Comment rédiger un bilan de projet efficace ?
Souvent négligé car chronophage et offrant des résultats observables uniquement à long terme, le bilan de projet reste pourtant indispensable. Essentiel à une gestion de projet réussie, il revient sur tout ce qui a bien fonctionné et surtout sur les points d’optimisation afin de proposer des actions correctives concrètes pour les projets futurs. Référence pour la préparation de projets similaires, il aide à gagner en temps et en performance.
Alors, comment faire un bilan de projet ? Dans cet article, nous vous proposons un guide pour comprendre ses objectifs ainsi que les bonnes pratiques pour rédiger un bilan de projet efficace.
Qu’est-ce qu’un bilan de projet ?
🔎 Synonymes : rapport de projet, évaluation de projet, débrief projet, clôture projet
Le bilan de projet, ou rapport de fin de projet, constitue le document principal de la phase de clôture. Ce récapitulatif analyse les réussites et les difficultés rencontrées tout au long du projet. Honnête, transparent, le bilan de projet évoque le positif comme le négatif afin d’établir une synthèse réaliste et critique du projet.
De plus, le rapport de fin de projet marque la clôture officielle du projet, où le client accuse réception et approuve les livrables. Par ailleurs, cette phase inclut également l’archivage des documents ainsi que la clôture des contrats.
Quels sont les objectifs d’un bilan de projet ?
Quel objectif pour l’équipe projet ?
- Mesurer la performance
Le bilan de projet revient sur la création de rapports de production pertinents facilite cette évaluation.
Générés à partir d’un outil de gestion de projet comme Stafiz, vous pouvez ainsi comparer la production réalisée avec celle planifiée initialement. Stafiz propose une granularité par mission et par collaborateur, offrant ainsi un maximum de transparence.
Enfin, le bilan de projet représente l’occasion de vérifier que tout est en ordre, notamment que toutes les factures ont été réglées. Vous pouvez par ailleurs gagner du temps sur cette étape tout au long du projet en utilisant un système de facturation automatisée, associée à un suivi budgétaire rigoureux.
Comment faire un bilan de projet ?
Quand faut-il faire le bilan d’un projet ?
Réalisé lors de la phase de clôture de projet, le bilan de projet doit cependant être fait “à froid”. Évitez de le planifier directement après la fin des dernières tâches et attendez que la pression retombe pour obtenir un maximum d’objectivité.
Toutefois, le bilan de projet nécessite parfois du recul lorsque certaines informations ne peuvent être observées que sur le long terme. Dans ce cas, informez l’équipe, consignez les premières observations et planifiez les étapes suivantes.
Qui doit participer au bilan de projet ?
Toutes les parties prenantes participent au bilan de projet :
- le chef de projet,
- les membres de l’équipe,
- les prestataires externes,
- les experts,
- le sponsor,
- le client,
- le Project Management Officer (PMO).
Un coach spécialisé peut parfois s’avérer pertinent pour jouer le rôle de facilitateur grâce à sa neutralité, tâchant ainsi d’apporter franchise et honnêteté.
Le bilan de projet doit permettre d’obtenir tous les points de vue de manière transparente. Des entretiens individuels vous aideront à obtenir des retours franches. Vous devez instaurer un climat de confiance où les équipes se sentent suffisamment à l’aise pour s’ouvrir.
Quelles étapes s’avèrent indispensables pour faire le bilan de projet ?
Le bilan de projet nécessite de réaliser certaines étapes en amont.
- La planification dans l’agenda, dès la phase de planification. Cela permet de s’assurer que toutes les parties prenantes soient disponibles.
- Une fois le projet livré : l’approbation des parties prenantes. Elles valident l’atteinte des objectifs. Des procès verbaux complétés et signés officialisent cette étape, s’assurant que le projet a été livré, que les livrables sont conformes et sans réserves.
- L’archivage des documents, afin que les décisions soient consignées.
- La libération des ressources, qui peuvent alors être réaffectées sur d’autres projets.
- La clôture administrative et contractuelle : paiement des factures, fin de contrat avec les prestataires et fournisseurs, révocation des accès. Cette étape est indispensable pour limiter les risques de litige.
Que mettre dans un bilan de projet ?
Le bilan de projet consigne les avis de toutes les parties prenantes.
Des frameworks existent afin de faciliter les échanges et d’obtenir des opinions constructives :
- la méthode Mad, Sad, Glad,
- le framework Liked, Learned, Lacked and Longed For,
- la technique du Drop, Add, Keep, Improve.
Voici les différentes parties qu’inclut le bilan de projet.
Le contexte du projet
Rappelez tous les éléments de contexte qui vont permettront de comprendre les enjeux du projet, même dans 6 mois ou 2 ans. Évoquez ainsi :
- l’objectif principal,
- le périmètre,
- les acteurs impliqués (commanditaire, chef de projet, équipe projet…),
- la durée et les dates,
- les outils utilisés.
L’analyse des écarts
Cette partie permet de comprendre rapidement les écarts entre :
- le prévisionnel et le réalisé sur le budget,
- les délais,
- la qualité.
Vous évaluez ainsi si les objectifs ont été atteints, non réalisés ou surpassés.
L’analyse de la gestion des risques
Ici, il s’agit de revenir sur les risques identifiés lors de la note de cadrage projet.
- Ont-ils finalement eu lieu ?
- Ont-ils été maîtrisés ? Si oui, comment ?
