A projectplanningsoftware is bijzonder nuttig. Stafiz biedt bijvoorbeeld speciale functies voor :
- een voorlopig projectbudget opstellen,
- Voer een strategische evaluatie van het project uit door omleidingen per dag en per kosten te bestuderen,
- een financiële analyse maken per periode of in vergelijking met andere projecten.
Onze projectplanningstool
De sprintbespreking
De sprint review betreft agile projecten projecten, die worden georganiseerd in sprintfasen.
Georganiseerd aan elk einde van de sprinthet rapporteert over wat er is bereikt, verduidelijkt wat er moet worden veranderd en valideert de overgang naar de volgende sprint.
Productie herziening
De productiebeoordeling heeft voornamelijk betrekking op producten.
Het wordt in elk stadium uitgevoerd om de fabricage te validerenontwerp en conformiteit te valideren, of om aanpassingen voor te stellen om door te gaan naar de volgende ontwikkelingsfase.
Wie neemt deel aan een projectbeoordeling?
Aan de projectevaluatie mogen alleen leden deelnemen wier aanwezigheid essentieel is.
Hoe meer deelnemers, hoe langer de vergadering waarschijnlijk zal duren.
De projectsponsor is de persoon die budgetten toewijstHij zorgt ervoor dat het budget wordt gerespecteerd en dat het project winstgevend is.
Dit orgaan zal ingrijpen als er andere budgetten moeten worden vrijgemaakt.
De vertegenwoordiger van de klant
De klant of zijn vertegenwoordiger woont de projectbeoordeling bij om een transparant overzicht te hebben van de de voortgang van het project.
Haar deelname is essentieel om belangrijke beslissingen te valideren en om duidelijk te zijn over de keerpunten in het project.
De projectmanager
De projectmanager organiseert, leidt en controleert de projectevaluatie.
In die hoedanigheid zijn ze verantwoordelijk voor de voorbereiding ervan en zorgen ze ervoor dat het soepel verloopt en relevant is.
Het projectteam
Het projectteam helpt bij de voorbereiding van de vergadering.
Ze woont de projectevaluatie niet rechtstreeks bij, maar staat haar vertegenwoordiger, de projectmanager, bij zodat hij over alle nodige informatie beschikt. Hij communiceert devoortgang van takenproblemen of risico's.
De experts
Sommige deliverables vereisen een technisch standpunt, waarvoor de aanwezigheid van experts nodig is om technische vragen te beantwoorden en een realistisch standpunt in te nemen.
Fase 1: doelstellingen bepalen
De eerste stap is het definiëren van het type projectbeoordeling. Je moet de doelen identificeren die je wilt bereiken door deze projectbeoordeling te plannen: de balans opmaken, een fase valideren, het budget herzien, enz.
Door duidelijk een kader te definiëren, bespaar je tijd en ben je efficiënter.
Fase 2: de agenda opstellen
De voorbereiding van de projectevaluatie is een van de belangrijkste fasen. Het is in deze fase dat je moet definiëren :
- De agenda en verwachte doelstellingen.
- De deelnemers. Nodig ze ruim van tevoren uit om er zeker van te zijn dat ze beschikbaar zijn.
- Het tijdschema. Probeer de benodigde tijd voor elke fase in te schatten.
Om de projectevaluatie zo soepel mogelijk te laten verlopen, bereid je een presentatie voor die je voor de grote dag door de sponsor laat goedkeuren. Deze moet het volgende bevatten:
- een dashboard met de acties die tot nu toe zijn ondernomen en de belangrijkste indicatoren voor het monitoren van het project.
- wat er is bereikt, wat er nog moet gebeuren, de problemen die zich hebben voorgedaan en de risico's.
- de verwachtingen voor de projectevaluatie en de beslissingen die genomen moeten worden.
- een bijlage die toegang geeft tot de geschiedenis van het project en alle informatie in detail.
Fase 3: De vergadering sturen en leiden
De projectbeoordeling begint met een herinnering aan de doelstellingen en de mijlpaal die moet worden gevalideerd.
Hier volgen enkele tips voor het organiseren en uitvoeren van een projectevaluatie.
- Vermeld de aanwezige leden voor maximale transparantie.
- Stel een "tijdmeester" aan en een persoon die verantwoordelijk is voor het maken van notities.
- Concentreer je op informatie die de hele groep aangaat, in plaats van je te richten op aspecten die te specifiek zijn.
