Wie schreibe ich einen effektiven Projektbericht?

Oft vernachlässigt, weil sie zeitaufwendig ist und Ergebnisse bietet, die nur langfristig beobachtet werden können, bleibt die Projektbewertung essenziell. Es ist für ein erfolgreiches Projektmanagement unerlässlich und überprüft alles, was gut funktioniert hat, und insbesondere die Optimierungspunkte, um konkrete Korrekturmaßnahmen für zukünftige Projekte vorzuschlagen. Es ist eine Referenz für die Vorbereitung ähnlicher Projekte und hilft, Zeit und Leistung zu sparen.

Wie führen Sie also eine Projektbewertung durch? In diesem Artikel bieten wir Ihnen einen Leitfaden, um die Ziele sowie die Best Practices für das Verfassen eines effektiven Projektberichts zu verstehen.

Was ist ein Projekt-Review?

🔎 Synonyme: Projektbericht, Projektbewertung, Projektnachbesprechung, Projektabschluss

Der Projektbericht oder Projektabschlussbericht ist das Hauptdokument der Abschlussphase. In dieser Zusammenfassung werden die Erfolge und Herausforderungen analysiert, die während des gesamten Projekts aufgetreten sind. Ehrlich und transparent evoziert der Projektbericht sowohl das Positive als auch das Negative, um eine realistische und kritische Synthese des Projekts zu etablieren.

Darüber hinaus markiert der Projektabschlussbericht den offiziellen Abschluss des Projekts, bei dem der Kunde den Erhalt bestätigt und die Ergebnisse genehmigt. Darüber hinaus umfasst diese Phase auch die Archivierung von Dokumenten sowie den Abschluss von Verträgen.

Was sind die Ziele eines Projektreviews?

Was ist die Zielsetzung für das Projektteam?

• Messung der Leistung

Das Project Review Reviews und die Erstellung relevanter Produktionsberichte erleichtern diese Bewertung. 

Generiert aus einem Projektmanagement-Tool wie Stafiz, können Sie die durchgeführte Produktion mit der ursprünglich geplanten vergleichen. Stafiz bietet Granularität nach Zuordnung und Mitarbeiter und bietet somit maximale Transparenz. 

 

 

Bei einer Projektüberprüfung geht es auch darum, über die Verwaltung des Personalbestands und seine Effizienz zu sprechen, insbesondere über die Auswahl der Profile, die Verteilung der Arbeitsbelastung und die Anzahl der angeforderten Ressourcen.  

 

• Identifizieren von Optimierungspunkten 

Der Projektabschlussbericht weist auf die Diskrepanzen zwischen der Prognose und den tatsächlichen Ergebnissen hin. Es gibt Aufschluss darüber, was wie verbessert werden kann. Daher schlägt sie einen konkreten Aktionsplan für ähnliche zukünftige Projekte vor. 

 

Durch eine vertiefte Analyse der Unstimmigkeiten bietet die Projektbilanz Erklärungen für die Gründe für die Abweichungen, um diese in Zukunft zu vermeiden. 

 

• Rückkehr zur Arbeitsatmosphäre 

 

In einer weniger technischen und sachlichen Dimension muss die Projektbewertung auch die Gefühle des Teams während des gesamten Projekts berücksichtigen, was Folgendes umfasst:

• potenzielle Konflikte,
• die Qualität und Regelmäßigkeit der Kommunikation, 
• Der Geist der Zusammenarbeit.

 

• Erstellen einer Historie für die folgenden Projekte 

Das Projektreview ermöglicht es Ihnen, für zukünftige Projekte zu lernen. Es geht also darum, Erfolge und Schwierigkeiten festzuhalten , um eine Geschichte aufzubauen. Dies wird die Vorbereitung und Durchführung ähnlicher Projekte erleichtern.

 

Der Projektbericht bietet eine schriftliche Aufzeichnung, die das Wissen des Unternehmens bereichert und die Wiederholung bereits aufgetretener Fehler vermeidet. Er blickt zurück auf die Lösungen, die zur Bewältigung der Probleme gefunden wurden, und zeichnet deren Auswirkungen nach, sowohl positive als auch negative. 

