Vaak over het hoofd gezien of onderschat, is de projectopdracht een van de meest cruciale documenten in het proces van het opstarten van een project. In slechts een paar pagina's legt het de basis: doelstellingen, reikwijdte, deliverables, spelers.
Maar je moet wel weten hoe je die effectief opstelt. Een slecht opgestelde scopememo kan tot misverstanden leiden en de voortgang van het project in gevaar brengen. voortgang van het project.
In dit artikel leggen we uit hoe je een duidelijke en relevante en geven we je een kant-en-klaar scopingmemo sjabloon.
Een projectomvangnota is een scopingdocument waarin de essentiële elementen van een project worden beschreven. Het dient als referentie voor het plannen en bewaken van het project en geeft een overzicht van de acties en doelstellingen.
De kadernota zorgt ervoor dat iedereen over de nodige informatie beschikt. Het valideert :
doelstellingen,
de kwesties,
de reikwijdte van het project.
inhoud,
chronologie,
te leveren prestaties,
de doelgroep. De notitie over de reikwijdte van het project moet daarom antwoorden geven op de QQOQCP-vragen.
Opgesteld door de projectmanager, is het relatief beknopt en geeft het een macrobeeld van het project.
Wanneer moet de notitie over de projectscope worden opgesteld?
Het juiste moment hangt echter af van de context en wordt in alle gevallen opgesteld aan het begin van het project.
In de voorverkoopfase
Bij ESN's en adviesbureaus is de projectomvangnota nuttig vanaf depre-sales.
Opgesteld met het verkoopteam, verduidelijkt het de waardepropositie voor de klant en dient het als overgang tussen de pre-sales fase en de operationele lancering. operationele lancering.
In de lanceringsfase
In andere contexten wordt de notitie over de projectscope geschreven tussen de behoeftenvalidatiefase en de operationele start van het project.
Het is completer dan pre-sales en wordt een referentie voor het opstellen van specificaties.
Voor wie is de projectnota bedoeld?
De projectkader heeft twee hoofddoelen.
De belanghebbenden bij de uitvoering van het project De mensen die betrokken zijn bij het project: d.w.z. het projectteam, de co-pil, die de belangrijkste beslissingen neemt, en de persoon die verantwoordelijk is voor het toewijzen van middelen.
Gesprekspartners met behoefte aan informatie: zoals klanten en het directiecomité in het bijzonder.
Wat is het doel van een scoping note?
De projectopdracht voldoet aan een aantal doelstellingen.
Macroplanning organiseren
Dit projectblad beschrijft de grote lijnen van de opdracht:
het inschatten van de benodigde middelen,
belanghebbenden identificeren,
de rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen,
prioriteiten,
het toegewezen budget,
risico's om voor uit te kijken.
Contractuele ondersteuning bieden
Daarnaast wordt het één referentiepunt voor het monitoren van het project en zorgt het ervoor dat de belanghebbenden op één lijn blijven met de oorspronkelijke doelstellingen.
Het beschrijft zwart op wit de stappen die zijn ondernomen om misverstanden te minimaliseren.
Bepaal de reikwijdte van het project
De memo helpt om het project in te kaderen door elk aspect van het project te behandelen. Het biedt een algemene visie voor het opstarten en bewaken van het project.
De verwachte voordelen verduidelijken
De kadernota beschrijft de doelstellingen die moeten worden bereikt, wat zal worden geleverd en wat niet.
Het biedt vanaf het begin maximale transparantie om misverstanden te voorkomen.
Valideer afstemming met de klant
Afstemming met de klant wordt vergemakkelijkt door de duidelijkheid van de belangrijkste punten van het project die in de scopingnota worden uiteengezet.
Dit helpt om verwachtingen te stellen.
Hoe kan de projectomvangnotitie worden onderscheiden van andere projectbewakingsmethoden?
De projectbrief heeft een zeer specifieke rol en verschilt van andere hulpmiddelen, zoals :
het COPIL, dat gedurende het hele project beslissingen neemt.
de projectbeoordeling, die de voortgang van het project op regelmatige tijdstippen controleert,
het bestek, ook een kaderdocument datde microplanning van hetproject organiseert en specifieke details van elke taak geeft,
het projectplan, een meer gedetailleerde en volledige versie van de scopingnota.
Wat zijn de uitdagingen van een notitie over de reikwijdte van een project?
De uitdagingen voor de projectmanager
De memo over de projectscope is strategisch omdat het je in staat stelt omde belanghebbenden op één lijn kunt brengen :
de klant,
het team,
management.
De projectmanager moet er daarom voor zorgen dat de informatie realistisch, betrouwbaar en voor iedereen begrijpelijk is.
De scope memo verduidelijkt de strategische punten van het project, zoals doelstellingen, scope, budget en risico's. Soms lopen de belangen echter uiteen tussen de verwachtingen van de klant en de interne interne haalbaarheid.
De uitdaging wordt dan om alles in de openbaarheid te krijgen om spanningen te vermijden die de ontwikkeling van het project zouden kunnen bemoeilijken. ontwikkeling van het project.
