Om hun activiteiten uit te breiden, hebben bedrijven geen andere keuze danhun projectbeheer te optimaliseren. Het verbeteren van de dagelijkse bedrijfsvoering wordt dan van cruciaal belang om hun concurrentiepositie te versterken en nieuwe markten te veroveren.
Hier komt projectbeheer om de hoek kijken. Het gaat om alle methoden en structuren die ervoor zorgen dat alle betrokkenen en de ingezette middelen op één lijn worden gebracht, zodat het project soepel kan worden uitgevoerd en financieel kan worden gecontroleerd, zonder dat dit ten koste gaat van andere lopende projecten of de algemene bedrijfsstrategie.
Governance mag niet worden verward met projectmanagement, dat een beperktere reikwijdte en minder grote uitdagingen kent. Projectgovernance houdt namelijk in dat er procedures worden vastgesteld en dat er zowel personele als financiële middelen worden toegewezen. Daardoor is het een onmisbare methode voor het voortbestaan van bedrijven.
In dit artikel leggen we uit wat projectgovernance inhoudt, welke uitdagingen ermee gepaard gaan, en presenteren we de belangrijkste factoren die u kunnen helpen om dit in uw bedrijf te implementeren.
Wat is projectbeheer?
Projectbeheer: definitie
Projectgovernance, door de bedrijfssocioloog Jean-François Chantaraud (2012) gedefinieerd als „het geheel van regels en methoden waarmee het denkproces, de besluitvorming en de controle op de uitvoering van beslissingen binnen een sociale gemeenschap worden georganiseerd”, blijft in de praktijk een vorm van management en organisatie.
Het bestaat uit een reeks processen en bepaalt de organisatie op bedrijfsniveau. Projectgovernance maakt het namelijk mogelijk om de juiste omgeving te creëren voor een doeltreffend beheer van een projectportfolio.
Het onderscheid tussen projectgovernance en projectmanagement
Hoewel zowel projectmanagement als projectgovernance betrekking hebben op de uitvoering van projecten binnen een bedrijf, verschillen ze toch qua reikwijdte.
Aangezien projectgovernance een alomvattende methodologie is, maakt zij gebruik van projectmanagement als instrument om haar strategische doelstellingen te verwezenlijken.
Diagram voor projectbeheer
Een strategische dimensie
Een van de belangrijkste kenmerken van projectgovernance is de strategische dimensie ervan. Het vaststellen van een projectgovernance houdt namelijk in dat er richting wordt gegeven aan de visie. Het management draagt dan een zware verantwoordelijkheid: het selecteren van projecten die aansluiten bij de algemene strategie van de onderneming.
Waarom is projectbeheer nodig?
Projectbeheer garandeert een bepaald kwaliteitsniveau dankzij een efficiënte structuur en organisatie, en biedt een antwoord op concrete uitdagingen. Bovendien biedt de invoering ervan tal van voordelen.
Ervoor zorgen dat de activiteiten zijn afgestemd op de strategie
Het kan een hele uitdaging zijn om projecten af te stemmen op de bedrijfsstrategie. Door echter een duidelijk projectbeheer op te zetten, kan aan deze samenhang worden gewerkt, waarbij rekening wordt gehouden met de ontwikkelingsdoelstellingen van het bedrijf.
Bovendien blijkt projectgovernance bijzonder nuttig te zijn om de soms uiteenlopende belangen van de verschillende belanghebbenden binnen een organisatie met elkaar in overeenstemming te brengen.
Besluitvorming vergemakkelijken
De definitie van projectbeheer is gebaseerd op concrete cijfergegevens die voortkomen uit de operationele activiteiten van het bedrijf.
Een betrouwbare analytische visie draagt ertoe bij dat alle elementen worden aangereikt die nodig zijn voor een weloverwogen besluitvorming. Er zij overigens op gewezen dat deze analyse moet zijn gebaseerd op relevante financiële indicatoren die strategisch moeten worden vastgesteld.
Middelenbeheer optimaliseren
Het beheer van middelen blijkt in bedrijven vaak een bijzonder complexe uitdaging te zijn. Het gebrek aan inzicht bemoeilijkt namelijk soms de soepele uitvoering van projecten.
Door in een vroeg stadium een projectbestuur op te zetten, verscherpt u uw langetermijnvisie, waardoor u beter prioriteiten kunt stellen bij de te ontwikkelen projecten.
De toekomst verzekeren
Hoewel projectbeheer een flinke investering is voor een bedrijf, omdat het de inzet van zowel de teams als het management vereist, levert het toch aanzienlijke voordelen op.
