Wie wählt man ein Projektmanagement-Kontrolltool aus?

Ein Unternehmen ohne Kontrolle durch das Management zu führen, wäre wie ein Auto ohne Armaturenbrett zu fahren: ohne zu wissen, wie schnell Sie sind, ob Sie noch Kraftstoff haben oder ob Ihr Motor überhitzt.

Die Rolle der Managementkontrolle ist von wesentlicher Bedeutung: Sie ermöglicht die ordnungsgemäße Führung des Unternehmens und stellt sicher, dass sich das Projekt in die richtige Richtung bewegt, um die Ziele zu erreichen.
Um diese Aufgabe weniger mühsam und schneller zu gestalten, können Sie die Tools

Kontrolle des Projektmanagements. Während fast alle von ihnen Datenzentralisierung, Datenaktualisierungen in Echtzeit oder die Möglichkeit der Integration mit Tools von Drittanbietern beinhalten, wurden dieser Software weitere Funktionen hinzugefügt, um Ihnen noch mehr Zeit zu sparen und Ihnen zu helfen, die notwendigen strategischen Entscheidungen zu treffen.

Aber wie treffen Sie dann eine fundierte Wahl unter all der Software auf dem Markt? In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Leitfaden zur Auswahl des richtigen Projektmanagement-Kontrolltools für Ihre Geschäftsanforderungen.

Die Wahl des richtigen Projektmanagement-Controlling-Tools: Was sind die Herausforderungen?

Die Wahl eines Projektmanagement-Steuerungstools ist eine große Herausforderung. Viele Unternehmen sehen sich mit erheblichen Kosten konfrontiert, wenn sie ein ungeeignetes Tool einsetzen. Manchmal wird es sogar beibehalten, denn ein neuer Benchmark und eine neue Testphase könnten zu Verlusten führen, die nur schwer wieder aufzuholen sind. Es ist daher in Ihrem besten Interesse, die verschiedenen Auswahlkriterien zu studieren, um nicht in diese Szenarien zu geraten!

Ein an die Bedürfnisse angepasstes Maß an Komplexität

Bei der Auswahl Ihres Projektmanagement-Steuerungstools müssen Sie Ihre Anforderungen im Vorfeld definieren. In der Tat wird ein KMU nicht die gleichen Bedürfnisse haben wie ein großer Konzern und nicht das gleiche Budget haben. Um Ihre Kosten zu senken, ist es daher unerlässlich, das richtige Tool auszuwählen, sowohl in Bezug auf die Funktionen als auch auf den Preis.

Sie müssen jedoch die langfristige Vision und die Skalierbarkeit des Tools berücksichtigen. So kann ein an ein KMU angepasstes Tool schnell an seine Grenzen stoßen, wenn die Struktur schnell wächst. Das Steuerungsinstrument des Projektmanagements muss dann in der Lage sein, das Wachstum zu unterstützen.

Diese Art von Software umfasst in der Regel eine breite Palette von Funktionen, aber nicht alle davon sind unbedingt nützlich für Ihr Unternehmen. Die Modularität ermöglicht es Ihnen somit, nur die Module (Projektmanagement, Kostenüberwachung, Reporting) auszuwählen, die für Sie wesentlich sind. Wir empfehlen Ihnen, nur diejenigen auszuwählen, die für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind: Je mehr Module Sie haben, desto höher sind die Kosten und desto komplexer ist der Einstieg für Ihre Mitarbeiter.

Der zu identifizierende Bereich: generalistisches ERP oder spezialisiertes ERP?

Es gibt verschiedene Arten von Instrumenten zur Steuerung des Projektmanagements.

• Generalistische Tools: hochgradig anpassbar und anpassungsfähig, sie passen sich an

für eine große Mehrheit der Branchen und Berufe. Dies ist bei Tools wie Pigment oder Anaplan der Fall.

• Business-ERPs: Mit weniger Anpassungen integrieren sie immer noch wesentliche Funktionalitäten und sind genau auf die Geschäftsanforderungen zugeschnitten. Dies ist der Fall bei Stafiz' Business-ERP, das speziell für IT-Dienstleistungsunternehmen, Beratungsunternehmen und Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde.

Integration mit anderen Tools

Ein weiterer Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt, ist die Kompatibilität des ERP mit dem aktuellen Ökosystem des Unternehmens. Daher ist es unerlässlich, den gewünschten Umfang des Projektmanagement-Steuerungstools zu bestimmen. 

• Entweder integriert die gewählte Software direkt alle Funktionalitäten des Verkaufszyklus : vom Projektmanagement bis zur Kostenanalyse, von der Erstellung von Bestellungen bis zur Rechnungsstellung.
• Oder es bietet Integrationen, indem es die Verknüpfung zwischen den verschiedenen Softwares erleichtert. Dabei besteht die Möglichkeit, ein ERP, ein CRM oder ein Buchhaltungsmanagement-Tool einfach anzubinden.

