Oft missverstanden oder sogar unterschätzt, ist die Project Framework Note dennoch eines der entscheidendsten Dokumente zu Beginn eines Projekts. Auf nur wenigen Seiten legt es die Grundlagen: Ziele, Umfang, Ergebnisse, Akteure.
Aber es ist immer noch notwendig zu wissen, wie man es effektiv aufbaut. In der Tat kann eine schlecht geschriebene Scoping-Notiz zu Missverständnissen führen und den Fortschritt des Projekts gefährden.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine klare und relevante Rahmennotiz schreiben, und wir stellen Ihnen eine gebrauchsfertige Vorlage für eine Rahmennotiz zur Verfügung.
Eine Projekt-Scoping-Notiz ist ein Scoping-Dokument, das die wesentlichen Elemente eines Projekts umreißt. Somit dient es als Referenz für die Projektplanung und -überwachung, da es einen Überblick über die Maßnahmen und Ziele des Projekts gibt.
Der Rahmenvermerk stellt sicher, dass jeder über die notwendigen Informationen verfügt. Es validiert:
ziele
die Probleme,
den Umfang des Projekts.
den Inhalt,
Chronologie
Lieferumfang
die Zielgruppe. Die Project Framework Note muss es also ermöglichen, die QQOQCP-Fragen zu beantworten.
Es wurde vom Projektmanager geschrieben, ist relativ prägnant und bietet eine Makrovision des Projekts.
Wann sollte die Notiz zum Projektumfang geschrieben werden?
Der Zeitpunkt hängt jedoch vom Kontext ab und wird in jedem Fall zu Beginn des Projekts geschrieben.
In der Pre-Sales-Phase
In IT-Dienstleistungsunternehmen und Beratungsunternehmen ist die Project Framework Note bereits in derPre-Sales-Phase sinnvoll.
Er wird mit dem Vertriebsteam geschrieben, verdeutlicht das Wertversprechen an den Kunden und dient als Übergang zwischen Pre-Sales und operativer Einführung.
In der Startphase
In anderen Zusammenhängen wird die Project Framework Note zwischen der Validierungsphase des Bedarfs und dem operativen Start des Projekts geschrieben.
Es ist vollständiger als im Pre-Sales und wird zu einer Referenz für das Schreiben von Spezifikationen.
An wen richtet sich der Projektrahmenhinweis?
Das Projektumfangsblatt hat zwei Hauptziele.
Die Stakeholder, die an der Umsetzung des Projekts beteiligt sind: d.h. das Projektteam, der Copil, der wichtige Entscheidungen trifft, die Person, die für die Zuweisung von Ressourcen verantwortlich ist.
Ansprechpartner mit Informationsbedarf: wie insbesondere der Kunde und die Geschäftsführung .
Was ist der Zweck einer Rahmennotiz?
Die Scoping-Notiz für Projekte dient mehreren Zwecken.
Organisieren des Makrozeitplans
Dieses Projektblatt definiert die Hauptlinien der Mission:
die Schätzung des Ressourcenbedarfs,
Identifizierung von Stakeholdern,
Rollen und Verantwortlichkeiten
Prioritäten
das zugewiesene Budget,
die Risiken, auf die Sie achten sollten.
Darstellen einer vertraglichen Unterstützung
Darüber hinaus wird es zu einem zentralen Bezugspunkt für die Projektüberwachung und stellt sicher, dass die Stakeholder an den ursprünglichen Zielen orientiert bleiben.
Es gibt schwarz auf weiß die Orientierungen, die eingenommen wurden, um Missverständnisse zu minimieren.
Bestimmen des Umfangs des Projekts
Die Notiz ermöglicht es Ihnen, das Projekt zu gestalten, indem Sie sich mit jedem Aspekt des Projekts befassen. Es gibt eine globale Vision für den Start und die Überwachung des Projekts.
Klärung des erwarteten Nutzens
In dem Rahmenvermerk werden die zu erreichenden Ziele und die Ergebnisse und die nicht-Ziele festgelegt.
Es bietet von Anfang an maximale Transparenz, um Missverständnisse zu vermeiden.
Validierung der Ausrichtung auf den Kunden
Die Abstimmung mit dem Kunden wird durch die Klarheit der wichtigsten Punkte des Projekts erleichtert, die in der Scoping-Notiz erwähnt werden.
