¿Cómo redactar un informe de proyecto eficaz?

A menudo descuidada porque requiere mucho tiempo y ofrece resultados que solo se pueden observar a largo plazo, la evaluación del proyecto sigue siendo esencial. Esencial para el éxito de la gestión de proyectos, revisa todo lo que ha funcionado bien y especialmente los puntos de optimización para proponer acciones correctivas concretas para futuros proyectos. Una referencia para la preparación de proyectos similares, ayuda a ahorrar tiempo y rendimiento.

Entonces, ¿cómo se hace una evaluación de un proyecto ? En este artículo, te ofrecemos una guía para entender sus objetivos, así como las mejores prácticas para redactar un informe de proyecto eficaz .

¿Qué es una revisión de proyecto?

🔎 Sinónimos: informe del proyecto,evaluación de proyecto, debriefing de proyecto, cierre de proyecto

La revisión de proyecto, o informe de fin de proyecto, es el documento principal de la fase de cierre. En este resumen se analizan los éxitos y desafíos encontrados a lo largo del proyecto. Honesto y transparente, la revisión de proyecto evoca tanto lo positivo como lo negativo para establecer una síntesis realista y crítica del proyecto.

Además, el informe de fin de proyecto marca el cierre oficial del proyecto, donde el cliente acusa recibo y aprueba los entregables. Además, esta fase también incluye el archivo de documentos, así como el cierre de contratos.

¿Cuáles son los objetivos de una revisión de proyectos?

¿Cuál es el objetivo para el equipo del proyecto?

• Medición del rendimiento

La revisión del proyecto revisa la creación de informes de producción relevantes facilita esta evaluación. 

Generado a partir de una herramienta de gestión de proyectos como Stafiz, se puede comparar la producción realizada con la planificada inicialmente. Stafiz ofrece granularidad por asignación y por empleado, ofreciendo así la máxima transparencia. 

 

 

Hacer una revisión de un proyecto también implica hablar de la gestión de la dotación de personal y su eficiencia, en particular la selección de perfiles, la distribución de la carga de trabajo y la cantidad de recursos solicitados.  

 

• Identificar puntos de optimización 

El informe de fin de proyecto señala las discrepancias entre la previsión y los resultados reales. Arroja luz sobre lo que se puede mejorar y cómo. Así, propone un plan de acción concreto para futuros proyectos similares. 

 

A través de un análisis en profundidad de las discrepancias, el balance del proyecto ofrece explicaciones de las razones de las desviaciones para evitarlas en el futuro. 

 

• Vuelta al ambiente laboral 

 

En una dimensión menos técnica y fáctica, la evaluación del proyecto también debe tener en cuenta los sentimientos del equipo a lo largo del proyecto, lo que implica:

• conflictos potenciales,
• la calidad y regularidad de la comunicación, 
• el espíritu de colaboración.

 

• Cree un historial para los siguientes proyectos 

La revisión de proyectos le permite aprender para proyectos futuros. Por lo tanto, se trata de registrar los éxitos y las dificultades para construir una historia. Esto facilitará la preparación y ejecución de proyectos similares.

 

La revisión de proyecto ofrece un registro escrito que enriquecerá el conocimiento de la empresa y evitará la repetición de errores ya encontrados. Examina las soluciones puestas en marcha para hacer frente a los problemas y traza sus repercusiones, tanto positivas como negativas. 

 

Además, también es valioso para la transferencia de conocimientos en caso de traspaso, mediante el registro y el análisis de toda la información relacionada con el proyecto.

 

Por último, la retroalimentación pone de relieve las necesidades específicas de formación o contratación.

 

• Celebra el final del proyecto y agradece al equipo

La revisión de proyecto marca el final del proyecto, lo que nos permite agradecer a las personas que contribuyeron a su éxito y celebrar este evento, como equipo.

 

La valla ofrece un marco menos formal para animar a los empleados a expresarse, a compartir momentos importantes para la cohesión del equipo.

 

Una ventaja para la gestión

• Verificar el logro de los objetivos 

El informe del proyecto verifica: 

• la consecución de los objetivos inicialmente fijados,
• la entrega y la calidad de los entregables,
• Satisfacción del cliente. 

 

Por lo tanto, es fundamental tener establecidos criterios de evaluación del éxito para evaluar el éxito del proyecto.

 

Es más, incluso un proyecto percibido como un fracaso se beneficia de ser analizado. Si bien es tentador ocultarlo y hacer que la gente lo olvide, la revisión de proyecto es aún más relevante aquí. De hecho, ayuda a identificar las acciones que no se deben reproducir y las que se deben implementar para mejorarlo.

