Projektplanung

Aktualisiert am 20. Juli 2026

In Beratungsunternehmen und IT-Dienstleistungsfirmen hängt der Erfolg eines Projekts ebenso sehr von der Einhaltung von Fristen wie von der erzielten Gewinnspanne ab. Die Projektplanung schlägt die Brücke zwischen diesen beiden Anforderungen: Sie gibt eine klare Richtung vor, bietet einen umfassenden Überblick über den Projektfortschritt und erleichtert die Entscheidungsfindung.

Die Erstellung eines nachhaltigen, langfristigen Projektplans erfordert sorgfältige Planung. Werden Aufgaben, Ressourcen und Budgets in separaten Excel-Dateien verwaltet, bleibt selbst die kleinste Abweichung unbemerkt, bis sie die Rentabilität des Projekts beeinträchtigt. Ein schlecht strukturierter Plan kann das gesamte Projekt zum Scheitern bringen: Es kommt zu einer Kettenreaktion von Verzögerungen, unvorhergesehenem Personalüberschuss und sinkenden Gewinnmargen am Projektende.

Ein effektiver Projektplan erfordert daher Sorgfalt, Weitsicht und strategisches Denken, unterstützt durch eine klare Methodik und geeignete Werkzeuge. In diesem Artikel beschreiben wir detailliert die neun Schritte zur Erstellung eines verlässlichen Projektplans – von der ersten Projektdefinition bis zur Abschlussanalyse.

In einem Dienstleistungsunternehmen erstellt der Projektmanager seinen Projektplan in 9 Schritten (Vorbereiten, Ausstatten, Aufteilen der Aufgaben, Budgetieren, Personal einsetzen, Zuteilen, Konsolidieren, Anpassen, Analysieren), um seine Fristen und Margen einzuhalten.

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan ist das Dokument, das die Aufgaben, Meilensteine, Ressourcen und das Budget eines Projekts im Zeitverlauf ordnet. Er bietet einen Gesamtüberblick über den Projektfortschritt, stellt die Einhaltung von Fristen sicher und antizipiert Arbeitsbelastungs- und Margenüberschreitungen, bevor diese die Rentabilität beeinträchtigen.

Die vorläufige Version des Zeitplans legt dieses Rahmenwerk vorgelagert fest, während der Makrozeitplan den Gesamtüberblick bietet.

🔎 Wichtigste Erkenntnisse zur Projektplanung

  • Ein Projektplan organisiert Aufgaben, Meilensteine, Ressourcen und Budget in einem gemeinsamen Kalender.
  • Der Bau erfolgt in neun Schritten , von der ersten Planungsphase bis zur Nachprojektanalyse.
  • Es gibt vier Methoden zur Strukturierung: WBS, Gantt-Diagramm, PERT-Netzwerk, kritischer Pfad .
  • Ein einziges Tool vereint Fristen, Ressourcen und Spielraum, wo Excel schnell unübersichtlich wird.
  • Der Zeitplan bleibt flexibel : regelmäßige Kontrollpunkte hinsichtlich Kosten, Ressourcen und Fristen.

 

Schritt 1: Bereiten Sie das Projekt vor

Die Erstellung eines Projektplans beinhaltet die Klärung der zu erreichenden Ziele .

Diese Scoping-Phase hilft dabei, die Erwartungen zu klären und die Abstimmung aller Beteiligten sicherzustellen, um zum Kern des Projekts vorzudringen.

 

Die Projektplanung beginnt daher mit einer Vorbereitungsphase, in der festgelegt wird, wie das Projekt durchgeführt und gesteuert wird.

Diese Scoping-Phase legt den Grundstein für das Projekt und beschreibt:

  • die verschiedenen Aufgaben;
  • die Phasen und die Reihenfolge der Ausführung der verschiedenen Aktivitäten;
  • die erforderlichen personellen Ressourcen
  • Budget und Kosten.

 

Das Rahmendokument ermöglicht es dann, die Nachvollziehbarkeit dieses Kontextes aufrecht zu erhalten.

Es handelt sich um eine echte Roadmap in Form eines Dokuments, das 5 wesentliche Fragen beantwortet.

  1. Was: Woraus besteht das Projekt? Was ist zu tun?
  2. Wer: Wer ist für was zuständig?
  3. Wie: Welche Aufgaben sind zu erfüllen? Was sind die zu erbringenden Leistungen?
  4. Wann: Auf welcher Zeitskala? Wie sieht der Zeitplan aus?

