Gobernanza de proyectos: definición, roles e implementación
09 noviembre 2023
Para escalar sus actividades, las empresas no tienen otra solución que optimizar la gestión de sus proyectos. Por tanto, mejorar las operaciones diarias se vuelve esencial para ganar competitividad y conquistar nuevos mercados.
Aquí es donde entra la gobernanza de proyectos. Son todos los métodos y estructuras que alinean a todos los actores y recursos movilizados en un proyecto para permitir su ejecución adecuada y control financiero, sin afectar a otros proyectos en curso ni a la estrategia general de la empresa.
La gobernanza no debe confundirse con la gestión de proyectos, que es más limitada en alcance y implicaciones. De hecho, la gobernanza de proyectos implica la definición de procedimientos y establece recursos humanos y financieros. Como resultado, se posiciona como un método esencial para la sostenibilidad de las empresas.
En este artículo, explicamos qué es la gobernanza de proyectos, los retos que representa y presentamos los factores clave para ayudarte a implementarla en tu empresa.
¿Qué es la gobernanza de proyectos?
Gobernanza del proyecto: definición
Definido por el sociólogo empresarial Jean-François Chantaraud (2012) como "el conjunto de reglas y métodos que organizan la reflexión, la decisión y el control de la aplicación de las decisiones dentro de un organismo social", la gobernanza de proyectos sigue siendo en realidad un modo de gestión y organización.
Compuesto por un conjunto de procesos, define la organización a nivel global de la empresa. La gobernanza de proyectos permite establecer el entorno adecuado para la gestión eficaz de una cartera de proyectos.
Diferenciación entre gobernanza de proyectos y gestión de proyectos
Aunque la gestión de proyectos y la gobernanza de proyectos implican la entrega de proyectos dentro de una empresa, difieren en su dimensión.
Como la gobernanza de proyectos es una metodología global, utiliza la gestión de proyectos como herramienta para alcanzar sus objetivos estratégicos.
Diagrama de la gobernanza de un proyecto
Una dimensión estratégica
Una de las principales características de la gobernanza de proyectos radica en su dimensión estratégica. De hecho, definir la gobernanza de proyectos implica tomar dirección en la visión. Los equipos directivos tienen entonces una gran responsabilidad: elegir proyectos que se alineen con la estrategia general de la empresa.
¿Por qué establecer la gobernanza de proyectos?
Garantizando un cierto nivel de calidad gracias a una estructura y organización eficientes, la gobernanza de proyectos responde a desafíos reales. Además, su implementación tiene muchas ventajas.
Garantizar la alineación de la operativa con la estrategia
Alinear los proyectos con la estrategia de la empresa puede ser complejo. Sin embargo, la implementación de una gobernanza de proyectos precisa permitirá trabajar en esta coherencia, teniendo en cuenta los objetivos de desarrollo de la empresa.
Además, la gobernanza de proyectos es especialmente útil para conciliar los intereses a veces divergentes de los diferentes grupos de interés de una organización.
Facilitar la toma de decisiones
La definición de gobernanza de proyectos se basa en cifras concretas de las actividades operativas de la empresa .
Una visión analítica fiable ayudará a proporcionar todos los elementos necesarios para una toma de decisiones informada. También debe señalarse que este análisis debe basarse en indicadores financieros relevantes para definirse estratégicamente.
Optimice la gestión de recursos
La gestión de recursos suele ser un tema especialmente complejo de gestionar en las empresas. De hecho, la falta de visibilidad a veces complica el buen funcionamiento operativo de los proyectos.
Al definir la gobernanza de proyectos aguas arriba, mejorarás tu visión a largo plazo, lo que te permitirá priorizar mejor los proyectos a desarrollar.
Garantizar la sostenibilidad
Aunque la gobernanza de proyectos es una inversión importante dentro de una empresa, ya que requiere la participación de equipos y directivos, sus beneficios siguen siendo significativos.
