Hoe bereken je de winstgevendheid van een project?

Voor een bedrijf dat professionele diensten verkoopt, is het heel belangrijk om de winstgevendheid van projecten te controleren. Deze indicator is cruciaal voor de groei van je bedrijf en om ervoor te zorgen dat het bedrijf als geheel winstgevend is. Dienstverlenende bedrijven die projecten verkopen, moeten de winstgevendheid van elk project kunnen bijhouden, zodat ze de juiste beslissingen kunnen nemen. Hier leggen we uit hoe je de winstgevendheid van een project berekent.

Waarom de winstgevendheid van een project berekenen?

De winstgevendheid van een project kennen is vooral belangrijk in een professionele dienstverleningssector. Adviesbureaus, agentschappen en andere bedrijven die projecten verkopen, moeten de marges op hun projecten bijhouden.

Deze rentabiliteitsindicator stelt ons in staat om inzicht te krijgen in redenen die de winstgevendheid van het bedrijf als geheel nadelig beïnvloeden en de groei beperken.

De winstgevendheid van projecten moet vanuit verschillende invalshoekenworden geanalyseerd.

Winstgevendheid per type project

We moeten het verschil in winstgevendheid kunnen analyseren tussen projecten die worden verkocht op basis van een vaste prijs en projecten die worden verkocht op basis van tijdbesteding (op basis van tijd en materialen).

Over het algemeen zijn projecten die op een fee-for-service basis worden verkocht minder risicovol vanuit het oogpunt van winstgevendheid, aangezien er een verkoopprijs per uur of per dag wordt bepaald en deze in theorie al een marge zou moeten bevatten. Soms worden echter niet alle dagen gefactureerd of wordt de marge benadeeld door kosten.

Margebewaking is nog belangrijker voor projecten met een vaste prijs. Bij dit soort projecten staat het bedrag waarvoor het project wordt verkocht van tevoren vast en wordt niet verwacht dat het zal veranderen. Als het werk dat nodig is om het project te voltooien wordt onderschat, bestaat het risico op kostenoverschrijdingen. Omgekeerd is het mogelijk om een veel hogere marge te behalen door de tijd die aan het project wordt besteed te optimaliseren in verhouding tot wat is verkocht.

Winstgevendheid per team of business unit

Je moet projecten kunnen groeperen en samenbrengen volgens de analysehoeken die voor jou interessant kunnen zijn: per team, per sector, per bedrijfseenheid.

Het enige wat nodig is, is dat elk project een tag heeft die aangeeft aan welk team, welke sector of business unit het is gekoppeld, zodat de gegevens vervolgens kunnen worden geconsolideerd.

De winstgevendheid van een project meten door het oorspronkelijke budget te vergelijken

De winstgevendheid van een project wordt niet alleen vergeleken met andere projecten, maar ook met het oorspronkelijke budget.

Het opstellen van een projectbudget aan het begin van het project is een belangrijke stap in het bewaken en verbeteren van de prestaties. Het is de maatstaf aan de hand waarvan je kunt meten of je op het verkeerde spoor zit of dat het project risico loopt.

Met Stafiz kun je je winstgevendheid controleren door de productiewaarde voortdurend te herberekenen ten opzichte van het oorspronkelijke budget. 

Om een projectbudget op te stellen, is het nodig om de volgende elementen in te schatten:

• de tijd die werknemers moeten besteden aan de verschillende projecttaken;
• de kosten in verband met de tijd die werknemers hieraan besteden;
• aankopen in onderaanneming, indien van toepassing op het project;
• kosten die een impact zullen hebben op de marge (kosten die niet kunnen worden doorgerekend in reële termen voor het project);
• alle aankopen van producten die vervolgens worden gebruikt of doorverkocht als onderdeel van het project. Bijvoorbeeld softwarelicenties.

Met al deze elementen is het mogelijk om de totale geplande kosten voor het project te berekenen.

Deze kosten worden afgetrokken van de verwachte verkoop voor het project, waardoor de verwachte marge voor het project kan worden berekend.

Hoe bereken je de omzet van een project?

In theorie worden verkopen opgenomen wanneer de eigendom van een actief wordt overgedragen of wanneer de dienst volledig is uitgevoerd.

In het geval van projecten die meerdere maanden of zelfs meerdere jaren kunnen duren, is het echter mogelijk om een andere methode toe te passen voor het opnemen van verkopen naarmate het project vordert.

De keuze van de methodologieën die op u van toepassing zijn, moet worden gevalideerd door uw registeraccountant of auditors.