Wie der Projektfortschrittsbericht dient auch dieser Bericht dazu, die Teams zu informieren.
Schließlich bietet die Vorbereitungsphase die Möglichkeit, Bedürfnisse vorauszusehen.

Nehmen Sie zum Beispiel die Projektmanagement-Software Stafiz, die Ihnen helfen kann, den Ressourcenbedarf abzuschätzen, bevor Sie überhaupt mit dem Projekt begonnen haben.

 

  • Integration von CRM und Projektmanagement-Tool

In der Tat akzeptiert Stafiz viele Integrationen.

Anschließend können Sie Ihr CRM-System verbinden und werden benachrichtigt, wenn die Chancen auf einen Projekterfolg hoch sind, sodass Sie Ihre Ressourcen vorbereiten können .

 

  • Prognose des Rekrutierungs- und Schulungsbedarfs

Darüber hinaus bietet Stafiz eine Gesamtkapazitätskurve an , die die aktuelle und zukünftige Auslastung aufzeigt.

Diese Funktion bietet einen sehr klaren Einblick in den zukünftigen Bedarf, um den Rekrutierungs- oder Schulungsbedarf zu antizipieren.

 

Schritt 2: Wählen Sie das richtige Projektplanungstool

Obwohl es möglich ist, mehrere Tools zu kombinieren (Gantt-Diagramm, PERT usw.), ermöglicht die Verwendung eines einzigen Projektplanungstools die Zentralisierung aller Daten und sorgt so für mehr Zuverlässigkeit und Flexibilität.

 

Excel, die falsche gute Idee

Excel erweist sich als ungeeignet für die Erstellung und Aktualisierung eines Projektplans. Tatsächlich wird das Dokument schnell unübersichtlich und schwer verständlich.

Spalten, verbundene Zellen... Jede Hinzufügung von Informationen erfordert eine drastische Formatierung.

Excel wurde nicht für die Planung oder das Management von Projekten entwickelt .

 

Projektplanungssoftware nutzen

Stattdessen empfehlen wir die Verwendung spezieller Projektplanungssoftware .

Tatsächlich ermöglicht dieses Werkzeug, dass sich der Zeitplan und die verschiedenen Projektkomponenten an unvorhergesehene Ereignisse anpassen.

Stafiz ist somit ein umfassendes Tool zur Unterstützung des Projektmanagements . Es ermöglicht Ihnen Folgendes:

  • Zentralisierung von Daten (Zuverlässigkeit);
  • Echtzeit-Überwachung (Reaktionsfähigkeit für eine bessere Entscheidungsfindung);
  • die Möglichkeit von Datenquerverweisen;
  • Kommunikation und Informationsaustausch (Teamproduktivität).

Für Dienstleistungsunternehmen (IT-Dienstleistungsunternehmen, Beratungsfirmen, Agenturen) geht eine Kategorie von Tools über die traditionelle Terminplanung hinaus: Professional Services Automation (PSA). Ein PSA-System integriert Terminplanung, Personalplanung und Margenmanagement in einem einzigen System, während ein universelles Tool lediglich den Aufgabenkalender verwaltet.

Zeitplan der Aufgaben Kalender und Gantt-Diagramm Der Kalender ist live mit Ressourcen und Budget verknüpft.
Personal und Verfügbarkeit Nicht abgedeckt Abgleich von Profilen, Verfügbarkeit und Überwachung der Zwischenvertragszeiten
Projektmarge und Rentabilität Nicht abgedeckt Prognostizierte Gewinn- und Verlustrechnung in Echtzeit
Konsolidierte Vision Ein Werkzeug pro Silo Personalwesen, Projekte und Finanzen – alles in einem System

 

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Schritt 3: Aufgaben auflisten und priorisieren

Auflisten aller Meilensteine und Aufgaben

Dieser Schritt besteht darin, eine Bestandsaufnahme aller Aufgaben vorzunehmen, die während des Projekts ausgeführt werden müssen.

Es können Meilensteine, Aufgaben und Unterphasen unterschieden werden, von den breitesten bis zu den genauesten.

