¿Cómo calcular la rentabilidad de un proyecto?

En una empresa de servicios profesionales, es muy importante controlar la rentabilidad de los proyectos. Este indicador es crucial para el crecimiento de la empresa y para garantizar que el negocio en su conjunto sea rentable. Las empresas de servicios que venden proyectos necesitan poder hacer un seguimiento de proyectos y su respectiva rentabilidad para tomar las decisiones correctas. Aquí explicamos cómo calcular la rentabilidad de un proyecto.

1. ¿Por qué calcular la rentabilidad de un proyecto?

Es especialmente importante conocer la rentabilidad de un proyecto en una actividad de servicios profesionales. Las empresas de consultoría, agencias y todas las actividades que venden proyectos deben realizar un seguimiento de los márgenes de sus proyectos. Este indicador permite comprender los posibles motivos que penalizan la rentabilidad del conjunto de la actividad y limitan el crecimiento.

Es necesario analizar la rentabilidad de los proyectos desde varios ángulos:

• Rentabilidad por tipo de proyecto

Es necesario poder realizar un análisis de rentabilidad de un proyecto para identificar la diferencia entre los proyectos vendidos a precio fijo y los proyectos vendidos por tiempo (a comisión).

Generalmente, los proyectos vendidos bajo gestión son menos riesgosos desde el punto de vista de la rentabilidad ya que se determina un precio de venta por hora o por día y este teóricamente ya debe incluir un margen. Sin embargo, ocurre que no todos los días se facturan o que las comisiones penalizan el margen.

El seguimiento de los márgenes es aún más importante para los proyectos vendidos a precio fijo. En este tipo de proyecto, el monto de las ventas del proyecto se fija de antemano y no se espera que cambie. Si se subestima el trabajo para completar el proyecto, existe el riesgo de sobrecostos. Por el contrario, optimizando el tiempo dedicado al proyecto en relación con lo vendido, es posible conseguir un margen mucho mayor.

• Rentabilidad por equipo/unidad de negocio

Necesitas poder agrupar proyectos y unirlos según los ángulos de análisis que te puedan interesar: por equipo, por sector, por unidad de negocio. Para ello, cada proyecto debe tener una “etiqueta” que indique a qué equipo, sector o unidad de negocio está vinculado para luego consolidar los datos.

2. Crea un presupuesto para el proyecto

La rentabilidad de un proyecto se compara con otros proyectos, pero también con el presupuesto inicialmente previsto.

Crear un presupuesto al inicio del proyecto es un paso clave para controlar y mejorar el rendimiento. Es el criterio con el que, durante el transcurso del proyecto, se puede saber si se está desviando o si el proyecto está en peligro.

Para construir un presupuesto de proyecto, es necesario estimar los siguientes elementos:

• El tiempo que los empleados tendrán que dedicar a las diferentes tareas del proyecto.
• El costo asociado con este tiempo dedicado por los empleados.
• Subcontratación de compras cuando las haya en el proyecto
• Costos que tendrán un impacto en el margen (aquellos que no pueden volver a facturarse sobre la base real del proyecto)
• Cualquier compra de productos, luego utilizados o revendidos como parte del proyecto. Por ejemplo, licencias de software.

Con todos estos elementos es posible calcular el conjunto de costos previstos para el proyecto.

Estos costos se deducen de la facturación prevista del proyecto, lo que permite calcular el margen previsto del proyecto.

3. ¿Cómo calcular el rendimiento de un proyecto?

Teóricamente, el volumen de negocios se reconoce cuando se transfiere la propiedad de un bien o cuando se presta íntegramente el servicio. Sin embargo, en el contexto de proyectos que pueden durar varios meses, o incluso varios años, es posible aplicar otra metodología para reconocer la facturación a medida que avanza el proyecto.

La elección de las metodologías aplicables en su caso debe ser validada por su contable o sus auditores.

El cálculo del volumen de negocios de un proyecto deberá respetar los principios contables vigentes. Existen varios enfoques para el reconocimiento de ingresos:

• Reconocimiento de facturación en base a facturación

En este enfoque, los ingresos se reconocen con base en los montos facturados durante el período. Facturación = Volumen de negocios.

Este es generalmente el método que se aplica para proyectos rentables (facturados en función del tiempo invertido).

• Reconocimiento de rotación al ascender

Al final de cada período contable, se calcula una tasa de avance del proyecto (esta tasa también debe cumplir con una metodología contable aceptada). La facturación reconocida en el período corresponde al importe vendido multiplicado por la tasa de avance, del que se deduce el importe de la facturación reconocida en el período anterior.

Este es un método que se aplica a menudo para proyectos de precio fijo.

• Reconocimiento de ingresos al finalizar

Para proyectos cortos, la facturación al finalizar es la metodología más utilizada. En este enfoque, los ingresos se reconocen cuando se completa el proyecto. Para confirmar este cierre, el cliente suele firmar un informe final u otro documento que acredite que se ha prestado el servicio.

4. ¿Qué costos se deben tener en cuenta en el proyecto?

Se deben monitorear todos los costos que se han definido en el presupuesto, de lo contrario el alcance del análisis es diferente entre el presupuesto y el real.

Estos son los costos que deben ser rastreados y la mejor manera de hacerlo:

1. Costos del tiempo dedicado por los empleados: una herramienta de gestión de proyectos o ERP para su empresa de servicios le permite realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas del proyecto y asignar costos asociados a cada empleado en función de sus salarios.
2. Subcontratación de compras : debes tener en cuenta los costes de subcontratación del proyecto, ya sea a través de facturas de subcontratación o nuevamente a través del ERP de tu empresa de servicios. Este software permite realizar un seguimiento de la subcontratación, ya sea que esté vinculada al tiempo dedicado por un profesional independiente o si se le factura a usted a tanto alzado.
3. Costos no reembolsables y otras compras : deberás incluir en el análisis de rentabilidad los costos asociados a este proyecto, como viajes, catering, compras de licencias de computadora, etc. Dado que en realidad los costes no se pueden volver a facturar, tendrán un impacto en el margen y, por tanto, deben tenerse en cuenta.

5. ¿Cuál es la diferencia entre el margen bruto y el margen neto de un proyecto?

Se pueden calcular dos niveles de margen para proporcionar indicaciones específicas.

• Margen bruto : descuenta de la facturación todos los costes aplicados al proyecto a excepción de los costes de personal interno. Es decir los costes de subcontratación, compras y gastos gastados en el proyecto.

El margen bruto es un indicador muy relevante cuando una parte importante del proyecto está ligada a la subcontratación

• Margen neto : deduce, además de los costes mencionados anteriormente, los costes ligados al tiempo empleado por el personal interno. Por lo tanto, en este nivel de margen se tienen en cuenta todos los costes relacionados con el proyecto. Este es el margen final del proyecto.

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