Tot slot verduidelijkt dit strategisch document de reikwijdte van het reikwijdte van het project om eventuele excessen te beperken.
De duidelijke, beknopte en feitelijke kadernota geeft duidelijk aan wat wel en niet zal worden gedaan.
Verwachtingen van het management
Voor de CEO
De reikwijdte van de projectopdracht is strategisch en heeft dus betrekking op de CEO. Het kan namelijk invloed hebben op de duurzaamheid van de klantrelatie als de verwachtingen uiteenlopen, wat ook gevolgen kan hebben voor de reputatie van het bedrijf. reputatie van het bedrijf.
Daarnaast moet het ervoor zorgen dat het project in lijn blijft met de algemene strategie van het bedrijf.
Aan de hand van de projectbriefing moet de CEO vervolgens in staat zijn om de voordelen voor de klant duidelijk te visualiseren, de maatregelen te identificeren die zijn genomen om risico's te beheersen en deadlines om projectafwijkingen te voorkomen.
Voor de CFO / DAF
Voor de financieel directeurvertegenwoordigt de scopememorandum een financiële verplichting en biedt het de gelegenheid om de balans op te maken van de projectkosten Voor de financieel directeur is de scopememo een financiële verplichting en een gelegenheid om de kosten van het project te inventariseren: wat het zal opleveren, maar ook welke financiële risico's het met zich meebrengt als het wordt uitgevoerd. Het beheersen van de projectkosten is een van de prioriteiten en de projectscope-memo moet een realistische visie geven, zodat je zo effectief mogelijk vooruit kunt plannen.
De projectopdracht wordt dan gebruikt om een voorlopig budget en factureringsafspraken. Dit zorgt voor maximale transparantie in de organisatie van de budgetplanning.
Stafiz verandert het spel
In slechts een paar klikken heb je volledig inzicht in de winstgevendheid van je bedrijf:
- totaal,
- per project
- per type facturering (tijd en materiaal of vaste prijs),
- op landing.
De notitie over de reikwijdte van het project speelt een sleutelrol in de operationele organisatie van het project, omdat deze het beheer van de capaciteitsplanning om ervoor te zorgen dat de juiste vaardigheden op het juiste moment beschikbaar zijn.
Op deze manier maakt de notitie over de reikwijdte van het project het mogelijk om de capaciteit en werklast te optimaliseren, zodat projecten soepel verlopen en prioriteiten. Het maakt het eenvoudiger om te anticiperen op behoeften en talent aan te trekken.
De projectkadernota geeft duidelijkheid over :
afhankelijkheden,
projectmijlpalen,
de verwachte deliverables,
vereiste middelen.
In het geval van een wijziging in de reikwijdte kan deze notitie worden gewijzigd en bijgewerkt tijdens een scopingvergadering.
Een evenwichtigere werklast
De projectbeschrijving geeft een idee van de bezetting bezettingseisen. Het stelt de middelen vast die nodig zijn om :
de bezettingsgraad optimaliseren,
Zorg ervoor dat de oplaadsnelheid optimaal is,
periodes tussen contracten te vermijden,
onderbelasting en overbelasting identificeren en beperken,
anticiperen op behoeften aan vaardigheden.
De informatienota helpt dus om zichtbaarheid op personeelop lange en korte termijn.
De invloed van projectscoping op productie
Met de projectkadernota kunnen operationele teams duidelijk begrijpen wat er wordt verwacht in termen van doelstellingen en te leveren prestaties. Het helpt ook om de verschillende betrokken partijen en hun respectievelijke rollen te identificeren.
Als gevolg hiervan worden in de scopingnota duidelijke doelstellingen geformuleerd, gestructureerd in een realistisch tijdschema en inclusief specifieke specifieke te leveren prestaties. Deze aanpak maakt projectplanning veel eenvoudiger.
Wat staat er in een projectomvangnota?
Hier is een sjabloon voor een projectomvangnota die kan worden aangepast aan een digitaal project en IT-project, maar kan worden aangepast aan specifieke behoeften.
Projectdefinitie
Beschrijf in een paar woorden waar het project uit bestaat. Dit is het "wat" van de QQOQCP matrix.
Achtergrond en oorsprong van het project
Geef deoorsprong van het projectWaar komt het vandaan en waarom vindt het nu plaats?
Introduceer kort de context van het project, zowel intern als extern (economische, politieke en milieusituatie).
Projectdoelstellingen
Dit is een van de belangrijkste onderdelen van de projectopdracht.
Leg uit wat het project zal bereiken na voltooiing en wat het probeert te bereiken. succescriteria waarmee jehet succes van het project evalueren.
Gebruik de SMART methode : Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Realistisch, Tijdgebonden en neem kwantitatieve gegevens (bijvoorbeeld extra verkoop) en kwalitatieve gegevens (klanttevredenheid) op.
Perimeter
In dit gedeelte wordt beschreven wat het project omvat en vooral wat het niet omvat, zodat alle belanghebbenden op één lijn zitten.