- Quels ont été leur impact sur le projet ?
- D’autres risques non anticipés ont-ils fait leur apparition ?
Cette analyse permettra une prise de recul et facilitera la gestion des risques des projets suivants.
L’analyse des ressources
L’analyse des ressources consiste à étudier les ressources planifiées versus celles réellement utilisées, pour le projet dans sa globalité ainsi que pour chaque tâche ou jalon.
Demandez-vous également si la charge de travail consommée correspond à celle facturée.
Un logiciel de planification de projet proposant des fonctionnalités de suivi du temps passé comme Stafiz vous aidera à obtenir des données fiables et précises.
L’analyse des délais
La date de fin prévue correspond-elle à la date réelle de livraison ?
Si la réponse est non, il convient de mener une analyse approfondie sur les causes d’un tel retard.
Le bilan technique
Les choix techniques retenus ont-ils permis de répondre aux besoins ? S’agissait-il des solutions les plus pertinentes ?
Prenez-le temps d’analyser avec l’aide des experts impliqués sur le projet les autres options qui auraient pu être envisagées.
Le bilan méthodologique
De la même manière, réalisez le bilan méthodologique en prenant en compte la méthode de gestion de projet utilisée, les outils de pilotage, de communication, les processus.
Le niveau de satisfaction du commanditaire
Cette partie nécessite l’implication du client. Nous suggérons de lui proposer un questionnaire de satisfaction avec des questions ouvertes, permettant de collecter ses remarques, ses suggestions, son niveau de satisfaction et surtout, la probabilité qu’il recommande ou fasse de nouveau appel à vos services.
Les enseignements
Déterminante, cette partie consiste à résumer point par point toutes les leçons apprises, qu’il s’agisse d’échecs ou de réussites, et cela sur tous les aspects du projet :
- l’organisation,
- la gestion client,
- ou encore le management des équipes.
La synthèse générale du chef de projet
Rédigée par le chef de projet, la synthèse conclut le bilan de projet en :
- confirmant la réception du projet par le client,
- vérifiant que ses attentes ont été comblées et son niveau de satisfaction,
- revenant sur la qualité des livrables,
- identifiant les pistes d’amélioration,
- analysant la coordination des équipes.
Enfin, le chef de projet partage son retour d’expérience global, remercie les équipes et propose des actions concrètes dans une démarche d’amélioration continue.
Quelles étapes après la rédaction du bilan de projet ?
Après la rédaction du bilan de projet, il s’avère primordial de le partager afin de maximiser son impact et de s’assurer d’un niveau d’information homogène.
Enfin, le remerciement des équipes permet de reconnaître leur investissement et de les remercier pour le travail accompli.
Bilan de projet : modèle réutilisable
Voici un exemple de structure de bilan de projet. Vous pouvez l’utiliser comme modèle afin de rédiger le bilan de projet adapté aux besoins de votre entreprise.
- Le contexte du projet
- L’analyse des écarts
- L’analyse de la gestion des risques
- L’analyse des ressources
- L’analyse des délais
- Le bilan technique
- Le bilan méthodologique
- Le niveau de satisfaction du commanditaire
- Les enseignements
- La synthèse générale du chef de projet
- La conclusion
Vous pouvez ainsi choisir les profils les plus adaptés en fonction de leur pertinence, des marges attendues ou encore des taux d’occupation afin de maximiser la profitabilité.
Rédiger un bilan de projet permet un retour d’expérience indispensable, et contribue à vous protéger administrativement en confirmant la bonne réception du projet, le clôturant ainsi définitivement.
Toutefois, pour être pertinent, le bilan de projet doit être fait à froid, dans un contexte ouvert à la discussion. Ainsi, il contribuera à identifier des enseignements précieux pour améliorer la performance de vos projets ainsi que la rentabilité de votre entreprise. Basé sur l’apprentissage continu, le bilan de projet s’intègre à une vision long terme.
Questions fréquentes :
Il existe différents types de rapports de projet.
- Le rapport d’avancement : durant le projet, il permet de suivre les délais, les coûts et la bonne livraison des livrables. Il permet d’identifier rapidement les frictions et de prendre des mesures pro-actives.
- Le bilan de projet : à la fin du projet, il aide à analyser les écarts, tirer des enseignements et à capitaliser sur les bonnes pratiques.
- Le rapport de production : il intervient de manière régulière en fonction du rythme nécessaire et permet de suivre l’activité sur une période déterminée.
Le retour d’expérience (REX) : plus orienté amélioration continue et bonnes pratiques, ce dernier est parfois intégré au bilan de projet.
Le bilan de projet dresse un état complet du projet (objectifs, planning, budget, livrables, résultats) et évalue sa réussite globale.
Le REX projet quant à lui se concentre sur les leçons à retenir : ce qui a bien ou mal fonctionné, les points à améliorer et les pratiques à reproduire. Le REX a une finalité plus qualitative et transverse.
Voici les outils les plus utilisés pour réaliser un bilan de fin projet :
- les tableurs (Excel, Google Sheets) pour structurer les données,
- les outils collaboratifs (Notion, Miro, Klaxoon) pour animer les ateliers REX,
- les outils de gestion de projet (comme Stafiz) pour extraire des données fiables sur les temps, les coûts, les tâches et suivre l’avancée tout au long des projets.
- les modèles de bilans ou les checklists pour ne rien oublier dans l’analyse.
