¿Qué es una buena tasa de ocupación de empleados?
La tasa de ocupación es un KPI esencial para la dotación de personal . A menudo confundido con TACE, proporciona más exhaustividad para realizar un seguimiento de su rendimiento.
Pero entonces, ¿cuál es un buen objetivo de tasa de ocupación ? Descubra su importancia dentro de la planificación de su proyecto y las formas de optimizar sus cargas de trabajo para una productividad óptima.
¿Cuál es la tasa de ocupación?
Definición
La tasa de ocupación de un empleado representa su actividad total durante un período de tiempo definido. Por lo tanto, la tasa de ocupación tiene en cuenta ambos:
- proyectos para clientes (o facturables),
- proyectos internos (formación, optimización de procesos, etc.),
- el tiempo dedicado a la gestión.
Este indicador permite ver la carga de trabajo real de un empleado, para comprender mejor los problemas de gestión del tiempo y la carga de trabajo.
Tasa de ocupación, tasa de carga: ¿cuáles son las diferencias?
La tasa de carga de trabajo (o TACE) difiere de la tasa de ocupación porque solo tiene en cuenta el porcentaje de tiempo dedicado a proyectos facturables, excluyendo días festivos, días festivos o bajas por enfermedad.
El TACE es particularmente útil para informar sobre la productividad de un empleado e, indirectamente, su capacidad para generar ganancias.
Comprender los desafíos de la tasa de ocupación en la planificación de la carga
Si bien TACE es un gran KPI para estudiar para optimizar su rentabilidad, no es suficiente para guiar sus decisiones de planificación de personal.
Hacia una planificación más realista
Basarse únicamente en la tasa de personal representa un riesgo, porque no tiene en cuenta ciertas horas de trabajo ocultas, que la tasa de ocupación tiene en cuenta.
Tomemos el ejemplo de una colaboradora llamada Anne.
- Su tasa de carga actual en proyectos de clientes es del 75%.
- El 25% restante se gasta en tareas administrativas, como completar una tabla de seguimiento de tareas, responder correos electrónicos, preparar un informe.
- Si no tiene visibilidad de la tasa de ocupación general de Anne, corre el riesgo de aumentar su TACE al 100%. Así, se cargará el 125% de su tiempo, y esta sobrecarga del 25% no solo puede provocar retrasos, sino también un riesgo de agotamiento.
Si bien la optimización del TACE de sus empleados es primordial para su rentabilidad, la tasa de ocupación le brinda la visibilidad que necesita para equilibrar y optimizar la carga de trabajo.
Un impacto en el compromiso de los empleados
Una sobrecarga de trabajo puede provocar agotamiento e infelicidad para sus empleados. Pero, por el contrario, una tasa de ocupación demasiado baja puede llevar al aburrimiento. A largo plazo, es probable que sus talentos estén menos involucrados, lo que afectará sus proyectos profesionales, su eficiencia y probablemente también su retención.
El riesgo de desvinculación y desinterés de sus empleados en sus misiones es un problema real. Es probable que aparezca en particular en caso de una tasa de ocupación mínima o una mala distribución entre el tiempo dedicado a tareas internas y administrativas y los proyectos de los clientes. Del mismo modo, una movilización centrada en proyectos demasiado similares podría afectar a sus empleados.
Apuestas financieras
El problema financiero relacionado con la tasa de ocupación mencionado anteriormente se refiere a su rentabilidad.
Ya sea que haya trabajo facturable o no, los salarios de sus empleados son fijos.
Es su responsabilidad poder aprovisionar la carga facturable de sus consultores. ¡Piense en optimizar sus períodos comerciales bajos ! Planee dedicar este tiempo a proyectos internos o capacitación para adquirir habilidades. De esta manera, inviertes este tiempo en proyectos futuros, con mayor potencial.
Su rentabilidad también puede verse afectada por una mala gestión de los objetivos de carga. Aspirar a un TACE del 100% no es realista, porque en la gestión de proyectos, el tiempo administrativo se dedica necesariamente al seguimiento de las misiones, la presentación de informes o la validación de los entregables. Las entregas tardías, o simplemente una caída en la calidad del servicio, tienen un fuerte impacto en la confianza
¿Qué es una tasa de ocupación óptima?
