Wie berechnet man die Rentabilität eines Projekts?

In einem Vertriebsunternehmen für professionelle Dienstleistungen ist es sehr wichtig, die Rentabilität von Projekten zu verfolgen. Dieser Indikator ist entscheidend für das Wachstum Ihres Unternehmens und die Sicherstellung, dass das Unternehmen als Ganzes profitabel ist. Dienstleistungsunternehmen, die Projekte verkaufen , müssen in der Lage sein, die Rentabilität jedes Projekts zu verfolgen, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Hier erklären wir Ihnen, wie Sie die Rentabilität eines Projekts berechnen können.

Warum die Rentabilität eines Projekts berechnen?

Die Kenntnis der Rentabilität eines Projekts ist in einem professionellen Dienstleistungsunternehmen besonders wichtig. Beratungsunternehmen, Agenturen und alle Aktivitäten, die Projekte verkaufen, müssen die Margen ihrer Projekte verfolgen.

Dieser Rentabilitätsindikator ermöglicht es, die möglichen Gründe zu verstehen, die die Rentabilität der Aktivität als Ganzes benachteiligen und das Wachstum begrenzen.

Es ist notwendig, die Rentabilität von Projekten aus mehreren Blickwinkeln zu analysieren.

Rentabilität nach Art des Projekts

Es ist notwendig, den Unterschied in der Rentabilität zwischen Projekten, die auf Festpreisbasis verkauft werden, und Projekten, die auf der Basis von Zeitaufwand (im Rahmen der direkten Mittelverwaltung) verkauft werden, analysieren zu können.

Im Allgemeinen sind Projekte, die von einer Aktiengesellschaft verkauft werden, unter dem Gesichtspunkt der Rentabilität weniger riskant, da ein Verkaufspreis pro Stunde oder pro Tag festgelegt wird und dieser theoretisch bereits eine Marge beinhalten muss. Manchmal wird jedoch nicht jeder Tag in Rechnung gestellt oder Gebühren bestrafen die Marge.

Die Margenverfolgung ist bei Festpreisprojekten noch wichtiger. Bei dieser Art von Projekt wird der Verkaufsbetrag des Projekts im Voraus festgelegt und soll sich nicht ändern. Wird der Aufwand zur Fertigstellung des Projekts unterschätzt, drohen Kostenüberschreitungen. Umgekehrt ist es möglich, durch die Optimierung der für das Projekt aufgewendeten Zeit im Vergleich zu dem, was verkauft wurde, eine viel höhere Marge zu erzielen.

Rentabilität nach Team oder Business Unit

Sie müssen in der Lage sein, Projekte zu gruppieren und sie nach den Analysewinkeln zu gruppieren, die Sie interessieren könnten: nach Team, nach Sektor, nach Geschäftseinheit.

Alles, was benötigt wird, ist, dass jedes Projekt mit einem "Tag" versehen ist, der angibt, mit welchem Team, welcher Branche, welcher Geschäftseinheit es verknüpft ist, um dann die Daten konsolidieren zu können.

Messen Sie die Rentabilität eines Projekts, indem Sie das ursprüngliche Budget vergleichen

Die Rentabilität eines Projekts wird mit anderen Projekten, aber auch mit dem ursprünglich geplanten Budget verglichen.

Die Erstellung eines Projektbudgets zu Beginn des Projekts ist ein wichtiger Schritt, um die Leistung überwachen und verbessern zu können. Es ist der Messstandard, der es ermöglicht, im Laufe des Projekts zu erkennen, ob wir abweichen oder ob das Projekt gefährdet ist.

Stafiz ermöglicht es Ihnen, Ihre Rentabilität zu überwachen, indem es die geschätzte Produktion im Vergleich zum ursprünglichen Budget ständig neu berechnet. 

Um das Budget für ein Projekt zu erstellen, ist es notwendig, Folgendes zu schätzen:

• die Zeit, die die Mitarbeiter für die verschiedenen Aufgaben des Projekts aufwenden müssen;
• die Kosten, die mit dieser Zeit verbunden sind, die von den Mitarbeitern aufgewendet wird;
• Beschaffungen von Unteraufträgen, wenn es solche im Projekt gibt;
• die Kosten, die sich auf die Marge auswirken (diejenigen, die auf der tatsächlichen Grundlage des Projekts nicht abrechenbar sind);
• alle Käufe von Produkten, die dann im Rahmen des Projekts verwendet oder weiterverkauft werden. Zum Beispiel Softwarelizenzen.

Mit all diesen Elementen ist es möglich, die erwarteten Kosten für das Projekt zu berechnen.

Diese Kosten werden vom prognostizierten Projektumsatz abgezogen, wodurch es möglich ist, die prognostizierte Projektmarge zu berechnen.

Wie berechnet man den Umsatz eines Projekts?

Theoretisch wird der Umsatz erfasst, wenn das Eigentum an einem Vermögenswert übertragen wird oder wenn die Dienstleistung vollständig erbracht wird.

Im Rahmen von Projekten, die mehrere Monate oder sogar Jahre dauern können, ist es jedoch möglich, eine andere Methode anzuwenden, um die Fluktuation im Laufe des Projekts zu erkennen.

