Wat is een goede bezettingsgraad voor werknemers?
De bezettingsgraad is een essentiële personeels-KPI. Deze wordt vaak verward met TACE, maar biedt een uitgebreidere manier om je prestaties te controleren.
Wat is een goede doelstelling voor de bezettingsgraad? Ontdek hoe belangrijk dit is voor je projectplanning en hoe je je werkdruk kunt optimaliseren voor een optimale productiviteit.
Wat is de bezettingsgraad?
Definitie
De personeelsbezettingsgraad vertegenwoordigt de totale activiteit van de werknemer over een bepaalde periode. De bezettingsgraad houdt dus rekening met zowel :
- projecten voor klanten (of factureerbare projecten),
- interne projecten (training, procesoptimalisatie, enz.),
- tijd besteed aan management.
Deze indicator toont de werkelijke werklast van een werknemer, om een beter inzicht te krijgen in de problemen van tijdmanagement en werkdrukbeheer.
Bezettingsgraad, bezettingsgraad: wat zijn de verschillen?
De bezettingsgraad (of TACE) verschilt van de bezettingsgraad omdat deze alleen rekening houdt met het percentage van de tijd dat wordt besteed aan factureerbare factureerbare projecten - exclusief feestdagen, verlof en ziekteverlof.
De TACE is vooral nuttig voor het rapporteren van de productiviteit van een werknemer en, indirect, zijn of haar vermogen om winst te genereren.
Inzicht in het belang van bezettingsgraden bij het plannen van de belasting
Hoewel TACE een uitstekende KPI is om te bestuderen om uw winstgevendheid te optimaliseren, is het niet genoeg om uw beslissingen te sturen op het gebied van personeelsplanning.
Naar een meer realistische planning
Je alleen baseren op de personeelsgraad vormt een risico, omdat het geen rekening houdt met bepaalde verborgen verborgen arbeidstijdwaar de bezettingsgraad wel rekening mee houdt.
Laten we het voorbeeld nemen van een collega die Anne heet.
- De huidige bezettingsgraad van klantprojecten is 75%.
- De resterende 25% houdt zich bezig met administratieve taken zoals het invullen van een taakvolgtabel, het beantwoorden van e-mails of het voorbereiden van een rapport.
- Als je geen duidelijk beeld hebt van Annes totale bezettingsgraad, loop je het risico dat je haar TACE verhoogt naar 100%. Dit betekent dat 125% van haar tijd in beslag wordt genomen en deze overbelasting van 25% kan niet alleen leiden tot vertragingen, maar ook tot een risico op burn-out.
Terwijl het optimaliseren van de TACE van je werknemers van vitaal belang is voor je winstgevendheid, geeft de bezettingsgraad je het inzicht dat je nodig hebt om de balans te vinden en de werklast.
Invloed op de betrokkenheid van werknemers
A overbelasting kan leiden totburn-out en uw werknemers zich onwel laten voelen. Aan de andere kant kan te weinig werk leiden tot leiden tot verveling. Op lange termijn kunnen uw getalenteerde medewerkers minder betrokken raken, wat een impact zal hebben op hun professionele projecten, uw efficiëntie en waarschijnlijk ook uw retentiegraad.
Bezoek risico van ontkoppeling Het risico dat je werknemers niet meer betrokken zijn en niet meer geïnteresseerd zijn in hun taken is een reëel probleem. Dit kan met name gebeuren in het geval van lage bezettingsgraadof een slechte verdeling tussen tijd besteed aan interne en administratieve taken en klantprojecten. Ook een concentratie op soortgelijke projecten een impact hebben op je medewerkers.
Financiële kwesties
L'financieel probleem gekoppeld aan de eerder genoemde bezettingsgraad betreft je winstgevendheid.
Of er factureerbaar werk of niet, de salarissen van je werknemers staan vast.
Het is jouw verantwoordelijkheid om de factureerbare werklast van je consultants. Denk na over optimaliseer uw commerciële periodes! Plan om deze tijd te besteden aan interne projecten of training om uw vaardigheden te verbeteren. Zo investeer je deze tijd in toekomstige projecten met een groter potentieel.
Uw winstgevendheid kan ook worden beïnvloed door slecht beheer van laaddoelen. Streven naar een TACE van 100% is niet realistisch, want in projectbeheer wordt onvermijdelijk administratieve tijd besteed aan het controleren van opdrachten, rapportage of het valideren van deliverables. validatie van deliverables. Te late leveringen, of gewoon een daling in de kwaliteit van de service, hebben een grote impact op het vertrouwen.
Wat is een optimale bezettingsgraad?
