Hoe kies je een hulpmiddel voor projectbeheer?

Een bedrijf runnen zonder managementcontrole zou hetzelfde zijn als autorijden zonder dashboard: je zou niet weten hoe snel je gaat, of je nog brandstof over hebt of dat je motor oververhit raakt.

De rol van managementcontrole is essentieel: het stelt het beheer van het bedrijf en zorgt ervoor dat het project in de juiste richting gaat om de doelstellingen te bereiken.
Om deze taak minder vervelend en sneller te maken, kun je de volgende hulpmiddelen gebruiken hulpmiddelen

projectbeheer controle. Hoewel ze bijna allemaal de mogelijkheid bieden om gegevens te centraliseren, gegevens in realtime bij te werken of te integreren met tools van derden, zijn er andere functies aan de software toegevoegd om u nog meer tijd te besparen en u te helpen bij het nemen van strategische beslissingen beslissingen.

Maar hoe maak je een weloverwogen keuze uit alle software op de markt? In dit artikel geven we je een handleiding voor het kiezen van de juiste projectbeheerbesturing op maat van de behoeften van uw bedrijf.

De juiste tool voor projectmanagement kiezen: wat staat er op het spel?

Het kiezen van een hulpmiddel voor projectbeheer is een grote uitdaging. Veel bedrijven worden geconfronteerd met aanzienlijke kosten door de keuze van een ongeschikte tool. Soms wordt het zelfs bijgehouden, omdat een nieuwe benchmarking- en testfase kan leiden tot verliezen die moeilijk terug te verdienen zijn. Het is daarom in uw belang om de verschillende selectiecriteria om ervoor te zorgen dat u niet in een van deze situaties terechtkomt!

Een complexiteitsniveau aangepast aan de behoeften

Bij het kiezen van een hulpmiddel voor projectmanagement gaat het om uw behoeften definiëren stroomopwaarts. Een KMO heeft niet dezelfde behoeften of hetzelfde budget als een grote groep. Om uw kosten te beperken, is het daarom essentieel om de juiste tool te kiezenin termen van functionaliteit en prijs.

Je moet echter naar de lange termijn kijken en rekening houden met de schaalbaarheid van de tool. Een tool aangepast aan een KMO kan snel zijn grenzen tonen als de structuur snel groeit. De projectmanagementtool moet daarom in staat zijn omgelijke tred houden met de groei.

Dit type software omvat over het algemeen een breed reeks functiesMaar ze zijn niet allemaal noodzakelijkerwijs nuttig voor uw bedrijf. Met modulariteit kunt u alleen de de modules (projectbeheer, kostenopvolging, rapportage) die voor u essentieel zijn. We raden u aan om alleen die modules te selecteren die echt essentieel zijn voor uw bedrijf: hoe meer modules u hebt, hoe duurder ze vaak zijn en hoe moeilijker het is om ze aan te leren. leren voor uw medewerkers.

Het te bepalen toepassingsgebied: algemeen of gespecialiseerd ERP?

Er zijn verschillende soorten hulpmiddelen voor projectbeheer.

• Generalistische hulpmiddelen : zeer aanpasbaar en aanpasbaar, ze kunnen worden gebruikt om

voor de meeste sectoren en beroepen. Dit is het geval met tools zoals Pigment of Anaplan.

• ERP voor bedrijven: Met minder maatwerk, bevatten ze nog steeds de essentiële functies en zijn ze ontworpen om aan specifieke bedrijfsbehoeften te voldoen. Dit is het geval metzakelijke ERP van Stafizspeciaal ontworpen voor ESN's, adviesbureaus en servicebedrijven.

Integratie met andere tools

Een ander aspect om te overwegen is de compatibiliteit van het ERP met het huidige ecosysteem van het bedrijf. Het is daarom essentieel om de gewenste reikwijdte van de controletool voor projectbeheer te bepalen.

• Ofwel integreert de software die je kiest direct alle functionaliteiten van de verkoopcyclus van projectbeheer tot kostenanalyse, het genereren van inkooporders en facturatie.
• Of het biedt integratie door koppelingen tussen koppelingen tussen verschillende software. Dit betekent dat je gemakkelijk een ERP, een CRM of een boekhoudprogramma.

Ontdek onze integraties

Betrouwbaarheid en het delen van informatie

Twee andere aspecten waarmee rekening moet worden gehouden, zijn governance en samenwerking: informatie moet informatie moet betrouwbaar zijnontworpen zijn om vloeiend binnen de organisatie te circuleren en tegelijkertijd een hoog niveau van beveiliging beveiliging.

• Doorbreken van silo's met real-time toegang tot gegevens

Toegang tot gegevens in realtime is daarom essentieel: met uw tool voor projectbeheer moet u de latentie tussen registratie (van tijd, uitgaven en kosten) en de mogelijkheid om deze te gebruiken, kunnen verkleinen. financiële informatie.