Die Wahl der in Ihrem Fall anwendbaren Methoden muss von Ihrem Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer validiert werden.

Bei der Berechnung des Umsatzes eines Projekts müssen die geltenden Rechnungslegungsgrundsätze eingehalten werden. Es gibt verschiedene Ansätze zur Umsatzerkennung, die eine gute Kenntnis der Finanzkennzahlen erfordern, die bei der Projektüberwachung verwendet werden.

Erkennung von Umsätzen auf Basis der Fakturierung

Bei diesem Ansatz wird der Umsatz auf Basis der während der Periode fakturierten Beträge erfasst, was durch eine genaue Zeiterfassung ermöglicht wird. Abrechnung = Umsatz.

Dies ist in der Regel die Methode, die bei Projekten im Rahmen der direkten Mittelverwaltung angewandt wird (Abrechnung nach Zeitaufwand).

Erfassung des Umsatzes bei der Weiterentwicklung

Am Ende jeder Abrechnungsperiode wird eine Projektfortschrittsrate berechnet (diese Rate muss ebenfalls einer anerkannten Rechnungslegungsmethode entsprechen).

Der in der Periode erfasste Umsatz entspricht der verkauften Menge multipliziert mit der Fortschrittsrate, von der der in der Vorperiode erfasste Umsatz abgezogen wird.

Dies ist eine Methode, die häufig bei Festpreisprojekten angewendet wird.

Erfassung des Umsatzes bei Fertigstellung

Bei kurzen Projekten ist die Fakturierung nach Fertigstellung die gebräuchlichste Methode. Bei diesem Ansatz werden Umsatzerlöse erfasst, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Um diese Schließung zu bestätigen, unterzeichnet der Kunde häufig einen Abschlussbericht oder ein anderes Dokument, das die Erbringung der Dienstleistung bestätigt.

Welche Kosten sollten bei der Berechnung der Rentabilität eines Projekts berücksichtigt werden?

Alle Projektkosten, die im Budget definiert wurden, müssen nachverfolgt werden, da sonst der Umfang der Analyse zwischen dem Budget und dem realisierten Budget unterschiedlich ist.

Hier sind also die Kosten, die verfolgt werden müssen, und der beste Weg, dies zu tun.

• Zeitkosten der Mitarbeiter: Ein Projektmanagement-Tool oder ERP für Ihr Dienstleistungsunternehmen ermöglicht es Ihnen, die für Projektaufgaben aufgewendete Zeit zu verfolgen und die damit verbundenen Kosten jedem Mitarbeiter auf der Grundlage seines Gehalts zuzuweisen.
• Einkauf von Fremdaufträgen : Sie müssen die Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen für das Projekt berücksichtigen, entweder durch Rechnungen für die Vergabe von Unteraufträgen oder erneut über das ERP für Ihr Dienstleistungsunternehmen. Mit einer solchen Software können Sie die Vergabe von Unteraufträgen verfolgen, unabhängig davon, ob sie sich auf die von einem Freiberufler aufgewendete Zeit beziehen oder ob sie Ihnen zu einem festen Preis in Rechnung gestellt wird.

Verfolgen Sie die Leistung Ihrer externen Mitarbeiter

In Stafiz sind Ihre Externen enthalten, um direkt von der Plattform aus über bestimmte Zugänge zusammenzuarbeiten. Die Zeiterfassung wird vereinfacht und die Rechnungen können direkt mit Ihnen geteilt werden.

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• Nicht abrechenbare Ausgaben und sonstige Einkäufe : Die mit diesem Projekt verbundenen Kosten wie Reisen, Catering, IT-Lizenzkäufe etc. sollten Sie in den Business Case einbeziehen. Sobald die Kosten nicht mehr tatsächlich nachfakturierbar sind, wirken sie sich auf die Marge aus und müssen daher berücksichtigt werden

Bruttomarge und Nettomarge eines Projekts, was ist der Unterschied?

Es können zwei Margin-Niveaus berechnet werden, um spezifische Anhaltspunkte zu erhalten.

• Bruttodeckungsbeitrag : Er zieht vom Umsatz alle Kosten ab, die für das Projekt aufgewendet wurden, mit Ausnahme der Kosten für das interne Personal. Das heißt, die Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen, Einkäufe und Ausgaben, die für das Projekt aufgewendet werden.

Die Bruttomarge ist ein sehr relevanter Indikator, wenn ein großer Teil des Projekts mit der Vergabe von Unteraufträgen zusammenhängt

• Nettomarge: Sie zieht zusätzlich zu den oben genannten Kosten die Kosten ab, die mit der vom internen Personal aufgewendeten Zeit verbunden sind. In dieser Margenhöhe werden daher alle Kosten berücksichtigt, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen. Dies ist die endgültige Rentabilitätsmarge des Projekts.

Stafiz hilft professionellen Dienstleistungen, Transparenz zu gewinnen und ihren Projektfortschritt dank Echtzeitdaten, der Berücksichtigung aller Kosten und finanziellen KPIs besser zu verwalten. Stafiz ist ein SaaS für Personalmanagement, Projektmanagement und Business Intelligence. Auf diese Weise werden Budgets und Margen immer eingehalten und Sie treffen bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen.

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