¿Cómo calcular la rentabilidad de un proyecto?
En un negocio de ventas de servicios profesionales, es muy importante realizar un seguimiento de la rentabilidad de los proyectos. Este indicador es crucial para hacer crecer su empresa y garantizar que el negocio en su conjunto sea rentable. Las empresas de servicios que venden proyectos deben poder realizar un seguimientode la sostenibilidad de cada proyecto para poder tomar las decisiones correctas. Aquí te explicamos cómo calcular la rentabilidad de un proyecto.
¿Cómo se calcula la facturación de un proyecto?
Teóricamente, el volumen de negocios se reconoce cuando se transfiere la propiedad de un activo o cuando el servicio se presta en su totalidad.
Sin embargo, en el contexto de proyectos que pueden durar varios meses o incluso años, es posible aplicar otra metodología para reconocer la rotación a medida que avanza el proyecto.
La elección de las metodologías aplicables en su caso debe ser validada por su contador o auditores.
El cálculo de la facturación de un proyecto debe cumplir con los principios contables vigentes. Existen varios enfoques para reconocer la rotación de personal, lo que requiere un buen conocimiento de los indicadores financieros utilizados en el seguimiento de los proyectos.
Reconocimiento de ingresos frente a facturación
En este enfoque, el volumen de negocios se reconoce sobre la base de los importes facturados durante el período, lo que es posible gracias a un seguimiento preciso del tiempo. Facturación = Ingresos.
Este es generalmente el método que se aplica para los proyectos en régimen de gestión directa (facturados por tiempo empleado).
Los tiempos registrados se convierten automáticamente en facturas.
Reconocimiento de la facturación en el avance
Al final de cada período contable, se calcula una tasa de progreso del proyecto (esta tasa también debe cumplir con una metodología contable aceptada).
El volumen de negocios reconocido durante el periodo corresponde al importe vendido multiplicado por la tasa de avance, de la que se deduce el importe del volumen de negocios reconocido durante el periodo anterior.
Este es un método que se aplica a menudo a proyectos de precio fijo.
Reconocimiento de la cifra de negocios al finalizar
En el caso de los proyectos cortos, la metodología más común es la facturación al finalizar. En este enfoque, los ingresos se reconocen cuando se completa el proyecto. Para ratificar este cierre, el cliente suele firmar un acta de finalización u otro documento que justifique que se ha prestado el servicio.
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Una vez que se haya calculado su facturación, puede determinar la rentabilidad de un proyecto.
¿Cómo calcular la rentabilidad de un proyecto?
Fórmula para calcular la rentabilidad de un proyecto
Para calcular la rentabilidad de tu proyecto, simplemente resta todos los costes del proyecto de la facturación que generó.
Rentabilidad = Facturación – Costes
Para obtener un resultado preciso y confiable, asegúrese de tener toda la visibilidad necesaria de los gastos del proyecto. Esto es aún más importante para su proceso de seguimiento presupuestario a lo largo del proyecto : los costes deben ser sistemáticamente informados y tenidos en cuenta en tiempo real.
¿Qué costes hay que tener en cuenta en el cálculo de la rentabilidad de un proyecto?
Se debe realizar un seguimiento de todos los costos del proyecto que se han definido en el presupuesto, de lo contrario, el alcance del análisis es diferente entre el presupuesto y el realizado.
Así que aquí están los costos que deben rastrearse y la mejor manera de hacerlo.
- Costos de tiempo de los empleados: Una herramienta de gestión de proyectos o ERP para su empresa de servicios le permite realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas del proyecto y asignar costos asociados a cada empleado en función de sus salarios.
- Compras de subcontratación : debes tener en cuenta los costes de subcontratación del proyecto, ya sea a través de facturas de subcontratación o de nuevo a través del ERP de tu empresa de servicios. Este software le permite realizar un seguimiento de la subcontratación, ya sea relacionada con el tiempo dedicado por un autónomo o si se le factura a una tarifa fija.
Realiza un seguimiento del rendimiento de tus colaboradores externos
En Stafiz se incluyen tus externos para colaborar directamente desde la plataforma a través de accesos específicos. La entrada de tiempo se simplifica y sus facturas se pueden compartir directamente con usted.
- Gastos no refacturables y otras compras : Debe incluir los costos asociados con este proyecto, como viajes, catering, compras de licencias de TI, etc., en el caso de negocio . Tan pronto como los costes no sean refacturables sobre una base real, tendrán un impacto en el margen y, por lo tanto, deben tenerse en cuenta
¿Cómo analizar la rentabilidad de un proyecto?
Conocer la rentabilidad de un proyecto es particularmente importante en un negocio de servicios profesionales. Las empresas de consultoría, las agencias y todas las actividades que venden proyectos deben seguir los márgenes de sus proyectos.
Este indicador de rentabilidad permite entender las posibles razones que penalizan la rentabilidad de la actividad en su conjunto y limitan el crecimiento.
La rentabilidad de los proyectos debe analizarse desde varios ángulos.
Comparar la rentabilidad entre diferentes tipos de proyectos
Es necesario poder realizar un análisis de rentabilidad de un proyecto para identificar la diferencia entre los proyectos vendidos a precio fijo y los proyectos vendidos por tiempo (a comisión).
Generalmente, los proyectos vendidos por una empresa pública son menos riesgosos desde el punto de vista de la rentabilidad, ya que se determina un precio de venta por hora o por día y este teóricamente ya debe incluir un margen. Sin embargo, a veces no todos los días se facturan o las tarifas penalizan el margen.