La implementación de la gobernanza de proyectos contribuye a la sostenibilidad de la empresa facilitando el buen funcionamiento de las actividades, lo que genera un aumento en productividad y una mejor rentabilidad. Además, permite a los empleados retener a sus empleados simplificando sus actividades diarias, gracias a una ganancia en autonomía y visibilidad.
Mejorar la comunicación y la colaboración
La gobernanza de proyectos ayuda a agilizar el flujo de información. De hecho, cada rol se define de antemano y, sobre todo, es transparente. Obtener información se vuelve más accesible, ya que cada empleado sabe perfectamente a quién contactar. Así, los flujos de comunicación se simplifican y el ahorro de tiempo es considerable.
La creación de silos entre los departamentos de los equipos de proyecto y finanzas no permite una gestión óptima de los proyectos. Stafiz te proporciona una solución a través de sus herramientas de control de gestión de proyectos que te permiten conciliar las finanzas y la gestión de proyectos. Además, los derechos de acceso a la plataforma, que son totalmente personalizables, proporcionan el nivel adecuado de información a sus distintos empleados. Por lo tanto, cada uno tiene las llaves para actuar a su propio nivel.
¿Cuáles son los diferentes tipos de gobernanza de proyectos?
La gobernanza de proyectos no es una metodología rígida que se aplique al pie de la letra. Para ser óptima, debe adaptarse al tamaño de tu empresa, a tu actividad, pero también a la cultura profesional vigente.
Aquí tienes cinco tipos de gobernanza de proyectos.
Gobernanza jerárquica de proyectos
La dirección y las decisiones están centralizadas por la dirección. Los equipos operativos reciben y aplican las instrucciones dadas por la jerarquía. Este modelo es preferido en grandes empresas, donde un sistema estructurado facilita la producción a gran escala.
Gobernanza funcional de proyectos
Aquí, la gestión está en manos de cada gestor de negocio. Como resultado, cada departamento controla su organización y recursos. El gestor de proyecto aquí actúa como coordinador.
Este modo de gobernanza es preferible para las empresas que a menudo se encuentran en silos.
Gobernanza de proyectos matricial
Con este método, la gestión se comparte entre la jerarquía funcional y el gestor de proyecto para equilibrar la experiencia y las prioridades operativas. Este enfoque es comúnmente preferido por las empresas de servicios.
Gobernanza participativa de proyectos
La gobernanza participativa involucra a todos los actores en la orientación en cada etapa. Esto promueve la transparencia, la colaboración y, en consecuencia, el compromiso.
Gobernanza autónoma de proyectos
En este tipo de gobernanza, los equipos de proyecto se autoorganizan, desde la toma de decisiones hasta las operaciones. La gobernanza autónoma es especialmente adecuada para empresas que adoptan una gestión ágil.
Algunos ejemplos de gobernanza de proyectos
La gobernanza de un proyecto en una gran empresa
Para este primer ejemplo de gobernanza, estamos en una gran empresa que está a punto de emprender un proyecto de transformación digital. Este tipo de proyecto a gran escala requiere muchos cambios y adaptaciones, especialmente cuando la operación se aplica a gran escala.
Para llevar a cabo este proyecto con un alto impacto estratégico, es necesario utilizar un modelo jerárquico de gobernanza de proyectos. De hecho, cuantos más departamentos participen, más rígida y piramidal es necesaria para obtener resultados regulares y asegurar las inversiones.
¿Cómo se organiza la gobernanza jerárquica?
A menudo se recomienda una organización con un comité directivo (COPIL) en la cima de la pirámide y un comité de proyecto (COPROJ) por otro.
Función: asegurar el arbitraje presupuestario, validar los hitos principales, gestionar riesgos críticos y alinear la estrategia.
Composición del COPROJ
Miembros: gestor de proyectos, líderes de talleres, expertos técnicos.
Frecuencia: actualizaciones semanales.
Función: seguimiento operativo del progreso, gestión diaria de recursos y resolución de cuellos de botella intermedios.
KPIs a seguir
Respeto por el presupuesto total.
La tasa de progreso de los hitos (Camino Crítico).
El índice de satisfacción del usuario final.