  • Meilensteine stellen Meilensteine dar (z. B. das Senden der Spezifikationen an den Kunden).
  • Die Aufgaben repräsentieren alle Elemente, aus denen sich das Projekt zusammensetzt (z. B. Erstellung des Lastenhefts).
  • Unteraufgaben sind alle Elemente, aus denen sich die Aufgaben zusammensetzen (z. B. Korrekturlesen und Korrigieren des Dokuments).

 

Je stärker die Aufgaben aufgeschlüsselt sind, desto mehr Einblick in die zu liefernde Arbeit haben Sie.

Dies ermöglicht Ihnen eine möglichst genaue Budgetschätzung .

 

Darüber hinaus werden Sie in der Lage sein, einen präziseren Zeitplan zu erstellen, um Ihre Verpflichtungen gegenüber dem Kunden sicherzustellen .

Zur Erstellung einer Aufgabenliste kann die Projektstrukturplanung (Work Breakdown Structure , WBS) verwendet werden. Diese Strukturierung dient der Vorbereitung der Aufgabenplanung .

 

Identifizieren von Abhängigkeiten

Nachdem Sie alle Aufgaben identifiziert haben, aus denen sich das Projekt zusammensetzt, müssen Sie bestimmen, welche Aufgaben vor anderen erledigt werden müssen und welche gleichzeitig erledigt werden können. Identifizieren Sie dazu die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, damit Sie ihre Auswirkungen verstehen und wie Sie sie am besten priorisieren.

 

In einer Bäckerei kann man kein Brot backen, wenn das Mehl nicht gekauft wurde. Bei einem digitalen Projekt sind die Abläufe vielleicht weniger klar, aber genauso wirkungsvoll.

Wird dieser Schritt tatsächlich vernachlässigt, kann dies Ihren Zeitplan und Ihr Projekt gefährden .

Berücksichtigen Sie die Reaktions- und Validierungszeiten Ihrer Mitarbeiter und Dienstleister.
Es gibt verschiedene Hilfsmittel, die Ihnen dabei helfen, Abhängigkeiten zu identifizieren .

Das PERT-Diagramm organisiert Aufgaben in einem Netzwerkformat, um einen Gesamtüberblick über das Projekt zu geben, sowie Aufgaben, die prioritär, parallel oder fristgerecht ausgeführt werden müssen .

Der kritische Pfad beinhaltet die Aufteilung des Projekts in die längstmögliche Abfolge von Aufgaben, um das Projekt abzuschließen.

Jede Aufgabe, die sich auf die Projektdauer auswirkt, spiegelt sich dann in der gesamten Abfolge wider.

Diese Methode ermöglicht es Ihnen, eine pessimistische Sicht auf das Projekt zu erhalten, um den Projektzeitplan strategisch zu organisieren.

Gantt-Diagramme, PERT-Diagramme, WBS-Diagramme, kritische Pfaddiagramme: Welche Methode sollte zur Strukturierung des Terminplans verwendet werden?

Vier sich ergänzende Methoden helfen dabei, von einer Aufgabenliste zu einem überschaubaren Zeitplan zu gelangen. Sie schließen sich nicht gegenseitig aus: Ein einziges Planungstool kombiniert sie, ohne dass Daten erneut eingegeben werden müssen.

WBS (Slicing Structure, SDP auf Französisch) Unterteilen Sie das Projekt in Meilensteine, Aufgaben und Teilaufgaben, vom Allgemeinen zum Speziellsten. Zunächst gilt es, den Umfang festzulegen und die Zuverlässigkeit der Budgetschätzung sicherzustellen.
Gantt-Diagramm Visualisieren Sie Aufgaben im Zeitverlauf mit Dauer, Meilensteinen und Fortschritt. Den Kalender teilen und den Fortschritt täglich verfolgen.
PERT-Netzwerk Organisiert vernetzte Aufgaben, um deren Abhängigkeiten und kritische Aufgaben aufzuzeigen. Wenn die Abläufe komplex sind und die Fristen bestimmen.
Kritischer Pfad Ermittelt die längste Abfolge von Aufgaben, die die Mindestdauer des Projekts bestimmt. Um den Liefertermin zu sichern und Aufgaben ohne Spielraum zu priorisieren.

 

Planen von Aufgaben

Sobald Abhängigkeiten identifiziert sind, kategorisieren Sie Aufgaben, indem Sie Folgendes berücksichtigen:

  • die Nebengebäude;
  • Prioritäten;
  • die erzeugte Wirkung und die Bedeutung jeder Aufgabe.