- Beslissingen uitvoeren.
- Moedig open discussie aan en bevorder constructieve uitwisseling.
- Geef tijd voor vragen.
- Herinnering aan de volgende projectevaluatie.
Fase 4: Beslissingen valideren en volgende stappen
De projectbeoordeling is bedoeld om belangrijke beslissingen te valideren voor de rest van het project.
Zorg ervoor dat de volgende stappen en acties voor iedereen duidelijk zijn. Bovendien moeten alle deelnemers de overgang naar de volgende fase goedkeuren, anders wordt het project stopgezet.
Leg de conclusies vast, verduidelijk de taken die van elke persoon worden verwacht met precieze deadlines.
Stap 5: Volg de projectbeoordeling nauwgezet op
De vervolgfase zorgt ervoor dat alle leden op één lijn zitten met dezelfde visie.
Na de projectevaluatie stuurt de projectmanager een verslag dat vooraf door de sponsor is gevalideerd. Deze notulen zijn beknopt en nauwkeurig en vermelden de aanwezigen, de besproken onderwerpen en de genomen beslissingen.
Na de projectevaluatie moet je ervoor zorgen dat de acties zijn uitgevoerd en de genomen beslissingen zijn vastgelegd. Je kunt alle projectbeoordelingsrapporten in een bestand om het project beter te kunnen volgen.
Daarnaast raden we je aan om een sjabloon voor projectbeoordeling met een standaardindeling, een planning en een checklist. Het is echter belangrijk om flexibel te blijven in het geval van veranderende eisen.
De projectbeoordeling is niet erg ingewikkeld om op te zetten, maar vereist wel een zorgvuldige voorbereiding. Hoe langer de voorbereidingsfase effectief is, hoe vloeiender de vergadering zal verlopen, waardoor de doelstellingen snel gehaald kunnen worden en de overgang naar de volgende fase gevalideerd kan worden.
Het gebruik van projectmanagementsoftware is van onschatbare waarde bij het voorbereiden van een projectbeoordeling. Sommige tools, zoals Stafiz bieden niet alleen functionaliteiten voor projectplanning, maar ook voor projectmonitoring, en leveren betrouwbare, bruikbare gegevens.
Veelgestelde vragen :
Een projectevaluatie dient om de voortgang van een project in een cruciale fase te beoordelen: het verifiëren van wat er is bereikt, het meten van afwijkingen (deadlines, budget, kwaliteit), het aanpakken van risico's en het valideren van de overgang naar de volgende mijlpaal. Het is tevens een moment voor afstemming dat de samenwerking tussen teams, de klant en de besluitvormers versterkt.
Definieer de doelstellingen en het type evaluatie, stel de agenda op en nodig de juiste deelnemers van tevoren uit. Herinner op de dag van de evaluatie iedereen aan de te valideren mijlpaal, formaliseer de beslissingen en bepaal de volgende stappen met deadlines. Een rapport dat achteraf wordt verspreid, zorgt voor opvolging van de acties.
1) Definieer de doelstellingen en het type evaluatie; 2) bereid de agenda, deelnemers en materialen voor; 3) begeleid de vergadering met focus op de essentie; 4) valideer de beslissingen en de vervolgstappen; 5) zorg voor follow-up door middel van een rapport dat aan alle deelnemers wordt verspreid.
Begin met het doornemen van de doelstellingen en de te behalen mijlpaal, wijs een tijdwaarnemer en een notulist aan, focus op onderwerpen die voor de groep relevant zijn en documenteer elke beslissing duidelijk. Sluit af met een overzicht van de volgende stappen en de datum van de volgende evaluatie.
De stuurgroep (COPIL) is een strategische projectevaluatie waarbij besluitvormers samenkomen om de projectomvang te definiëren en de belangrijkste richtingen te valideren. De term "projectevaluatie" is een bredere term die alle vergaderingen van de stuurgroep bij elke mijlpaal (voortgang, budget, sprint, afsluiting) omvat, waarvan de COPIL deel uitmaakt. Zie ons artikel over de stuurgroep .
Een projectevaluatie is een periodieke beoordeling die tijdens het project, in elke belangrijke fase, wordt uitgevoerd om de koers van het project bij te sturen. Een projectbeoordeling is een retrospectieve analyse die aan het einde wordt uitgevoerd om de algehele prestaties te evalueren en lessen te trekken voor toekomstige projecten.
