Hoe schrijf je een effectief projectrapport?

Het wordt vaak verwaarloosd omdat het tijdrovend is en resultaten oplevert die pas op de lange termijn kunnen worden waargenomen. projectbeoordeling essentieel. Essentieel voor projectmanagement succesvol projectmanagement wordt teruggekeken naar alles wat goed ging en vooral naar de gebieden voor optimalisatie om concrete corrigerende maatregelen voor toekomstige projecten voor te stellen. Een referentie voor de voorbereiding van soortgelijke projectenHet helpt tijd te besparen en prestaties te verbeteren.

Dus hoe doe je een project beoordelen ? In dit artikel bieden we je een handleiding om de doelstellingen en best practices te begrijpen voor het schrijven van een effectieve beoordeling.

Wat is een projectbeoordeling?

🔎 Synoniemen : projectrapport, projectevaluatie, projectdebrief, projectafsluiting

Het projectrapport of eindrapportis het belangrijkste document van de afsluitende fase. In deze samenvatting worden de successen en moeilijkheden van het project geanalyseerd. Het projectrapport is eerlijk en transparant en bekijkt zowel de positieve als de negatieve aspecten van het project om een realistisch en kritisch beeld te schetsen. realistisch en kritisch van het project.

Daarnaast markeert het eindrapport de officiële afsluiting van het projectwaarbij de klant de ontvangst bevestigt en de deliverables goedkeurt. Deze fase omvat ook het archiveren van documenten en het contractafsluiting.

Wat zijn de doelstellingen van een projectbeoordeling?

Wat is het doel van het projectteam?

• Prestaties meten

In de projectbeoordeling wordt gekeken naar het opstellen van relevante productierapporten om deze beoordeling te vergemakkelijken. 

Gegenereerd vanuit een projectbeheertool zoals Stafiz, kunt u de werkelijke productie vergelijken met de oorspronkelijk geplande productie. Stafiz biedt granulariteit per missie en per medewerker, wat maximale transparantie biedt.

 

 

Bij een projectevaluatie moet ook worden gesproken over personeelsbeheer en de effectiviteit daarvan, in het bijzonder de selectie van profielen, de verdeling van de werklast en het aantal gebruikte middelen.

 

• Gebieden voor optimalisatie identificeren 

Het eindrapport van het project wijst op de verschillen tussen prognose en werkelijkheid. Het laat zien wat er verbeterd kan worden en hoe. Op deze manier wordt een concreet actieplan voorgesteld voor soortgelijke toekomstige projecten.

 

Door een diepgaande analyse van de discrepanties stelt de projectbeoordeling verklaringen voor de redenen voor deze discrepanties voor, zodat ze in de toekomst vermeden kunnen worden. 

 

• De werkomgeving herzien 

 

In een minder technische en feitelijke dimensie moet de projectbeoordeling ook rekening houden met de gevoelens van het team gedurende het hele project, waarbij :

• mogelijke conflicten,
• de kwaliteit en regelmaat van de communicatie, 
• de geest van samenwerking.

 

• Een track record opbouwen voor de volgende projecten 

Met de projectbeoordeling kun je lessen trekken voor toekomstige projecten. Hierbij worden de successen en moeilijkheden om een track record op te bouwen. Dit maakt het gemakkelijker om voorbereiding en uitvoering soortgelijke projecten.

 

Het projectrapport biedt een schriftelijk verslag dat de kennis van het bedrijf vergroot en helpt omfouten te voorkomen die al zijn gemaakt. Het kijkt terug op de oplossingen die zijn geïmplementeerd om de problemen aan te pakken en traceert hun gevolgen, zowel positief als negatief.

 

Bovendien blijkt het ook van onschatbare waarde voor kennisoverdracht bij een overdracht, door alle informatie met betrekking tot een project vast te leggen en te analyseren.

 

Tot slot feedback wordt gewezen op de behoefte aan specifieke training of werving.

 

• Het einde van het project vieren en het team bedanken

De projectbeoordeling markeert het einde van het projectHet is een gelegenheid om iedereen te bedanken die heeft bijgedragen aan het succes van het project en om het evenement als team te vieren.

 

De sluitingsceremonie biedt een minder formele setting om medewerkers aan te moedigen zichzelf te uiten, om momenten te delen die belangrijk zijn voor teamcohesie.

 

Een voordeel voor het management

• Controleren of de doelstellingen worden gehaald 

Het projectverslag verifieert : 

• het bereiken van de oorspronkelijk gestelde doelen,
• levering en kwaliteit van deliverables,
• klanttevredenheid. 

 

Het is daarom essentieel om evaluatiecriteria te hebben vastgesteld om het succes van het project te beoordelen.

 

Sterker nog, zelfs een gezien als een mislukking de moeite waard om te analyseren. Hoewel het verleidelijk is om het te verbergen en te vergeten, is een projectevaluatie hier nog relevanter. Het helpt bij het identificeren van acties die niet moeten worden herhaald en acties die moeten worden uitgevoerd om het project te verbeteren.