 

Schritt 4: Legen Sie ein Budget fest

Zeitplan und Budget sind eng miteinander verknüpft und müssen daher parallel festgelegt werden.

In der Realität muss die Projektplanung auf drei Komponenten gleichzeitig basieren, die jeweils drei Dimensionen der Planung repräsentieren:

  1. den Haushaltsplan,
  2. Auswahl von Ressourcen,
  3. Ressourcenallokation.

 

Verlassen Sie sich auf die verfügbaren Elemente

Sammeln Sie alle Elemente, die Sie für die Budgeterstellung benötigen : die Aufgabenliste, Abhängigkeiten, Risikomanagement und Ressourcenzuweisung, die wir in einem späteren Abschnitt besprechen werden.

Je mehr Informationen Ihnen zur Verfügung stehen, desto realistischer kann Ihr Budget sein .

 

Verwenden Sie ein spezielles Tool

Es gibt zahlreiche Budgetierungsinstrumente , die Ihnen bei diesem Schritt helfen.

Um eine Projektbudgetprognose zu erstellen , muss zunächst die Machbarkeit des Projekts ermittelt werden .

 

Hierfür bietet Stafiz beispielsweise einen Produktionsplan an .

Ziel ist es, die erwartete Marge nach Profil oder nach Phasen zu visualisieren.

Auf diese Weise bietet es eine präzise Vision, indem es alle Kosten (Einkäufe, Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen, Personalkosten je nach Betriebszugehörigkeit usw.) berücksichtigt.

 

Überwachung der Arbeitsbelastung nach Rolle und Team in Stafiz

 

Schritt 5: Wählen Sie die am besten geeigneten Profile aus

Die Auswahl der richtigen Profile ist für den Erfolg eines Projekts von entscheidender Bedeutung.

Tatsächlich hat es großen Einfluss auf Ressourcenverteilung , Budget und Zeitplan.

Eine ungeeignete Auswahl kann zu Produktivitätseinbußen und unvorhergesehenen Kosten führen.

 

Die Balance zwischen Verfügbarkeit, Appetit und Budget finden

Bei der Auswahl von Profilen für ein Projekt geht es also darum, das richtige Gleichgewicht zwischen Fähigkeiten, Verfügbarkeit, Appetit und Kosten zu finden.

Achten Sie darauf, die Präferenzen Ihrer Mitarbeiter nicht zu vernachlässigen: Ein demotivierter oder passiver Mitarbeiter könnte das Projekt verlangsamen oder sogar Ihrem Ruf schaden.

Seien Sie außerdem wachsam hinsichtlich der Verfügbarkeit der im Projekt ausgewählten Ressourcen , um zu verhindern, dass sich Profile gegenseitig kannibalisieren.

 

Verwenden Sie Tools: Matching-Engine und Szenario-Builder

Um Profile strategisch auszuwählen, vergleichen Sie die verfügbaren Daten.

Stafiz bietet zwei Funktionen, die sich ideal für die Profilauswahl eignen: die Matching-Engine und den Szenario-Builder.

 

Stafiz' Smart Matching hebt die Projekt-/Profilkompatibilität hervor , indem es Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Motivation berücksichtigt.

Darüber hinaus kann es besonders für ESNs nützlich sein, da es hilft, potenzielle Profile für eine Verwaltungsgesellschaft nach definierten Kriterien zu identifizieren.

Die identifizierten Profile können dann direkt kontaktiert werden, um die Positionierung abzustimmen .

Mit Stafiz können Sie für jedes Projekt den Ressourcenbedarf und die am besten geeigneten Profile zur Zuweisung anzeigen lassen.

 

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Personalübersicht , die Profile zu visualisieren, die für anstehende Projekte geeignet sind.

Diese Funktion hilft bei der strategischen Platzierung jedes Profils.

Personalübersicht: Profile ansehen, die für anstehende Projekte in Stafiz geeignet sind.
Tabellenvorlage für das prognostizierte Projektbudget

Eine leistungsstarke Suchmaschine

Sie können auch nach einem Profil suchen, das Sie in einer Aufgabe positionieren möchten, indem Sie Schlüsselwörter für Fähigkeiten, Rolle, Erfahrung oder andere Daten eingeben, die für Sie relevant erscheinen.