El seguimiento de los márgenes es aún más importante para los proyectos de precio fijo. En este tipo de proyecto, el monto de venta del proyecto se fija de antemano y no se supone que cambie. Si se subestima el trabajo para completar el proyecto, existe el riesgo de sobrecostos. Por el contrario, al optimizar el tiempo dedicado al proyecto en comparación con lo que se vendió, es posible obtener un margen mucho mayor.
La rentabilidad de los proyectos según los equipos
Tienes que ser capaz de agrupar proyectos y agruparlos según los ángulos de análisis que te puedan interesar: por equipo, por sector, por unidad de negocio.
Lo único que hace falta es que cada proyecto tenga una "etiqueta" que indique a qué equipo, sector, unidad de negocio está vinculado para luego poder consolidar los datos.
Comparar la rentabilidad con el presupuesto inicial
La rentabilidad de un proyecto se compara con otros proyectos, pero también se compara con el presupuesto inicialmente previsto.
Crear un presupuesto del proyecto al inicio del proyecto es un paso clave para poder monitorear y mejorar el rendimiento. Es el estándar de medición que permite, durante el transcurso del proyecto, saber si nos estamos desviando o si el proyecto está en riesgo.
Para elaborar el presupuesto de un proyecto, es necesario estimar lo siguiente:
- el tiempo que los empleados tendrán que dedicar a las distintas tareas del proyecto;
- el costo asociado con este tiempo empleado por los empleados;
- compras de subcontratación cuando las haya en el proyecto;
- los costes que tendrán un impacto en el margen (aquellos que no son refacturables sobre la base real del proyecto);
- cualquier compra de productos, que luego se utilizan o revenden como parte del proyecto. Por ejemplo, las licencias de software.
Con todos estos elementos, es posible calcular el conjunto de costos esperados para el proyecto.
Estos costes se deducen del volumen de negocios previsto del proyecto, lo que permite calcular el margen proyectado del proyecto.
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¿Cuáles son los indicadores de rentabilidad de un proyecto?
Margen bruto del proyecto
Un indicador clave para el CFO o CFO, el margen bruto ayuda a detectar anomalías en un proyecto, como la subfacturación o la falta de encuadre.
Fórmula: Ingresos facturados – Costo de producción (interno + externo)
La tasa de margen
Este indicador le permite comparar varios proyectos entre sí e identificar qué misión o tipo de proyecto es el más rentable. Desde un punto de vista estratégico, ayuda a guiar futuras decisiones comerciales.
Una tasa superior al 20% generalmente indica un problema con la gestión de proyectos, o incluso con los precios.
Fórmula: (Margen bruto / Ingresos del proyecto) × 100
La tasa de cargo vendida
Es un indicador clave para las profesiones de ventas de servicios, como agencias, empresas de servicios de TI y empresas de consultoría. La tasa de carga vendida permite detectar pérdidas relacionadas con el tiempo improductivo que no se factura, como reuniones o revisiones.
Fórmula: Horas facturables / Horas totales dedicadas al proyecto
El costo promedio por hora por perfil
Este es el costo promedio real de un consultor por hora, teniendo en cuenta:
- su salario,
- los gastos asociados,
- costos indirectos.
Comparado con ADR Inicialmente vendido y facturado al cliente, revela la rentabilidad bruta de los recursos movilizados.
Stafiz ayuda a los servicios profesionales a ganar visibilidad y gestionar mejor el progreso de sus proyectos gracias a los datos en tiempo real, la consideración de todos los costes y los KPI financieros. Stafiz es un SaaS para la gestión de personal, gestión de proyectos y Business Intelligence. De esta manera, siempre se respetan los presupuestos y los márgenes y tomas mejores decisiones para tu negocio.
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Preguntas:
El punto de equilibrio es el nivel de ingresos necesario para cubrir todos los costos fijos y variables de un proyecto. Por debajo de eso, el proyecto genera pérdidas; más allá de eso, se vuelve rentable. Por lo tanto, permite definir el volumen de actividad o facturación con el que un proyecto comienza a crear valor.
El VAN (valor actual neto) mide el valor creado por un proyecto después de descontar los flujos financieros. La TIR (Tasa Interna de Retorno) indica la tasa de retorno esperada, útil para comparar varios proyectos. El Índice de Rentabilidad expresa la relación entre el valor presente y la inversión inicial, lo cual es útil para priorizar proyectos cuando existe una restricción presupuestaria.
El costo por trabajo ayuda a controlar el consumo de recursos por actividad, evitando sobrecargas no planificadas. El margen del proyecto (diferencia entre los ingresos y los costos totales) mide directamente el rendimiento financiero. Finalmente, la variación de costos compara el presupuesto estimado y los costos reales, lo que permite identificar rápidamente las desviaciones y corregir la gestión durante el proyecto.
El índice de rentabilidad del proyecto mide la relación entre el valor presente de los flujos futuros de un proyecto y su inversión inicial. Permite comparar diferentes proyectos para priorizarlos según el mejor ROI potencial.
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- Si es menor que 1, el proyecto es rentable.
- Si es igual a 1, cubre sus costos pero no genera ganancias.
- Por encima de 1, el índice de rentabilidad indica un riesgo de pérdidas financieras.
Un proyecto es rentable cuando aporta un retorno de la inversión, ya sea financiera, estratégica u organizativa. El seguimiento de los indicadores correctos (margen, tasa de carga vendida, desviaciones planificadas/realizadas) permite juzgarlos con precisión.
