Qu’est-ce qu’un bon taux d’occupation d’employé ?
Le taux d’occupation est un KPI de staffing essentiel. Souvent confondu avec le TACE, il apporte plus d’exhaustivité pour suivre votre performance.
Mais alors, qu’est-ce qu’un bon objectif de taux d’occupation ? Découvrez son importance au sein de votre planification de projet et des pistes d’optimisation de vos charges pour une productivité optimale.
Qu’est-ce que le taux d’occupation ?
Définition
Le taux d’occupation d’un employé représente son activité totale sur une période définie. Le taux d’occupation prend donc en compte à la fois :
- les projets pour des clients (ou facturables),
- les projets internes (formation, optimisation de processus…),
- le temps consacré au management.
Cet indicateur permet de constater la charge réelle d’un collaborateur, afin de mieux appréhender les problématiques de gestion du temps et de la charge.
Taux d’occupation, taux de charge : quelles différences ?
Le taux de charge (ou TACE) se différencie du taux d’occupation car il ne prend en compte que le pourcentage de temps passé sur des projets facturables – en excluant les jours fériés, les congés ou encore les arrêts maladie.
Le TACE est notamment utile pour rapporter la productivité d’un employé, et indirectement, sa capacité à générer du profit.
Comprendre les enjeux du taux d’occupation dans la planification de la charge
Si le TACE est un excellent KPI à étudier pour optimiser votre rentabilité, il ne suffit pas à orienter vos décisions de planification du staffing.
Vers une planification plus réaliste
Vous baser uniquement sur le taux de staffing représente en effet un risque, car il ne rend pas compte de certains temps de travail cachés, que le taux d’occupation, lui, prend en compte.
Prenons l’exemple d’une collaboratrice nommée Anne.
- Son taux de charge actuel sur des projets clients est de 75%.
- Les 25% restants sont mobilisés sur des tâches administratives – comme par exemple remplir un tableau de suivi de tâches, répondre à des e-mails, préparer un reporting.
- Si vous n’avez pas la visibilité sur le taux d’occupation global d’Anne, vous risquez d’augmenter son TACE à 100%. Ainsi, 125% de son temps sera chargé, et cette surcharge de 25% peut non seulement conduire à des retards, mais également à un risque de burnout.
Si l’optimisation du TACE de vos employés est primordial pour votre rentabilité, le taux d’occupation, lui, vous donne la visibilité nécessaire pour équilibrer et optimiser la charge de travail.
Un impact sur l’engagement collaborateur
Une surcharge de travail peut mener à l’épuisement professionnel et instaurer un mal-être pour vos collaborateurs. Mais à l’inverse, un taux d’occupation trop faible peut conduire au bore-out. Sur le long terme, vos talents risquent alors de moins s’impliquer, impactant à la fois leurs projets professionnels, votre efficacité, et probablement aussi votre rétention.
Le risque de désengagement et de désintérêt de vos employés face à leurs missions est un réel enjeu. Il risque notamment d’apparaître en cas de taux d’occupation minime, ou d’une mauvaise répartition entre le temps consacré aux tâches internes et administratives et les projets clients. De même, une mobilisation concentrée sur des projets trop similaires pourrait impacter vos collaborateurs.
Des enjeux financiers
L’enjeu financier lié au taux d’occupation mentionné plus tôt concerne votre rentabilité.
Qu’il y ait du travail facturable ou non, les salaires de vos employés, eux, sont fixes.
Il est de votre responsabilité de pouvoir approvisionner la charge facturable de vos consultants. Pensez à optimiser vos périodes de creux commerciales ! Prévoyez de consacrer ces temps à des projets internes ou à de la formation pour gagner en compétences. De cette façon, vous investissez ce temps pour des projets futurs, avec un potentiel plus fort.
Votre rentabilité peut également être impactée par une mauvaise gestion des objectifs de charge. Viser un TACE de 100% n’est pas réaliste, car en gestion de projet, du temps administratif est forcément accordé au suivi des missions, au reporting, ou encore à la validation des livrables. Des retards de livraisons, ou simplement une baisse de la qualité du service, impactent lourdement la confiance
Qu’est-ce qu’un taux d’occupation optimal ?