 

• Successen en mislukkingen samenvatten

De projectbeoordeling biedt een rijke leerervaring en geeft een duidelijk overzicht van alle aspecten van het project. Dit delen van informatie helpt om silo's te verminderen. Dit

Transparantie moet vervolgens leiden tot de uitvoering van concrete acties. 

 

• De financiële aspecten van het project beheren

Voor het management stelt het einde-projectrapport hen in staat om een financiële beoordeling van het project te geven omeen duidelijk beeld te krijgen van de financiële prestaties van het project. Deze fase omvat vergelijking van het oorspronkelijke budget met de werkelijke uitgaven.

Met projectplanningssoftware zoals Stafiz kun je het budget per periode vergelijken en het precieze moment identificeren waarop de marge positief of negatief was. Met deze geschiedenis kunt u begrijpen wanneer de situatie verslechterde en krijgt u details over de kosten, budgettaire budgetafwijkingen en rendement op investering.

Versnel uw budgetbewaking

Stafiz geeft je een 360° beeld van je winstgevendheid, globaal of project per project. Identificeer de risico's van afwijkingen dankzij prognosebewaking.

Soepele financiële controle met Stafiz

Tot slot is de projectevaluatie een gelegenheid om te controleren of alles in orde is, en in het bijzonder of alle facturen zijn betaald. Je kunt in deze fase gedurende het hele project tijd besparen door een geautomatiseerd factureringssysteem te gebruiken, in combinatie met strenge strikte budgetopvolging.

Hoe voer je een projectbeoordeling uit?

Wanneer moet een project worden beoordeeld?

De projectevaluatie moet echter "koud" worden uitgevoerd tijdens de afsluitingsfase van het project. Plan het niet direct nadat de laatste taken zijn afgerond en wacht tot de druk is afgenomen om maximale objectiviteit te verkrijgen.

Projectevaluaties vereisen soms echter een stap terug als bepaalde informatie alleen op de lange termijn kan worden waargenomen. Informeer in dat geval het team, leg de eerste waarnemingen vast en plan de volgende stappen. 

Wie moet deelnemen aan de projectbeoordeling?

Alle belanghebbenden nemen deel aan de projectevaluatie: 

• de projectmanager,
• teamleden,
• externe dienstverleners,
• de experts,
• de sponsor,
• de klant,
• de Project Management Officer (PMO).

Soms kan een gespecialiseerde coach de rol van facilitator omdat hij of zij neutraal is en ernaar streeft eerlijk en oprecht te zijn.

De projectevaluatie moet het mogelijk maken om alle standpunten op een transparante manier te verkrijgen. Van individuele interviews krijg je openhartige feedback. U moet een klimaat van vertrouwen waar teams zich comfortabel genoeg voelen om zich open te stellen.

Welke stappen zijn essentieel bij het uitvoeren van een projectbeoordeling? 

Voor de projectbeoordeling moeten bepaalde stappen vooraf worden genomen.

1. Planning in de agendaHet is belangrijk om alle belanghebbenden al in de planningsfase in de agenda op te nemen. Dit zorgt ervoor dat alle belanghebbenden beschikbaar zijn.
2. Zodra het project is opgeleverdgoedkeuring door belanghebbenden. Zij valideren dat de doelstellingen zijn bereikt. Ingevulde en ondertekende notulen maken deze fase officieel en zorgen ervoor dat het project is opgeleverd en dat de deliverables conform en zonder voorbehoud zijn.
3. Documenten archiverenervoor zorgen dat beslissingen worden vastgelegd.
4. Middelen vrijmakendie vervolgens aan andere projecten kunnen worden toegewezen.
5. Administratieve en contractuele afsluiting Dit omvat het betalen van facturen, het beëindigen van contracten met dienstverleners en leveranciers en het intrekken van toegangsrechten. Deze fase is essentieel om het risico op geschillen te beperken.

Wat moet er op een projectbalans staan?

In het projectrapport worden de meningen van alle belanghebbenden vastgelegd. 

Er bestaan een aantal kaders om uitwisselingen te vergemakkelijken en constructieve meningen te verkrijgen: 

• de methode Gek, Verdrietig, Blij, 
• het gelikete, geleerde, gemiste en verlangde kader, 
• de techniek Drop, Add, Keep, Improve.

Hier zijn de verschillende onderdelen van de projectbalans. 

De context van het project

Vat alle achtergrondinformatie samen die je zal helpen om het project te begrijpen. van het projectzelfs over 6 maanden of 2 jaar. Vermeld bijvoorbeeld :

• het hoofddoel,
• de omtrek,
• de betrokken mensen (klant, projectmanager, projectteam, etc.),
• duur en data,
• de gebruikte gereedschappen.