Spelers
In de samenvatting worden alle belanghebbenden genoemd.
Het management, dat verantwoordelijk is voor het projectbeheer, zorgt ervoor dat het project past binnen de strategische visie van het bedrijf.
De klant of zijn vertegenwoordiger valideert beslissingen en houdt de richting van het project in de gaten.
De operationele teams, die de nodige acties opzetten om ervoor te zorgen dat het project concreet vorm krijgt.
Experts, als het project geavanceerde technische kwesties met zich meebrengt.
De projectopdracht maakt duidelijk wie wat doet en wie waarvoor verantwoordelijk is, zodat iedereen zijn rol en verantwoordelijkheden kent.
Planning
In dit gedeelte worden de belangrijkste mijlpalen van het project en beschrijft de chronologie van het project.
Het doel is om de startdatum van het projectde fasen, de deadlines en het einde van het project, evenals de manier waarop elke fase is gestructureerd.
Bronnen
Het kaderdocument beschrijft de essentiële middelen voor het succes van het project:
zowel intern als extern,
materiaal,
financieel.
Het is daarom essentieel om het budget dat voor de ontwikkeling van het project en om een voorlopige begroting op te stellen.
Communicatie
De briefingnota specificeert de gebruikte communicatiemiddelen en bespreekt de communicatieprocessen om ervoor te zorgen dat de uitwisselingen vlot, regelmatig en constructief verlopen.
Risico's en beperkingen
De startnotitie van het project vermeldt alles wat het project in gevaar kan brengenbijv. een veranderende externe omgeving, gecompliceerde interpersoonlijke relaties, te optimistische deadlines, enz.
Anticipeer zoveel mogelijk op potentiële risico's omoplossingen te voorzien.
4 fouten die je moet vermijden bij het schrijven van je scopingmemo
De scopingnota is van strategisch belang voor het project en moet zorgvuldig worden opgesteld.
Daarom raden we je aan een paar regels te volgen om de relevantie en effectiviteit te maximaliseren.
Hier zijn een paar fouten die je moet vermijden.
Een onduidelijk of te breed toepassingsgebied
Plus het projectkader is vastgesteld, hoe meer de teams beschikken over de essentiële informatie die ze nodig hebben om vooruit te komen.
Vermijd vaag, te breed en ruimte latend voor interpretatie. Verwachtingen moeten duidelijk zijn voor de klant, de operationele teams en het management.
Een gebrek aan formele validatie
Het project wordt onderbroken door validatiebijeenkomsten zoals projectbeoordelingen. Het doel hiervan is om ervoor te zorgen dat alles in orde is voordat we verdergaan.
We raden aan om niet verder te gaan zonder formele validatie van strategische contacten, zoals de klant of de projectsponsor. Dit kan betekenen dat je bepaalde onderdelen moet herwerken en dus de planning vertragenof zelfs extra kosten met zich meebrengen.
Onnauwkeurige schattingen
Gebruik betrouwbare voorspellingen en gegevens om de middelen in te schatten en budget in te schatten die nodig zijn voor het project.
Verkeerde schattingen kunnen de ontwikkeling van het project in gevaar brengen en een impact hebben op de geloofwaardigheid van de teams of het bedrijf.
Een te technische of te vage notitie schrijven
De notitie over de reikwijdte van je project moet worden begrepen door iedereen die bij het project betrokken is. betrokken bij het projectvan management tot operationele teams tot de klant.
Zorg ervoor dat jullie dezelfde taal spreken.
De scopingnota zet niet alleen zwart op wit de voorwaarden voor voorwaarden voor de uitvoering van het projectmaar ook om te zorgen voor een duidelijke afstemming tussen alle belanghebbenden.
Het vereist nauwkeurigheid en betrouwbare betrouwbare gegevensMaar bovenal biedt het een waardevolle kans om verwachtingen te verduidelijken, toezeggingen te doen en vanaf het begin de voorwaarden te scheppen voor een succesvol project.
Veelgestelde vragen :
Samengevat legt de scopingnota de basis voor het project, terwijl het bestek specifiek alle projecttaken beschrijft.
De scoping note wordt over het algemeen opgesteld tijdens de lancerings- of pre-salesfase, terwijl de specificaties vaak het begin van het project markeren door te worden opgesteld tijdens de voorbereidingsfase.
Het kadermemorandum kan juridisch niet als contract worden gebruikt, aangezien het geen juridische clausules of bepalingen bevat in geval van een geschil.
Het kan echter worden gebruikt als basis voor het formaliseren van een verbintenis door het definiëren van :
doelstellingen,
de omtrek,
rollen,
te leveren prestaties,
deadlines.
Nee, de scoping note is niet verplicht voor elk project, maar wordt wel sterk aanbevolen.
Hier zijn de gevallen waarin dat niet per se nodig is:
een kleine software-upgrade, die al goed gedefinieerd is,
een kleinschalig project dat wordt uitgevoerd volgens een agile methodologie, in een klein team,
als het gaat om aanpassingen of iteraties in een project dat al is gestart.