 

Darüber hinaus ist es auch wertvoll für den Wissenstransfer im Falle einer Übergabe, indem alle projektbezogenen Informationen erfasst und analysiert werden.

 

Schließlich wird in den Rückmeldungen der Bedarf an spezifischen Schulungs- oder Einstellungsmaßnahmen hervorgehoben.

 

• Feiern Sie das Projektende und bedanken Sie sich beim Team

Der Projektbericht markiert den Abschluss des Projekts und ermöglicht es uns, uns bei den Menschen zu bedanken, die zum Erfolg beigetragen haben, und dieses Ereignis als Team zu feiern.

 

Der Zaun bietet einen weniger formellen Rahmen, um die Mitarbeiter zu ermutigen, sich auszudrücken und wichtige Momente für den Teamzusammenhalt zu teilen.

 

Ein Vorteil für das Management

• Überprüfen Sie die Zielerreichung 

Der Projektbericht überprüft: 

• die Verwirklichung der ursprünglich festgelegten Ziele,
• die Lieferung und Qualität der Leistungen,
• Kundenzufriedenheit. 

 

Daher ist es unerlässlich, Erfolgsbewertungskriterien festgelegt zu haben, um den Erfolg des Projekts zu bewerten.

 

Darüber hinaus profitiert auch ein als gescheitert empfundenes Projekt von der Analyse. Während es verlockend ist, ihn zu verstecken und die Leute vergessen zu lassen, ist der Projektbericht hier noch relevanter. Es hilft in der Tat, die Maßnahmen zu identifizieren, die nicht reproduziert werden dürfen, und diejenigen, die umgesetzt werden müssen, um sie zu verbessern.

 

• Zusammenfassen von Erfolgen und Misserfolgen

Die Projektüberprüfung bietet eine reichhaltige Lernerfahrung und bietet Transparenz über alle Aspekte des Projekts. Dieser Informationsaustausch trägt dazu bei, Silos zu begrenzen. Das

Transparenz muss dann zur Umsetzung konkreter Maßnahmen führen. 

 

• Verwalten Sie den finanziellen Aspekt des Projekts

Für das Management ermöglicht der Projektabschlussbericht die Erstellung der Finanzbilanz des Projekts, um einen Überblick über die finanzielle Leistung des Projekts zu erhalten. In diesem Schritt wird das ursprüngliche Budget mit den tatsächlichen Ausgaben verglichen.

Mit einer Projektplanungssoftware wie Stafiz können Sie das Budget von Periode zu Periode vergleichen und den genauen Zeitpunkt identifizieren, an dem die Marge positiv oder negativ war. Diese Historie ermöglicht es, zu verstehen, wann sich die Situation verschlechtert hat, gibt Details zu Kosten, Budgetabweichungen und Return on Investment.

Beschleunigen Sie Ihre Budgetüberwachung

Stafiz bietet Ihnen eine 360°-Sicht auf Ihre Rentabilität insgesamt oder Projekt für Projekt. Identifizieren Sie die Risiken von Abweichungen dank vorausschauendem Monitoring.

Sorgenfreie Finanzüberwachung mit Stafiz

Schließlich ist die Projektüberprüfung eine Gelegenheit, um zu überprüfen, ob alles in Ordnung ist, einschließlich der Tatsache, dass alle Rechnungen bezahlt wurden. Sie können bei diesem Schritt während des gesamten Projekts auch Zeit sparen, indem Sie ein automatisiertes Rechnungsstellungssystem in Kombination mit einer strengen Budgetüberwachung verwenden.  

Wie führe ich eine Projektbewertung durch?

Wann sollten Sie eine Bestandsaufnahme eines Projekts machen?

Die Projektbewertung wird während der Projektabschlussphase durchgeführt, muss jedoch "kalt" erfolgen. Vermeiden Sie es, es direkt nach Erledigung der letzten Aufgaben zu planen und warten Sie, bis der Druck nachlässt, um maximale Objektivität zu erreichen.

Allerdings erfordert die Projektüberprüfung manchmal einen Rückblick, wenn bestimmte Informationen nur langfristig beobachtet werden können. Informieren Sie in diesem Fall das Team, halten Sie die ersten Beobachtungen fest und planen Sie die nächsten Schritte. 

Wer sollte an der Projektüberprüfung teilnehmen?