Dies hilft, Erwartungen zu setzen.
Wie unterscheidet man den Projektumfangshinweis von anderen Projektüberwachungsmethoden?
Der Projektumfangshinweis hat eine ganz bestimmte Rolle und unterscheidet sich von anderen Tools, wie z. B.:
das COPIL, das auf Entscheidungen während des Projekts reagiert.
die Projektüberprüfung, die den Fortschritt des Projekts regelmäßig überwacht,
das Lastenheft, ein Dokument, das auch ein Rahmendokument enthält,das die Mikroplanung des Projekts organisiert und jede Aufgabe auf eine bestimmte Weise beschreibt,
Der Projektplan, eine detailliertere und vollständigere Version der Scoping-Note.
Was sind die Herausforderungen einer Projekt-Scoping-Notiz?
Die Herausforderungen für den Projektleiter
Der Projektumfangshinweis ist strategisch, da er es ermöglicht, die Projektbeteiligten aufeinanderabzustimmen:
der Kunde,
das Team,
Management.
Der Projektmanager muss dann sicherstellen, dass die Informationen realistisch, zuverlässig und für alle verständlich sind.
Die Scoping Note verdeutlicht strategische Punkte des Projekts wie Ziele, Umfang, Budget und Risiken. Manchmal klaffen die Interessen jedoch zwischen den Erwartungen des Kunden und der internen Machbarkeit auseinander.
Die Herausforderung besteht dann darin, alles auf den Tisch zu legen, um Spannungen zu vermeiden, die die Entwicklung des Projekts erschweren könnten.
Schließlich wird in diesem Strategiedokument der Umfang des Projekts klargestellt, um Missbräuche zu begrenzen.
Der Rahmenvermerk, der klar, prägnant und sachlich ist, zeigt klar auf, was getan wird und was nicht.
Erwartungen des Managements
Für den CEO
Die Projektrahmennotiz hat einen strategischen Umfang, der daher den CEO einbezieht. In der Tat kann es sich auf die Nachhaltigkeit der Kundenbeziehung auswirken , wenn die Erwartungen auseinandergehen, was sich auch auf die Reputation des Unternehmens auswirken kann.
Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass das Projekt mit der Gesamtstrategie des Unternehmens in Einklang steht.
Durch die Project Scoping Note muss der CEO dann in der Lage sein, den Nutzen für den Kunden klar zu visualisieren, die ergriffenen Maßnahmen zur Steuerung von Risiken und Terminen zu identifizieren, um Projektabweichungen zu vermeiden.
Für den CFO / CFO
Für den CFOstellt die Rahmennotiz eine finanzielle Verpflichtung dar und ermöglicht es ihm, eine Bestandsaufnahme der Kosten des Projekts vorzunehmen: was es einbringen wird, aber auch die finanziellen Risiken, die eingegangen werden, wenn es umgesetzt wird. Die Kontrolle der Projektkosten ist eine der Prioritäten, und der Projektrahmenvermerk muss eine realistische Vision vermitteln, um so gut wie möglich antizipieren zu können.
In der Projektrahmennotiz können Sie dann ein vorläufiges Budget und Rechnungsbedingungen definieren . Dies sorgt für maximale Transparenz bei der Organisation der Budgetplanung.
Stafiz ist ein Game-Changer
Mit nur wenigen Klicks erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Rentabilität Ihres Unternehmens: –insgesamt – nach Projekten, – nach Art der Rechnungsstellung (Verwaltung oder Festpreis), – bei der Landung.
Die Project Scoping Note spielt eine Schlüsselrolle in der operativen Organisation des Projekts, da sie das Management der Kapazitätsplanung so organisiert , dass die richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit verfügbar sind.
Auf diese Weise ermöglicht die Projektumfangsnotiz die Optimierung von Kapazität und Arbeitsbelastung, um den Fluss der Projekte und die Einhaltung der Prioritäten zu gewährleisten. Es erleichtert die Antizipation von Bedürfnissen und die Suche nach Talenten.
Die Scoping-Notiz für das Projekt schafft Klarheit über:
Nebengebäude
Meilensteine des Projekts,
die erwarteten Leistungen,
Ressourcenanforderungen.