Hoewel het antwoord kan variëren in het geval van TACE, is er als het gaat om bezettingsgraad maar één juist antwoord: het moet 100% zijn.. Niet meer, niet minder.
Het is mogelijk om een bezettingsgraad van minder dan 100% te hebben. Dit betekent dat de medewerker niet voldoende bemand is op klantprojecten en dat er intern niets is geregeld om de leemte op te vullen. Dit toont een gebrek aan anticipatie en onvoldoende toewijzing van middelen.
Om deze situatie te voorkomen en uw personeelsbezetting optimaliserenmoet u alle zichtbaarheid hebben die nodig is om de personeelsbehoeften op korte en lange termijn te voorspellen. Zicht op de komende maanden is cruciaal om u te helpen de juiste beslissingen te nemen over lopende verkoopinitiatieven en interne projecten.
Met Stafiz kunt u zowel uw bezettingsgraad als uw TACE bewaken.
De volgende kwestie is de verdeling tussen de totale belasting en de factureerbare belastingd.w.z. de verhouding tussen TACE en bezettingsgraad.
Hier verschillen de praktijken, vooral afhankelijk van de bedrijven, hun vakgebieden, maar ook van het niveau van anciënniteit van de betrokken profielen.
Door de activiteit in zijn geheel te meten, kunnen we inzicht krijgen in de werkelijke capaciteit van werknemers. Op deze manier kunt u de resterende capaciteit. Je doel is om deze zoveel mogelijk te gebruiken voor factureerbare projecten.
Hoewel we streven naar een bezettingsgraad van 100%, is het uiteindelijk de TACE die we willen optimaliseren.
Een stijging van de TACE met 5% heeft een direct effect op de winstgevendheid. In termen van bezettingsgraden heeft een stijging van 5% geen geen ROIof tenminste niet direct. Het is daarom essentieel om uit te rusten met een personeelsinstrument die deze twee KPI's kan bestuderen.
Hoe kun je je werklast optimaliseren met behulp van de bezettingsgraad?
Zoals reeds vermeldhet optimaliseren van je kosten is alleen mogelijk als u zicht hebt op de beschikbaarheid van uw werknemerszodat u weet wie wanneer beschikbaar is en hoe lang. Dit geeft je het percentage van je huidige en toekomstige werklast. Om betrouwbare gegevens te verkrijgen, moet u ervoor zorgen dat uw planningssoftware een module voor tijdbeheer heeft.
Tijdregistratie met Stafiz
Je medewerkers kunnen hun tijd snel en intuïtief invoeren. De gegevens houden de voortgang en prognoses bij om je te helpen je bedrijf te beheren.
De bezettingsgraad helpt je om je factureerbare werklast van tevoren te plannen. Als je een nauwkeurig totaalbeeld hebt van de bezettingsgraad, is het gemakkelijker om de TACE van je werknemers te verbeteren. Voor bedrijven die projecten verkopen, is de bezettingsgraad grotendeels verantwoordelijk voor de winstgevendheid van projecten. verantwoordelijk voor de winstgevendheid van projecten.
Dus je werklastplanning moet rekening kunnen houden met :
- klantprojecten,
- de werkdruk op interne projecten,
- managementtijd,
- training,
- commerciële activiteit,
- administratieve taken.
Het management speelt een sleutelrol. Het moet een stap terug doen: een arbitrage op anciënniteit of op rol kan worden gebruikt om werknemers te segmenteren en omregels en doelstellingen voor werkdruk vast te stellen. Dit zorgt voor een echte capaciteit, waardoor het mogelijk wordt omop personeel te anticiperen voor klantprojecten.
We moeten ook de bezettingsgraad in reële termen kunnen meten om de werkelijke werkelijke productie met wat aanvankelijk gepland was. Deze discrepanties zijn moeilijk vast te stellen zonder een speciale tool voor personeel. Hoewel het monitoren van de bezetting op basis van Excel geschikt kan zijn voor een klein team, is deze methode niet schaalbaar en zal het gebrek aan automatisering uiteindelijk je groei beperken.
De bezettingsgraad is daarom een belangrijke indicator van grondstoffenbeheer. Het vult TACE aan door een vollediger beeld te geven van de werklast van werknemers. Op deze manier kan de factureerbare werklast worden geanticipeerd en geoptimaliseerd.
Deze twee KPI's vormen de kern van het verkopen van projecten en professionele diensten. Uw winstgevendheid is er intrinsiek mee verbonden. Daarom is het in uw belang om zo snel mogelijk te investeren in een tool voor projectbeheer die personeel centraal stelt in de planning.
Stafiz is gericht op adviesbureaus, agentschappen, ESN's en integrators en maakt uw dagelijkse projectbeheer eenvoudiger.
