Comment choisir un outil de contrôle de gestion de projet ?

Diriger une entreprise sans le contrôle de gestion serait comme conduire une voiture sans tableau de bord : sans connaître votre vitesse, s’il vous reste du carburant ou si votre moteur est en train de surchauffer.

Le rôle du contrôle de gestion est essentiel : il permet la bonne gestion de l’entreprise et s’assure que le projet avance dans la bonne direction pour atteindre les objectifs. 
Pour rendre cette tâche moins fastidieuse et plus rapide, vous pouvez vous aider des outils 

de contrôle de gestion de projet. Si tous ou presque incluent la centralisation des données, la mise à jour des données en temps réel ou encore la possibilité d’intégration à des outils tierces, d’autres fonctionnalités sont venues enrichir ces logiciels pour vous faire gagner toujours plus de temps et vous aider à prendre les décisions stratégiques nécessaires.

Mais alors, comment faire un choix éclairé parmi tous les logiciels présents sur le marché ? Dans cet article, nous vous proposons un guide pour choisir l’outil de contrôle de gestion de projet adapté aux besoins de votre entreprise. 

Bien choisir son outil de contrôle de gestion de projet : quels enjeux ?

Le choix d’un outil de contrôle de gestion de projet représente un enjeu de taille. Beaucoup d’entreprises font face à des coûts considérables suite à l’adoption d’un outil inadapté. Parfois, il est même conservé, car une nouvelle phase de benchmark et de test risquerait d’entraîner des pertes difficiles à combler. Vous avez donc tout intérêt à étudier les différents critères de choix pour ne pas tomber dans ces cas de figure !

Un niveau de complexité adapté aux besoins

Choisir votre outil de contrôle de gestion de projet implique de définir vos besoins en amont. En effet, une PME n’aura pas les mêmes nécessités qu’un grand groupe, ni le même budget. Pour alléger vos coûts, il est donc essentiel de sélectionner l’outil adéquat, tant en termes de fonctionnalités que de prix.

Toutefois, vous devez considérer la vision à long terme et considérer la scalabilité de l’outil. Par exemple, un outil adapté à une PME peut vite montrer ses limites si la structure croît rapidement. L’outil de contrôle de gestion de projet doit alors être en mesure d’accompagner la croissance. 

Ce type de logiciels englobe généralement un large choix de fonctionnalités, or, celles-ci ne sont pas nécessairement toutes utiles à votre entreprise. Ainsi, la modularité vous permettra de sélectionner uniquement les modules (gestion de projet, suivi des coûts, reporting) qui vous sont indispensables. Nous vous conseillons de ne sélectionner que ceux qui sont réellement essentiels à votre activité : plus vous avez de modules, plus le coût est généralement élevé et plus la prise en main s’avère complexe pour vos collaborateurs.

Le périmètre à identifier : ERP généraliste ou ERP spécialisé ?

Plusieurs types d’outils de contrôle de gestion de projet existent.

• Les outils généralistes : hautement personnalisables et adaptables, ils s’adaptent 

à une grande majorité de secteurs et de métiers. C’est le cas des outils comme Pigment ou Anaplan. 

• Les ERP métiers : avec moins de personnalisation, ils intègrent tout de même les fonctionnalités essentielles et sont conçus de manière à répondre précisément à des besoins métiers. C’est le cas de l’ERP métier de Stafiz, pensé spécialement pour les ESN, cabinets de conseil et sociétés de service. 

L’intégration aux autres outils

Un autre aspect à considérer est la compatibilité de l’ERP avec l’écosystème actuel de l’entreprise. Ainsi, il s’avère essentiel de déterminer l’étendue souhaitée de l’outil de contrôle de gestion de projet. 

• Soit le logiciel choisi intègre directement l’ensemble des fonctionnalités du cycle de vente : de la gestion de projet en passant par l’analyse des coûts, l’édition de bons de commande jusqu’à la facturation.
• Soit il propose des intégrations en facilitant les liens entre les différents logiciels. Cela passe alors par la possibilité de connecter facilement un ERP, un CRM ou encore un outil de gestion comptable. 