Gobernanza de un proyecto de desarrollo de producto
En este ejemplo, estudiamos la gobernanza de una empresa tecnológica en el contexto del desarrollo de un nuevo producto.
Como suele ocurrir en las ampliaciones tecnológicas, la gobernanza se descentraliza para adaptarse a una gestión más ágil. El objetivo es, por tanto, promover la capacidad de respuesta y la iteración rápida, manteniendo la coherencia del producto.
¿Cómo se organiza la gobernanza ágil?
Se utiliza el método scrum.
Comité de Sincronización
Miembros: product owners (POs) de cada equipo, scrum masters y tech leads.
Frecuencia: 2 a 3 veces por semana (formato corto).
Rol: Gestionar las dependencias entre equipos y alinearse con la hoja de ruta técnica.
Comité de Estrategia de Producto
Miembros: gestión de producto, gestión de marketing y gestión general.
Frecuencia: actualizaciones trimestrales.
Función: El comité definió los OKR (Objetivos y Resultados Clave) y la priorización de las características principales para el próximo trimestre.
¿Qué KPIs se analizan?
La velocidad de los equipos.
Tiempo de llegada al mercado (TTM), o el periodo entre la producción y el lanzamiento de un producto al mercado.
La tasa de abandono y/o de interacción con nuevas funciones.
Gobernanza de proyectos para la prestación de servicios
Aquí, el proyecto es adquirido por un cliente externo. Este es el modelo de ventas de empresas de servicios como ESNs, consultoras o agencias creativas. En este contexto, la gobernanza es bilateral : debe garantizar la rentabilidad para el proveedor de servicios y la satisfacción del cliente.
¿Cómo se organiza la gobernanza en una empresa de servicios?
Este tipo de gobernanza reúne a actores internos dentro de la empresa y también externos en el lado del cliente.
El Comité de Gestión de Cuentas para la gobernanza estratégica
Miembros: el gestor de cuentas (lado del proveedor de servicios), el responsable de compras/CIO (lado cliente).
Frecuencia: trimestral.
Función: revisión de la relación comercial, renovación de contratos y visión a largo plazo.
El comité de seguimiento operativo
Miembros: jefe de proyecto (lado proveedor de servicios), persona de contacto operativa (lado cliente).
Frecuencia: cada dos meses.
Función: validación de entregables, seguimiento del consumo (días hombre) respecto al presupuesto y gestión de solicitudes de cambio.
KPIs a estudiar
El margen del proyecto.
Cumplimiento de los SLA (Acuerdos de Nivel de Servicio).
El resto está por hacer.
Tabla resumen de ejemplos de gobernanza de proyectos
Ideal para...
Proyectos largos, caros y de varios departamentos.
Innovación, productos de software, entornos inciertos.
Encargos para clientes externos con compromiso con los resultados.
Estructura de decisión
Vertical y formal: Arbitrajes realizados por la dirección (COPIL).
Horizontal y independiente: Decisiones tomadas por los equipos (PO/Equipo).
Bilateral: Codecisión entre el proveedor del servicio y el cliente.
Frecuencia de intercambios
Mensual (estratégico) y semanal (operativo).
Muy común (diario o quincenal).
Semestral o mensual, dependiendo de los hitos contractuales.
Distancia focal principal
Respeto por el alcance, el presupuesto y los plazos (ciclo V).
Valor para el usuario, capacidad de respuesta al cambio y velocidad.
La rentabilidad del proyecto y la satisfacción/fidelidad del cliente.
Riesgo principal monitorizado
Sobregestiones presupuestarias y desalineaciones estratégicas.
Deuda técnica y falta de visión a largo plazo.
Expansión del alcance y disminución de márgenes.
Indicador de Logro (KPI)
Respeto por la "línea base" (costes/plazos).
Tasa de adopción y velocidad del equipo.
Margen bruto y cumplimiento de los SLAs.
¿Cuáles son los beneficios de la gobernanza de proyectos?
Además de estructurar el entorno laboral, la gobernanza de proyectos proporciona una visibilidad esencial sobre el rendimiento, el presupuesto y la gestión de riesgos.