Het opzetten van een projectbestuur draagt bij aan de duurzaamheid van de onderneming door een soepel verloop van de activiteiten en een goede bedrijfsvoering te bevorderen, wat leidt tot een hogere productiviteit en een betere winstgevendheid. Bovendien zorgt het voor een grotere loyaliteit onder de medewerkers door hun dagelijkse werkzaamheden te vereenvoudigen, dankzij meer zelfstandigheid en duidelijkheid.
De communicatie en samenwerking verbeteren
Projectbeheer zorgt ervoor dat de informatiestroom soepeler verloopt. Elke rol wordt namelijk van tevoren vastgelegd en is vooral transparant. Informatie is hierdoor gemakkelijker te verkrijgen, aangezien elke medewerker precies weet tot wie hij of zij zich moet wenden. De communicatiestromen worden zo vereenvoudigd en er wordt veel tijd bespaard.
Het ontstaan van silo's tussen projectteams en financiële afdelingen maakt het moeilijk om projecten optimaal te beheren. Stafiz biedt een oplossing met zijn controletools voor projectbeheer, waardoor het mogelijk wordt om financiën en projectbeheer op elkaar af te stemmen. Bovendien zorgen de volledig configureerbare toegangsrechten van het platform voor het juiste informatieniveau voor uw verschillende medewerkers. Zo heeft iedereen de sleutels om op zijn eigen niveau actie te ondernemen.
Welke verschillende soorten projectmanagement zijn er?
Projectmanagement is geen starre methodologie die letterlijk moet worden toegepast. Om optimaal te functioneren, moet het worden afgestemd op de omvang van uw bedrijf, uw activiteiten, maar ook op de heersende bedrijfscultuur.
Hieronder volgen vijf soorten projectbeheer.
Hiërarchisch projectbeheer
De leiding en de besluitvorming zijn gecentraliseerd bij het management. De operationele teams ontvangen en voeren de instructies van de leiding uit.
Dit model wordt vooral toegepast in grote ondernemingen, waar een gestructureerd systeem de productie op grote schaal vergemakkelijkt.
Functioneel projectbeheer
Hier ligt de leiding in handen van elke afdelingshoofd. Daardoor bepaalt elke afdeling zelf haar organisatie en middelen. De projectleider vervult hier de rol van coördinator.
Deze bestuursvorm verdient de voorkeur voor bedrijven die vaak te maken hebben met silo's.
Matrixprojectmanagement
Bij deze methode wordt de leiding verdeeld tussen de functionele hiërarchie en de projectleider, zodat er een evenwicht ontstaat tussen expertise en operationele prioriteiten.
Deze aanpak wordt vaak verkozen door dienstverlenende bedrijven.
Participatief projectbeheer
Bij participatief bestuur worden alle belanghebbenden bij elke mijlpaal bij de sturing betrokken. Dit bevordert transparantie, samenwerking en daarmee ook betrokkenheid.
Autonoom projectbeheer
Bij deze vorm van governance zijn de projectteams zelfsturend, van besluitvorming tot uitvoering.
Autonome governance is bijzonder geschikt voor bedrijven die werken volgens de agile-methode.
Enkele voorbeelden van projectbeheer
Projectmanagement in een grote onderneming
In dit eerste voorbeeld van governance bevinden we ons in een grote onderneming die op het punt staat een project voor digitale transformatie te starten. Een dergelijk grootschalig project vereist talrijke veranderingen en aanpassingen, zeker wanneer het op grote schaal wordt doorgevoerd.
Om dit project met grote strategische impact tot een goed einde te brengen, is het noodzakelijk om een hiërarchisch projectbestuursmodel te hanteren. Hoe meer afdelingen er namelijk bij betrokken zijn, hoe noodzakelijker een strakke, piramidale structuur blijkt te zijn om consistente resultaten te behalen en de investeringen veilig te stellen.
Hoe is een hiërarchische bestuursstructuur opgezet?
Vaak wordt een organisatie aanbevolen met enerzijds een stuurgroep (COPIL) aan de top van de piramide en anderzijds een projectcommissie (COPROJ).
Samenstelling van de stuurgroep
Deelnemers: sponsors (directie), PMO, belangrijke functionarissen uit de verschillende bedrijfsonderdelen.
Frequentie: maandelijkse rapportages.
Rol: zorgen voor budgettaire afwegingen, de goedkeuring van belangrijke mijlpalen, het beheer van kritieke risico’s en strategische afstemming.
Taken: operationele opvolging van de voortgang, dagelijks beheer van de middelen en het oplossen van tussentijdse knelpunten.