Talentsourcing mit Stafiz

Das andere Profilauswahltool, der Szenario-Builder , ermöglicht optimierte Platzierungen.

Dies ermöglicht es Ihnen, die am besten geeigneten Profile anhand ihrer Relevanz, der erwarteten Margen oder der Auslastungsraten auszuwählen, um die Rentabilität zu maximieren .

 

Optimieren Sie die Vertriebsleistung

Diese Art von Funktion optimiert die Vertriebsleistung in drei Bereichen.

  1. Gesamtrentabilität , da die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter optimiert wird.
  2. Kommerzielle Leistung und Kundenzufriedenheit , da die Projekte dank angepasster Profile gut ausgeführt werden.
  3. Die Mitarbeiterbindung und -motivation werden durch die Berücksichtigung der Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter sichergestellt.

 

Schritt 6: Definieren der Ressourcenzuweisung

Einen realistischen Überblick über die Funktionen erhalten

Für eine strategische Ressourcenallokation und damit für die Umsetzung des Projektplans ist es unerlässlich, klare und verlässliche Daten zu erhalten.

Eine Echtzeitansicht der Fähigkeiten erleichtert somit die Entscheidungsfindung.

Eine Besonderheit von Stafiz ist die Möglichkeit der Vorbesetzung von Teams, um die Beratungen zu erleichtern.

Vorab-Personalplanung bei Stafiz: ein Einsatzvorschlag, der Urlaub, Schulungen und Teilzeitarbeit berücksichtigt.

Dabei werden dann Kriterien wie Urlaub, Weiterbildung oder Teilzeitarbeit berücksichtigt.

Überwachung der Teambelegungsraten, Woche für Woche, in Stafiz.

Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten

Im nächsten Schritt gilt es, die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten festzulegen, um Missverständnisse oder Konflikte zu vermeiden.

In der Tat muss jeder Mitarbeiter wissen, in welcher Phase er oder sie involviert ist und was von ihm erwartet wird. Andernfalls kann der Projektzeitplan und damit der Erfolg des Projekts als Ganzes gefährdet werden.

Tools wie die RACI-Matrix erleichtern diesen Schritt . Sie helfen dabei, zu klären, wer was wann tut und was von den einzelnen Personen erwartet wird.

Beispiel einer RACI-Matrix zur Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten in einem Projekt.

 

Schritt 7: Verknüpfen Sie Planung, Personal und Budget

Um die Gewinnspanne eines Serviceprojekts zu gewährleisten, muss der Zeitplan in Echtzeit mit Ressourcen und Budget verknüpft bleiben. Ein PSA-System wie Stafiz bietet diese Funktion standardmäßig: Die Zuweisung eines Beraters aktualisiert die Finanzprognose des Projekts, während herkömmliche Planungstools Aufgaben und Kosten trennen.

Mehrere Schritte bedingen sich gegenseitig und müssen parallel durchgeführt werden.

Daher ist es unmöglich, ein Budget festzulegen, ohne das zu verwendende Werkzeug, die Anzahl der Mitarbeiter oder den Umfang der zur Durchführung des Projekts auszuführenden Aufgaben zu kennen.

Auf die gleiche Weise ist es schwierig, sich für die Größe des Teams zu entscheiden, ohne eine Vorstellung vom Budget zu haben.

 

Daher können Sie zunächst den Zeitaufwand und die Anzahl der benötigten Mitarbeiter für jede Aufgabe abschätzen.

Im nächsten Schritt werden alle Informationen zusammengeführt, um einen Plan zu erstellen, der in einem Projektzeitplan konkretisiert wird.

 

Gantt-Diagramme bleiben eine brauchbare Option, aber ein umfassendes Projektmanagement-Tool lässt sich leichter aktualisieren.

Die Planung ist jedoch kein zeitlich starres Instrument: Sie ist flexibel, weil sie sich mit der Realität der Projekte weiterentwickelt .

 

Schritt 8: Entwickeln Sie den Projektzeitplan weiter

 

Laut dem Project Management Institute (PMI) kommt es bei fast jedem zweiten Projekt während der Ausführung zu einer Ausweitung des Projektumfangs. Ein starrer Zeitplan kann diesen Änderungen nicht standhalten: Er wird an jedem Meilenstein überarbeitet.