Im Falle einer Änderung des Umfangs kann dieser Hinweis während eines Scoping-Meetings geändert und aktualisiert werden.
Eine ausgewogenere Arbeitsbelastung
Der Projektrahmenvermerk gibt eine Vorstellung von den Belegungsbedürfnissen. Sie legt die Ressourcen fest, die erforderlich sind, um:
die Auslastung zu optimieren,
sicherzustellen, dass die Laderate optimal ist,
Vermeidung von Vertragslaufzeiten,
Unter- und Überlastung zu erkennen und zu begrenzen,
Qualifikationsbedarf zu antizipieren.
Die zusammenfassende Notiz hilft somit, langfristig und kurzfristig einen Überblick über die Personalbesetzung zu erhalten.
Die Herausforderungen des Projektframing für die Produktion
Die Projektumfangsnotiz ermöglicht es den operativen Teams , klar zu verstehen, was in Bezug auf Ziele und Ergebnisse erwartet wird. Darüber hinaus hilft es, die verschiedenen Gesprächspartner und die Rollen der einzelnen Gesprächspartner zu identifizieren.
Infolgedessen hebt die Scoping-Notiz klare Ziele hervor, die in einem realistischen Zeitplan strukturiert sind, indem spezifische Ergebnisse enthalten sind. Dieser Ansatz erleichtert die Projektplanung erheblich.
Was enthält eine Scoping-Notiz für Projekte?
Hier ist eine Vorlage für eine Projektumfangsnotiz , die sich an ein digitales und IT-Projekt anpasst, aber an spezifische Anforderungen angepasst werden kann.
Definition des Projekts
Beschreiben Sie in wenigen Worten, worum es bei dem Projekt geht. Dies ist das "Was" der QQOQCP-Matrix.
Hintergrund und Ursprung des Projekts
Geben Sie denUrsprung des Projekts an, woher stammt es und warum findet es gerade jetzt statt?
Stellen Sie schnell den Kontext vor, in dem das Projekt stattfindet, sowohl intern als auch extern (wirtschaftliche, politische, ökologische Situation).
Projektziele
Dies ist einer der wichtigsten Teile der Projektumfangsnotiz.
Erklären Sie, was das Projekt nach Abschluss bringen wird und was es erreichen will, und identifizieren Sie Erfolgskriterien, die es Ihnen ermöglichen,den Erfolg des Projekts zu bewerten.
Verwenden Sie die SMART-Methode : Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Realistisch, Zeitgebunden und führen Sie quantitative (z. B. erzielte Zusatzumsätze) und qualitative (Kundenzufriedenheit) Daten ein.
Umfang
In diesem Teil wird beschrieben, was das Projekt umfasst und was nicht, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten aufeinander abgestimmt sind.
Schauspieler
In der Zusammenfassung sind alle Beteiligten aufgeführt.
Das Management, das für die Projektsteuerung verantwortlich ist, stellt sicher, dass das Projekt in die strategische Vision des Unternehmens integriert wird.
Der Kunde oder sein Vertreter validiert die Entscheidungen und behält die Richtung des Projekts im Auge.
Die operativen Teams, die die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass das Projekt konkrete Gestalt annimmt.
Experten, wenn das Projekt fortgeschrittene technische Probleme beinhaltet.
So verdeutlicht die Projektrahmennotiz, wer was macht, wer wofür verantwortlich ist, so dass jeder seine Rolle und Verantwortlichkeiten kennt.
Zeitplan
In diesem Teil werden die wichtigsten Meilensteine des Projekts detailliert beschrieben und der Zeitplan des Projekts festgelegt.
Es geht also darum, den Starttermin des Projekts, die Phasen, die Fristen, das Ende des Projekts, aber auch die Art und Weise, wie jede der Phasen strukturiert ist, zu klären.
Betriebsmittel
Das Scoping-Dokument beschreibt die Ressourcen , die für den Erfolg des Projekts unerlässlich sind:
sowohl intern als auch extern,
Material
Finanziell.
Es ist daher wichtig, das für die Entwicklung des Projekts vorgesehene Budget festzulegen und ein vorläufiges Budget aufzustellen.
