Projektsteuerung: Definition, Rollen und Umsetzung
09. November 2023
Um ihre Aktivitäten zu skalieren, haben Unternehmen keine andere Lösung, als das Management ihrer Projekte zu optimieren. Die Verbesserung des täglichen Betriebs wird daher unerlässlich, um Wettbewerbsfähigkeit zu gewinnen und neue Märkte zu erobern.
Hier kommt die Projektsteuerung ins Spiel. Es sind alle Methoden und Strukturen, die alle mobilisierten Akteure und Ressourcen eines Projekts ausrichten, um dessen ordnungsgemäße Durchführung und finanzielle Kontrolle zu ermöglichen, ohne andere laufende Projekte oder die Gesamtstrategie des Unternehmens zu beeinträchtigen.
Governance sollte nicht mit Projektmanagement verwechselt werden, das in Umfang und Engagement begrenzter ist. Tatsächlich umfasst Projektgovernance die Definition von Verfahren und die Einrichtung menschlicher und finanzieller Ressourcen. Daher ist es als eine wesentliche Methode für die Nachhaltigkeit von Unternehmen positioniert.
In diesem Artikel erklären wir , was Projektsteuerung ist, welche Herausforderungen sie mit sich bringt, und stellen die Schlüsselfaktoren vor, die Ihnen helfen, sie in Ihrem Unternehmen umzusetzen.
Was ist Projekt-Governance?
Projekt-Governance: Definition
Vom Wirtschaftssoziologen Jean-François Chantaraud (2012) definiert als "die Reihe von Regeln und Methoden, die die Reflexion, Entscheidung und Kontrolle der Anwendung von Entscheidungen innerhalb eines sozialen Körpers organisieren", bleibt Projektsteuerung tatsächlich eine Art Management- und Organisationsform.
Sie besteht aus einer Reihe von Prozessen und definiert die Organisation auf globaler Ebene des Unternehmens. Projektgovernance ermöglicht es, das richtige Umfeld für das effektive Management eines Projektportfolios zu schaffen.
Unterscheidung zwischen Projektsteuerung und Projektmanagement
Obwohl Projektmanagement und Projektsteuerung beide die Umsetzung von Projekten innerhalb eines Unternehmens beinhalten, unterscheiden sie sich jedoch in ihrer Dimension.
Da Projektgovernance eine globale Methodik ist, nutzt sie das Projektmanagement als Werkzeug, um ihre strategischen Ziele zu erreichen.
Diagramm einer Projekt-Governance
Eine strategische Dimension
Eines der Hauptmerkmale der Projektsteuerung liegt in ihrer strategischen Dimension. Tatsächlich impliziert die Definition der Projektsteuerung, eine Richtung in der Vision zu setzen. Managementteams tragen dann eine große Verantwortung: die Auswahl von Projekten, die mit der Gesamtstrategie des Unternehmens übereinstimmen.
Warum Projektsteuerung einrichten?
Durch eine effiziente Strukturierung und Organisation garantiert die Projektleitung ein gewisses Qualitätsniveau und reagiert auf reale Herausforderungen. Darüber hinaus hat seine Umsetzung viele Vorteile.
Stellen Sie sicher, dass die Abstimmung vom operativen zur strategischen Strategie erfolgt
Projekte mit der Unternehmensstrategie abzustimmen, kann komplex sein. Die Umsetzung einer präzisen Projektsteuerung ermöglicht jedoch, an dieser Kohärenz zu arbeiten und dabei die Entwicklungsziele des Unternehmens zu berücksichtigen.
Darüber hinaus ist die Projektsteuerung besonders nützlich, um die manchmal unterschiedlichen Interessen der verschiedenen Stakeholder einer Organisation in Einklang zu bringen.
Erleichtern Sie die Entscheidungsfindung
Die Definition der Projektsteuerung basiert auf konkreten Zahlenaus den operativen Aktivitäten des Unternehmens .
Eine verlässliche analytische Vision hilft dabei, alle notwendigen Elemente für fundierte Entscheidungen bereitzustellen. Es sollte auch beachtet werden, dass diese Analyse auf relevanten Finanzindikatoren basieren muss, um strategisch definiert zu werden.
Optimieren Sie das Ressourcenmanagement
Ressourcenmanagement ist sehr oft ein besonders komplexes Thema, das in Unternehmen zu managen ist. Tatsächlich erschwert der Mangel an Transparenz manchmal den reibungslosen Betrieb von Projekten.
Indem Sie die Projektsteuerung upstream definieren, verbessern Sie Ihre langfristige Vision, was es Ihnen ermöglicht, die zu entwickelnden Projekte besser zu priorisieren.