Si la réponse peut varier dans le cas du TACE, en ce qui concerne le taux d’occupation, il n’y a qu’une seule bonne réponse : il doit être à 100%. Ni plus, ni moins.
Il peut arriver d’avoir un taux d’occupation inférieur à 100%. Cela signifie que l’employé n’est pas assez staffé sur des projets clients, et qu’en interne, rien n’a été mis en place pour combler ce creux. Cela témoigne d’un manque d’anticipation et d’une allocation des ressources insuffisante.
Pour éviter cette situation et optimiser votre staffing, vous devez disposer de toute la visibilité nécessaire pour prévoir les besoins en ressources à court et long termes. La vue sur les prochains mois est déterminante pour vous aider à arbitrer sur les actions commerciales en cours et les projets internes.
Stafiz vous permet de suivre à la fois vos taux d’occupations et les TACE.
L’enjeu se passe ensuite au niveau de la répartition entre la charge totale et la charge facturable, soit la part du TACE rapporté au taux d’occupation.
Ici, les pratiques diffèrent, notamment en fonction des entreprises, de leurs domaines professionnels, mais aussi du niveau de séniorité des profils concernés.
Mesurer l’activité dans sa globalité permet de comprendre la capacité réelle des collaborateurs. Ainsi, vous pouvez identifier la capacité restante. Votre objectif est donc de l’utiliser au maximum sur des projets facturables.
Tandis que l’on cherche à atteindre un taux d’occupation à 100%, c’est finalement le TACE que l’on veut optimiser.
Gagner 5% de TACE se calcule directement sur la rentabilité. Côté taux d’occupation, une augmentation de 5% ne présente aucun ROI, ou du moins, pas directement. Il est donc essentiel de vous équiper d’un outil de staffing capable d’étudier ces deux KPI.
Comment optimiser la charge grâce au taux d’occupation ?
Comme évoqué, l’optimisation de vos charges n’est possible qu’en ayant la vue sur les disponibilités de vos employés, afin de savoir qui est disponible quand, et pour quelle période. Ainsi, vous obtenez le pourcentage de charge présent et à venir. Pour obtenir des données fiables, assurez-vous que votre logiciel de planification propose un module de gestion des temps.
Le suivi des temps avec Stafiz
Vos collaborateurs saisissent leurs temps de façon rapide et intuitive. Les données mettent à jour l’avancement et le prévisionnel pour faciliter votre pilotage.
Le taux d’occupation aide à planifier la charge facturable en amont. En ayant une vue globale et précise sur le taux d’occupation, il est plus facile d’améliorer les TACE de vos employés. Pour les entreprises qui vendent des projets, le taux de staffing est en grande partie responsable de la rentabilité des projets.
Ainsi, votre planification du plan de charge doit être en mesure de prendre en compte :
- les projets clients,
- la charge sur les projets internes,
- le temps de management,
- les formation,
- l’activité commerciale,
- les tâches administratives.
La direction occupe un rôle clé. Elle doit prendre du recul : un arbitrage par séniorité ou par rôle permet de segmenter les collaborateurs, et d’établir des règles et des objectifs de taux de charge. Cela permet d’établir une capacité réelle qui permet d’anticiper le staffing des projets clients.
Il faut également être capable de mesurer l’occupation dans la réalité pour comparer la production réelle à ce qui avait été prévu initialement. Ces écarts sont difficilement identifiables sans outil de staffing dédié. Si un suivi de la charge sur Excel peut convenir à une petite équipe, cette méthode n’est pas scalable et le manque d’automatisation finira par limiter votre croissance.
Le taux d’occupation est donc un indicateur clé de la gestion des ressources. Il complète le TACE en offrant une visibilité plus exhaustive de la charge des collaborateurs. Ainsi, la charge facturable peut être anticipée et optimisée.
Ces deux KPI sont au cœur du métier de la vente de projet et de services professionnels. Votre rentabilité y est intrinsèquement liée. C’est pourquoi vous avez tout intérêt à investir au plus tôt dans un outil de pilotage projet qui place le staffing au centre de la planification.
Stafiz s’adresse aux cabinets de conseils, aux agences, aux ESN ou encore aux intégrateurs et facilite votre gestion de projet au quotidien.