An der Projektüberprüfung nehmen alle Beteiligten teil: 

• der Projektleiter,
• Teammitglieder,
• externe Dienstleister,
• die Sachverständigen,
• der Sponsor,
• der Kunde,
• der Projektmanagement-Beauftragte (PMO).

Ein spezialisierter Coach kann dank seiner Neutralität manchmal relevant sein, um die Rolle des Moderators zu spielen und so zu versuchen, Offenheit und Ehrlichkeit zu bringen.

Die Projektbilanz muss es ermöglichen, alle Gesichtspunkte transparent zu erfassen. Einzelgespräche helfen Ihnen, offenes Feedback zu erhalten. Sie müssen Vertrauen aufbauen , in dem sich die Teams wohl genug fühlen, um sich zu öffnen.

Welche Schritte sind für die Durchführung der Projektbewertung unerlässlich? 

Die Projektbewertung erfordert bestimmte vorgelagerte Schritte.

1. Planung in der Agenda, schon in der Planungsphase. So wird sichergestellt, dass alle Stakeholder erreichbar sind. 
2. Sobald das Projekt abgeschlossen ist: die Zustimmung der Stakeholder. Sie validieren die Zielerreichung. Abgeschlossene und unterzeichnete Protokolle formalisieren diesen Schritt und stellen sicher, dass das Projekt geliefert wurde, dass die Ergebnisse konform und vorbehaltlos sind. 
3. Archivierung von Dokumenten, damit Entscheidungen festgehalten werden.
4. Die Freigabe von Ressourcen, die dann auf andere Projekte umverteilt werden können.
5. Administrativer und vertraglicher Abschluss : Zahlung von Rechnungen, Vertragsende mit Dienstleistern und Lieferanten, Widerruf des Zugangs. Dieser Schritt ist unerlässlich, um das Risiko von Rechtsstreitigkeiten zu begrenzen. 

Was soll in einen Projektbericht aufgenommen werden?

Der Projektbericht hält die Meinungen aller Stakeholder fest. 

Es gibt Rahmenwerke, um den Austausch zu erleichtern und konstruktive Meinungen einzuholen: 

• die Methode "Verrückt, Traurig, Froh", 
• der Rahmen gefiel, lernte, fehlte und nach dem er sich sehnte, 
• die Drop, Add, Keep, Improve-Technik.

Hier sind die verschiedenen Teile, die der Projektbericht enthält. 

Der Kontext des Projekts

Erinnern Sie sich an alle kontextuellen Elemente, die es Ihnen ermöglichen, die Herausforderungen des Projekts auch in 6 Monaten oder 2 Jahren zu verstehen. Erwähnen Sie auf diese Weise:

• das Hauptziel,
• den Umfang,
• die beteiligten Akteure (Sponsor, Projektleiter, Projektteam, etc.),
• Dauer und Termine,
• die verwendeten Werkzeuge.

Gap-Analyse

Dieser Teil ermöglicht es Ihnen, die Diskrepanzen zwischen: 

• die Prognose und die tatsächliche Einhaltung des Budgets, 
• Stichtage 
• Qualität. 

Auf diese Weise können Sie beurteilen, ob die Ziele erreicht, nicht erreicht oder übertroffen wurden.

Analyse des Risikomanagements

Hier geht es darum, die im Rahmen des Projekt-Scoping-Notes identifizierten Risiken zu überprüfen.

• Haben sie endlich stattgefunden? 
• Wurden sie unter Kontrolle gebracht? Wenn ja, wie?  
• Welchen Einfluss hatten sie auf das Projekt? 
• Sind weitere unvorhergesehene Risiken aufgetaucht? 

Diese Analyse ermöglicht es Ihnen, einen Schritt zurückzutreten und das Risikomanagement nachfolgender Projekte zu erleichtern.

Ressourcen-Analyse

Bei der Ressourcenanalyse werden die geplanten und die tatsächlich genutzten Ressourcen betrachtet, sowohl für das Projekt als Ganzes als auch für jede Aufgabe oder jeden Meilenstein.

Berücksichtigen Sie auch, ob die verbrauchte Workload mit der abgerechneten Workload übereinstimmt. 