KPI's om te controleren
Het naleven van het totale budget.
De voortgang van de mijlpalen (kritieke pad).
De tevredenheidsindex van eindgebruikers.
Het beheer van een productontwikkelingsproject
In dit voorbeeld bekijken we het bestuur van een technologiebedrijf in het kader van de ontwikkeling van een nieuw product.
Zoals vaak het geval is bij tech-scale-ups, is het bestuur gedecentraliseerd om aan te sluiten bij een meer flexibele bedrijfsvoering. Het doel is dan ook om snel te kunnen reageren en snel te kunnen bijsturen, zonder dat dit ten koste gaat van de productconsistentie.
Hoe wordt agile governance georganiseerd?
Er wordt gebruikgemaakt van de Scrum-methode.
Synchronisatiecommissie
Deelnemers: product owners (PO) van elk team, scrum masters en tech leads.
Frequentie: 2 tot 3 keer per week (korte versie).
Rol: beheer van de onderlinge afhankelijkheid tussen de teams en afstemming op de technische roadmap.
Productstrategiecommissie
Leden: productmanagement, marketingdirectie en algemeen management.
Frequentie: driemaandelijkse rapportages.
Rol: het comité stelt de OKR’s (Objectives and Key Results) vast en bepaalt de prioriteiten voor de belangrijkste functionaliteiten voor het komende kwartaal.
Welke KPI's worden geanalyseerd?
De snelheid van de teams.
De time-to-market (TTM), oftewel de periode tussen de productie en de marktintroductie van een product.
Het verlooppercentage en/of de betrokkenheid bij nieuwe functies.
Projectbeheer voor dienstverlening
In dit geval wordt het project door een externe klant ingekocht. Dit is het verkoopmodel van dienstverlenende bedrijven zoals IT-dienstverleners, adviesbureaus en creatieve bureaus.
In dit kader is het beheer tweezijdig: het moet zowel de winstgevendheid voor de dienstverlener als de tevredenheid van de klant waarborgen.
Hoe wordt het bestuur van een dienstverlenende onderneming georganiseerd?
Bij deze vorm van governance werken zowel interne als externe partijen, namelijk de klant, samen.
De directie van Compte voor strategisch bestuur
Deelnemers: de accountmanager (aan de kant van de dienstverlener), de inkoopmanager/CIO (aan de kant van de klant).
Verschijningsfrequentie: driemaandelijks.
Taken: evaluatie van de zakelijke relatie, verlenging van contracten en langetermijnvisie.
Het operationele toezichtcomité
Deelnemers: projectleider (aan de kant van de dienstverlener), operationeel contactpersoon (aan de kant van de klant).
Verschijnt tweemaandelijks.
Taken: goedkeuring van de opleveringen, controle van het verbruik (mandagen) ten opzichte van de offerte, en beheer van wijzigingsverzoeken (Change Requests).
De te analyseren KPI's
De projectmarge.
Het naleven van de SLA’s (Service Level Agreements).
Wat er nog te doen staat.
Overzichtstabel met voorbeelden van projectgovernance
Ideaal voor…
Langdurige, kostbare projecten waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn.
Opdrachten voor externe klanten met resultaatverplichting.
Besluitvormingsstructuur
Verticaal & Formeel: Beslissingen van de directie (COPIL).
Horizontaal & Autonoom: Beslissingen worden genomen door de teams (PO/Team).
Bilateraal: gezamenlijke besluitvorming tussen de dienstverlener en de klant.
Frequentie van de uitwisselingen
Maandelijks (strategisch) en wekelijks (operationeel).
Zeer frequent (dagelijks of tweemaal per week).
Tweemaandelijks of maandelijks, afhankelijk van de contractuele mijlpalen.
Hoofdbrandpuntsafstand
Naleving van de projectomvang, het budget en de deadlines (V-model).
Gebruikerswaarde, aanpassingsvermogen en snelheid.
Rendabiliteit van het project en klanttevredenheid/klantbinding.
Belangrijk risico in de gaten gehouden
Budgetoverschrijding en strategische afwijking.
Technische achterstand en gebrek aan een langetermijnvisie.
Scope creep en dalende marges.
Succesindicator (KPI)
Naleving van de „baseline“ (kosten/termijnen).
De mate van acceptatie en de snelheid van het team.
Brutomarge en naleving van de SLA's.
Wat zijn de voordelen van projectgovernance?
Naast het structureren van de werkomgeving biedt projectgovernance onmisbaar inzicht in de prestaties, het budget en het risicobeheer.
