¿Cómo calcular la rentabilidad de un proyecto?

En una empresa de servicios profesionales, es muy importante controlar la rentabilidad de los proyectos. Este indicador es crucial para el crecimiento de la empresa y para garantizar que el negocio en su conjunto sea rentable. Las empresas de servicios que venden proyectos necesitan poder hacer un seguimiento de proyectos y su respectiva rentabilidad para tomar las decisiones correctas. Aquí explicamos cómo calcular la rentabilidad de un proyecto.

¿Por qué calcular la rentabilidad de un proyecto?

Conocer la rentabilidad de un proyecto es particularmente importante en un negocio de servicios profesionales. Las empresas de consultoría, las agencias y todas las actividades que venden proyectos deben seguir los márgenes de sus proyectos.

Este indicador de rentabilidad permite entender las posibles razones que penalizan la rentabilidad de la actividad en su conjunto y limitan el crecimiento.

La rentabilidad de los proyectos debe analizarse desde varios ángulos.

Rentabilidad por tipo de proyecto

Es necesario poder realizar un análisis de rentabilidad de un proyecto para identificar la diferencia entre los proyectos vendidos a precio fijo y los proyectos vendidos por tiempo (a comisión).

Generalmente, los proyectos vendidos por una empresa pública son menos riesgosos desde el punto de vista de la rentabilidad, ya que se determina un precio de venta por hora o por día y este teóricamente ya debe incluir un margen. Sin embargo, a veces no todos los días se facturan o las tarifas penalizan el margen.

El seguimiento de los márgenes es aún más importante para los proyectos de precio fijo. En este tipo de proyecto, el monto de venta del proyecto se fija de antemano y no se supone que cambie. Si se subestima el trabajo para completar el proyecto, existe el riesgo de sobrecostos. Por el contrario, al optimizar el tiempo dedicado al proyecto en comparación con lo que se vendió, es posible obtener un margen mucho mayor.

Rentabilidad por equipo o Unidad de Negocio

Tienes que ser capaz de agrupar proyectos y agruparlos según los ángulos de análisis que te puedan interesar: por equipo, por sector, por unidad de negocio.

Lo único que hace falta es que cada proyecto tenga una "etiqueta" que indique a qué equipo, sector, unidad de negocio está vinculado para luego poder consolidar los datos.

Crear un presupuesto del proyecto

La rentabilidad de un proyecto se compara con otros proyectos, pero también se compara con el presupuesto inicialmente previsto.

Crear un presupuesto del proyecto al inicio del proyecto es un paso clave para poder monitorear y mejorar el rendimiento. Es el estándar de medición que permite, durante el transcurso del proyecto, saber si nos estamos desviando o si el proyecto está en riesgo.

Stafiz le permite controlar su rentabilidad recalculando constantemente la producción valorada en comparación con el presupuesto inicial. 

Para elaborar el presupuesto de un proyecto, es necesario estimar lo siguiente:

• el tiempo que los empleados tendrán que dedicar a las distintas tareas del proyecto;
• el costo asociado con este tiempo empleado por los empleados;
• compras de subcontratación cuando las haya en el proyecto;
• los costes que tendrán un impacto en el margen (aquellos que no son refacturables sobre la base real del proyecto);
• cualquier compra de productos, que luego se utilizan o revenden como parte del proyecto. Por ejemplo, las licencias de software.

Con todos estos elementos, es posible calcular el conjunto de costos esperados para el proyecto.

Estos costes se deducen del volumen de negocios previsto del proyecto, lo que permite calcular el margen proyectado del proyecto.

¿Cómo se calcula la facturación de un proyecto?

Teóricamente, el volumen de negocios se reconoce cuando se transfiere la propiedad de un activo o cuando el servicio se presta en su totalidad.

Sin embargo, en el contexto de proyectos que pueden durar varios meses o incluso años, es posible aplicar otra metodología para reconocer la rotación a medida que avanza el proyecto.

La elección de las metodologías aplicables en su caso debe ser validada por su contador o auditores.