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Fiabilité et partage de l’information

Deux autres aspects à prendre en compte sont ceux de la gouvernance et de la collaboration : les informations doivent être fiables, conçues pour circuler de manière fluide au sein de l’organisation, tout en offrant un niveau de sécurité élevé. 

• Casser les silos grâce à un accès aux données en temps réel

Avoir accès aux données en temps réel s’avère ainsi essentiel : votre outil de contrôle de gestion de projet doit permettre de réduire la latence entre la saisie (des temps, des dépenses et des coûts), et la possibilité d’exploiter ces informations financières. 

Cette fluidité facilite la collaboration entre les différents départements, notamment entre les équipes opérationnelles qui alimentent les données, et la finance, représentés par les contrôleurs de gestion, qui utilisent ces dernières pour piloter l’activité.

• Piloter grâce à une visibilité accrue

Les logiciels de contrôle de gestion de projet proposent des fonctionnalités de visualisation de données comme les tableaux de bord, qui facilitent le pilotage de l’entreprise. 

Les résultats peuvent ainsi être partagés aux managers qui utilisent ces informations comme des aides à la prise de décision pour définir la stratégie à adopter mais également réfléchir à des actions de correction. 

• Garantir la traçabilité et l’auditabilité 

Un logiciel de gestion financière de projet comporte des enjeux élevés en termes de sécurité. L’outil choisi doit être en mesure de sécuriser et tracer les données, surtout dans les cabinets d’audits, de conseil et ESN où les saisies sont nombreuses et effectuées par un nombre élevé de collaborateurs. Pour garantir la confidentialité et la conformité, investir sur ces aspects est indispensable.

Les fonctionnalités phares d’un outil de contrôle de gestion

Parmi les outils de contrôle de gestion, on distingue trois grandes catégories.

1. Les outils prévisionnels et budgétaires, axés sur la planification. Ils permettent d’établir des prévisions et notamment l’établissement d’un budget prévisionnel de projet.  
2. Les logiciels de contrôle ou analytiques, qui permettent de décomposer et d’attribuer les coûts à chaque département.
3. Les outils de pilotage et de communication. Appuyés par la visualisation de données, ils analysent les dépenses pour s’assurer de leur cohérence avec les objectifs de l’entreprise. De plus, ils offrent des moyens de partage et de communication avec le management, qui peut ainsi s’appuyer sur la donnée pour prendre des décisions éclairées. 

Une flexibilité comptable intégrée

Comme pour le périmètre, il existe différentes méthodes de comptabilité pour un outil de contrôle de gestion de projet qu’il est nécessaire de comparer pour faire votre choix de logiciel. 

Définir une stratégie de comptabilité projet

Ainsi, nous vous recommandons de réfléchir à votre stratégie de comptabilité projet, qui doit prendre en compte les besoins de votre organisation, de votre secteur ou encore de vos pratiques ou obligations comptables. 

Par exemple, une ESN, un cabinet de conseil ou une agence ne comptabilisent pas le chiffre d’affaires de la même manière qu’une usine spécialisée dans la production de pièces détachées. 

Choisir une méthode de comptabilisation du CA

En effet, il existe au moins deux méthodes pour comptabiliser le CA :

• la reconnaissance par l’avancement des coûts : le CA est constaté au fur et à mesure que les coûts sont engagés,
• la reconnaissance par la valorisation des temps : on comptabilise les heures passées par les collaborateurs pour estimer le CA. 

Choisir une méthode de calcul des coûts collaborateurs

Ensuite, vous devez définir quelle méthode vous souhaitez utiliser pour établir le calcul des coûts collaborateurs. Choisissez-vous de prendre en compte : 

• le coût horaire direct ? 
• le coût avec charges sociales ?
• le coût complet (locaux, formations etc.) ?

Choisir une méthode de calcul des provisions

Une autre interrogation à éclaircir est celle du calcul liés aux provisions FAE/PCA.

• FAE (Factures À Établir) : lorsque la prestation a été réalisée mais n’a pas encore été facturée.
• PCA (Produits Constatés d’Avance) : quand la facture a été encaissée mais la prestation est à venir.

