¿Cómo se calcula la rentabilidad de un proyecto?
En una empresa de servicios profesionales, es muy importante controlar la rentabilidad de los proyectos. Este indicador es crucial para el crecimiento de la empresa y para garantizar que el negocio en su conjunto sea rentable. Las empresas de servicios que venden proyectos necesitan poder hacer un seguimiento de proyectos y su respectiva rentabilidad para tomar las decisiones correctas. Aquí explicamos cómo calcular la rentabilidad de un proyecto.
¿Por qué calcular la rentabilidad de un proyecto?
Conocer la rentabilidad de un proyecto es especialmente importante en una empresa de servicios profesionales. Las consultorías, las agencias y cualquier otra empresa que venda proyectos necesita hacer un seguimiento de los márgenes de sus proyectos.
Este indicador de rentabilidad permite comprender las razones que penalizan la rentabilidad de la empresa en su conjunto y limitan el crecimiento.
La rentabilidad de los proyectos debe analizarse desde varios ángulos.
Rentabilidad por tipo de proyecto
Es necesario poder realizar un análisis de rentabilidad de un proyecto para identificar la diferencia entre los proyectos vendidos a precio fijo y los proyectos vendidos por tiempo (a comisión).
En general, los proyectos vendidos a comisión son menos arriesgados desde el punto de vista de la rentabilidad, ya que se determina un precio de venta por hora o por día que, en teoría, ya debería incluir un margen. Sin embargo, a veces no se facturan todos los días o el margen se ve penalizado por los gastos.
La supervisión de los márgenes es aún más importante en los proyectos a precio fijo. En este tipo de proyectos, el importe por el que se vende el proyecto se fija de antemano y no se espera que varíe. Si se subestima el trabajo necesario para completar el proyecto, existe el riesgo de que se produzcan sobrecostes. Por el contrario, si se optimiza el tiempo dedicado al proyecto en relación con lo que se ha vendido, es posible conseguir un margen mucho mayor.
Rentabilidad por equipo o unidad de negocio
Debe ser capaz de agrupar proyectos y reunirlos según los ángulos de análisis que puedan interesarle: por equipo, por sector, por unidad de negocio.
Basta con que cada proyecto tenga una etiqueta que indique a qué equipo, sector o unidad de negocio está vinculado, para que luego se puedan consolidar los datos.
Crear un presupuesto para el proyecto
La rentabilidad de un proyecto se compara no sólo con otros proyectos, sino también con el presupuesto inicial.
Crear un presupuesto al inicio del proyecto es un paso clave para controlar y mejorar el rendimiento. Es el criterio con el que puedes medir si vas por mal camino o si el proyecto está en peligro.
Stafiz le permite controlar su rentabilidad recalculando constantemente el valor de la producción en comparación con el presupuesto inicial.
Para elaborar el presupuesto de un proyecto, es necesario estimar los siguientes elementos:
- el tiempo que los empleados tendrán que dedicar a las distintas tareas del proyecto ;
- el coste asociado a este tiempo empleado por los empleados ;
- compras de subcontratación, si procede para el proyecto;
- los costes que repercutirán en el margen (los que no pueden refacturarse en términos reales para el proyecto);
- cualquier compra de productos que luego se utilicen o revendan en el marco del proyecto. Por ejemplo, licencias de software.
Con todos estos elementos, es posible calcular los costes globales previstos para el proyecto.
Estos costes se deducen de las ventas previstas para el proyecto, lo que permite calcular el margen previsto para el proyecto.
Descubra qué es el software de contabilidad de proyectos y por qué lo necesita.
¿Cómo se calcula la facturación de un proyecto?
En teoría, las ventas se reconocen cuando se transfiere la propiedad de un activo o cuando se presta totalmente el servicio.
Sin embargo, para proyectos que pueden durar varios meses o incluso varios años, es posible aplicar una metodología diferente para reconocer las ventas a medida que avanza el proyecto.
La elección de las metodologías aplicables en su caso debe ser validada por su censor jurado de cuentas o sus auditores.