Nachhaltigkeit sicherstellen
Obwohl Projektgovernance eine große Investition innerhalb eines Unternehmens ist, da sie die Einbindung von Teams und Management erfordert, sind ihre Vorteile dennoch erheblich.
Die Umsetzung der Projektsteuerung trägt zur Nachhaltigkeit des Unternehmens bei, indem sie den reibungslosen Ablauf der Aktivitäten und dessen ordnungsgemäßes Funktionieren erleichtert, was zu Produktivitätssteigerungen und besserer Rentabilität führt. Darüber hinaus ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Mitarbeiter zu behalten, indem sie ihre täglichen Aktivitäten vereinfachen, dank einer gewonnenen Autonomie und Sichtbarkeit.
Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit
Projektsteuerung hilft, den Informationsfluss zu optimieren. Tatsächlich ist jede Rolle im Voraus definiert und vor allem transparent. Die Informationsbeschaffung wird zugänglicher, da jeder Mitarbeiter genau weiß, wen er kontaktieren kann. Kommunikationsflüsse sind dadurch vereinfacht und Zeitersparnis beträchtlich.
Die Schaffung von Silos zwischen den Abteilungen der Projektteams und der Finanzabteilung ermöglicht kein optimales Projektmanagement. Stafiz bietet Ihnen eine Lösung durch seine Tools zur Steuerung des Projektmanagements , die es Ihnen ermöglichen, Finanzen und Projektmanagement in Einklang zu bringen. Darüber hinaus bieten die vollständig anpassbaren Zugriffsrechte der Plattform Ihren verschiedenen Mitarbeitern das richtige Maß an Informationen. So hält jeder die Schlüssel in der Hand, um auf seiner eigenen Ebene zu handeln.
Welche verschiedenen Arten von Projektsteuerung gibt es?
Projektführung ist keine starre Methodik , die auf den Buchstaben angewendet wird. Um optimal zu sein, muss es sich an die Größe Ihres Unternehmens, Ihre Tätigkeit, aber auch an die geltende Berufskultur anpassen.
Hier sind fünf Arten der Projektsteuerung.
Hierarchische Projektsteuerung
Die Steuerung und Entscheidungen werden zentralisiert vom Management übernommen. Die operativen Teams erhalten und wenden die Anweisungen der Hierarchie an. Dieses Modell wird in großen Unternehmen bevorzugt, wo ein strukturiertes System eine großflächige Produktion ermöglicht.
Funktionale Projektsteuerung
Hier liegt das Management in den Händen jedes Geschäftsleiters. Daher kontrolliert jede Abteilung ihre Organisation und Ressourcen. Der Projektmanager übernimmt hier die Rolle eines Koordinators.
Diese Steuerungsform ist für Unternehmen zu bevorzugen, die oft mit Silos konfrontiert sind.
Matrix-Projektsteuerung
Bei dieser Methode wird das Management zwischen der funktionalen Hierarchie und dem Projektleiter geteilt , um Fachwissen und operative Prioritäten auszubalancieren. Dieser Ansatz wird häufig von Dienstleistungsunternehmen bevorzugt.
Partizipative Projektleitung
Partizipative Governance bezieht alle Beteiligten in jede Phase in die Steuerung ein. Dies fördert Transparenz, Zusammenarbeit und folglich Engagement.
Autonome Projektleitung
In dieser Art der Governance sind Projektteams selbstorganisiert, von der Entscheidungsfindung bis zum Betrieb. Autonome Governance eignet sich besonders gut für Unternehmen, die agiles Management übernehmen.
Einige Beispiele für Projektsteuerung
Die Steuerung eines Projekts in einem großen Unternehmen
Für dieses erste Beispiel für Governance sind wir in einem großen Unternehmen, das kurz davor steht, ein digitales Transformationsprojekt zu starten. Diese Art von groß angelegtem Projekt erfordert viele Änderungen und Anpassungen, insbesondere wenn der Betrieb großflächig angewendet wird.
Um dieses Projekt mit hoher strategischer Wirkung durchzuführen, ist es notwendig, ein hierarchisches Projekt-Governance-Modell zu verwenden. Tatsächlich gilt: Je mehr Abteilungen beteiligt sind, desto mehr ist eine starre und pyramidenförmige Struktur notwendig, um regelmäßige Ergebnisse zu erzielen und Investitionen zu sichern.
Wie ist hierarchische Governance organisiert?
Eine Organisation mit einem Lenkungsausschuss (COPIL) an der Spitze der Pyramide einerseits und einem Projektausschuss (COPROJ) auf der anderen Seite wird oft empfohlen.