El cálculo de la facturación de un proyecto debe cumplir con los principios contables vigentes. Existen varios enfoques para reconocer la rotación de personal, lo que requiere un buen conocimiento de los indicadores financieros utilizados en el seguimiento de los proyectos.

Reconocimiento de la facturación basado en la facturación

En este enfoque, el volumen de negocios se reconoce sobre la base de los importes facturados durante el período, lo que es posible gracias a un seguimiento preciso del tiempo. Facturación = Ingresos.

Este es generalmente el método que se aplica para los proyectos en régimen de gestión directa (facturados por tiempo empleado).

Reconocimiento de la facturación en el avance

Al final de cada período contable, se calcula una tasa de progreso del proyecto (esta tasa también debe cumplir con una metodología contable aceptada).

El volumen de negocios reconocido durante el periodo corresponde al importe vendido multiplicado por la tasa de avance, de la que se deduce el importe del volumen de negocios reconocido durante el periodo anterior.

Este es un método que se aplica a menudo a proyectos de precio fijo.

Reconocimiento de la cifra de negocios al finalizar

En el caso de los proyectos cortos, la metodología más común es la facturación al finalizar. En este enfoque, los ingresos se reconocen cuando se completa el proyecto. Para ratificar este cierre, el cliente suele firmar un acta de finalización u otro documento que justifique que se ha prestado el servicio.

¿Qué costes hay que tener en cuenta en el proyecto?

Se debe realizar un seguimiento de todos los costos del proyecto que se han definido en el presupuesto, de lo contrario, el alcance del análisis es diferente entre el presupuesto y el realizado.

Estos son los costos que deben rastrearse y la mejor manera de hacerlo:

1. 1. Costos de tiempo de los empleados: Una herramienta de gestión de proyectos o ERP para su organización de servicios le permite realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas del proyecto y asignar costos asociados a cada empleado en función de sus salarios.
   2. Compras de subcontratación : tienes que tener en cuenta los costes de subcontratación en el proyecto, ya sea a través de las facturas de subcontratación o de nuevo gracias al ERP de tu empresa de servicios. Este software le permite realizar un seguimiento de la subcontratación, ya sea relacionada con el tiempo dedicado por un autónomo o si se le factura a una tarifa fija.

Realiza un seguimiento del rendimiento de tus colaboradores externos

En Stafiz se incluyen tus externos para colaborar directamente desde la plataforma a través de accesos específicos. La entrada de tiempo se simplifica y sus facturas se pueden compartir directamente con usted.

Descubre la gestión de la subcontratación

1. Gastos no facturables y otras compras : Debe incorporar los costos asociados con este proyecto, como viajes, catering, compras de licencias de TI, etc., en el caso de negocio . Tan pronto como los costes no sean refacturables sobre una base real, tendrán un impacto en el margen y, por lo tanto, deben tenerse en cuenta

Margen bruto y margen neto de un proyecto, ¿cuál es la diferencia?

Se pueden calcular dos niveles de margen para proporcionar indicaciones específicas.

• Margen bruto : deduce de la facturación todos los costes aplicados al proyecto aparte de los costes del personal interno. Es decir, los costes de subcontratación, compras y gastos gastados en el proyecto.

El margen bruto es un indicador muy relevante cuando gran parte del proyecto está relacionado con la subcontratación

• Margen neto : deduce, además de los costes mencionados anteriormente, los costes relacionados con el tiempo empleado por el personal interno. Por lo tanto, en este nivel de margen, se tienen en cuenta todos los costes relacionados con el proyecto. Este es el margen de rentabilidad final del proyecto.

Stafiz ayuda a los servicios profesionales a ganar visibilidad y gestionar mejor el progreso de sus proyectos gracias a los datos en tiempo real, la consideración de todos los costes y los KPI financieros. Stafiz es un SaaS para la gestión de personal, gestión de proyectos y Business Intelligence. De esta manera, siempre se respetan los presupuestos y los márgenes y tomas mejores decisiones para tu negocio.

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