Medición del rendimiento del proyecto
Con mayor visibilidad sobre las diversas actividades de la empresa, la gobernanza de proyectos ayuda a agilizar la toma de decisiones del proyecto. De hecho, a veces pueden surgir dudas y los equipos pueden verse llevados a preguntarse: ¿deberíamos lanzar este proyecto? ¿El postpuesto? ¿Replantearlo? ¿Re-priorizarlo? ¿Abandonarlo?
La gobernanza de proyectos ayuda a responder a este tipo de preguntas permitiendo medir el rendimiento, facilitando así la toma de decisiones. Crear un panel de gestión de proyectos te ayudará con esta tarea.
Respetando costes, plazos y ofreciendo un alto nivel de calidad
Al clarificar los procedimientos y mejorar la productividad, la gobernanza de proyectos es un método formidable para garantizar que las actividades funcionen sin problemas. Una planificación precisa facilita el cumplimiento de costes y plazos y ayuda a ofrecer una alta calidad.
Los proyectos exitosos ayudan a aumentar la satisfacción del cliente. La empresa puede aprovechar las oportunidades, lo que a su vez incrementa su facturación.
Visualiza el rendimiento de tus proyectos en previsión
Análisis de varianza: Compare la actividad planificada con la que se ha completado y programado. Visualice los impactos financieros de sus escenarios (dotación de personal, compras, etc.) y reciba alertas.
Implementar la gobernanza de proyectos dentro de una empresa contribuye a anticipar riesgos de varias maneras.
De hecho, la definición de procedimientos tiene en cuenta la identificación de los riesgos de un proyecto : la evaluación de su probabilidad, sus consecuencias y, sobre todo, su gestión. La anticipación también puede adoptar la forma de un seguimiento continuo, complementado por la generación de informes , que son herramientas esenciales para una gobernanza eficaz del proyecto.
Además, la anticipación del riesgo es posible al clarificar a los responsables y disponer de los recursos necesarios para gestionar los riesgos, tanto humanos como presupuestarios.
Stafiz te ayuda a anticipar los riesgos. Los KPI predictivos le informan sobre futuras desviaciones antes de que sucedan. Esto le permite tomar decisiones para corregir la tendencia.
¿Cuáles son los factores clave para establecer la gobernanza del proyecto?
Involucrar a la gerencia
Aunque este paso pueda parecer obvio, su naturaleza esencial justifica que lo propongamos. De hecho, la gobernanza de proyectos solo es posible gracias a la profunda implicación de la dirección de la empresa. Estos últimos deben comprender la importancia de su implementación a escala global, ya que implica políticas, priorización y decisiones estratégicas.
El departamento de finanzas también debe unirse al esfuerzo colectivo ayudando a definir los KPIs relacionados con la gestión presupuestaria. Además, tendrá que ayudar a proporcionar recursos acordes con la visión de la empresa, tanto en términos de personal como de presupuesto y equipo.
Definir procedimientos
La gobernanza de proyectos es, casi por definición, la implementación de procedimientos. Para generar un impacto real, debe ser claro y enmarcado. Por tanto, el principio, el fin y los métodos de control deben estar perfectamente definidos.
A diario, esto puede adoptar la forma de una planificación operativa óptima definiendo, por ejemplo, la planificación y dotación de personal de los equipos de forma precisa, considerando así la gestión de imprevistos.
La plataforma Stafiz permite integrar los procedimientos de gestión de proyectos más eficientes
Gestión de oportunidades y optimización ascendente
Planificación y replanificación de proyectos sencilla y potente: personal, costes, subcontratación, fases, tareas
Seguimiento continuo del rendimiento: entrada de tiempo, análisis de desviaciones, etc.
Facturación automática, con fechas de vencimiento y seguimiento de facturas impagadas
Aunque la gobernanza de proyectos implica procedimientos, también toca el corazón de la empresa: el ser humano. Una gobernanza de proyectos perfectamente definida y estructurada que no tenga en cuenta a sus equipos estaría condenada al fracaso. Por tanto, es necesario reclutar pero también formar talento, asumiendo al mismo tiempo una cultura corporativa comprometida.
