Was ist eine gute Mitarbeiterauslastung?
Die Auslastung ist ein wesentlicher KPI für die Personalbesetzung . Oft mit TACE verwechselt, bietet es mehr Vollständigkeit, um Ihre Leistung zu verfolgen.
Aber was ist dann ein gutes Ziel für die Auslastung? Entdecken Sie die Bedeutung für Ihre Projektplanung und Möglichkeiten, Ihre Arbeitslasten für eine optimale Produktivität zu optimieren.
Wie hoch ist die Auslastung?
Definition
Die Auslastung eines Mitarbeiters stellt seine gesamte Aktivität über einen definierten Zeitraum dar. Die Auslastung berücksichtigt daher beides:
- Projekte für Kunden (oder abrechenbar),
- interne Projekte (Schulungen, Prozessoptimierungen, etc.),
- die Zeit, die für die Verwaltung aufgewendet wird.
Dieser Indikator ermöglicht es, die tatsächliche Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters zu sehen, um die Probleme des Zeit- und Arbeitsmanagements besser zu verstehen.
Auslastungsgrad, Auslastungsgrad: Was sind die Unterschiede?
Die Auslastung (oder TACE) unterscheidet sich von der Auslastungsquote, da sie nur den Prozentsatz der Zeit berücksichtigt, die für abrechenbare Projekte aufgewendet wird – ohne Feiertage, Feiertage oder Krankheitsurlaub.
Die TACE ist besonders nützlich, um über die Produktivität eines Mitarbeiters und indirekt über seine Fähigkeit, Gewinne zu erzielen, zu berichten.
Die Herausforderungen der Auslastung bei der Lastplanung verstehen
TACE ist zwar ein großartiger KPI, den Sie untersuchen sollten, um Ihre Rentabilität zu optimieren, aber er reicht nicht aus, um Ihre Personalplanungsentscheidungen zu treffen.
Auf dem Weg zu einer realistischeren Planung
Sich ausschließlich auf den Personalschlüssel zu stützen, stellt ein Risiko dar, da er bestimmte verdeckte Arbeitszeiten, die der Auslastungsgrad berücksichtigt, nicht berücksichtigt.
Nehmen wir das Beispiel einer Mitarbeiterin namens Anne.
- Die aktuelle Auslastung bei Kundenprojekten liegt bei 75 %.
- Die restlichen 25 % werden für administrative Aufgaben ausgegeben – wie das Ausfüllen einer Aufgabenverfolgungstabelle, das Beantworten von E-Mails oder das Erstellen eines Berichts.
- Wenn Sie keinen Einblick in die Gesamtauslastung von Anne haben, riskieren Sie, ihre TACE auf 100 % zu erhöhen. Somit werden 125 % ihrer Zeit in Rechnung gestellt, und diese Überlastung von 25 % kann nicht nur zu Verzögerungen, sondern auch zu Burnout-Risiken führen.
Während die Optimierung der TACE Ihrer Mitarbeiter für Ihre Rentabilität von größter Bedeutung ist, gibt Ihnen die Belegungsrate die Transparenz, die Sie benötigen, um die Arbeitsbelastung auszugleichen und zu optimieren.
Auswirkungen auf das Mitarbeiterengagement
Eine Überlastung durch Arbeit kann zu Burnout und Unzufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern führen. Umgekehrt kann aber auch eine zu niedrige Auslastung zu Bore-out führen. Langfristig werden Ihre Talente dann wahrscheinlich weniger involviert sein, was sich auf ihre beruflichen Projekte, Ihre Effizienz und wahrscheinlich auch auf Ihre Bindung auswirkt.
Das Risiko des Rückzugs und des Desinteresses Ihrer Mitarbeiter an ihren Aufgaben ist ein echtes Problem. Sie dürfte insbesondere bei einer minimalen Auslastung oder einer schlechten Verteilung zwischen der Zeit, die für interne und administrative Aufgaben aufgewendet wird, und Kundenprojekten auftreten. In ähnlicher Weise kann sich eine Mobilisierung, die sich auf zu ähnliche Projekte konzentriert, auf Ihre Mitarbeiter auswirken.
Finanzielle Einsätze
Das bereits erwähnte finanzielle Problem im Zusammenhang mit der Auslastung betrifft Ihre Rentabilität.
Unabhängig davon, ob es abrechenbare Arbeit gibt oder nicht, sind die Gehälter Ihrer Mitarbeiter festgelegt.
Es liegt in Ihrer Verantwortung, die abrechenbare Auslastung Ihrer Berater bereitstellen zu können . Denken Sie an die Optimierung Ihrer kommerziellen Nebenzeiten! Planen Sie, diese Zeit mit internen Projekten oder Schulungen zu verbringen, um Fähigkeiten zu erwerben. Auf diese Weise investieren Sie diese Zeit in zukünftige Projekte mit größerem Potenzial.
Ihre Rentabilität kann auch durch ein schlechtes Management der Lastziele beeinträchtigt werden. Das Streben nach einer TACE von 100 % ist nicht realistisch, da im Projektmanagement die Verwaltungszeit notwendigerweise für die Nachverfolgung von Missionen, die Berichterstattung oder die Validierung von Ergebnissen aufgewendet wird. Verspätete Lieferungen oder einfach nur ein Rückgang der Servicequalität haben einen starken Einfluss auf das Vertrauen
Was ist eine optimale Auslastung?
