Hoe kunt u een effectieve activiteitenmonitoring in uw bedrijf opzetten?

Als dienstverlenend bedrijf, is het essentieel om te weten hoeveel tijd er aan elke taak wordt besteed essentieel. Dit komt omdat facturering ervan afhangt, en dus ook de winstgevendheid winstgevendheid.

Het kiezen van effectieve software voor activiteitenmonitoring is daarom essentieel. Hoewel dit doorslaggevend is voor dienstverlenende bedrijven, zullen ook andere soorten bedrijven profiteren van geavanceerde activiteitenmonitoring: optimalisatie van bronnenbeter budgettering of zelfs betrouwbaarheid betrouwbaarheid van gegevens.

In dit artikel presenteren we de 3 belangrijkste stappen voor het opzetten van software voor activiteitenmonitoring in uw bedrijf.

Wat is activiteitenmonitoring? 

Activiteitenmonitoring, ook bekend als activiteitenoverzicht of activiteitenrapport, verwijst naar alle processen om activiteit te monitoren binnen een bedrijf.

Dit houdt in bewaken en analyse naar taakoptimalisatie.

Het activiteitenlogboek registreert aan- en afwezigheden en richt zich op de bestede tijd. Alles wordt uitgesplitst per project, afdeling, taak of klant. 

Hoewel activiteitenmonitoring al een gangbare praktijk is voor adviesbureaus, kan in werkelijkheid elk project er voordeel uit halen, omdat het de prestaties verbetert. prestaties en winstgevendheid.

Waarom activiteitenmonitoring in uw bedrijf implementeren?

Het implementeren van effectieve activiteitenmonitoring is een echte prestatiestimulans. Voor sommige organisaties, zoals dienstverlenende bedrijven, is het essentieel.

Verbeterde zichtbaarheid

Met een duidelijk overzicht van de bestede tijd per taak kunt u snel de sterke en zwakke punten identificeren. de sterke en zwakke punten van elke afdeling en medewerker. Het benadrukt in het bijzonder eventuele behoefte aanondersteuning of complementariteit.

Tot slot leidt een beter begrip van hulpbronnen tot betere algemene prestaties. algehele prestatie.

Betere optimalisatie van bronnen

Activiteitenmonitoring stelt managers en supervisors in staat om hun teams te sturen met meer zichtbaarheiden dus nauwkeurigheid. Dit maakt het gemakkelijker en relevanter om middelen toe te wijzen.

Verhoogde productiviteit

Door informatie automatisch te registreren met behulp van software voor activiteitenmonitoring, worden menselijke fouten zoals dubbele invoer verminderd. Als gevolg hiervan maakt het bedrijf aanzienlijke productiviteit.

Winstgevendheid verbeteren

Activiteitenrapporten maken nauwkeurigere kostenbeheersing voor financiële teams.

Het bijhouden van de bestede tijd maakt het gemakkelijker om kostenanalyseDit helpt bij het identificeren van de noodzaak voor herfacturering.

De factuurprijs verfijnen

Beter identificatie van de kosten per project of type project zal het mogelijk maken om de aan te rekenen prijs te verfijnen op een manier die meer representatief en eerlijk is.

Ondersteuning voor HR- en financiële teams

Een bijzonder betrouwbare en nauwkeurige betrouwbare en nauwkeurigeactiviteitenmonitoring blijkt van onschatbare waarde voor de HR- en financiëleteams die hun boekhouding moeten verantwoorden tegenover het bedrijf en de overheid.

De centralisatie van gegevens (bijvoorbeeld door het bijhouden van gewerkte uren) en de snelle productie van rapporten zal helpen om informatie toegankelijk en deelbaar te makenvooral in een juridische of fiscale context.

Betrouwbaarheid

Dankzij geautomatiseerde activiteitsbewaking zijn gegevens nog nooit zo betrouwbaar geweest. betrouwbare. Dit versterkt de nauwkeurigheidproductiviteit en daarmee de winstgevendheid.

• De voortgang van projecten bewaken en effectief samenwerken
• Uw deadlines voor projectoplevering halen

Download het sjabloon voor de activiteitstabel

Wie heeft er baat bij het implementeren van activiteitenmonitoring? 

Nauwkeurige controle voor projectleiders en managers

Met activiteitenmonitoring kunnen projectleiders en managers hun werk effectiever monitoren. Ze kunnen snel productiviteit metenverbeterpunten identificeren en werken aanoptimalisatie het werk van hun teams en de verdeling van middelen.