Rolle: operative Überwachung des Fortschritts, tägliches Ressourcenmanagement und Behebung von zwischenliegenden Engpässen.
KPIs zu verfolgen
Respekt vor dem Gesamtbudget.
Die Fortschrittsrate von Milestones (Kritischer Pfad).
Der Endnutzerzufriedenheitsindex.
Governance eines Produktentwicklungsprojekts
In diesem Beispiel untersuchen wir die Governance eines Technologieunternehmens im Kontext der Entwicklung eines neuen Produkts.
Wie bei Tech-Scale-ups oft ist die Governance dezentralisiert, um sich an agileres Management anzupassen. Das Ziel ist daher, Reaktionsfähigkeit und schnelle Iteration zu fördern und gleichzeitig Produktkonsistenz zu gewährleisten.
Rolle: Abhängigkeiten zwischen Teams verwalten und sich an die technische Roadmap ausrichten.
Produktstrategieausschuss
Mitglieder: Produktmanagement, Marketingmanagement und Allgemeines Management.
Frequenz: vierteljährliche Updates.
Rolle: Der Ausschuss definierte OKRs (Ziele und Schlüsselergebnisse) sowie die Priorisierung der wichtigsten Merkmale für das kommende Quartal.
Welche KPIs werden analysiert?
Die Geschwindigkeit der Teams.
Time to Market (TTM), also der Zeitraum zwischen Produktion und Markteinführung eines Produkts.
Die Rate des Wechsels und/oder der Interaktion bei neuen Funktionen.
Projektsteuerung für die Dienstleistungserbringung
Hier wird das Projekt von einem externen Kunden übernommen. Dies ist das Vertriebsmodell von Dienstleistungsunternehmen wie ESNs, Beratungsfirmen oder Kreativagenturen. In diesem Zusammenhang ist die Governance bilateral : Sie muss die Rentabilität des Dienstleisters und die Zufriedenheit des Kunden sicherstellen.
Wie ist die Governance für ein Dienstleistungsunternehmen organisiert?
Diese Art der Governance bringt interne Akteure innerhalb des Unternehmens sowie externe Akteure auf der Kundenseite zusammen.
Der Kontoverwaltungsausschuss für strategische Governance
Mitglieder: der Account Manager (Service Provider-Seite), der Einkaufsleiter/CIO (Kundenseite).
Frequenz: vierteljährlich.
Rolle: Überprüfung der kommerziellen Beziehung, Vertragsverlängerung und langfristige Vision.
Aufträge für externe Kunden mit Engagement für Ergebnisse.
Entscheidungsstruktur
Vertikal & Formell: Schiedsverfahren durchgeführt vom Management (COPIL).
Horizontal und eigenständig: Entscheidungen getroffen von den Teams (PO/Team).
Bilateral: Mitentscheidung zwischen Dienstleister und Kunden.
Frequenz der Vermittlungen
Monatlich (strategisch) und wöchentlich (operativ).
Sehr häufig (täglich oder alle zwei Wochen).
Je nach vertraglichen Meilensteinen alle zwei oder monatlich.
Hauptbrennweite
Respekt vor dem Umfang, dem Budget und den Fristen (V-Zyklus).
Nutzerwert, Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen und Geschwindigkeit.
Rentabilität des Projekts sowie Kundenzufriedenheit/-loyalität.
Überwachtes Hauptrisiko
Budgetüberschreitungen und strategische Fehlanpassungen.
Technische Schulden und fehlende langfristige Vision.
Scope-Creep und Margenrückgang.
Leistungsindikator (KPI)
Achtung der "Basislinie" (Kosten/Fristen).
Adoptionsrate und Teamgeschwindigkeit.
Bruttomarge und Einhaltung von SLAs.
Was sind die Vorteile von Projekt-Governance?
Neben der Strukturierung des Arbeitsumfelds bietet die Projektsteuerung wichtige Einblicke in Leistung, Budget und Risikomanagement.
Messung der Projektleistung
Mit größerer Transparenz in den verschiedenen Aktivitäten des Unternehmens hilft die Projektsteuerung, die Projektentscheidungen zu optimieren. Tatsächlich können manchmal Zweifel aufkommen, und Teams werden dazu veranlasst, sich zu fragen: Sollten wir dieses Projekt starten? Der Verschieber? Umformuliert? Priorisieren? Es aufgeben?
Die Projektsteuerung hilft dann, diese Art von Frage zu beantworten, indem sie die Messung der Leistung ermöglicht und so die Entscheidungsfindung erleichtert. Die Erstellung eines Projektmanagement-Dashboards hilft Ihnen bei dieser Aufgabe.