De prestaties van projecten meten
Dankzij een beter inzicht in de verschillende bedrijfsactiviteiten zorgt projectbeheer ervoor dat de besluitvorming rond projecten gestroomlijnd wordt. Er kunnen namelijk soms twijfels ontstaan en teams kunnen zich afvragen: moeten we dit project starten? Uitstellen? Bijsturen? Opnieuw prioriteren? Of afblazen?
Projectbeheer helpt bij het beantwoorden van dit soort vragen door prestaties te meten, wat de besluitvorming vergemakkelijkt.
Het opzetten van een dashboard voor projectbeheer zal u hierbij met name helpen.
Kosten en deadlines respecteren en een hoog kwaliteitsniveau bieden
Door procedures te verduidelijken en de productiviteit te verhogen, blijkt projectbeheer een uiterst doeltreffende methode te zijn om ervoor te zorgen dat activiteiten soepel verlopen. Een nauwkeurige planning maakt het gemakkelijker om binnen het budget en de deadlines te blijven en draagt bij aan het leveren van hoge kwaliteit.
Succesvolle projecten dragen bij aan een grotere klanttevredenheid. Het bedrijf kan hier kansen uit halen, waardoor de omzet stijgt.
Visualiseer de prestaties van uw projecten in prognoses
Gap-analyse: vergelijk de geplande activiteit met de werkelijke en geplande activiteit. Bekijk de financiële impact van uw scenario's (personeel, inkoop, enz.) en wees gewaarschuwd.
Het opzetten van projectbeheer binnen een bedrijf draagt op verschillende manieren bij aanhet anticiperen op risico’s.
Bij het opstellen van procedures wordt namelijk met name rekening gehouden met het in kaart brengen van de risico’s van een project: de beoordeling van de waarschijnlijkheid, de gevolgen en vooral de beheersing ervan.
Vooruitdenken kan ook de vorm aannemen van voortdurende monitoring, aangevuld met rapportages die onmisbare hulpmiddelen blijken te zijn voor een effectief projectbeheer.
Bovendien wordt het anticiperen op risico’s mogelijk gemaakt door duidelijkheid te scheppen over de verantwoordelijkheden en door de nodige middelen ter beschikking te stellen om risico’s te beheersen, zowel op personeelsgebied als op budgettair gebied.
Stafiz helpt u te anticiperen op risico's. De voorspelde KPI's laten toekomstige afwijkingen zien voordat ze zich voordoen. U kunt dan de nodige beslissingen nemen om de trend te corrigeren.
Wat zijn de belangrijkste factoren bij het opzetten van projectgovernance?
Het management erbij betrekken
Hoewel deze stap misschien vanzelfsprekend lijkt, is hij zo cruciaal dat we hem toch even willen benadrukken. Projectgovernance is immers alleen mogelijk als het management van het bedrijf er volledig bij betrokken is. Het management moet begrijpen hoe belangrijk het is om dit op bedrijfsniveau in te voeren, aangezien het gaat om beleid, prioriteitenstelling en strategische beslissingen.
De financiële afdeling moet zich eveneens aansluiten bij de gezamenlijke inspanning door mee te werken aan het vaststellen van KPI’s op het gebied van budgetbeheer. Bovendien moet zij helpen bij het beschikbaar stellen van middelen die aansluiten bij de visie van het bedrijf, zowel wat betreft personeel als budget en materiaal.
Procedures definiëren
Projectbeheer komt, bijna per definitie, neer op het opzetten van procedures.
Om daadwerkelijk resultaat te boeken, moeten deze procedures duidelijk en goed afgebakend zijn. Zo moeten het begin, het einde en de controlemethoden nauwkeurig worden vastgelegd.
In de dagelijkse praktijk kan dit bijvoorbeeld tot uiting komen in een optimale operationele planning, waarbij de dienstroosters en de personeelsbezetting van de teams nauwkeurig worden vastgesteld, zodat ook rekening wordt gehouden met onvoorziene omstandigheden.
Met het Stafiz-platform kunt u de meest efficiënte projectbeheerprocedures integreren
Opportuniteitenbeheer en stroomopwaartse optimalisatie
Eenvoudige en krachtige projectplanning en -herplanning: personeel, kosten, uitbesteding, fasen, taken, enz.
Continue prestatiebewaking: tijdregistratie, analyse van hiaten, enz.
Automatische facturatie, met vervaldatums en controle van onbetaalde rekeningen
Hoewel projectbeheer om procedures draait, raakt het ook de kern van het bedrijf: de mens.