Kloofanalyse

Deze sectie geeft een snel overzicht van de verschillen tussen : 

• de begrote en werkelijke cijfers, 
• deadlines, 
• kwaliteit. 

Op deze manier kun je beoordelen of de doelstellingen zijn gehaald, gemist of overtroffen.

Risicobeheeranalyse

Het doel hier is om de risico's die zijn geïdentificeerd tijdens de projectscoping.

• Hebben ze uiteindelijk plaatsgevonden? 
• Zijn ze onder controle gebracht? Zo ja, hoe?  
• Welke invloed hadden ze op het project? 
• Zijn er andere onverwachte risico's opgedoken? 

Deze analyse stelt ons in staat om stap terug en het gemakkelijker maken om risicobeheer voor volgende projecten.

Analyse van bronnen

Hulpmiddelenanalyse omvat het bestuderen van geplande middelen versus de werkelijk gebruikte middelen, voor het project als geheel en voor elke taak of mijlpaal.

Je moet je ook afvragen of de verbruikte werklast overeenkomt met de gefactureerde werklast. 

A software voor projectplanning met functies voor tijdregistratie zoals Stafiz zal je helpen om betrouwbare en nauwkeurige gegevens te verkrijgen.

Analyse van doorlooptijden

Komt de geplande einddatum overeen met de werkelijke leveringsdatum? 

Als het antwoord nee is, moet er een grondige analyse worden uitgevoerd van de oorzaken van deze vertraging. oorzaken van de vertraging.

Technische beoordeling

Maakten de technische keuzes het mogelijk om aan de vereisten te voldoen? Waren het de meest geschikte oplossingen? 

Neem de tijd om de andere opties te analyseren die overwogen hadden kunnen worden, met de hulp van de experts die bij het project betrokken zijn. 

Methodologisch overzicht

Voer op dezelfde manier de methodologische herziening rekening houdend met de projectmanagementmethode hulpmiddelen, communicatiemiddelen en -processen.

Klanttevredenheid

Dit deel vereist debetrokkenheid van de klant. We stellen voor om een tevredenheidsvragenlijst met open vragen om hun opmerkingen, suggesties, tevredenheidsniveau en vooral de waarschijnlijkheid dat ze uw diensten opnieuw zullen aanbevelen of gebruiken, te verzamelen.

Geleerde lessen

Dit cruciale onderdeel bestaat uit een puntsgewijze samenvatting van alle geleerde lessen, zowel successen als mislukkingen, uit alle aspecten van het project: 

• de organisatie,
• klantenbeheer,
• of teammanagement.

De algemene samenvatting van de projectmanager

De samenvatting, geschreven door de projectmanager, sluit de projectbeoordeling af met :

• bevestiging van ontvangst van het project door de klant,
• dat aan hun verwachtingen is voldaan en hun mate van mate van tevredenheid,
• terugkeren naar de kwaliteit van producten,
• gebieden identificeren die voor verbetering vatbaar zijn, 
• teamcoördinatie analyseren. 

Tot slot deelt de projectmanager zijn algemene feedback, bedankt hij de teams en stelt hij concrete acties voor als onderdeel van een aanpak voor voortdurende verbetering.

Wat gebeurt er nadat het projectrapport is opgesteld? 

Zodra het projectrapport is opgesteld, is het essentieel om het te delen om de impact te maximaliseren en te zorgen voor een consistent informatieniveau.

Tot slot is het bedanken van de teams een manier om hun investering te erkennen en hen te bedanken voor het werk dat ze hebben gedaan. 

Projectbeoordeling: herbruikbaar model

Hier is een voorbeeld van de structuur van de projectbalans. Je kunt het gebruiken als sjabloon om een projectbalans op te stellen die is afgestemd op de behoeften van jouw bedrijf.

1. De context van het project
2. Kloofanalyse
3. Risicobeheeranalyse
4. Analyse van bronnen
5. Analyse van doorlooptijden
6. Technische beoordeling
7. Methodologisch overzicht
8. Klanttevredenheid
9. Geleerde lessen
10. De algemene samenvatting van de projectmanager
11. De conclusie

U kunt de meest geschikte profielen kiezen op basis van hun relevantie, verwachte marges en bezettingsgraad om winstgevendheid te maximaliseren.

Het opstellen van een projectrapport geeft essentiële feedback en helpt om u administratief te beschermen door te bevestigen dat het project met succes is afgerond, waardoor het definitief wordt afgesloten.

Om relevant te zijn, moet de projectevaluatie echter koud worden uitgevoerd, in een context die openstaat voor discussie. Op deze manier zal het helpen bij het identificeren van waardevolle lessen voor het verbeteren van de prestaties van uw projecten en de winstgevendheid van uw bedrijf. Gebaseerd opvoortdurend lerenmaakt de projectevaluatie deel uit van een langetermijnvisie.