Si bien la respuesta puede variar en el caso de TACE, cuando se trata de la tasa de ocupación, solo hay una respuesta correcta: debe ser del 100%. Ni más ni menos.
Puede suceder que tenga una tasa de ocupación inferior al 100%. Esto significa que el empleado no tiene suficiente personal en los proyectos de los clientes y que, internamente, no se ha implementado nada para llenar este vacío. Esto demuestra una falta de anticipación y una asignación insuficiente de recursos.
Para evitar esta situación y optimizar su personal, debe tener toda la visibilidad que necesita para predecir las necesidades de recursos a corto y largo plazo. La visión de los próximos meses es decisiva para ayudarle a arbitrar sobre las acciones de venta actuales y los proyectos internos.
Stafiz le permite realizar un seguimiento tanto de sus tasas de ocupación como de TACE.
El desafío surge entonces a nivel de la distribución entre la carga total y la carga facturable, es decir, la participación del TACE en relación con la tasa de ocupación.
En este caso, las prácticas difieren, especialmente en función de la empresa, sus campos profesionales, pero también del nivel de antigüedad de los perfiles en cuestión.
Medir la actividad en su conjunto nos permite comprender la capacidad real de los empleados. De esta manera, puede identificar la capacidad restante. Su objetivo es usarlo tanto como sea posible en proyectos facturables.
Si bien estamos tratando de lograr una tasa de ocupación del 100%, en última instancia, es el TACE lo que queremos optimizar.
Ganar un 5% de TACE se calcula directamente sobre la rentabilidad. En términos de tasa de ocupación, un aumento del 5% no tiene ROI, o al menos, no directamente. Por lo tanto, es esencial equiparse con una herramienta de personal capaz de estudiar estos dos KPI.
¿Cómo optimizar la carga gracias a la tasa de ocupación?
Como se mencionó, optimizar sus gastos solo es posible teniendo una visión de la disponibilidad de sus empleados, para saber quién está disponible, cuándo y por qué período. De esta manera, obtiene el porcentaje de carga actual y futuro. Para obtener datos fiables, asegúrese de que su software de planificación ofrece un módulo de gestión del tiempo.
Seguimiento del tiempo con Stafiz
Sus empleados ingresan su tiempo de forma rápida e intuitiva. Los datos actualizan el progreso y la previsión para facilitar su gestión.
La tasa de ocupación ayuda a planificar la carga facturable con anticipación. Al tener una visión global y precisa de la tasa de ocupación, es más fácil mejorar los TACE de sus empleados. Para las empresas que venden proyectos, la tasa de personal es en gran parte responsable de la rentabilidad de los proyectos.
Por lo tanto, su planificación de la carga de trabajo debe poder tener en cuenta:
- proyectos de clientes,
- la carga de los proyectos internos,
- tiempo de gestión,
- adiestramiento
- actividad comercial,
- tareas administrativas.
La gestión juega un papel clave. Debe dar un paso atrás: una compensación por antigüedad o por función permite segmentar a los empleados y establecer reglas y objetivos para las tasas de carga de trabajo. Esto permite establecer una capacidad real que permite anticipar la dotación de personal de los proyectos de los clientes.
También es necesario poder medir la ocupación en la realidad para comparar la producción real con lo previsto inicialmente. Estas brechas son difíciles de identificar sin una herramienta de personal dedicada. Si bien el seguimiento de la carga en Excel puede estar bien para un equipo pequeño, este método no es escalable y la falta de automatización eventualmente limitará su crecimiento.
La tasa de ocupación es, por tanto, un indicador clave de la gestión de recursos. Complementa el TACE proporcionando una visibilidad más exhaustiva de la carga de trabajo de los empleados. De esta manera, se puede anticipar y optimizar el cargo facturable.
Estos dos KPI están en el corazón del negocio de ventas de proyectos y servicios profesionales. Su rentabilidad está intrínsecamente ligada a esto. Es por eso que le conviene invertir lo antes posible en una herramienta de gestión de proyectos que coloque al personal en el centro de la planificación.
Stafiz está dirigido a empresas de consultoría, agencias, empresas de servicios de TI o integradores y facilita la gestión diaria de sus proyectos.