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Zuverlässigkeit und Informationsaustausch

Zwei weitere Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt, sind Governance und Zusammenarbeit: Informationen müssen zuverlässig sein, so gestaltet sein, dass sie innerhalb des Unternehmens reibungslos fließen und gleichzeitig ein hohes Maß an Sicherheit bieten.

• Brechen Sie Silos mit Echtzeit-Datenzugriff auf

Der Zugang zu Echtzeitdaten ist daher unerlässlich: Ihr Projektmanagement-Kontrolltool muss die Latenz zwischen der Eingabe (von Zeit, Kosten und Kosten) und der Möglichkeit, diese Finanzinformationen zu nutzen, reduzieren.

Diese Fluidität erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen, insbesondere zwischen den operativen Teams, die die Daten füttern, und den Finanzen, die durch die Management-Controller vertreten werden, die letztere zur Verwaltung der Aktivität einsetzen.

• Fahren Sie mit erhöhter Sichtbarkeit

Eine Software zur Steuerung des Projektmanagements bietet Datenvisualisierungsfunktionen wie Dashboards, die die Verwaltung des Unternehmens erleichtern.

Die Ergebnisse können so mit Managern geteilt werden, die diese Informationen als Entscheidungshilfen nutzen, um die zu ergreifende Strategie zu definieren, aber auch um über Korrekturmaßnahmen nachzudenken.

• Sicherstellung von Rückverfolgbarkeit und Überprüfbarkeit 

Bei der Finanzmanagement-Software für Projekte stehen hohe Sicherheitsrisiken auf dem Spiel. Das gewählte Tool muss in der Lage sein, Daten zu sichern und nachzuvollziehen, insbesondere in Wirtschaftsprüfungs-, Beratungs- und IT-Dienstleistungsunternehmen, in denen es viele Einträge gibt und von einer großen Anzahl von Mitarbeitern durchgeführt wird. Um Datenschutz und Compliance zu gewährleisten, ist es unerlässlich, in diese Aspekte zu investieren.

Die wichtigsten Merkmale eines Management-Control-Tools

Unter den Management-Kontrollinstrumenten gibt es drei Hauptkategorien.

1. Prognose- und Budgetierungstools, die sich auf die Planung konzentrieren. Sie ermöglichen die Erstellung von Prognosen und insbesondere die Erstellung eines vorläufigen Projektbudgets.  
2. Steuerungs - oder Analysesoftware, mit der die Kosten aufgeschlüsselt und den einzelnen Abteilungen zugeordnet werden können.
3. Management- und Kommunikationsinstrumente. Unterstützt durch Datenvisualisierung analysieren sie die Ausgaben, um sicherzustellen, dass sie mit den Geschäftszielen übereinstimmen. Darüber hinaus bieten sie Möglichkeiten zum Austausch und zur Kommunikation mit dem Management, das sich so auf Daten verlassen kann, um fundierte Entscheidungen zu treffen. 

Integrierte Flexibilität bei der Buchhaltung

Wie beim Umfang gibt es auch für ein Projektmanagement-Kontrolltool verschiedene Abrechnungsmethoden, die verglichen werden müssen, um die Wahl der Software zu treffen.

Definieren Sie eine Projektbuchhaltungsstrategie

Wir empfehlen Ihnen daher, über Ihre Projektbuchhaltungsstrategie nachzudenken, die die Bedürfnisse Ihrer Organisation, Ihrer Branche oder Ihrer Buchhaltungspraktiken oder -verpflichtungen berücksichtigen muss.

So wird beispielsweise ein IT-Dienstleistungsunternehmen, ein Beratungsunternehmen oder eine Agentur nicht in gleicher Weise über den Umsatz abgerechnet wie eine Fabrik, die sich auf die Herstellung von Ersatzteilen spezialisiert hat.

Auswahl einer Methode zur Abrechnung von Einnahmen

In der Tat gibt es mindestens zwei Methoden zur Bilanzierung des Umsatzes :

• Ansatz durch Kostenvorschuss : Der Umsatz wird erfasst, wenn Kosten anfallen,
• Anerkennung durch Zeitbewertung: Die von den Mitarbeitern aufgewendeten Stunden werden zur Schätzung der Fluktuation gezählt.

Wählen Sie eine Methode zur Berechnung der Mitarbeiterkosten

Als nächstes müssen Sie definieren, welche Methode Sie zur Berechnung der Mitarbeiterkosten verwenden möchten. Entscheiden Sie sich für folgende Punkte:

• Die direkten Stundenkosten? 
• Die Kosten für die Sozialversicherungsbeiträge?
• Die vollen Kosten (Räumlichkeiten, Schulung, etc.)?

Auswahl einer Methode zur Berechnung der Wertberichtigungen

Eine weitere Frage, die geklärt werden muss, ist die Frage der Berechnung im Zusammenhang mit den FAE/PCA-Bestimmungen.

• FAE (Zu erstellende Rechnungen): wenn die Dienstleistung erbracht, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurde.
• PCA (Pre-Established Revenue): wenn die Rechnung eingezogen wurde, die Dienstleistung jedoch bevorsteht.

