A menudo mal entendida o incluso subestimada, la revisión de proyectos es, sin embargo, uno de los documentos más decisivos para la puesta en marcha de un proyecto. En pocas páginas, sienta las bases: objetivos, alcance, entregables, actores.
Pero aún es necesario saber cómo construirlo de manera efectiva. De hecho, una nota de alcance mal redactada puede generar malentendidos y poner en peligro el progreso del proyecto.
En este artículo, te mostraremos cómo escribir una nota marco clara y relevante, y te proporcionaremos una plantilla de nota marco lista para usar.
¿Qué es una nota de alcance de proyecto?
🔎 Sinónimos: nota de resumen, nota de lanzamiento, carta marco.
Una revisión de proyectos es un documento de alcance que describe los elementos esenciales de un proyecto. Por lo tanto, sirve como referencia para la planificación y el seguimiento del proyecto, ya que proporciona una visión general de las acciones y objetivos del proyecto.
La nota marco garantiza que todos dispongan de la información necesaria. Valida:
Objetivos
los problemas,
el alcance del proyecto.
el contenido,
cronología
Entregas
el público objetivo. Por lo tanto, la revisión de proyectos debe permitir responder a las preguntas QQOQCP.
Escrito por el director del proyecto, es relativamente conciso y ofrece una visión macro del proyecto.
Sin embargo, el momento depende del contexto y, en cualquier caso, se escribe al principio del proyecto.
En la fase de preventa
En las empresas de servicios de TI y las empresas de consultoría, la revisión de proyectos es útil desde laetapa de preventa.
Escrito con el equipo de ventas, aclara la propuesta de valor al cliente y sirve como transición entre la preventa y el lanzamiento operativo.
En la fase de lanzamiento
En otros contextos, la revisión de proyectos se redacta entre la fase de validación de la necesidad y el inicio operativo del proyecto.
Más completo que en preventa, se convierte en una referencia para la redacción de especificaciones.
¿A quién va dirigida la revisión de proyectos?
La hoja de alcance del proyecto tiene dos objetivos principales.
Las partes interesadas involucradas en la implementación del proyecto : es decir, el equipo del proyecto, el copil que actúa sobre las decisiones importantes, la persona responsable de la asignación de recursos.
Contactos con necesidad de información: como el cliente y el comité de dirección en particular.
¿Cuál es el propósito de una nota de encuadre?
La revisión de proyectos sirve para varios propósitos.
Organizar la programación de macros
En esta ficha de proyecto se definen las líneas maestras de la misión:
la estimación de los recursos necesarios,
Identificación de las partes interesadas,
Funciones y responsabilidades
Prioridades
el presupuesto asignado,
los riesgos a los que hay que prestar atención.
Constituir un soporte contractual
Además, se convierte en un único punto de referencia para el seguimiento de los proyectos y garantiza que las partes interesadas permanezcan alineadas con los objetivos iniciales.
Pone en blanco y negro las orientaciones tomadas para minimizar los malentendidos.
Determinar el alcance del proyecto
La nota permite enmarcar el proyecto tratando cada aspecto del mismo. Da una visión global para poner en marcha y hacer seguimiento del proyecto.
Clarificación de los beneficios esperados
En la nota marco se establecen los objetivos que deben alcanzarse, lo que se logrará y lo que no.
Proporciona la máxima transparencia, desde el principio, para evitar malentendidos.
Validar la alineación con el cliente
La alineación con el cliente se ve facilitada por la claridad de los puntos clave del proyecto mencionados en la nota de alcance.
Esto ayuda a establecer expectativas.
¿Cómo diferenciar la revisión de proyectos de otros métodos de seguimiento del proyecto?
La revisión de proyectos tiene una función muy específica y es diferente de otras herramientas, como:
la COPIL, que actúa sobre las decisiones tomadas durante el proyecto.
la revisión del proyecto, que supervisa el progreso del proyecto de forma periódica,
las especificaciones, un documento que también incluye un documento marco que organiza lamicro planificación del proyecto y detalla cada tarea de una manera específica,
El plan del proyecto, una versión más detallada y completa de la nota exploratoria.
¿Cuáles son los desafíos de una nota de alcance de proyecto?
Los retos para el director de proyecto
La revisión de proyectos es estratégica porque permite alinear a las partes interesadas:
el cliente,
el equipo,
Administración.
El director del proyecto debe asegurarse de que la información sea realista, fiable y comprensible para todos.
La nota de alcance aclara los puntos estratégicos del proyecto, como los objetivos, el alcance, el presupuesto y los riesgos. Sin embargo, los intereses a veces divergen entre las expectativas del cliente y la viabilidad interna.