Einhaltung von Kosten, Terminen und hohem Qualitätsniveau
Durch die Klärung von Verfahren und die Verbesserung der Produktivität ist die Projektsteuerung eine beeindruckende Methode, um sicherzustellen, dass die Aktivitäten reibungslos ablaufen. Eine genaue Planung erleichtert die Einhaltung von Kosten und Fristen und trägt zur Bereitstellung hoher Qualität bei.
Erfolgreiche Projekte tragen zur Steigerung der Kundenzufriedenheit bei. Das Unternehmen kann Chancen nutzen, was wiederum den Umsatz erhöht.
Visualisieren Sie die Performance Ihrer Projekte in der Prognose
Abweichungsanalyse: Vergleichen Sie die geplante Leistung mit der abgeschlossenen und terminierten Leistung. Visualisieren Sie die finanziellen Auswirkungen Ihrer Szenarien (Personalbesetzung, Einkauf usw.) und lassen Sie sich benachrichtigen.
Die Umsetzung von Projektgovernance innerhalb eines Unternehmens trägt auf verschiedene Weise zur Risikovorhersage bei.
Tatsächlich berücksichtigt die Definition von Verfahren die Identifikation der Risiken eines Projekts : die Bewertung ihrer Wahrscheinlichkeit, ihrer Folgen und vor allem ihres Managements. Antizipation kann auch in Form einer kontinuierlichen Überwachung erfolgen, ergänzt durch die Erstellung von Berichten , die wesentliche Werkzeuge für eine effektive Projektsteuerung sind.
Darüber hinaus wird die Risikovorhersage ermöglicht, indem die Verantwortlichen klargestellt und die notwendigen Ressourcen zur Risikomanagement, sowohl personell als auch haushaltsbezogen, bereitgestellt werden.
Stafiz hilft Ihnen, Risiken zu antizipieren. Predictive KPIs informieren Sie über zukünftige Abweichungen, bevor sie auftreten. Auf diese Weise können Sie Entscheidungen treffen, um den Trend zu korrigieren.
Was sind die Schlüsselfaktoren für die Einrichtung einer Projekt-Governance?
Management einbeziehen
Auch wenn dieser Schritt offensichtlich erscheinen mag, rechtfertigt seine wesentliche Natur, dass wir ihn vorbringen. Tatsächlich ist Projektsteuerung nur durch die tiefe Beteiligung des Unternehmensmanagements möglich. Letztere muss die Bedeutung ihrer Umsetzung im globalen Maßstab verstehen, da sie politische Maßnahmen, Priorisierungen und strategische Entscheidungen umfasst.
Auch die Finanzabteilung muss sich der gemeinsamen Anstrengung beteiligen, indem sie bei der Definition von KPIs im Zusammenhang mit dem Budgetmanagement hilft. Darüber hinaus muss sie Ressourcen bereitstellen, die mit der Unternehmensvision übereinstimmen, sowohl in Bezug auf Personal, Budget als auch Ausrüstung.
Prozeduren definieren
Projektgovernance ist fast per Definition die Umsetzung von Verfahren. Um echte Wirkung zu erzielen, muss es klar und gerahmt sein. Daher müssen Anfang, Ende und die Steuerungsmethoden perfekt definiert sein.
Im Alltag kann dies in Form einer optimalen operativen Planung geschehen, indem beispielsweise die Planung und Besetzung der Teams präzise definiert werden und so das Management unvorhergesehener Ereignisse berücksichtigt werden.
Die Stafiz-Plattform ermöglicht es Ihnen, die effizientesten Projektmanagementverfahren zu integrieren
Opportunity-Management und Upstream-Optimierung
Einfache und leistungsstarke Projektplanung und Neuplanung: Personalbesetzung, Kosten, Untervergabe, Phasen, Aufgaben
Kontinuierliche Leistungsüberwachung: Zeiterfassung, Abweichungsanalyse, etc.
Automatische Rechnungsstellung mit Fälligkeitsterminen und Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen
Während Projektgovernance Verfahren umfasst, berührt sie auch das Herz des Unternehmens: den Menschen. Eine perfekt definierte, strukturierte Projektsteuerung, die ihre Teams nicht berücksichtigt, wäre zum Scheitern verurteilt. Daher ist es notwendig, Talente zu rekrutieren, aber auch auszubilden, unter der Annahme einer engagierten Unternehmenskultur.
Dazu gehört auch die strategische Planung, die es ermöglicht, die Ressourcen so zu organisieren, dass:
Rekrutierungsbedarf voraussehen;
Planung der Umsetzung von Projekten;
Trainiere Teams.
