Informationen Ihrer Mitarbeiter sollten während des gesamten Projekts vorhanden sein. In der Tat kann die Implementierung eines Aktivitätsmanagement-Tools ihnen das Gefühl geben, "ausspioniert" zu werden. 

Um die Umsetzung dieser neuen Methode bestmöglich zu begrüßen, ist es unerlässlich, zu kommunizieren. Erklären Sie Ihren Teams vorausschauend und transparent, welche Daten aufgezeichnet und wofür sie verwendet werden.

Heben Sie die Vorteile hervor, die sie daraus ziehen könnten: einen Ansatz, der den Fortschritt fördert (man kann nicht verbessern, was man nicht misst), bessere Organisation, Ressourcenmanagement, mehr Transparenz über die geleistete Arbeit.

• Begleitung

Schließlich ist es wichtig, die Implementierung dieses Tools zu unterstützen. Es sollten Schulungen organisiert werden , um Ihren Teams zu helfen, diese neue Software zu beherrschen. Darüber hinaus kann die Definition eines Bezugsgesprächspartners relevant sein.

Sie können sich auch von Partnern begleiten lassen, sowohl für die Integration innerhalb des Unternehmens als auch für die Teamschulung.

Bewältigung der Herausforderungen bei der Implementierung von Aktivitätsüberwachung in einem Unternehmen

Obwohl die Aktivitätsüberwachung viele Vorteile mit sich bringt, gibt es bei der Implementierung auch Risiken: 

• Achten Sie darauf, ein Tool zu wählen, das für Ihr Unternehmen geeignet ist, basierend auf seiner Größe und seinem Geschäft. Einige Software kann auch an eine Branche mit spezifischen Anforderungen angepasst werden: Gastgewerbe, Gastronomie, Medizin, Beratung usw.

• Wählen Sie eine Software, die sich leicht in Ihre vorhandenen Tools integrieren lässt, was Ihre Produktivität beeinträchtigen kann. Stafiz lässt sich in eine Vielzahl von Projektmanagement-, CRM- und Rechnungstools integrieren.

• Investieren Sie in die Schulung Ihrer Teams : Eine solche Änderung kann auf Widerstand stoßen. Je mehr Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen, desto reibungsloser kann der Übergang verlaufen. 

• Entscheiden Sie sich für ein Tool, das den Datenschutz und die Sicherheit respektiert. Es liegt auch in Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber, sicherzustellen, dass das Tool in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen konfiguriert ist.
  Stafiz wird in Frankreich gehostet und garantiert die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenverarbeitungsrichtlinie und zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

Fallstudie: Wie Colorado Consulting dank Stafiz seine Personalquote und Leistung verbessert?

Die Colorado Groupe, ein Beratungsunternehmen für Kundenbeziehungen, stand vor Herausforderungen bei der Ressourcenplanung und dem Leistungsmanagement, hatte keinen Einblick in die Auswirkungen von Freizeit auf die geplante Arbeitsbelastung und hatte nur begrenzte Transparenz für die Mitarbeiter. Das Management stieß auch auf Probleme bei der Leistungsmessung, insbesondere im Hinblick auf die Prognose der Projektmargen.

Stafiz lieferte eine Komplettlösung, die die Ressourcenplanung und Entscheidungsprozesse vereinfachte. Das Modul Ressourcenplanung bietet Projektmanagern und Mitarbeitern Transparenz und zeitsparende Funktionen. Außerdem werden anstehende Verträge in den Auslastungsplan integriert, wodurch die Auslastung verbessert wird. Eine Suchmaschine mit mehreren Kriterien wurde verwendet, um die Zuweisung von Ressourcen zu erleichtern und zu beschleunigen. Die Software berechnete auch automatisch zukünftige Projektmargen und visualisierte Budgetabweichungen, was zur Verbesserung der Entscheidungsfindung beitrug.

Durch die Implementierung von Stafiz konnten die Projektauslastung und die Margen verbessert werden. Darüber hinaus sparte Colorado 5 Stunden pro Woche bei der Terminplanung ein, und die Zentralisierung der Software führte zu finanziellen Einsparungen.

Erfahren Sie mehr über Colorado Consulting mit Stafiz

Die Einrichtung eines Aktivitätsmonitorings bringt viele Vorteile mit sich, wie z. B. eine deutliche Verbesserung der Produktivität, die sich positiv auf die Rentabilität auswirken kann. Ein solches Projekt muss jedoch schrittweise umgesetzt werden , um das richtige Tool auszuwählen und Ihre Teams reibungslos auf diese neue Methodik vorzubereiten.

Identifizieren Sie Ihre Bedürfnisse und Einschränkungen klar. Denken Sie schließlich daran, dass sich diese im Laufe der Zeit weiterentwickeln können und dass die Anpassung an Veränderungen zu einer Notwendigkeit wird, um wettbewerbsfähig zu bleiben.