¿Cómo establecer un seguimiento eficaz de la actividad en su empresa?
Como empresa de servicios, conocer el tiempo dedicado a cada tarea es fundamental. De hecho, la facturación depende estrechamente de ella y, en consecuencia, de la rentabilidad de la empresa.
Por lo tanto, es esencial elegir un software de seguimiento de la actividad eficaz. Si bien esto parece ser decisivo para las empresas de servicios, otras formas de negocio también se beneficiarán de la monitorización avanzada de la actividad: optimización de recursos, mejor presupuesto y fiabilidad de los datos.
En este artículo, te presentamos los 3 pasos clave para implementar un software de monitorización de actividades en tu empresa.
¿Qué es el seguimiento de la actividad?
El seguimiento de la actividad, también conocido como declaración o informe de actividad, se refiere a todos los procesos utilizados para supervisar la actividad dentro de una empresa.
Esto incluye el seguimiento y el análisis para optimizar las tareas.
El registro de actividades registra la asistencia y las ausencias, entre otras cosas, y se centra en el tiempo empleado. Todo se divide en diferentes ejes: por proyecto, por departamento, por tarea o por cliente.
Si bien el seguimiento de la actividad ya es una práctica habitual en las empresas de consultoría, en realidad cualquier proyecto puede beneficiarse de él, mejorando el rendimiento y la rentabilidad.
¿Por qué configurar el seguimiento de la actividad en su empresa?
La implementación de un seguimiento eficaz de la actividad es una verdadera palanca de rendimiento. Para algunas organizaciones, como las empresas de servicios, es esencial.
Mejora de la visibilidad de la actividad
Una visión clara del tiempo dedicado a cada tarea le permite identificar rápidamente las fortalezas y debilidades de cada departamento y empleado. Esto pone de relieve, en particular, la posible necesidad de apoyo o complementariedad.
Por último, un mejor conocimiento de los propios recursos conduce a un mejor rendimiento general.
Mejor relación calidad-precio
El seguimiento de la actividad permite a los gerentes y gerentes gestionar sus equipos con más visibilidad y, por lo tanto, con más precisión. Esto hace que la asignación de recursos sea más fácil y relevante.
Aumento de la productividad
Al registrar la información automáticamente con el software de seguimiento de actividad, se reducen los errores humanos, como la doble entrada. De este modo, la empresa gana significativamente en productividad.
Mejora de la rentabilidad
Los informes de actividad permiten un control de costes más preciso para los equipos financieros.
El seguimiento del tiempo empleado facilita el análisis de costos, lo que ayuda a identificar las necesidades de contracargos.
Refinar el precio facturado
Una mejor identificación de los costes por proyecto o tipo de proyecto permitirá afinar el precio a facturar de una forma más representativa y justa.
Apoyo a los equipos de RRHH y finanzas
El seguimiento de la actividad, una fuente de información especialmente fiable y precisa, tiene un valor incalculable para los equipos de RRHH y finanzas, que deben demostrar que son responsables ante la empresa y el Estado.
La centralización de los datos (historización temporal, por ejemplo) y la rápida producción de informes ayudarán a que la información sea accesible y compartible, especialmente en un contexto legal o fiscal.
Fiabilidad
Con el seguimiento automatizado de la actividad, los datos nunca han sido más fiables. Esto aumenta la precisión, la productividad y, por extensión, la rentabilidad.
- Realice un seguimiento del progreso del proyecto y colabore de forma eficaz
- Cumpla con los plazos de entrega de sus proyectos
Descargar la plantilla de tabla de seguimiento de actividad
¿Quién se beneficia de la implementación de la monitorización de actividades?
Gestión precisa para gestores y gestores de proyectos
El seguimiento de la actividad permite a los gestores y gestores de proyectos llevar a cabo una mejor gestión. De hecho, pueden medir rápidamente la productividad, identificar áreas de mejora y trabajar en la optimización del trabajo de sus equipos y la distribución de los recursos.
Entonces se hace necesaria una validación cuidadosa de los tiempos por parte de los gerentes.