Tatsächlich ändert sich der Zeitplan im Laufe des Projekts, daher ist eine sorgfältige Projektüberwachung unerlässlich.

 

Flexibel bleiben

Der Projektzeitplan muss an die Projektbeschränkungen angepasst werden .

So ist es nicht ungewöhnlich, unvorhergesehene Ereignisse in der Beratung oder IT zu beobachten.

Darüber hinaus können externe Ereignisse Anpassungen erforderlich machen (Umstrukturierungen, rechtliche Entwicklungen, Kriege etc.).

Genau deshalb ist es unerlässlich, vor Beginn eines jeden Projekts ein effektives Risikomanagement zu implementieren .

Dieses Flexibilitätsbedürfnis impliziert die Notwendigkeit zuverlässiger und zentralisierter Informationen. Dies gewährleistet ein einheitliches Informationsniveau und ermöglicht eine schnelle Reaktion bei Unstimmigkeiten.

 

Einrichten von Prüfpunkten

Bei der Projektbegleitung werden drei wesentliche Punkte überprüft:

  1. Kosten
  2. Ressourcenallokation
  3. die Fristen.

 

Stafiz bietet Funktionen zur Kostenverfolgung , wie zum Beispiel:

  • eine zukunftsorientierte Vision;
  • die erwartete finanzielle Landung im Falle einer Änderung des Personals, der Aufgaben oder des Budgets;
  • Konsolidierte Daten für alle Teams, mit dedizierten Ansichten nach Abteilungen (z. B. spezifische Ansichten für das Finanzwesen)
Missionsbericht in Stafiz: Kostenkontrolle und finanzielles Ergebnis des Projekts.

 

Darüber hinaus werden auch andere Funktionen verwendet, um die Verteilung von Ressourcen zu steuern.

 

  • Umplanung von Ressourcen (bei Unter- oder Überlastung) und Identifizierung der Verfügbarkeit.
  • Visualisierung der Besetzung von nicht abrechenbaren Projekten zur Neuzuweisung von Profilen.
  • Optimierung neu zugewiesener Aufträge: Möglichkeit, Zeitpläne mit wenigen Klicks zu ändern (Beispiel: Verschiebung von Rechnungsfristen).
Beispiel für eine Finanzanalyse von Projekten unter Verwendung von Schlussfolgerungen durch Rentabilität oder Margenberechnung.
Oder mit einer Begründung durch die ADRs.
Darüber hinaus gibt es auch eine Funktion, mit der diese Daten mit der Überwachung der Ziele durch die Mitarbeiter abgeglichen werden können.

Teams aufeinander abstimmen

Die Umsetzung eines Projektplans hilft auch dabei, die Teams nach Projektabschluss aufeinander abzustimmen.

Die Zentralisierung der Daten ermöglicht es nämlich, die Projekt-, Finanz- und HR-Teams aufeinander abzustimmen, die einen klaren Überblick über die erreichten Ziele haben.

Somit verfügt jede Abteilung über die projektbezogenen Details für jedes Profil.

 

Kundenfallstudie: Die Colorado Group verbessert ihre Terminzuverlässigkeit und steigert ihre Gewinnmargen.

Colorado Groupe ist ein Beratungsunternehmen für Marketing und Kundenbeziehungen mit 50 Mitarbeitern. Die Personalplanung erfolgte bisher mithilfe von Excel-Dateien: Da die Auswirkungen von Urlaub auf die Arbeitsbelastung und die verbleibenden Aufgaben nicht ersichtlich waren, konnte das Management weder die prognostizierte Marge seiner Projekte berechnen noch die Auslastungsraten optimieren.

 

Isabelle Lalet — Colorado-Gruppe

Vor dem Einsatz von Stafiz konnten wir unseren Personalschlüssel nicht verbessern. Dank Stafiz können wir unsere Kapazitäten viel besser managen und unsere Margen verbessern.

Wir haben uns an Stafiz gewandt, was es uns nicht nur ermöglichte, unsere Personalbesetzung zu digitalisieren, sondern auch automatisch den Rest der Projekte zu berechnen.