A zorgvuldige validatie door managers wordt noodzakelijk.

Deze eerste fase versterkt de betrouwbaarheid van de gegevensDe gegevens worden gebruikt door andere afdelingen binnen het bedrijf, met name voor de facturering aan klanten.

Stafiz software voor activiteitenbewaking biedt bijvoorbeeld functies voor het plannen van projectresources om het beheren van teams te vereenvoudigen. 

Grotere voorspelbaarheid voor de financiële afdeling

• Budgetten, marges en facturering bewaken

Naarmate de kosten beter onder controle zijn door de activiteiten te monitoren, kan er een nauwkeurige nauwkeurige budgetprognose gemakkelijker. Bovendien wordt de cashflow geoptimaliseerd dankzij nauwkeurige bewaking van taakdeadlines en bestede tijd. Activiteitenmonitoring software zoals Stafiz kan deze handelingen automatiseren door teams nauw te laten samenwerken in dezelfde omgeving, met behulp van triggers, waarschuwingen en herinneringen.

• Planning op lange termijn

Hoe nauwkeuriger de informatie van de financiële afdeling over de bedrijfskosten van het bedrijf, hoe realistischer een realistisch mogelijk is. Activiteitenmonitoring biedt daarom een bron van betrouwbare gegevens voor planningsdoeleinden.

• Algehele prestaties analyseren door gegevens te centraliseren

Activiteitenmonitoring centraliseert en consolideert gegevenswaardoor ze gemakkelijker toegankelijk en te analyseren zijn. Software zoals Stafiz maakt het mogelijk om alle kosten (intern, onderaanneming, aankoop, enz.) en hun impact op KPI's in realtime te consolideren en te volgen, met andere woorden aan het einde van projecten.

• Afwijkingen identificeren, hierop anticiperen en ze corrigeren

Door de activiteit correct te monitoren, kunnen afwijkingen snel worden geïdentificeerd en indien nodig gecorrigeerd. corrigeer ze zo snel mogelijk.

Als ze eenmaal onder de knie zijn, helpen tools voor activiteitenmonitoring financiële afdelingen om te anticiperen op potentiële risico's te voorzien en snel alternatieve oplossingen voor te stellen.

• Nauwkeurigheid van gegevens

Het valideren van de tijden maakt het mogelijk om de relevantie van de verzamelde gegevens te verfijnen, wat vooral belangrijk is voor NSE's.  

Van activiteitenverslagen (ARR) kan nodig zijn, op specifieke intervallen. Een goed softwarepakket voor activiteitenmonitoring kan je deze functionaliteit bieden, zoals Stafiz, waarmee je eenvoudig ARR's kunt genereren en exporteren.

Meer zichtbaarheid voor de HR-afdeling

Activiteitenmonitoring ondersteunt ook HR-teams, die profiteren van een globaal en specifiek overzicht van de toewijzing van middelende wervingsbehoeften of zelfs competentiebeheer.

3 stappen om effectieve activiteitenmonitoring te implementeren 

Het juiste gereedschap kiezen 

• Uw behoeften bepalen

Activiteitenmonitoring implementeren binnen uw organisatie betekent eerst en vooral dat u precies moet bepalen uw behoeften. Deze eerste fase van de projectplanning moet nauwgezet zijn.

Om ervoor te zorgen dat aan alle behoeften van je bedrijf wordt voldaan, betrek je teams erbij. Praat met elke afdeling om hun behoeftenhun beperkingenen hoe een tool voor activiteitenmonitoring hun dagelijkse werk zou vereenvoudigen.

Hieronder staat een tabel die de twee hoofdcategorieën van behoeften voor activiteitenmonitoring samenvat, waarbij verschillende software wordt aanbevolen.

Hoe kies je software voor tijd- en activiteitenbeheer? Dit artikel over tools voor tijd- en activiteitenbeheer kan je helpen. 

• De juiste KPI's kiezen

Selecteer de KPI's die vergeleken moeten worden aan de hand van doelstellingen die je jezelf hebt gesteld.

Beperk je keuze tot een paar relevante indicatoren, die je vervolgens kunt analyseren en interpreteren: bestede tijd, gewerkte uren, vakanties, enz. 