Dies sind alles buchhalterische Entscheidungen, die sich in der gewählten Lösung widerspiegeln müssen. Ein einschlägiges Instrument zur Steuerung des Projektmanagements sollte diese Merkmale berücksichtigen, um diese Wertberichtigungen automatisch zu berechnen und Fehler zu vermeiden. Es muss eine repräsentative Sicht auf die Rentabilität und Leistung des Projekts bieten.

Optionen für die Berichterstattung

Obwohl Excel manchmal als Berichtstool verwendet wird, ist es letztendlich schwierig, es zu skalieren. Reduzierte Freigabefunktionen, verbesserte Ergonomie, mangelnde Echtzeit-Transparenz: Dies ist eine Software, die sicherlich verwendet werden kann, aber nicht für große Datenmengen empfohlen wird.

Eine Projektmanagement-Steuerungssoftware muss jedoch hohe Reporting-Möglichkeiten bieten. Stafiz, eine All-in-One-Lösung, ermöglicht es Ihnen, verschiedene analytische Achsen zu erstellen und Daten in verschiedenen Ansichten zu konsolidieren: Gewinn- und Verlustrechnung nach Kunde, Angebot, Portfolio, BU.

Die verschiedenen Ansichten, um Ihre Einkommensrechnungen in Stafiz zu verfolgen

Als echtes Steuerungsinstrument muss das Reporting eine globale Vision eines Produkts, einer Aktivität, einer bestimmten Abteilung oder des Unternehmens als Ganzes zu einem bestimmten Zeitpunkt bieten. 

Verwaltung mehrerer Entitäten

Die Notwendigkeit eines Multi-Entity-Managements betrifft Situationen, in denen ein Unternehmen eine Dienstleistung unter derselben Rechnung abrechnet, aber mehrere Geschäftseinheiten oder Teams innerhalb des Unternehmens die Dienstleistung erbringen.

Diese Nuance muss buchhalterisch transkribiert werden, da die Folgen schwerwiegend sein können. Verzerrte Zahlen können sich auf die Allokation von Budgets und Boni auswirken, zu unangemessenen strategischen Entscheidungen führen oder interne Konflikte schaffen.

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, den entsprechenden Umsatzanteil der betreffenden BU zuordnen zu können.Die Steuerung der Umverteilung des Umsatzes ist von entscheidender Bedeutung, um eine Verzerrung der Analysen zu vermeiden.  Eine Projektmanagement-Steuerungssoftware muss daher eine konsolidierte Vision mit einer globalen Sicht auf das Projekt bieten und gleichzeitig eine faire und zuverlässige Ablesung durch den BU oder das Team bieten.   

Benutzererfahrung

Auch die User Experience muss berücksichtigt werden. 

• Ergonomie: Eine Benutzeroberfläche, die komplex zu bedienen ist, erfordert Schulungszeit, Anpassungsfähigkeit und kann auf eine geringe Akzeptanzrate stoßen.
• Dezentrale Verwaltung: Die dezentrale Verwaltung und insbesondere eine gut gestaltete Verwaltung der Zugriffsrechte werden die Projektmanager weiter befähigen, die Rentabilität der überwachten Projekte selbst zu überwachen, ohne auf Finanzberichte aus anderen Abteilungen warten zu müssen.

Weitere Funktionen: Anpassung, Export und BI

Das Vorhandensein oder Fehlen bestimmter Funktionen kann Ihnen helfen, das richtige Projektmanagement-Steuerungstool für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.

• Anpassung

Einige Software geht mehr oder weniger weit in die Individualisierung: Während einige vordefinierte Standardberichte anbieten, bieten andere die Möglichkeit, Ihre eigenen personalisierten Berichte zu erstellen (z. B. durch Querverweise von Daten nach Kunden, nach BU oder nach Portfolio).

• Datenexport

Darüber hinaus bieten einige Tools die Möglichkeit, Daten zu exportieren oder die gemeinsame Nutzung mit anderen Tools wie Power BI oder Tableau zu erleichtern, um bei der Nutzung der Daten weiter voranzukommen.

• Native BI-Tools

Tools zur Steuerung des Projektmanagements bieten manchmal BI-Funktionen , um genauere Prognosen zu erstellen, Trends zu identifizieren, Warnungen zu automatisieren oder Szenarien zu simulieren. Bei der Auswahl eines Tools zur Steuerung des Projektmanagements müssen Sie Ihre Bedürfnisse genau ermitteln: Größe des Unternehmens, Tätigkeitsbereich, Buchhaltungspflichten, Abrechnungsmethoden usw.

Schließlich ist die Auswahl einer Projektmanagement-Steuerungssoftware in erster Linie eine Prüfung Ihrer Bedürfnisse. Nehmen Sie sich die Zeit, die Funktionen, die für Ihr Unternehmen unerlässlich sind, klar zu identifizieren . Je komplexer Sie sich für ein Tool entscheiden, desto höher ist wahrscheinlich der Preis und desto länger wird die Lernkurve sein . Das Ziel ist jedoch immer noch, an Flüssigkeit, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit zu gewinnen.