Wie berechnet man die Rentabilität eines Projekts?

In einem professionellen Dienstleistungsunternehmen ist es sehr wichtig, die Rentabilität der Projekte zu verfolgen. Diese Kennzahl ist entscheidend, um das eigene Unternehmen wachsen zu lassen und sicherzustellen, dass das Geschäft als Ganzes profitabel ist. Dienstleistungsunternehmen, die Projekte verkaufen, müssen in der Lage sein, die Rentabilität jedes einzelnen Projekts zu verfolgen, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Hier erklären wir Ihnen, wie Sie die Rentabilität eines Projekts berechnen können.

Warum sollte man die Rentabilität eines Projekts berechnen?

Besonders wichtig ist es, die Rentabilität eines Projekts in einer professionellen Dienstleistungstätigkeit zu kennen. Beratungsunternehmen, Agenturen und alle Tätigkeiten, die Projekte verkaufen, müssen die Gewinnspannen ihrer Projekte im Auge behalten.

Dieser Rentabilitätsindikator ermöglicht es, mögliche Gründe zu verstehen, die die Rentabilität des Geschäfts insgesamt belasten und das Wachstum einschränken.

Es ist notwendig,die Rentabilität von Projekten aus mehreren Blickwinkeln zuanalysieren.

Rentabilität nach Projekttypen

Man muss den Unterschied in der Rentabilität zwischen Projekten, die als Pauschalpreis verkauft werden, und Projekten, die nach Zeitaufwand (in Eigenregie) verkauft werden, analysieren können.

In der Regel sind Projekte, die in Eigenregie verkauft werden, weniger riskant, was die Rentabilität angeht, da ein Verkaufspreis pro Stunde oder Tag festgelegt wird, der theoretisch bereits eine Gewinnspanne enthalten sollte. Es kommt jedoch vor, dass nicht alle Tage abgerechnet werden oder dass Kosten die Marge schmälern.

Die Überwachung der Gewinnspanne ist bei Projekten, die als Pauschalpreis verkauft werden, noch wichtiger. Bei dieser Art von Projekten wird der Betrag, für den das Projekt verkauft wird, im Voraus festgelegt und es wird nicht erwartet, dass er sich ändert. Wenn der Arbeitsaufwand für die Durchführung des Projekts unterschätzt wird, besteht das Risiko, dass die Kosten überschritten werden. Wird umgekehrt die für das Projekt aufgewendete Zeit im Verhältnis zu dem, was verkauft wurde, optimiert, kann eine wesentlich höhere Gewinnspanne erzielt werden.

Rentabilität pro Team oder Business Unit

Sie müssen in der Lage sein, Projekte zu gruppieren und sie nach den Analysewinkeln zusammenzustellen, die für Sie von Interesse sein könnten: nach Team, nach Sektor, nach Business Unit.

Dazu reicht es aus, wenn jedes Projekt einen "Tag" hat, der angibt, mit welchem Team, Sektor oder welcher Geschäftseinheit es verbunden ist, um die Daten dann zu konsolidieren.

Das Budget eines Projekts erstellen

Die Rentabilität eines Projekts wird im Vergleich zu anderen Projekten, aber auch im Vergleich zum ursprünglich geplanten Budget verglichen.

Die Erstellung eines Projektbudgets zu Beginn des Projekts ist ein entscheidender Schritt, um die Leistung verfolgen und verbessern zu können. Es ist der Maßstab, an dem man während des Projekts erkennen kann, ob man abweicht oder ob das Projekt gefährdet ist.

Stafiz ermöglicht es Ihnen, Ihre Rentabilität zu verfolgen, indem die bewertete Produktion im Vergleich zum ursprünglichen Budget ständig neu berechnet wird. 

Um das Budget für ein Projekt zu erstellen, müssen folgende Elemente geschätzt werden:

• die Zeit, die die Mitarbeiter für die verschiedenen Aufgaben des Projekts aufwenden müssen ;
• die Kosten, die mit dieser von den Mitarbeitern aufgewendeten Zeit verbunden sind ;
• Einkäufe von Subunternehmern, wenn diese im Projekt vorkommen ;
• Kosten, die sich auf die Gewinnspanne auswirken werden (Kosten, die im Projekt nicht real weiterverrechnet werden können) ;
• mögliche Käufe von Produkten, die dann im Rahmen des Projekts verwendet oder weiterverkauft werden. Zum Beispiel Lizenzen für eine Software.

Mit all diesen Elementen ist es möglich, die gesamten voraussichtlichen Kosten für das Projekt zu berechnen.

Diese Kosten werden vom voraussichtlichen Projektumsatz abgezogen, wodurch sich die voraussichtliche Gewinnspanne des Projekts berechnen lässt.

Wie berechnet man den Umsatz eines Projekts?

Theoretisch wird der Umsatz erfasst, wenn das Eigentum an einem Gut übertragen wird oder die Dienstleistung vollständig erbracht wird.

Bei Projekten, die mehrere Monate oder sogar Jahre dauern können, ist es jedoch möglich, eine andere Methode anzuwenden, um den Umsatz mit dem Fortschreiten des Projekts zu erkennen.

Die Wahl der in Ihrem Fall anwendbaren Methoden muss von Ihrem Steuerberater oder Ihren Wirtschaftsprüfern bestätigt werden.