 

• Resumir los éxitos y los fracasos

La revisión del proyecto ofrece una rica experiencia de aprendizaje, proporcionando visibilidad sobre todos los aspectos del proyecto. Este intercambio de información ayuda a limitar los silos. Éste

La transparencia debe conducir a la implementación de acciones concretas. 

 

• Gestionar el aspecto financiero del proyecto

Para la dirección, el informe de fin de proyecto les permite hacer el balance financiero del proyecto con el fin de obtener visibilidad sobre el rendimiento financiero del proyecto. Este paso incluye la comparación del presupuesto inicial con los gastos reales.

Con un software de planificación de proyectos como Stafiz, puedes comparar el presupuesto periodo por periodo e identificar el momento preciso en el que el margen fue positivo o negativo. Este historial permite comprender cuándo se ha deteriorado la situación, proporciona detalles sobre los costos, las variaciones del presupuesto y el retorno de la inversión.

Acelere el seguimiento de su presupuesto

Stafiz le ofrece una visión de 360° de su rentabilidad general o proyecto por proyecto. Identifique los riesgos de desviaciones gracias a la monitorización predictiva.

Supervisión financiera sin preocupaciones con Stafiz

Por último, la revisión del proyecto es una oportunidad para comprobar que todo está en orden, incluso que se han pagado todas las facturas. También puede ahorrar tiempo en este paso a lo largo del proyecto mediante el uso de un sistema de facturación automatizado, combinado con un riguroso seguimiento del presupuesto.  

¿Cómo hacer una evaluación de proyecto?

¿Cuándo se debe hacer un balance de un proyecto?

Sin embargo, la evaluación del proyecto, que se lleva a cabo durante la fase de cierre del proyecto, debe realizarse "en frío". Evite planificarlo directamente después de que se hayan completado las últimas tareas y espere a que la presión disminuya para lograr la máxima objetividad.

Sin embargo, la revisión del proyecto a veces requiere una visión retrospectiva cuando cierta información solo se puede observar a largo plazo. En este caso, informe al equipo, registre las observaciones iniciales y planifique los próximos pasos. 

¿Quién debe participar en la revisión del proyecto?

Todas las partes interesadas participan en la revisión del proyecto: 

• el director del proyecto,
• miembros del equipo,
• proveedores de servicios externos,
• los expertos,
• el patrocinador,
• el cliente,
• el Oficial de Gestión de Proyectos (PMO).

Un coach especializado a veces puede ser relevante para desempeñar el papel de facilitador gracias a su neutralidad, tratando así de aportar franqueza y honestidad.

El balance del proyecto debe permitir obtener todos los puntos de vista de forma transparente. Las entrevistas individuales te ayudarán a obtener comentarios sinceros. Es necesario generar confianza en los equipos que se sientan lo suficientemente cómodos como para abrirse.

¿Qué pasos son imprescindibles para llevar a cabo la evaluación del proyecto? 

La evaluación del proyecto requiere que se lleven a cabo ciertos pasos previos.

1. Planificación en la agenda, desde la fase de planificación. Esto garantiza que todas las partes interesadas estén disponibles. 
2. Una vez entregado el proyecto: la aprobación de las partes interesadas. Validan la consecución de objetivos. Las actas completadas y firmadas formalizan este paso, asegurando que el proyecto ha sido entregado, que los entregables son conformes y sin reservas. 
3. Archivar documentos, para que se registren las decisiones.
4. La liberación de recursos, que luego se pueden reasignar a otros proyectos.
5. Cierre administrativo y contractual : pago de facturas, fin de contrato con prestadores de servicios y proveedores, revocación del acceso. Este paso es esencial para limitar el riesgo de litigios. 

¿Qué poner en un informe de proyecto?

El informe del proyecto registra las opiniones de todas las partes interesadas. 

Existen marcos para facilitar los intercambios y obtener opiniones constructivas: 

• el método Loco, Triste, Alegre, 
• el marco que le gustó, aprendió, le faltó y anheló, 
• la técnica de Soltar, Añadir, Mantener, Mejorar.

Estas son las diferentes partes que incluye el informe del proyecto. 

El contexto del proyecto

Recuerda todos los elementos contextuales que te permitirán entender los retos del proyecto, incluso en 6 meses o 2 años. Menciona de esta manera:

• El objetivo principal,
• el perímetro,
• los actores implicados (patrocinador, director del proyecto, equipo del proyecto, etc.),
• duración y fechas,
• las herramientas utilizadas.