Kommunikation
Die Zusammenfassung spezifiziert die verwendeten Kommunikationsmittel und ruft die Kommunikationsprozesse hervor, so dass der Austausch flüssig, regelmäßig und konstruktiv ist.
Risiken und Einschränkungen
In der Launch Note des Projekts wird alles erwähnt, was das Projekt gefährden kann: ein sich veränderndes externes Umfeld, komplizierte zwischenmenschliche Beziehungen, zu optimistische Termine...
Antizipieren Sie potenzielle Risiken so weit wie möglich, umLösungen zu antizipieren.
4 Fehler, die Sie beim Schreiben Ihrer Framework-Notiz vermeiden sollten
Die Scoping-Notiz ist strategisch für das Projekt und muss sorgfältig geschrieben werden.
Daher empfehlen wir Ihnen, einige Regeln zu befolgen, um die Relevanz und Wirksamkeit zu maximieren.
Hier sind einige Fehler, die Sie vermeiden sollten.
Ein vager oder zu breiter Umfang
Je mehr der Projektrahmen etabliert ist, desto mehr wichtige Informationen haben die Teams, um voranzukommen.
Vermeiden Sie es, vage, zu weit gefasst und offen für Interpretationen zu sein. Die Erwartungen müssen sowohl für den Kunden als auch für die operativen Teams und das Management klar sein.
Fehlende formale Validierung
Das Projekt wird von Validierungsmeetings wie Projektüberprüfungen unterbrochen. Diese sollen sicherstellen, dass alles in Ordnung ist, bevor Sie fortfahren.
Wir empfehlen, dass Sie nicht ohne formale Bestätigung durch die strategischen Gesprächspartner, wie z. B. den Kunden oder den Projektsponsor, weitermachen. Dies kann dazu führen, dass Sie Teile nachbearbeiten müssen und somit den Zeitplan verzögernoder sogar zusätzliche Kosten verursachen.
Ungenaue Schätzungen
Verlassen Sie sich auf zuverlässige Prognosen und Daten, um die für das Projekt benötigten Ressourcen und Budgets abzuschätzen.
Falsche Schätzungen könnten die Entwicklung des Projekts gefährden und die Glaubwürdigkeit der Teams oder des Unternehmens beeinträchtigen.
Eine Notiz schreiben, die zu technisch oder vage ist
Ihr Projektumfangshinweis muss von allen Projektbeteiligten verstanden werden, vom Management über den Kunden bis hin zu den operativen Teams.
Stellen Sie sicher, dass Sie die gleiche Sprache sprechen.
Die Scoping Note ermöglicht es nicht nur, die Bedingungen für die Umsetzung des Projekts schwarz auf weiß darzulegen, sondern auch eine klare Abstimmung zwischen allen Beteiligten zu gewährleisten.
Das Verfassen erfordert Strenge und zuverlässige Daten, aber vor allem bietet es eine wertvolle Gelegenheit: die Klärung von Erwartungen, die Erläuterung von Verpflichtungen und die Schaffung der Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt von Anfang an.
Fragen:
Die Scoping Note ist eine Zusammenfassung, die die Grundlagen des Projekts legt, während die Spezifikationen alle Aufgaben des Projekts spezifisch beschreiben.
Die Scoping-Note wird in der Regel in der Launch- oder Pre-Sales-Phase verwendet, während die Spezifikationen oft den Beginn des Projekts markieren, indem sie in die Vorbereitungsphase eingreifen.
Der Rahmenvermerk kann rechtlich nicht als Vertrag verwendet werden, da er keine gesetzlichen Klauseln oder Bestimmungen für den Streitfall enthält.
Es kann jedoch als Grundlage für die Formalisierung einer Verpflichtung verwendet werden, indem es Folgendes definiert:
ziele
den Umfang,
Rollen
Lieferumfang
die Fristen.
Nein, der Scoping-Hinweis ist nicht für jedes Projekt verpflichtend, wird aber dennoch dringend empfohlen.
Hier sind die Fälle, in denen dies nicht unbedingt erforderlich ist:
eine kleine Software-Evolution, die bereits gut gerahmt ist,
ein kleines Projekt, das mit einer agilen Methodik in einem kleinen Team durchgeführt wird,
wenn es um Anpassungen oder Iterationen in einem Projekt geht, das bereits gestartet wurde.
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