Este primer nivel refuerza la fiabilidad de los datos, que alimentarán otros departamentos de la empresa, en particular para la facturación a los clientes.
Por ejemplo, el software de supervisión de actividades Stafiz ofrece funciones de planificación de recursos de proyectos que facilitan la gestión de equipos.
Mayor previsibilidad para el departamento financiero
- Seguimiento de presupuestos, márgenes y facturación
Dado que los costes se controlan mejor con el seguimiento de las actividades, se facilita el establecimiento de un presupuesto provisional preciso . Además, gracias a un seguimiento preciso de los plazos de las tareas y los tiempos de finalización, se optimiza el flujo de caja. Un software de monitorización de actividad como Stafiz puede automatizar estas operaciones gracias a la estrecha colaboración entre equipos en el mismo entorno a través de disparadores, alertas y recordatorios.
- Planificación a largo plazo
Cuanto más precisa sea la información que tenga el departamento de finanzas sobre los costos operativos de la empresa, más realista será posible una proyección . Por lo tanto, el seguimiento de la actividad proporciona una fuente fiable de datos para facilitar la planificación.
- Analice el rendimiento general a través de la centralización de datos
La supervisión de la actividad centraliza y consolida los datos, lo que facilita el acceso y el análisis. Un software como Stafiz permitirá consolidar y monitorizar la evolución de todos los costes (internos, de subcontratación, compras, etc.) y sus repercusiones en los KPIs en tiempo real y, es decir, al final de los proyectos.
- Identificación, anticipación y corrección de anomalías
Un seguimiento de la actividad correctamente realizado permitirá identificar rápidamente cualquier desviación y corregirla con la mayor capacidad de reactividad.
Una vez dominadas, las herramientas de seguimiento de la actividad ayudarán a los departamentos financieros a anticipar cualquier riesgo potencial y a proponer rápidamente soluciones alternativas.
- Precisión de los datos
La validación de los tiempos permitirá perfeccionar la relevancia de los datos recopilados, lo que es particularmente importante para las consultoras IT.
Es posible que se requieran informes de actividad (CRA), con periodicidades precisas. Un buen software de monitorización de actividad puede ofrecerte esta función, como Stafiz, que ofrece la posibilidad de generar y exportar fácilmente tus CRA.
Mayor visibilidad para el departamento de RRHH
El seguimiento de la actividad también apoya a los equipos de RRHH, que se benefician de una visión global y específica de la distribución de los recursos, las necesidades de contratación y la gestión de las competencias.
3 pasos para implementar un seguimiento eficaz de la actividad
Elegir la herramienta adecuada
- Define tus necesidades
La implementación de la supervisión de la actividad dentro de su organización implica primero definir con precisión sus necesidades. Esta primera fase de planificación del proyecto debe ser meticulosa.
Para asegurarte de cubrir todas las necesidades dentro de tu empresa, involucra a tus equipos. Hable con cada departamento para identificar sus necesidades, sus limitaciones y cómo una herramienta de seguimiento de la actividad simplificaría su vida diaria.
Aquí hay una tabla a continuación que resume las dos categorías principales de necesidades para el monitoreo de actividades, luego se recomienda un software diferente.
| Objetivo | software de gestión del tiempo |
|---|---|
| RRHH y legal: control horario, fichaje horario, seguimiento administrativo | Lucca, Factorial HR |
| Finanzas: control de costes, gestión de cartera de proyectos, control de márgenes | Stafiz, Everwin |
¿Cómo elegir un software de gestión del tiempo y la actividad ? Este artículo sobre las herramientas de GTA debería iluminarte.
- Elegir los KPI adecuados
Selecciona los KPI para comparar en función de los objetivos que te hayas fijado.
Limite su elección a unos pocos indicadores relevantes, que luego puede analizar e interpretar: tiempo empleado, horas trabajadas, vacaciones, etc.
Equipos de formación
- Informar a los equipos
La información de sus empleados debe estar en su lugar a lo largo de este proyecto. De hecho, la implementación de una herramienta de gestión de actividades puede darles la sensación de estar "espiados".