Projektplanungssoftware mit Zeiterfassungsfunktionen wie Stafiz hilft Ihnen, zuverlässige und genaue Daten zu erhalten.

Analyse von Fristen

Stimmt das voraussichtliche Enddatum mit dem tatsächlichen Lieferdatum überein? 

Wenn die Antwort nein ist, sollte eine gründliche Analyse der Ursachen für eine solche Verzögerung durchgeführt werden.

Die technische Bewertung

Haben die technischen Entscheidungen es ermöglicht, die Anforderungen zu erfüllen? Waren dies die relevantesten Lösungen? 

Nehmen Sie sich die Zeit, mit Hilfe der am Projekt beteiligten Experten die anderen Optionen zu analysieren, die in Betracht hätten gezogen werden können. 

Die methodische Bewertung

Führen Sie auf die gleiche Weise die methodische Bewertung unter Berücksichtigung der verwendeten Projektmanagementmethode , der Management- und Kommunikationsinstrumente sowie der Prozesse durch.

Der Grad der Zufriedenheit des Sponsors

Dieser Teil erfordert die Einbeziehung des Kunden. Wir schlagen vor, ihnen einen Zufriedenheitsfragebogen mit offenen Fragen anzubieten, der es uns ermöglicht, ihre Bemerkungen, Vorschläge, den Grad der Zufriedenheit und vor allem die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihre Dienstleistungen weiterempfehlen oder wieder in Anspruch nehmen, zu sammeln.  

Lehren

Dieser entscheidende Teil besteht darin, Punkt für Punkt alle gewonnenen Erkenntnisse zusammenzufassen, seien es Misserfolge oder Erfolge, und dies zu allen Aspekten des Projekts: 

• die Organisation,
• Kundenmanagement,
• oder Teammanagement.

Die allgemeine Zusammenfassung des Projektmanagers

Die vom Projektmanager verfasste Zusammenfassung schließt den Projektbericht ab, indem sie:

• Bestätigung der Annahme des Projekts durch den Kunden,
• die Bestätigung, dass ihre Erwartungen erfüllt wurden und wie zufrieden sie sind,
• Überprüfung der Qualität der Leistungen,
• Identifizierung von verbesserungswürdigen Bereichen, 
• Analyse der Koordination der Teams. 

Schließlich gibt der Projektmanager sein allgemeines Feedback, dankt den Teams und schlägt konkrete Maßnahmen im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsansatzes vor.

Was sind die Schritte nach dem Schreiben des Projektberichts? 

Nach dem Verfassen des Projektberichts ist es wichtig, ihn zu teilen, um seine Wirkung zu maximieren und ein homogenes Informationsniveau zu gewährleisten.

Und schließlich ermöglicht uns der Dank an die Teams, ihre Investition anzuerkennen und ihnen für die geleistete Arbeit zu danken. 

Project Review: Wiederverwendbare Vorlage

Hier ist ein Beispiel für eine Projektbilanzstruktur. Sie können es als Vorlage verwenden, um den Projektbericht zu schreiben, der auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

1. Der Kontext des Projekts
2. Gap-Analyse
3. Analyse des Risikomanagements
4. Ressourcen-Analyse
5. Analyse von Fristen
6. Die technische Bewertung
7. Die methodische Bewertung
8. Der Grad der Zufriedenheit des Sponsors
9. Lehren
10. Die allgemeine Zusammenfassung des Projektmanagers
11. Das Fazit

Sie können die am besten geeigneten Profile nach ihrer Relevanz, den erwarteten Margen oder der Auslastung auswählen, um die Rentabilität zu maximieren.

Das Verfassen eines Projektberichts ermöglicht ein wesentliches Feedback und trägt dazu bei, Sie administrativ zu schützen, indem es die erfolgreiche Annahme des Projekts bestätigt und es somit endgültig abschließt.

Um jedoch relevant zu sein, muss die Projektbewertung kalt und in einem diskussionswürdigen Kontext erfolgen. Auf diese Weise wird es Ihnen helfen, wertvolle Lektionen zu identifizieren, um die Leistung Ihrer Projekte sowie die Rentabilität Ihres Unternehmens zu verbessern. Basierend auf kontinuierlichem Lernen ist die Projektbewertung Teil einer langfristigen Vision.