Bei der Berechnung des Umsatzes eines Projekts müssen die geltenden Buchführungsgrundsätze beachtet werden. Es gibt verschiedene Ansätze zur Umsatzerkennung, die eine gute Kenntnis der bei der Projektüberwachung verwendeten Finanzindikatoren erfordern.

Umsatzerfassung auf der Grundlage von Rechnungen

Bei diesem Ansatz wird der Umsatz auf der Grundlage der während des Zeitraums in Rechnung gestellten Beträge anerkannt, was durch eine genaue Zeiterfassung ermöglicht wird. Rechnungsstellung = Umsatz.

Dies ist in der Regel die Methode, die bei Projekten in Eigenregie (Abrechnung nach Zeitaufwand) angewandt wird.

Umsatzrealisierung nach dem Leistungsfortschritt

Am Ende jedes Buchungszeitraums wird ein Projektfortschrittsgrad berechnet (auch dieser muss einer buchhalterisch akzeptierten Methodik entsprechen).

Der in der Periode erfasste Umsatz entspricht dem verkauften Betrag multipliziert mit dem Fertigstellungsgrad, von dem der Betrag des in der vorherigen Periode erfassten Umsatzes abgezogen wird.

Dies ist eine Methode, die häufig bei Pauschalprojekten angewendet wird.

Umsatzrealisierung bei Fertigstellung

Bei kurzen Projekten ist die Rechnungsstellung nach Fertigstellung die am häufigsten gewählte Methode. Bei diesem Ansatz wird der Umsatz anerkannt, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Um diesen Abschluss zu bestätigen, unterschreibt der Kunde häufig ein Fertigstellungsprotokoll oder ein anderes Dokument, mit dem er belegen kann, dass die Dienstleistung erbracht wurde.

Welche Kosten sind im Projekt zu berücksichtigen?

Alle Projektkosten, die im Budget festgelegt wurden, müssen nachverfolgt werden, da sonst der Analyseumfang zwischen Budget und Ist unterschiedlich ist.

Hier sind also die Kosten, die Sie beachten sollten, und die beste Methode, dies zu tun:

1. 1. Kosten für die von den Mitarbeitern aufgewendete Zeit: Mit einem Projektmanagement- oder ERP-Tool für Ihr Dienstleistungsunternehmen können Sie die für Projektaufgaben aufgewendete Zeit nachverfolgen und den einzelnen Mitarbeitern auf der Grundlage ihrer Gehälter die damit verbundenen Kosten zuordnen.
   2. Einkauf von Unteraufträgen: Sie müssen die Kosten für Unteraufträge im Projekt berücksichtigen, entweder durch die Rechnungen der Unterauftragnehmer oder erneut durch das ERP für Ihr Dienstleistungsunternehmen. Eine solche Software ermöglicht es, die Vergabe von Unteraufträgen zu verfolgen, unabhängig davon, ob sie zeitabhängig durch einen freiberuflichen Mitarbeiter erfolgt oder ob sie Ihnen pauschal in Rechnung gestellt wird.

Verfolgen Sie die Leistung Ihrer externen Mitarbeiter

In Stafiz sind Ihre Externen einbezogen, um direkt von der Plattform aus über spezifische Zugänge zusammenzuarbeiten. Die Zeiterfassung wird vereinfacht und ihre Rechnungen können direkt mit Ihnen geteilt werden.

Entdecken Sie das Management von Unterverträgen

1. Nicht erneut fakturierbare Kosten und andere Käufe: Sie müssen die mit diesem Projekt verbundenen Kosten wie Reisen, Verpflegung, Kauf von Computerlizenzen usw. in dieRentabilitätsanalyse einbeziehen. Sobald die Kosten nicht wieder in Rechnung gestellt werden können, wirken sie sich auf die Gewinnspanne aus und müssen daher berücksichtigt werden.

Bruttomarge und Nettomarge eines Projekts, was ist der Unterschied?

Es können zwei Stufen von Margen berechnet werden, um spezifische Hinweise zu liefern.

• Bruttomarge: Sie zieht vom Umsatz alle Kosten ab, die für das Projekt aufgewendet wurden, außer den Kosten für das interne Personal. Das heißt, die Kosten für Subunternehmer, Einkäufe und die für das Projekt aufgewendeten Kosten.

Die Bruttomarge ist ein sehr relevanter Indikator, wenn ein großer Teil des Projekts mit Unterverträgen verbunden ist.

• Nettomarge: Sie zieht zusätzlich zu den oben genannten Kosten die Kosten für die von den internen Mitarbeitern aufgewendete Zeit ab. In diesem Margenniveau sind also alle mit dem Projekt verbundenen Kosten berücksichtigt. Dies ist die endgültige Gewinnspanne des Projekts.

Stafiz hilft professionellen Abteilungen, die Sichtbarkeit zu erhöhen und ihren Projektfortschritt durch Echtzeitdaten, die Berücksichtigung aller Kosten und finanzielle KPIs besser zu verwalten. Stafiz ist eine SaaS-Lösung für Staffing-Management, Projektsteuerung und Business Intelligence. So werden Budgets und Margen immer eingehalten und Sie treffen bessere Entscheidungen für Ihr Geschäft.

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