Esto incluirá la planificación estratégica, que permitirá organizar los recursos de tal manera que:
anticipar las necesidades de reclutamiento;
planificar la ejecución de proyectos;
Entrenar equipos.
Medición del rendimiento
La medición del rendimiento es uno de los factores clave en la gobernanza de proyectos. Cualquier decisión estratégica debe basarse en hechos, en forma de informes precisos.
Esto último ayudará a la empresa a avanzar hacia los proyectos más coherentes financieramente y también facilitará la captación de cara a los próximos meses.
Mantener la flexibilidad
Aunque la implementación de procedimientos y la anticipación de riesgos permiten facilitar la sostenibilidad de la empresa, la flexibilidad sigue siendo un valor esencial. De hecho, la gobernanza del proyecto debe ser escalable según los riesgos. Por tanto, la empresa debe ser capaz de reaccionar rápidamente adaptando recursos, procesos, calendarios e incluso equipos directivos.
Una excelente manera de hacer que la gobernanza de proyectos evolucione positivamente es recopilar opiniones, tanto de empleados como de clientes, para avanzar hacia la mejora.
¿Los cambios en los horarios por correo electrónico o chat requieren demasiado tiempo?
Reorganice sus horarios fácilmente: posponga, cancele, reasigne a otros empleados fácilmente.
Digitalizar y simplificar la planificación de la plantilla y la gestión de la carga de trabajo
La comunicación atenta y constructiva sigue siendo la clave para una gobernanza óptima del proyecto. La escucha, las habilidades interpersonales, pero también la autonomía y el sentido de responsabilidad son cualidades necesarias en la implementación de la gobernanza de proyectos.
Establecer una comunicación efectiva implica establecer canales relevantes para compartir información, asegurando así la retransmisión entre los equipos para discutir el progreso, los problemas, así como las decisiones tomadas y los comentarios.
Establecer la gobernanza de proyectos sigue siendo un proceso complejo , ya que sus desafíos son estratégicos. Si la gestión de proyectos se refiere a una visión micro, la gobernanza de proyectos implica una visión macro, afectando así a la globalidad de la empresa y a su sostenibilidad.
Una gobernanza óptima del proyecto mejorará el rendimiento, la calidad entregada y la rentabilidad. Sin embargo, será necesario invertir para lograr estos resultados, tanto en la estructura, en el aspecto humano y en la organización de la información. En particular, será importante preguntarte si tu ERP se adapta a la gobernanza del proyecto a la que aspiras.
Sin embargo, tengamos en cuenta que cada empresa es única y debe encontrar su propio método, adaptándose a sus limitaciones y valorando su activo más importante: sus equipos.
Preguntas:
Hay 5 modelos en la gobernanza de proyectos.
Gobernanza jerárquica: la gestión y las decisiones están centralizadas por la dirección.
Gobernanza funcional: la gestión está en manos de cada gestor de negocio.
Gobernanza matricial: la gestión se comparte entre la jerarquía funcional y el gestor de proyectos para equilibrar la experiencia y las prioridades operativas.
Gobernanza participativa: todas las partes interesadas participan en la orientación en cada hito.
Gobernanza autónoma: los equipos de proyecto son autoorganizados, desde la toma de decisiones hasta las operaciones.
Las "3 P" de la gobernanza de proyectos se refieren a:
proyecto: todos los métodos para garantizar la correcta ejecución de las misiones,
sostenibilidad: el reto de construir una gobernanza del proyecto a largo plazo, diseñada para adaptarse a los objetivos de crecimiento y a la evolución del mercado,
Beneficio: Asegurar que los proyectos estén alineados para maximizar la rentabilidad del negocio.
Un proyecto es rentable cuando aporta un retorno de la inversión, ya sea financiera, estratégica u organizativa. El seguimiento de los indicadores correctos (margen, tasa de carga vendida, desviaciones planificadas/realizadas) permite juzgarlos con precisión.