Isabelle Lalet
Direktor für Entwicklung und Unterstützung

Durch die Digitalisierung ihrer Personalplanung mit Stafiz zentralisierte die Colorado Groupe die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter, integrierte anstehende Projekte in die Arbeitsplanung und automatisierte die Berechnung der verbleibenden Aufgaben. Ergebnisse: eine Steigerung der Arbeitsbelastung um 35 %, eine Erhöhung der Projektmargen um 15 % und eine wöchentliche Zeitersparnis von 5 Stunden bei der Terminplanung.

Die Projektplanung ist eine der Säulen des Projektmanagements . Sie beeinflusst in der Tat alle Aspekte des Projekts: finanzielle, zeitliche und ressourcenbezogene.

Die Erstellung eines effektiven Projektzeitplans kann jedoch nicht improvisiert werden. Dieses Dokument muss streng vorbereitet werden, aber es handelt sich um ein lebendiges Dokument, das sich im Laufe des Projekts ändert.

Unser abschließender Ratschlag: Nutzen Sie vorhandene Vorlagen, Tools und Methoden, um Zeit zu sparen, und binden Sie die Teams ein! Dies wird ihr Engagement fördern und Ihnen helfen, einen realistischen und relevanten Projektzeitplan zu erstellen.

 

Fragen:

Die Anpassung eines Projektzeitplans im Falle unvorhergesehener Ereignisse basiert auf drei Hauptsäulen: Antizipation, Flexibilität und Kommunikation.

  1. Richten Sie ein Echtzeit-Monitoring ein: Nutzen Sie Projektmanagement-Tools (ERP, Gantt, Kanban usw.), um Unstimmigkeiten schnell zu erkennen und Aufgaben entsprechend anzupassen.
  2. Priorisieren und neu planen: Bewerten Sie die Auswirkungen von Änderungen auf Zeit, Ressourcen und Budget. Passen Sie den Zeitplan entsprechend den vorrangigen Zielen und verfügbaren Einschränkungen an.
  3. Überprüfen der Ressourcenzuweisung : Wenn sich ein unvorhergesehenes Ereignis auf die Arbeitsauslastung auswirkt, weisen Sie Ressourcen basierend auf Verfügbarkeit und erforderlichen Fähigkeiten neu zu.
  4. Sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation: Informieren Sie die Stakeholder schnell und binden Sie sie in die Entscheidungsfindung ein, um eine optimale Reaktionsfähigkeit zu gewährleisten.
  5. Ermöglichen Sie Flexibilität: Integrieren Sie von Anfang an Zeit- und Budgetpuffer, um unvorhergesehene Ereignisse zu absorbieren, ohne das Projekt zu beeinträchtigen.

Die Planung ist der Prozess der Festlegung von Aufgaben, Dauer und Ressourcen eines Projekts. Der Zeitplan ist das konkrete Ergebnis: der Kalender, der diese Aufgaben zeitlich ordnet. Ziel der Planung ist die Erstellung eines realisierbaren Zeitplans, der im Projektverlauf angepasst wird.

Zu den Standardmethoden gehören Gantt-Diagramme, PERT-Netzwerke und die kritische Pfadanalyse, unterstützt durch einen Projektstrukturplan (PSP). Excel stößt schnell an seine Grenzen, sobald sich der Zeitplan ändert. Spezielle Software zentralisiert Aufgaben, Ressourcen und Budget und aktualisiert den Zeitplan in Echtzeit.

Ein Projektplan bietet einen klaren Überblick über den Projektfortschritt, koordiniert die Teams und gewährleistet die Einhaltung von Fristen und Budget. Er hilft, Kosten- und Budgetüberschreitungen vorherzusehen und ermöglicht schnellere Entscheidungen bei unvorhergesehenen Ereignissen während des Projekts.

Die Projektplanung umfasst neun Schritte: Projekt vorbereiten und strukturieren, Werkzeug auswählen, Aufgaben auflisten und priorisieren, Budget festlegen, Profile auswählen, Ressourcen zuweisen, Planung, Ressourcen und Budget verknüpfen, Plan weiterentwickeln und schließlich die Nachprojektanalyse durchführen.

Der kritische Pfad ist die längste Abfolge voneinander abhängiger Aufgaben in einem Projekt. Seine Dauer bestimmt den frühestmöglichen Liefertermin: Jede Verzögerung einer einzelnen Aufgabe verschiebt das gesamte Projekt. Die Identifizierung des kritischen Pfads hilft, Aufgaben ohne Pufferzeit zu priorisieren und die Einhaltung von Fristen sicherzustellen.