De berekening van de omzet van een project moet voldoen aan de geldende boekhoudkundige principes. Er zijn verschillende benaderingen voor het erkennen van de omzet, die een goede kennis vereisen van de financiële indicatoren die worden gebruikt bij het monitoren van projecten.

Erkenning van verkopen op basis van facturering

Volgens deze benadering worden verkopen opgenomen op basis van de bedragen die tijdens de periode zijn gefactureerd, wat mogelijk wordt gemaakt door nauwkeurige tijdsregistratie. Facturatie = omzet.

Dit is over het algemeen de methode die wordt gebruikt voor tijd- en materiaalprojecten.

Opname van verkopen volgens de percentage-of-completion methode

Aan het einde van elke boekhoudkundige periode wordt een projectvoortgangspercentage berekend (dit percentage moet ook voldoen aan een voor boekhoudkundige doeleinden aanvaarde methode).

De voor de periode opgenomen omzet komt overeen met het verkochte bedrag vermenigvuldigd met het voltooiingspercentage, waarop het bedrag van de in de vorige periode opgenomen omzet in mindering wordt gebracht.

Deze methode wordt vaak gebruikt voor projecten met een vaste prijs.

Opname van verkoop bij oplevering

Voor korte projecten is facturering bij oplevering de meest gebruikte methode. Bij deze aanpak wordt de omzet verantwoord wanneer het project is voltooid. Om dit te bevestigen ondertekent de klant vaak een opleveringsrapport of een ander document dat bewijst dat de dienst is geleverd.

Met welke kosten moet rekening worden gehouden bij het berekenen van de winstgevendheid van een project?

Alle in het budget gedefinieerde projectkosten moeten worden bijgehouden, anders verschilt de reikwijdte van de analyse tussen budget en werkelijkheid.

Dus hier zijn de kosten die je in acht moet nemen en de beste manier om dat te doen.

• De kosten van de door medewerkers bestede tijd: met een projectbeheertool of ERP voor je dienstverlenende bedrijf kun je de tijd bijhouden die aan projecttaken wordt besteed en de bijbehorende kosten toewijzen aan elke medewerker op basis van hun salaris.
• Inkoop van onderaannemers: je moet de kosten van onderaannemers op het project bijhouden, hetzij via facturen voor onderaannemers, hetzij via ERP voor je servicebedrijf. Dergelijke software stelt je in staat om uitbestedingen bij te houden, of ze nu gekoppeld zijn aan de tijd die een freelancer eraan besteedt, of dat ze aan jou gefactureerd worden op basis van een vaste prijs.

De prestaties van je externe personeel controleren

In Stafiz kunnen uw externen rechtstreeks vanuit het platform samenwerken via specifieke toegangen. Tijdregistratie is vereenvoudigd en hun facturen kunnen direct met u worden gedeeld.

Ontdek het beheer van onderaanneming

• Niet-oplaadbare kosten en andere aankopen: je moet de kosten in verband met dit project, zoals reizen, catering, IT-licentieaankopen, enz. meenemen in jewinstgevendheidsanalyse. Zolang deze kosten niet in reële termen kunnen worden doorgefactureerd, zullen ze een impact hebben op de marge en moet er dus rekening mee worden gehouden.

Wat is het verschil tussen de brutomarge en de nettomarge van een project?

Er kunnen twee margeniveaus worden berekend om specifieke richtlijnen te geven.

• Brutomarge: deze wordt berekend door van de verkoop alle kosten af te trekken die op het project zijn toegepast, behalve de kosten van het eigen personeel. Met andere woorden, onderaannemingskosten, aankopen en onkosten die op het project zijn gemaakt.

De brutomarge is een zeer relevante indicator wanneer een groot deel van het project wordt uitbesteed.

• Nettomarge: naast de bovengenoemde kosten worden hier de kosten in mindering gebracht die verband houden met de tijd die intern personeel heeft besteed. Alle projectgerelateerde kosten zijn dus inbegrepen in dit margeniveau. Dit is de uiteindelijke winstmarge voor het project.

Stafiz helpt professionele dienstverleners zichtbaarheid te krijgen en hun projectvoortgang beter te beheren dankzij realtime gegevens, de opname van alle kosten en financiële KPI's. Stafiz is een SaaS-oplossing voor personeelsbeheer, projectsturing en Business Intelligence. Hierdoor worden budgetten en marges altijd gerespecteerd en neemt u betere beslissingen voor uw bedrijf.

Vraag een demo aan voor meer informatie over het Stafiz-platform.

Bekijk een persoonlijke demo