Een projectbeheer dat weliswaar perfect is gedefinieerd en gestructureerd, maar geen rekening houdt met de teams, is gedoemd te mislukken. Het is dus zaak om talent aan te werven, maar ook op te leiden, en tegelijkertijd een betrokken bedrijfscultuur te koesteren.
Met strategische planning kunnen middelen zo worden georganiseerd dat :
voorzien in de personeelsbehoeften;
de uitvoering van projecten plannen;
teams samenstellen.
Prestaties meten
Het meten van prestaties is een van de belangrijkste factoren bij projectbeheer. Elke strategische beslissing moet gebaseerd zijn op harde cijfers, die vervolgens worden weergegeven in een nauwkeurige rapportage.
Dit zal het bedrijf helpen om zich te richten op de financieel meest haalbare projecten en zal ook de werving voor de komende maanden vergemakkelijken.
Flexibel blijven flexibel
Hoewel het opzetten van procedures en het anticiperen op risico’s de duurzaamheid van het bedrijf bevorderen, blijft flexibiliteit een onmisbare waarde.
Projectbeheer moet namelijk absoluut in staat zijn om zich aan te passen aan onvoorziene omstandigheden. Het bedrijf moet dus snel kunnen reageren door middelen, processen, tijdschema’s en zelfs managementteams aan te passen.
Een uitstekende manier om het projectbeheer te verbeteren, is door feedback te verzamelen, zowel van medewerkers als van klanten, om zo tot verbeteringen te komen.
Zijn roosterwijzigingen via e-mail of chat te tijdrovend?
Herschik je roosters eenvoudig: verschuif, annuleer, wijs toe aan ander personeel.
Workforce planning en workload management digitaliseren en vereenvoudigen
Een welwillende en constructieve communicatie blijft de sleutel tot een optimaal projectbeheer. Luistervaardigheid, sociale vaardigheden, maar ook zelfstandigheid en verantwoordelijkheidsgevoel zijn allemaal eigenschappen die onmisbaar zijn bij de implementatie van projectbeheer.
Om een effectieve communicatie tot stand te brengen, is het onder meer nodig om relevante kanalen voor informatie-uitwisseling in te richten, zodat er tussen de teams een goede afstemming ontstaat over de voortgang, eventuele problemen, genomen beslissingen en feedback.
Het opzetten van projectgovernance blijft een complex proces, aangezien de belangen ervan van strategisch belang zijn. Terwijl projectmanagement zich richt op een micro-perspectief, hanteert projectgovernance juist een macro-perspectief, waardoor het de hele onderneming en haar voortbestaan raakt.
Een optimaal projectbeheer zal leiden tot betere prestaties, een hogere kwaliteit van de geleverde resultaten en een grotere winstgevendheid. Om deze resultaten te bereiken, zullen er echter investeringen nodig zijn, zowel in de structuur en het personeel als in de informatieorganisatie. Het is met name belangrijk om na te gaan of uw ERP-systeem aansluit bij het projectbeheer dat u voor ogen heeft.
Laten we echter niet vergeten dat elk bedrijf uniek is en zijn eigen aanpak moet vinden, waarbij het zich aanpast aan zijn beperkingen en zijn belangrijkste troef benut: zijn teams.
Veelgestelde vragen :
Er zijn 5 modellen voor projectbesturing.
Hiërarchisch bestuur: de aansturing en de besluitvorming zijn gecentraliseerd bij het management.
Functioneel bestuur: de leiding ligt in handen van elke afdelingshoofd.
Matrixstructuur: de leiding wordt gedeeld door de functionele hiërarchie en de projectleider, zodat er een evenwicht ontstaat tussen expertise en operationele prioriteiten.
Participatief bestuur: alle belanghebbenden worden bij elke mijlpaal bij de sturing betrokken.
Autonoom bestuur: de projectteams zijn zelfsturend, van besluitvorming tot uitvoering.
De "3 P's" van projectgovernance verwijzen naar :
project: alle methoden die worden gebruikt om ervoor te zorgen dat het project goed wordt uitgevoerd,
Duurzaamheid: de uitdaging is om een projectgovernancesysteem op te zetten dat in de loop van de tijd kan worden gehandhaafd, ontworpen om zich aan te passen aan groeidoelstellingen en veranderingen in de markt,
winst: ervoor zorgen dat projecten worden afgestemd om de winstgevendheid van het bedrijf te maximaliseren.
Een project is winstgevend als het rendement oplevert, of het nu financieel, strategisch of organisatorisch is. Door de juiste indicatoren bij te houden (marge, percentage verkochte lading, geplande/actuele afwijkingen) kun je dit nauwkeurig beoordelen.