Para dar la mejor bienvenida a la implementación de este nuevo método, es esencial comunicarse. Con anticipación y transparencia, explique a sus equipos qué datos se registrarán y para qué se utilizarán.
Destacar los beneficios que podrían derivarse de ello: un enfoque para ayudar a progresar (no se puede mejorar lo que no se mide), mejor organización, gestión de recursos, más visibilidad sobre el trabajo realizado.
- Acompañamiento
Por último, apoyar la implementación de esta herramienta es fundamental. Se deben organizar sesiones de capacitación para ayudar a sus equipos a dominar este nuevo software. Además, definir un interlocutor referente puede ser relevante.
También puedes ir acompañado de socios, tanto para la integración dentro de la empresa como para la formación del equipo.
Un gestor de cuentas te sigue de principio a fin con Stafiz
Nuestro equipo de consultores te ayudará a sacar el máximo partido a nuestra solución de gestión del tiempo y gestión de proyectos. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre nuestro soporte.
Abordar los desafíos de implementar el monitoreo de actividades dentro de una empresa
Aunque la monitorización de la actividad aporta muchos beneficios, también existen riesgos a la hora de implementarla:
- Asegúrese de elegir una herramienta que sea adecuada para su negocio, en función de su tamaño y negocio. Algunos softwares también se pueden adaptar a una industria con necesidades específicas: hostelería, restauración, medicina, consultoría, etc.
- Elija un software que se integre fácilmente con sus herramientas existentes, lo que puede perjudicar su productividad. Stafiz se integra con un gran número de herramientas de gestión de proyectos, CRM y facturación.
- Invierte en la formación de tus equipos : un cambio de este tipo puede causar cierta resistencia. Cuanto más apoyes a tus empleados, más fluida puede ser la transición.
- Opta por una herramienta que respete la privacidad y la seguridad de los datos. También es su responsabilidad como empleador asegurarse de que la herramienta esté configurada de conformidad con las leyes aplicables.
Alojado en Francia, Stafiz garantiza la seguridad y confidencialidad de sus datos. Consulte nuestra política de tratamiento de datos para obtener más información y no dude en ponerse en contacto con nosotros.
Caso de estudio: ¿cómo Colorado Consulting mejora su tasa de contratación y rendimiento gracias a Stafiz?
Colorado Groupe, una empresa de consultoría de relaciones con los clientes, se enfrentaba a retos con la planificación de recursos y la gestión del rendimiento, carecía de visibilidad sobre el impacto del tiempo libre en las cargas de trabajo planificadas y tenía una visibilidad limitada para los empleados. La administración también tuvo problemas con la medición del desempeño, en particular con respecto a la previsión de los márgenes de los proyectos.
Stafiz proporcionó una solución completa que simplificó la planificación de recursos y los procesos de toma de decisiones. El módulo de planificación de recursos proporciona visibilidad y funcionalidad de ahorro de tiempo para los gerentes de proyectos y empleados. También integra los próximos contratos en el plan de carga de trabajo, mejorando las tasas de utilización. Se utilizó un motor de búsqueda multicriterio para facilitar y acelerar la asignación de recursos. El software también calculó automáticamente los márgenes futuros del proyecto y visualizó las variaciones del presupuesto, lo que ayudó a mejorar la toma de decisiones.
La implementación de Stafiz ha mejorado las tasas de utilización de los proyectos y los márgenes. Además, Colorado ahorró 5 horas a la semana en la programación, y la centralización del software resultó en un ahorro financiero.
Más información sobre Colorado consulting con Stafiz
Establecer un seguimiento de la actividad aporta muchos beneficios, como una mejora significativa de la productividad, que puede tener un impacto positivo en la rentabilidad. Sin embargo, un proyecto de este tipo debe implementarse gradualmente para elegir la herramienta adecuada y preparar a sus equipos sin problemas para recibir esta nueva metodología.
Identifique claramente sus necesidades y limitaciones. Por último, hay que tener en cuenta que estos pueden evolucionar con el tiempo y que adaptarse a los cambios se convierte en una necesidad para seguir siendo competitivos.
