¿Cómo puede establecer un control eficaz de la actividad en su empresa?
Como empresa de servicios saber cuánto tiempo se dedica a cada tarea es esencial. Esto se debe a que facturación depende de ello, y en consecuencia rentabilidad la rentabilidad.
Por lo tanto, es esencial elegir un software de control de actividad eficaz. Aunque esto es decisivo para las empresas de servicios, otros tipos de empresas también se beneficiarán de una supervisión avanzada de la actividad: optimización de los recursosmejor elaboración de presupuestos o incluso fiabilidad fiabilidad de los datos.
En este artículo, presentamos los 3 pasos clave para implantar un software de control de actividad en su empresa.
1. ¿Qué es el control de actividades?
El control de actividad, también conocido como declaración de actividad o informe de actividad, se refiere a todos los procesos a supervisar la actividad dentro de una empresa.
Esto implica controlar y análisis a optimización de tareas.
El registro de actividades registra la asistencia y las ausencias, y se centra en el tiempo dedicado. Todo se desglosa por proyecto, departamento, tarea o cliente.
Aunque el seguimiento de la actividad ya es una práctica habitual para las empresas de consultoría, en realidad cualquier proyecto puede beneficiarse de él, mejorando el rendimiento y rentabilidad.
2. ¿Por qué implantar el control de actividad en su empresa?
El seguimiento eficaz de las actividades es un verdadero impulsor del rendimiento. Para algunas organizaciones, como las empresas de servicios, es esencial.
A. Mayor visibilidad empresarial
Una visión clara del tiempo dedicado a cada tarea le permite identificar rápidamente los puntos fuertes y débiles de cada departamento y empleado. En particular, pone de relieve cualquier necesidad deapoyo o complementariedad.
Por último, una mejor comprensión de los recursos conduce a un mejor rendimiento global. rendimiento global.
B. Mejor optimización de los recursos
El seguimiento de la actividad permite a los directores y supervisores dirigir a sus equipos con mayor visibilidady por tanto precisión. Esto facilita y hace más pertinente la asignación de recursos.
C. Aumento de la productividad
El registro automático de la información mediante programas informáticos de control de la actividad reduce los errores humanos, como las entradas dobles. Como resultado, la empresa obtiene una productividad.
D. Mejorar la rentabilidad
Los informes de actividad permiten un control de costes más preciso para los equipos financieros.
control de horas facilita análisis de costesEsto ayuda a identificar la necesidad de refacturar.
E. Afinar el precio de la factura
Mejor identificación de los costes por proyecto o tipo de proyecto permitirá afinar el precio que se cobrará de forma más representativo y justo.
F. Apoyo a los equipos de recursos humanos y finanzas
Un sistema especialmente fiable y preciso fiable y precisoseguimiento de la actividad está resultando inestimable para los RRHH y las finanzasque necesitan justificar sus cuentas ante la empresa y la Administración.
El sitio centralización de datos (por ejemplo, llevando un registro de las horas trabajadas) y la elaboración rápida de informes contribuirán a que la información sea accesible y compartiblesobre todo en un contexto jurídico o fiscal.
G. Fiabilidad
Gracias a la supervisión automatizada de la actividad, los datos nunca han sido tan fiables. fiable. Esto refuerza la precisiónproductividad y, por extensión, la rentabilidad.
- Supervisar el progreso de los proyectos y colaborar eficazmente
- Cumpla los plazos de entrega de sus proyectos
Descargar el modelo de cuadro de seguimiento de las actividades
3. ¿A quién beneficia la aplicación del control de actividades?
A. Control preciso para directores y gestores de proyectos
El seguimiento de actividades permite a los jefes y gestores de proyecto supervisar los proyectos con mayor eficacia. Pueden medir medir la productividadidentificar áreas de mejora y trabajar enoptimización el trabajo de sus equipos y la distribución de los recursos.
A cuidadosa validación por parte de los gestores.
Esta primera etapa refuerza la fiabilidad de los datosLos datos serán utilizados por otros departamentos de la empresa, en particular para la facturación a los clientes.