Opleidings teams

• Teams op de hoogte houden

Uw werknemers moeten tijdens het hele project op de hoogte worden gehouden. De introductie van een tool voor activiteitenbeheer kan hen zelfs het gevoel geven dat ze worden "bespioneerd". 

Om deze nieuwe methode zo goed mogelijk te implementeren, is het essentieel om te communiceren. Met anticipatie en transparantieLeg je teams uit welke gegevens worden vastgelegd en waarvoor ze worden gebruikt.

Benadruk de voordelen (je kunt niet verbeteren wat je niet meet), betere organisatie en beheer van middelen en een grotere zichtbaarheid van het uitgevoerde werk.

• Ondersteuning

Tot slot is het essentieel om de implementatie van dit instrument te ondersteunen. Dit betekent trainingssessies organiseren om je teams te helpen deze nieuwe software onder de knie te krijgen. Bovendien moet je een speciaal contactpersoon kan ook nuttig zijn.

Je kunt ook partners om je te helpenom je te helpen integreren in het bedrijf en je teams op te leiden.

De uitdagingen aangaan van het implementeren van activiteitenmonitoring binnen een bedrijf

Hoewel activiteitenmonitoring veel voordelen met zich meebrengt, zijn er ook risico's verbonden aan de implementatie ervan: 

• Zorg ervoor dat je een tool kiest aangepast aan uw bedrijfafhankelijk van de grootte en de activiteit. Sommige software kan worden aangepast aan specifieke sectorbehoeften: hotels, restaurants, medisch, consulting, enz.

• Kies software die gemakkelijk integreert met de tools die je al hebt, of riskeer schade aan je productiviteit. Stafiz integreert met een groot aantal tools voor projectbeheer, CRM en facturering.

• Investeer in het trainen van je teams Dit soort veranderingen kan weerstand oproepen. Hoe meer je je werknemers ondersteunt, hoe soepeler de overgang zal verlopen.

• Kies een tool die de vertrouwelijkheid en veiligheid van gegevens respecteert. Het is ook uw verantwoordelijkheid als werkgever om ervoor te zorgen dat de tool is geconfigureerd in overeenstemming met de geldende wetgeving.
  Stafiz wordt gehost in Frankrijk en garandeert de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Raadpleeg ons gegevensverwerkingsbeleid voor meer informatie en aarzel niet om contact met ons op te nemen.

Casestudy: hoe verbetert Colorado Consulting zijn personeelsbezetting en prestaties met behulp van Stafiz?

Colorado Groupe, een adviesbureau dat klantenrelaties onderhoudt, had te kampen met uitdagingen op het gebied van resourceplanning en prestatiebeheer, had geen zicht op de impact van vakanties op de verwachte werkdruk en had beperkte zichtbaarheid voor medewerkers. Het management had ook problemen met prestatiemeting, vooral met betrekking tot het voorspellen van projectmarges.

Stafiz leverde een complete oplossing die resourceplanning en besluitvormingsprocessen vereenvoudigde. De resource planning module biedt zichtbaarheid en tijdbesparende functionaliteit voor projectmanagers en medewerkers. Het integreert ook aankomende contracten in het werklastplan, waardoor de bezettingsgraad verbetert. Er werd een zoekmachine met meerdere criteria gebruikt om de toewijzing van resources te vergemakkelijken en te versnellen. De software berekende ook automatisch toekomstige projectmarges en visualiseerde budgetafwijkingen, waardoor de besluitvorming werd verbeterd.

De implementatie van Stafiz heeft de bezettingsgraad van projecten en de marges verbeterd. Daarnaast heeft Colorado 5 uur per week bespaard op planning en heeft de centralisatie van de software geleid tot financiële besparingen.

Ontdek meer over Colorado consulting met Stafiz

Het opzetten van een activiteitenmonitoringsysteem heeft een aantal vele voordelenwaaronder een aanzienlijke verbetering van de productiviteit, wat een positief effect kan hebben op de winstgevendheid. Een dergelijk project moet echter geleidelijk worden geïmplementeerd om de juiste tool te kiezen en uw teams vlot voor te bereiden op deze nieuwe methodologie.

Identificeer duidelijk uw behoeften en beperkingen. Houd er ten slotte rekening mee dat deze veranderen kunnen veranderen en dat je je moet aanpassen aan verandering wordt een noodzaak als je concurrerend wilt blijven.