El reto se convierte entonces en poner todo sobre la mesa para evitar cualquier tensión que pueda complicar el desarrollo del proyecto.
Por último, este documento estratégico aclara el alcance del proyecto con el fin de limitar los abusos.
La nota marco, que es clara, concisa y fáctica, indica claramente lo que se hará y lo que no se hará.
Expectativas de la dirección
Para el CEO
La revisión de proyectos tiene un alcance estratégico que, por lo tanto, involucra al Director General. De hecho, puede afectar a la sostenibilidad de la relación con el cliente si las expectativas divergen, lo que también puede repercutir en la reputación de la empresa.
Además, debe asegurarse de que el proyecto se mantenga alineado con la estrategia general de la empresa.
A través de la revisión de proyectos, el CEO debe ser capaz de visualizar claramente los beneficios para el cliente, identificar las medidas adoptadas para controlar los riesgos y los plazos con el fin de evitar desviaciones del proyecto.
Para el CFO / CFO
Para el director financiero, la nota marco representa un compromiso financiero y le permite hacer un balance de los costes del proyecto : lo que aportará, pero también los riesgos financieros que se asumen si se implementa. El control de los costes del proyecto es una de las prioridades y la revisión de proyectos debe dar una visión realista para anticiparse lo mejor posible.
A continuación, la revisión de proyectos permite definir un presupuesto provisional y unas condiciones de facturación. Esto garantiza la máxima transparencia en la organización de la planificación presupuestaria.
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En unos pocos clics, disfruta de una visibilidad completa de la rentabilidad de tu negocio: –en general – por proyecto, – por tipo de facturación (gestión o precio fijo), – Al aterrizar.
La nota exploratoria del proyecto desempeña un papel clave en la organización operativa del proyecto, ya que organiza la gestión de la planificación de la capacidad para que las competencias adecuadas estén disponibles en el momento adecuado.
Por lo tanto, la revisión de proyectos permite optimizar la capacidad y la carga de trabajo para garantizar la fluidez de los proyectos y el respeto de las prioridades. Facilita la anticipación de necesidades y la búsqueda de talento.
La nota exploratoria del proyecto proporciona claridad sobre:
Dependencias
hitos del proyecto,
los resultados esperados,
necesidades de recursos.
En el caso de un cambio en el alcance, esta nota puede modificarse y actualizarse durante una reunión de alcance.
Una carga de trabajo más equilibrada
La revisión de proyectos da una idea de las necesidades de ocupación. Establece los recursos necesarios para:
optimizar la tasa de ocupación,
garantizar que la velocidad de carga sea óptima,
evitar los períodos entre contratos,
identificar y limitar la sobrecarga y la sobrecarga,
Anticipar las necesidades de habilidades.
De este modo, la nota resumida ayuda a obtener visibilidad sobre la dotación de personal, tanto a largo como a corto plazo.
Los desafíos del encuadre de proyectos en la producción
La revisión de proyecto permite a los equipos operativos comprender claramente lo que se espera, en términos de objetivos y entregables. Además, ayuda a identificar los diferentes interlocutores y los roles de cada uno.
Como resultado, la nota de alcance destaca objetivos claros, estructurados en un cronograma realista mediante la inclusión de entregables específicos. Este enfoque facilita enormemente la planificación del proyecto.
¿Qué contiene una nota de alcance de un proyecto?
Aquí hay una plantilla de nota de alcance de proyecto que se adapta a un proyecto digital y de TI, pero se puede adaptar para satisfacer necesidades específicas.
Definición del proyecto
En pocas palabras, describa de qué se trata el proyecto. Este es el "qué" de la matriz QQOQCP.
Antecedentes y procedencia del proyecto
Especifica elorigen del proyecto, ¿de dónde viene y por qué se está llevando a cabo ahora?
Presentar rápidamente el contexto en el que se desarrolla el proyecto, tanto interno como externo (situación económica, política, medioambiental).
Objetivos del proyecto
Esta es una de las partes más importantes de la revisión del proyecto.
Explique lo que traerá el proyecto una vez que esté finalizado y lo que busca lograr, identifique los criterios de éxito que le permitiránevaluar el éxito del proyecto.
Confíe en el método SMART : Específicos, medibles, alcanzables, realistas, con plazos concretos e introducen datos cuantitativos (por ejemplo, ingresos adicionales conseguidos) y cualitativos (satisfacción del cliente).
Perímetro
Esta parte describe lo que abarca el proyecto, y especialmente lo que no, para garantizar que todas las partes interesadas estén alineadas.