Messung der Leistung
Leistungsmessung ist einer der Schlüsselfaktoren in der Projektsteuerung. Jede strategische Entscheidung muss auf Fakten basieren und in Form einer genauen Berichterstattung erfolgen.
Letzteres wird dem Unternehmen helfen, die finanziell kohärentesten Projekte zu erreichen und zudem die Rekrutierung im Hinblick auf die kommenden Monate erleichtern.
Flexibilität bewahren
Während die Umsetzung von Verfahren und die Risikovorhersage es ermöglichen, die Nachhaltigkeit des Unternehmens zu fördern, bleibt Flexibilität ein wesentlicher Wert. Tatsächlich muss die Projektsteuerung entsprechend den Gefahren skalierbar sein. Daher muss das Unternehmen schnell reagieren können, indem es Ressourcen, Prozesse, Zeitpläne und sogar Managementteams anpasst.
Eine hervorragende Möglichkeit, Projektführung positiv weiterentwickeln zu lassen, besteht darin, Meinungen sowohl von Mitarbeitern als auch von Kunden einzuholen, um auf Verbesserungen hinzuarbeiten.
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Mischen Sie Ihre Zeitpläne ganz einfach neu: Verschieben, stornieren, einfach an andere Mitarbeiter verteilen.
Digitalisierung, Vereinfachung der Mitarbeiterplanung und des Lastmanagements
Fürsorgliche und konstruktive Kommunikation bleibt der Schlüssel zur optimalen Projektsteuerung. Zuhören, zwischenmenschliche Fähigkeiten, aber auch Autonomie und Verantwortungsbewusstsein sind alles notwendige Eigenschaften bei der Umsetzung der Projektleitung.
Die Einrichtung einer effektiven Kommunikation erfordert die Einrichtung relevanter Kanäle zum Informationsaustausch, wodurch ein Austausch zwischen den Teams gewährleistet wird, um den Fortschritt, die Probleme, getroffenen Entscheidungen und Rückmeldungen zu besprechen.
Die Einrichtung der Projektsteuerung bleibt ein komplexer Prozess , da die Herausforderungen strategisch bedingt sind. Wenn das Projektmanagement eine Mikrovision umfasst, impliziert Projektsteuerung eine Makrovision, was die Globalität des Unternehmens und seine Nachhaltigkeit beeinflusst.
Eine optimale Projektsteuerung wird die Leistung, die gelieferte Qualität und die Rentabilität verbessern. Es wird jedoch notwendig sein, zu investieren, um diese Ergebnisse sowohl in der Struktur, im menschlichen Aspekt als auch in die Organisation von Informationen zu erzielen. Insbesondere ist es wichtig, sich zu fragen, ob Ihr ERP an die Projektsteuerung passt, die Sie anstreben.
Behalten wir jedoch im Hinterkopf, dass jedes Unternehmen einzigartig ist und seine eigene Methode finden muss, sich an seine Einschränkungen anpassen und sein wichtigstes Gut wertschätzen muss: seine Teams.
Fragen:
Es gibt 5 Modelle in der Projekt-Governance.
Hierarchische Governance: Management und Entscheidungen werden zentralisiert durch das Management.
Funktionale Governance: Das Management liegt in den Händen jedes Geschäftsleiters.
Matrix-Governance: Das Management wird zwischen der funktionalen Hierarchie und dem Projektleiter geteilt, um Fachwissen und operative Prioritäten auszubalancieren.
Partizipative Governance: Alle Beteiligten sind an der Steuerung bei jedem Meilenstein beteiligt.
Autonome Governance: Projektteams sind selbstorganisiert, von der Entscheidungsfindung bis zum betrieblichen Betrieb.
Die "3 Ps" der Projekt-Governance beziehen sich auf:
Projekt: alle Methoden, um die ordnungsgemäße Durchführung der Missionen zu gewährleisten,
Nachhaltigkeit: die Herausforderung, eine langfristige Projektsteuerung aufzubauen, die sich an Wachstumsziele und Marktentwicklungen anpasst,
Gewinn: Stellen Sie sicher, dass Projekte aufeinander abgestimmt sind, um die Rentabilität des Unternehmens zu maximieren.
Ein Projekt ist profitabel, wenn es einen Return on Investment bringt, sei es finanziell, strategisch oder organisatorisch. Die Überwachung der richtigen Indikatoren (Marge, Rate der verkauften Ladung, geplante/realisierte Abweichungen) ermöglicht es dann, diese genau zu beurteilen.
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