El cálculo del volumen de negocios de un proyecto debe ajustarse a los principios contables vigentes. Existen varios enfoques para reconocer el volumen de negocios, que requieren un buen conocimiento de los indicadores financieros utilizados en el seguimiento de los proyectos.
Reconocimiento de las ventas en función de la facturación
control de horas Según este enfoque, las ventas se reconocen sobre la base de los importes facturados durante el periodo, lo que permite una precisa . Facturación = Ventas.
Generalmente, este es el método utilizado para los proyectos de tiempo y materiales.
Los tiempos registrados se convierten automáticamente en facturas.
Reconocimiento de las ventas según el método del porcentaje de realización
Al final de cada periodo contable, se calcula un índice de avance del proyecto (este índice también debe ajustarse a una metodología aceptada a efectos contables).
Las ventas reconocidas en el periodo corresponden al importe vendido multiplicado por el grado de realización, del que se deduce el importe de las ventas reconocidas en el periodo anterior.
Este método se utiliza a menudo para proyectos a precio fijo.
Reconocimiento de las ventas una vez realizadas
Para los proyectos cortos, la facturación a la finalización es la metodología más utilizada. Según este enfoque, el volumen de negocios se reconoce cuando se completa el proyecto. Para confirmarlo, el cliente suele firmar un informe de finalización u otro documento que demuestre que se ha prestado el servicio.
Stafiz es un ERP para servicios profesionales y empresas de servicios. Descubre cómo gestionar mejor tus proyectos, controlar el progreso y aumentar los márgenes.
¿Qué costes hay que tener en cuenta en el proyecto?
Todos los costes del proyecto definidos en el presupuesto deben ser objeto de seguimiento; de lo contrario, el alcance del análisis diferirá entre el presupuesto y la realidad.
Así que aquí tienes los costes que debes seguir y la mejor forma de hacerlo:
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- Costes del tiempo empleado por los empleados: una herramienta de gestión de proyectos o un ERP para tu empresa de servicios te permite realizar un seguimiento del tiempo empleado en las tareas del proyecto y asignar los costes asociados a cada empleado en función de su salario.
- Compras de subcontratación: tienes que tener en cuenta los costes de subcontratación en el proyecto, ya sea a través de facturas de subcontratación o, de nuevo, a través del ERP de tu empresa de servicios. Este tipo de software te permite hacer un seguimiento de la subcontratación, tanto si está vinculada al tiempo empleado por un autónomo como si se te factura a un precio fijo.
Controle el rendimiento de su personal externo
En Stafiz, sus colaboradores externos pueden colaborar directamente desde la plataforma a través de accesos específicos. El registro del tiempo se simplifica y sus facturas pueden compartirse directamente contigo.
- Costes no facturables y otras compras: hay que incluir en lacuenta de resultados los costes asociados a este proyecto, como viajes, restauración, compra de licencias informáticas, etcétera. Dado que estos costes no pueden refacturarse en términos reales, repercutirán en el margen y, por tanto, deben tenerse en cuenta.
¿Cuál es la diferencia entre el margen bruto y el margen neto de un proyecto?
Se pueden calcular dos niveles de margen para proporcionar una orientación específica.
- Margen bruto: se calcula deduciendo de las ventas todos los costes aplicados al proyecto distintos de los costes del personal interno. Es decir, costes de subcontratación, compras y gastos incurridos en el proyecto.
El margen bruto es un indicador muy relevante cuando una gran parte del proyecto implica subcontratación.
- Margen neto: además de los costes mencionados, se deducen los costes del tiempo dedicado por el personal interno. Por tanto, todos los costes relacionados con el proyecto se incluyen en este nivel de margen. Este es el margen de rentabilidad final del proyecto.
Stafiz ayuda a los servicios profesionales a ganar visibilidad y gestionar mejor el progreso de sus proyectos gracias a los datos en tiempo real, la inclusión de todos los costes y los KPI financieros. Stafiz es una solución SaaS de gestión de personal, dirección de proyectos y Business Intelligence. Como resultado, los presupuestos y los márgenes se respetan en todo momento y usted toma mejores decisiones para su negocio.
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