Actores
En las notas del resumen ejecutivo se enumeran todas las partes interesadas.
La dirección, encargada de la gobernanza del proyecto, se asegura de que el proyecto se integre en la visión estratégica de la empresa.
El cliente o su representante valida las decisiones y está atento a la dirección que está tomando el proyecto.
Los equipos operativos, que ponen en marcha las acciones necesarias para garantizar que el proyecto tome forma de forma concreta.
Expertos, cuando el proyecto implique cuestiones técnicas avanzadas.
Por lo tanto, la revisión de proyectos aclara quién hace qué, quién es responsable de qué para que todos conozcan su papel y responsabilidades.
Horario
En esta parte se detallan los hitos clave del proyecto y se establece el cronograma del mismo.
Se trata, por tanto, de aclarar la fecha de inicio del proyecto, las etapas, los plazos, el final del proyecto pero también la forma en que se estructura cada una de las etapas.
Recursos
El documento de alcance detalla los recursos esenciales para el éxito del proyecto:
tanto internos como externos,
Material
Financiero.
Por lo tanto, es fundamental especificar el presupuesto asignado al desarrollo del proyecto y establecer un presupuesto provisional.
Comunicación
En la nota resumida se especifican los medios de comunicación utilizados y se evocan los procesos de comunicación para que los intercambios sean fluidos, regulares y constructivos.
Riesgos y limitaciones
La nota de presentación del proyecto menciona todo lo que puede poner en riesgo el proyecto: un entorno externo cambiante, relaciones interpersonales complicadas, plazos demasiado optimistas...
Anticiparse a los riesgos potenciales en la medida de lo posible para anticiparsoluciones.
4 errores que debes evitar al escribir tu nota marco
La nota de alcance es estratégica para el proyecto y debe escribirse cuidadosamente.
Por lo tanto, le recomendamos que siga algunas reglas para maximizar su relevancia y efectividad.
Estos son algunos errores que debes evitar.
Un perímetro vago o demasiado amplio
Cuanto más se establezca el marco del proyecto, más información esencial tendrán los equipos para avanzar.
Evite ser vago, demasiado amplio y abierto a la interpretación. Las expectativas deben ser claras para el cliente, así como para los equipos operativos y la dirección.
Falta de validación formal
El proyecto está marcado por reuniones de validación , como las revisiones de proyectos. Estos son para asegurarse de que todo esté en orden antes de continuar.
Le recomendamos que no avance sin la validación formal de los interlocutores estratégicos, como el cliente o el patrocinador del proyecto. Esto podría requerir que retrabaje piezas y, por lo tanto, retrasar el cronograma, o incluso generar costos adicionales.
Estimaciones inexactas
Confíe en pronósticos y datos confiables para estimar los recursos y el presupuesto necesarios para el proyecto.
Las estimaciones incorrectas podrían poner en peligro el desarrollo del proyecto e impactar en la credibilidad de los equipos o de la empresa.
Escribir una nota que sea demasiado técnica o vaga
La revisión de proyectos debe ser entendida por todas las partes interesadas del proyecto, desde la gerencia hasta el cliente y los equipos operativos.
Asegúrate de hablar el mismo idioma.
La nota exploratoria no solo permite exponer en blanco y negro las condiciones para la implementación del proyecto, sino también garantizar una alineación clara entre todas las partes interesadas.
Escribirlo requiere rigor y datos fiables, pero sobre todo ofrece una valiosa oportunidad: la de aclarar expectativas, explicar compromisos y crear las condiciones para un proyecto exitoso, desde el principio.
Preguntas:
La nota de alcance es un resumen que sienta las bases del proyecto, mientras que las especificaciones describen específicamente todas las tareas del proyecto.
La nota de alcance se utiliza generalmente en la fase de lanzamiento o preventa, mientras que las especificaciones suelen marcar el inicio del proyecto interviniendo en la fase de preparación.
La nota marco no puede utilizarse legalmente como contrato porque no contiene ninguna cláusula o disposición legal en caso de litigio.
Sin embargo, se puede utilizar como base para formalizar un compromiso, definiendo:
Objetivos
el perímetro,
Papeles
Entregas
los plazos.
No, la nota de alcance no es obligatoria para todos los proyectos, pero aun así se recomienda encarecidamente.
Estos son los casos en los que no es necesariamente necesario:
una pequeña evolución del software, ya bien enmarcada,
un proyecto a pequeña escala realizado con una metodología ágil, en un equipo pequeño,
Cuando se trata de ajustes o iteraciones en un proyecto que ya se ha lanzado.