Ce sont autant de choix comptables qui doivent se répercuter dans la solution choisie. Un outil de contrôle de gestion de projet pertinent doit prendre en compte ces caractéristiques afin de calculer automatiquement ces provisions et d’éviter les erreurs. Il doit offrir une une vision représentative de la rentabilité du projet et de sa performance. 

Les options de reporting

Si Excel est parfois utilisé en tant qu’outil de reporting, il se révèle finalement difficilement scalable. Fonctionnalités de partage réduites, ergonomie perfectible, manque de visibilité en temps réel : il s’agit d’un logiciel certes utilisable, mais peu recommandé pour un large volume de données. 

Or, un logiciel de contrôle de gestion de projet doit offrir des possibilités de reporting élevées. Stafiz, solution tout-en-un, permet de créer différents axes analytiques et de consolider les données sous différentes vues : compte résultat par client, offre, portefeuille, BU. 

Les différentes vues possibles pour suivre vos comptes de résultats dans Stafiz

Véritable outil de contrôle, le reporting doit offrir une vision globale sur un produit, une activité, un département spécifique ou l’entreprise au global à un moment T. 

La gestion multi-entité

La nécessité d’une gestion multi-entité concerne les situations où une entreprise facture une prestation sous une même facture, mais plusieurs business unit ou équipes au sein de l’entreprise réalisent la prestation. 

Cette nuance doit être retranscrite de manière comptable car les conséquences peuvent être lourdes. Les chiffres faussés pourraient impacter l’attribution des budgets, des primes, conduire à des décisions stratégiques inadaptées ou encore créer des conflits internes. 

Ainsi, il est essentiel de pouvoir attribuer la part de CA correspondante à la BU concernée. La gestion de la ré-affectation du CA est capitale pour éviter de fausser les analyses.  Un logiciel de contrôle de gestion projet doit donc offrir une vision consolidée avec une vue globale sur le projet, tout en offrant une lecture par BU ou équipe juste et fiable.   

L’expérience utilisateur

L’expérience utilisateur doit également être considérée. 

• Ergonomie : une interface utilisateur complexe à utiliser nécessitera du temps de formation, d’adaptabilité et risque de rencontrer un taux d’adoption faible.
• Pilotage décentralisé : Un pilotage décentralisé et notamment une gestion des droits d’accès bien conçue permettra d’autonomiser davantage les chefs de projet, qui pourront suivre eux-mêmes la rentabilité des projets suivis sans devoir attendre les reportings financiers d’autres départements. 

Autres fonctionnalités : personnalisation, exportation et BI

La présence ou non de certaines fonctionnalités peut vous aider à sélectionner l’outil de contrôle de gestion de projet correspondant à vos besoins.

• Personnalisation

Certains logiciels poussent plus ou moins loin le niveau de personnalisation : quand certains proposent des rapports standards prédéfinis, d’autres offrent la possibilité de créer ses propres reportings personnalisés (par exemple en croisant les données par client, par BU ou par portefeuille). 

• Exportation des données

De plus, certains outils offrent la possibilité d’exporter les données ou facilitent le partage vers d’autres outils comme Power BI ou Tableau pour aller plus loin dans l’exploitation des données. 

• Outils BI natifs

Les outils de contrôle de gestion de projet offrent parfois des fonctionnalités de BI pour proposer des prévisions plus précises, identifier des tendances, automatiser les alertes ou encore simuler des scénarios. Choisir un outil de contrôle de gestion de projet implique d’identifier précisément vos besoins  : taille de l’entreprise, secteur d’activité, obligations comptables, modes de facturation…

Finalement, la sélection d’un logiciel de contrôle de gestion de projet est avant tout un audit de vos besoins. Prenez le temps d’identifier clairement les fonctionnalités indispensables à votre activité. Plus vous choisissez un outil complexe, plus le prix risque d’être élevé et la courbe d’apprentissage longue. Or, l’objectif consiste tout de même à gagner en fluidité, rapidité et fiabilité.