Análisis de brechas

Esta parte le permite comprender rápidamente las discrepancias entre: 

• la previsión y el presupuesto real, 
• Plazos 
• calidad. 

Esto permite evaluar si los objetivos se han cumplido, no se han alcanzado o se han superado.

Análisis de gestión de riesgos

Aquí, se trata de revisar los riesgos identificados durante la nota de alcance del proyecto.

• ¿Finalmente se llevaron a cabo? 
• ¿Han sido controlados? Si es así, ¿cómo?  
• ¿Cuál fue su impacto en el proyecto? 
• ¿Han surgido otros riesgos imprevistos? 

Este análisis te permitirá dar un paso atrás y facilitar la gestión de riesgos de proyectos posteriores.

Análisis de recursos

El análisis de recursos es el proceso de observar los recursos que se planifican en comparación con los que realmente se utilizan, para el proyecto en su conjunto, así como para cada tarea o hito.

Considere también si la carga de trabajo consumida coincide con la carga de trabajo facturada. 

El software de planificación de proyectos con funciones de seguimiento del tiempo como Stafiz te ayudará a obtener datos fiables y precisos.

Análisis de plazos

¿La fecha de finalización prevista coincide con la fecha de entrega real? 

Si la respuesta es no, se debe realizar un análisis exhaustivo de las causas de dicho retraso.

La evaluación técnica

¿Las decisiones técnicas tomadas han permitido satisfacer las necesidades? ¿Fueron estas las soluciones más relevantes? 

Tómese el tiempo para analizar con la ayuda de los expertos involucrados en el proyecto las otras opciones que podrían haberse considerado. 

La evaluación metodológica

Del mismo modo, realizar la evaluación metodológica teniendo en cuenta el método de gestión de proyectos utilizado, las herramientas de gestión y comunicación, y los procesos.

El nivel de satisfacción del patrocinador

Esta parte requiere la implicación del cliente. Sugerimos ofrecerles un cuestionario de satisfacción con preguntas abiertas, que nos permita recoger sus comentarios, sugerencias, nivel de satisfacción y, sobre todo, la probabilidad de que vuelvan a recomendar o utilizar sus servicios.  

Lecciones aprendidas

Esta parte decisiva consiste en resumir punto por punto todas las lecciones aprendidas, ya sean fracasos o éxitos, y esto sobre todos los aspectos del proyecto: 

• la organización,
• gestión de clientes,
• o la gestión de equipos.

Resumen general del director del proyecto

Escrito por el director del proyecto, el resumen concluye el informe del proyecto de la siguiente manera:

• confirmando la aceptación del proyecto por parte del cliente,
• verificar que se han cumplido sus expectativas y su nivel de satisfacción,
• Revisar la calidad de los entregables,
• identificar áreas de mejora, 
• Analizar la coordinación de los equipos. 

Por último, el director del proyecto comparte su feedback general, agradece a los equipos y propone acciones concretas en un enfoque de mejora continua.

¿Cuáles son los pasos después de escribir el informe del proyecto? 

Después de redactar la memoria del proyecto, es fundamental compartirla para maximizar su impacto y garantizar un nivel homogéneo de información.

Por último, agradecer a los equipos nos permite reconocer su inversión y agradecerles el trabajo realizado. 

Revisión del proyecto: plantilla reutilizable

Este es un ejemplo de la estructura del balance de un proyecto. Puedes utilizarlo como plantilla para redactar el informe del proyecto a medida de las necesidades de tu empresa.

1. El contexto del proyecto
2. Análisis de brechas
3. Análisis de gestión de riesgos
4. Análisis de recursos
5. Análisis de plazos
6. La evaluación técnica
7. La evaluación metodológica
8. El nivel de satisfacción del patrocinador
9. Lecciones aprendidas
10. Resumen general del director del proyecto
11. La conclusión

Puedes elegir los perfiles más adecuados en función de su relevancia, márgenes esperados o tasas de ocupación con el fin de maximizar la rentabilidad.

Escribir un informe de proyecto permite una retroalimentación esencial y ayuda a protegerlo administrativamente al confirmar la aceptación exitosa del proyecto, cerrándolo definitivamente.

Sin embargo, para que sea relevante, la evaluación del proyecto debe hacerse en frío, en un contexto abierto a la discusión. Así, te ayudará a identificar lecciones valiosas para mejorar el rendimiento de tus proyectos, así como la rentabilidad de tu empresa. Basada en el aprendizaje continuo, la evaluación del proyecto forma parte de una visión a largo plazo.