El software de seguimiento de actividades Stafiz, por ejemplo, ofrece funciones de gestión de recursos que facilitan la gestión de equipos.
B. Mayor previsibilidad para el departamento financiero
- Seguimiento de presupuestos, márgenes y facturación
A medida que los costes están más bajo control con el seguimiento de la actividad, el establecimiento de una precisa previsión presupuestaria exacta es más fácil. Además, gracias al seguimiento preciso de los plazos de las tareas y del tiempo empleado, se optimiza la tesorería. Un software de seguimiento de la actividad como Stafiz puede automatizar estas operaciones al permitir que los equipos trabajen estrechamente en el mismo entorno, utilizando activadores, alertas y recordatorios.
- Planificación a largo plazo
Cuanta más información precisa tenga el departamento financiero sobre los costes operativos de la empresa, más realista será un realista posible. El seguimiento de la actividad proporciona, por tanto, una fuente de datos fiables para la planificación.
- Analizar el rendimiento global centralizando los datos
Seguimiento de la actividad centraliza y consolida los datosfacilitando su acceso y análisis. Un software como Stafiz permite consolidar y supervisar todos los costes (internos, subcontratación, compras, etc.) y su impacto en los KPI en tiempo real y, en otras palabras, al final de los proyectos.
- Detectar anomalías, preverlas y corregirlas
Un control de la actividad correctamente realizado permitirá detectar y corregir rápidamente cualquier desviación. corregirlas lo antes posible.
Una vez dominadas, las herramientas de seguimiento de la actividad ayudarán a los departamentos financieros a anticiparse a posibles riesgos y proponer rápidamente soluciones alternativas.
- Precisión de los datos
La validación de los tiempos permitirá perfeccionar la relevancia de los datos recopilados, lo que es particularmente importante para las consultoras IT.
En informes de actividad (CRA) pueden ser necesarios, a intervalos específicos. Un buen paquete de software de control de actividad podrá ofrecerle esta funcionalidad, como Stafiz, que puede generar y exportar fácilmente sus CRA.
C. Mayor visibilidad del departamento de RRHH
El seguimiento de la actividad también ayuda a los equipos de RRHH, que se benefician de una visión global y específica de la la asignación de recursosel sitio necesidades de contratación o incluso la gestión de competencias.
4. 3 pasos para realizar un seguimiento eficaz de la actividad
A. Elegir la herramienta adecuada
- Definir sus necesidades
Implantar el seguimiento de actividades en su organización significa, en primer lugar, definir con precisión sus necesidades. Esta primera fase de planificación del proyecto debe ser meticulosa.
Para asegurarse de que todas las necesidades de su empresa están cubiertas, involucre a sus equipos. Hable con cada departamento para identificar sus necesidadessu limitacionesy cómo una herramienta de seguimiento de la actividad simplificaría su trabajo diario.
A continuación figura un cuadro en el que se resumen las dos principales categorías de necesidades en materia de seguimiento de la actividad, para las que se recomiendan distintos programas informáticos.
| Objetivo | software de gestión del tiempo |
|---|---|
| RRHH y jurídico: control de horascontrol horario, seguimiento administrativo | Lucca, Factorial HR |
| Finanzas: control de costes, gestión de la cartera de proyectos, control de márgenes | Stafiz, Everwin |
¿Cómo elegir un software de gestión de tiempos y actividades? Este artículo sobre herramientas de gestión del tiempo y las actividades debería ayudarte.
- Elegir los KPI adecuados
Seleccionar los KPI que deben compararse en función de objetivos que se haya fijado.
Limite su elección a unos pocos indicadores relevantes, que luego podrá analizar e interpretar: tiempo dedicado, horas trabajadas, vacaciones, etc.
B. Equipos de formación
- Mantener informados a los equipos
Sus empleados deben estar informados durante todo el proyecto. De hecho, la introducción de una herramienta de gestión de actividades puede darles la sensación de que les están "espiando".