Während die Antwort im Falle von TACE unterschiedlich ausfallen kann, gibt es bei der Auslastung nur eine richtige Antwort: Sie muss 100 % betragen. Nicht mehr und nicht weniger.
Es kann vorkommen, dass die Auslastung unter 100 % liegt. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter für Kundenprojekte nicht ausreichend besetzt ist und intern nichts unternommen wurde, um diese Lücke zu schließen. Dies zeugt von mangelnder Antizipation und unzureichender Ressourcenallokation.
Um diese Situation zu vermeiden und Ihre Personalbesetzung zu optimieren, müssen Sie über die nötige Transparenz verfügen, um den kurz- und langfristigen Ressourcenbedarf vorherzusagen. Der Blick auf die nächsten Monate ist entscheidend, um bei der Vermittlung über aktuelle Vertriebsaktionen und interne Projekte zu helfen.
Stafiz ermöglicht es Ihnen, sowohl Ihre Belegungsraten als auch die TACE zu verfolgen.
Die Herausforderung ergibt sich dann auf der Ebene der Verteilung zwischen der Gesamtlast und der abrechenbaren Last, d.h. dem Anteil der TACE im Verhältnis zum Auslastungsgrad.
Hier unterscheiden sich die Praktiken, insbesondere je nach Unternehmen, Berufsfeldern, aber auch je nach Dienstalter der betroffenen Profile.
Die Messung der Aktivität als Ganzes ermöglicht es uns, die tatsächliche Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zu verstehen. Auf diese Weise können Sie die verbleibende Kapazität identifizieren. Ihr Ziel ist es, es so weit wie möglich für abrechenbare Projekte zu verwenden.
Während wir versuchen, eine Auslastung von 100 % zu erreichen, ist es letztendlich die TACE, die wir optimieren wollen.
Das Verdienen von 5 % TACE wird direkt auf die Rentabilität berechnet. In Bezug auf die Auslastung hat eine Steigerung um 5 % keinen ROI, oder zumindest nicht direkt. Es ist daher unerlässlich, sich mit einem Personalbesetzungstool auszustatten, das in der Lage ist, diese beiden KPIs zu untersuchen.
Wie kann man die Auslastung dank der Auslastung optimieren?
Wie bereits erwähnt, ist die Optimierung Ihrer Ausgaben nur möglich, wenn Sie einen Überblick über die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter haben, um zu wissen, wer wann und für welchen Zeitraum verfügbar ist. Auf diese Weise erhalten Sie den aktuellen und zukünftigen Ladeprozentsatz. Um verlässliche Daten zu erhalten, achten Sie darauf, dass Ihre Planungssoftware ein Zeitwirtschaftsmodul anbietet.
Zeiterfassung mit Stafiz
Ihre Mitarbeiter geben ihre Zeit schnell und intuitiv ein. Die Daten aktualisieren den Fortschritt und die Prognose, um Ihre Verwaltung zu erleichtern.
Die Auslastung hilft dabei, die abrechenbare Auslastung im Voraus zu planen. Durch einen globalen und genauen Überblick über die Auslastung ist es einfacher, die TACEs Ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Bei Unternehmen, die Projekte verkaufen, ist der Personalschlüssel weitgehend für die Rentabilität von Projekten verantwortlich.
Daher muss Ihre Auslastungsplanung in der Lage sein, Folgendes zu berücksichtigen:
- Kundenprojekte,
- die Belastung interner Projekte,
- Management-Zeit,
- Ausbildung
- gewerbliche Tätigkeit,
- verwaltungsaufgaben.
Das Management spielt eine Schlüsselrolle. Sie muss einen Schritt zurückgehen: Ein Kompromiss nach Dienstalter oder Rolle ermöglicht es, die Mitarbeiter zu segmentieren und Regeln und Ziele für die Arbeitsbelastung festzulegen. Auf diese Weise ist es möglich, eine reale Kapazität aufzubauen, die es ermöglicht, die Besetzung von Kundenprojekten zu antizipieren.
Es ist auch notwendig, die Auslastung in der Realität messen zu können, um die tatsächliche Produktion mit der ursprünglich prognostizierten zu vergleichen. Diese Lücken sind ohne ein spezielles Personalinstrument schwer zu identifizieren. Während die Lastverfolgung in Excel für ein kleines Team in Ordnung sein kann, ist diese Methode nicht skalierbar und der Mangel an Automatisierung wird schließlich Ihr Wachstum einschränken.
Die Auslastung ist daher eine Schlüsselkennzahl für das Ressourcenmanagement. Sie ergänzt die TACE, indem sie einen umfassenderen Überblick über die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter bietet. Auf diese Weise kann die abrechenbare Gebühr antizipiert und optimiert werden.
Diese beiden KPIs bilden das Herzstück des Geschäfts mit Projektverkäufen und professionellen Dienstleistungen. Damit ist Ihre Rentabilität untrennbar verbunden. Deshalb ist es in Ihrem Interesse, so schnell wie möglich in ein Projektmanagement-Tool zu investieren , das die Personalbesetzung in den Mittelpunkt der Planung stellt.
Stafiz richtet sich an Beratungsunternehmen, Agenturen, IT-Dienstleistungsunternehmen oder Integratoren und erleichtert Ihnen das tägliche Projektmanagement.