Para garantizar la mejor aplicación posible de este nuevo método, es esencial comunicar. Con anticipación y transparenciaexplique a sus equipos qué datos se registrarán y para qué se utilizarán.
Destacar los beneficios (no se puede mejorar lo que no se mide), una mejor organización y gestión de los recursos y una mayor visibilidad del trabajo realizado.
- Ayuda
Por último, es esencial apoyar la aplicación de esta herramienta. Esto significa organizar sesiones de formación para ayudar a sus equipos a dominar este nuevo software. Además, necesita una persona de contacto dedicada también puede ser útil.
También puede socios que le ayudena ayudarle a integrarse en la empresa y a formar a sus equipos.
Un gestor de cuenta le sigue de principio a fin con Stafiz
Nuestro equipo de asesores puede ayudarle a sacar el máximo partido de nuestra solución de gestión del tiempo y gestión de proyectos. Póngase en contacto con nosotros para saber cómo podemos ayudarle.
C. Afrontar los retos de la implantación del control de actividades en una empresa
Aunque el control de la actividad aporta muchas ventajas, su aplicación también entraña riesgos:
- Asegúrese de elegir una herramienta adaptada a su empresaen función de su tamaño y actividad. Algunos programas pueden adaptarse a las necesidades específicas de un sector: hoteles, restaurantes, medicina, consultoría, etc.
- Elija un software que se integre fácilmente con las herramientas que ya tiene instaladas o corra el riesgo de perjudicar su productividad. Stafiz se integra con un gran número de herramientas de gestión de proyectos, CRM y facturación.
- Invierta en formación de sus equipos Un cambio de este tipo puede suscitar resistencias. Cuanto más apoye a sus empleados, más fácil será la transición.
- Elija una herramienta que respete la confidencialidad y la seguridad de los datos. También es su responsabilidad como empresario asegurarse de que la herramienta está configurada de conformidad con la legislación vigente.
Alojado en Francia, Stafiz garantiza la seguridad y confidencialidad de sus datos. Consulte nuestra política de tratamiento de datos para obtener más información y no dude en ponerse en contacto con nosotros.
5. Estudio de caso: ¿cómo mejora Colorado Consulting su tasa de personal y su rendimiento utilizando Stafiz?
Colorado Groupe, una consultoría de relaciones con los clientes, se enfrentaba a problemas de planificación de recursos y gestión del rendimiento, carecía de visibilidad sobre el impacto de las vacaciones en las cargas de trabajo previstas y tenía una visibilidad limitada para los empleados. La dirección también tenía problemas con la medición del rendimiento, sobre todo en lo relativo a la previsión de los márgenes de los proyectos.
Stafiz proporcionó una solución completa que simplificó la planificación de recursos y los procesos de toma de decisiones. El módulo de planificación de recursos ofrece visibilidad y ahorro de tiempo a los gestores de proyectos y empleados. También integra los próximos contratos en el plan de carga de trabajo, lo que mejora los índices de utilización. Se utilizó un motor de búsqueda multicriterio para facilitar y acelerar la asignación de recursos. El programa también calculó automáticamente los márgenes futuros del proyecto y visualizó las desviaciones presupuestarias, mejorando la toma de decisiones.
La implantación de Stafiz ha mejorado los índices de utilización de los proyectos y los márgenes. Además, Colorado ha ahorrado 5 horas semanales en planificación, y la centralización del software ha supuesto un ahorro financiero.
Más información sobre la asesoría de Colorado con Stafiz
Conclusión
Establecer un sistema de seguimiento de la actividad tiene una serie de muchas ventajascomo una mejora significativa de la productividad, que puede repercutir positivamente en la rentabilidad. Sin embargo, un proyecto de este tipo debe progresivamente elegir la herramienta adecuada y preparar a sus equipos sin problemas para esta nueva metodología.
Identifique claramente sus necesidades y limitaciones. Por último, tenga en cuenta que éstas pueden cambiar con el tiempo y que debe adaptarse al cambio se convierte en una necesidad si quiere seguir siendo competitivo.