Deze vloeibaarheid vergemakkelijkt de samenwerking tussen verschillende afdelingen, met name tussen de operationele teams die de gegevens invoeren, en financiën, vertegenwoordigd door de managementcontrollersdie de gegevens gebruiken om het bedrijf te beheren.

• Sturen door meer zichtbaarheid

Projectbeheersoftware biedt functies voor gegevensvisualisatie zoals functies voor gegevensvisualisatie zoals dashboardsdie het gemakkelijker maken om bedrijfsmanagement.

De resultaten kunnen vervolgens worden gedeeld met managers, die deze informatie gebruiken als hulpmiddel bij de besluitvorming om de strategie te bepalen te bepalen, maar ook om corrigerende maatregelen.

• Traceerbaarheid en controleerbaarheid garanderen 

A software voor financieel projectbeheer brengt hoge veiligheidsrisico's met zich mee. De gekozen tool moet in staat zijn om gegevens beveiligen en tracerenDit is vooral belangrijk bij accountantskantoren, adviesbureaus en ESN's, waar een groot aantal gegevens wordt ingevoerd door een groot aantal medewerkers. Om de vertrouwelijkheid en nalevingis investeren in deze aspecten essentieel.

De belangrijkste kenmerken van een managementcontroletool

Hulpmiddelen voor managementcontrole kunnen in drie grote categorieën worden ingedeeld.

1. De prognose- en budgetteringstoolsDit zijn planningstools. Hiermee kun jeprognoses opstellen en in het bijzonder projectbudgettering.
2. De controle- of analysesoftwarewaarmee kosten kunnen worden uitgesplitst en toegewezen aan elke afdeling.
3. De beheer- en communicatiemiddelen. Ondersteund door datavisualisatie uitgaven analyseren om ervoor te zorgen dat ze consistent zijn met de doelstellingen van het bedrijf. Ze bieden ook een middel om te delen en te communiceren met het management, dat de gegevens vervolgens kan gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen.

Geïntegreerde boekhoudflexibiliteit

Net als bij de consolidatiekring zijn er verschillende boekhoudmethoden voor een tool voor projectbeheercontrole die je moet vergelijken om je softwarekeuze te maken.

Een projectboekhoudstrategie definiëren

We raden je daarom aan om na te denken over je strategie voor projectadministratieHierbij moet rekening worden gehouden met de behoeften van uw organisatie, uw sector en uw boekhoudpraktijken en -vereisten.

Een ESN, een adviesbureau of een agentschap registreert bijvoorbeeld niet zijn verkoop op dezelfde manier als een fabriek die gespecialiseerd is in de productie van reserveonderdelen.

Een verkoopboekhoudmethode kiezen

Er zijn ten minste twee methoden voor het boeken van omzet :

• opname van kosten naar rato van voltooiing Opbrengsten worden opgenomen wanneer kosten worden gemaakt,
• erkenning door tijd te waarderen: De uren die werknemers spenderen worden geteld om de omzet te schatten.

Een methode kiezen voor het berekenen van personeelskosten

Vervolgens moet je bepalen welke methode je wilt gebruiken om de berekening van personeelskosten. Kiest u ervoor om rekening te houden met :

• directe kosten per uur? 
• de kosten met sociale lasten?
• de volledige kosten (gebouwen, training, enz.)?

Een methode kiezen om voorzieningen te berekenen

Een andere kwestie die moet worden verduidelijkt, is de berekening van de EIF/PCA-bepalingen.

• FAE (facturen moeten nog worden uitgegeven) Wanneer de service is uitgevoerd maar nog niet gefactureerd.
• PCA (vooruitbetaalde inkomsten) wanneer de factuur is geïnd maar de dienst nog moet worden geleverd.

Dit zijn allemaal boekhoudkundige keuzes die weerspiegeld moeten worden in de gekozen oplossing. A relevante projectmanagementtool moet rekening houden met deze kenmerken om automatisch berekenen te berekenen en fouten te voorkomen. Het moet een representatief beeld geven van de winstgevendheid en prestaties.

Rapportageopties

Excel wordt soms gebruikt alsrapportagehulpmiddelExcel wordt soms gebruikt als rapportagetool, maar blijkt uiteindelijk moeilijk schaalbaar. Met zijn beperkte functies voor delen, perfecte ergonomie en gebrek aan real-time zichtbaarheid is het zeker een bruikbaar stuk software, maar het is niet aan te raden voor een grote hoeveelheden gegevens.

Software voor projectbeheer moet echter rapportagemogelijkheden rapportagemogelijkheden. Met Stafiz, een alles-in-één oplossing, kunt u verschillende analytische assen en gegevens consolideren in verschillende weergaven: resultatenrekening per klant, aanbod, portefeuille, BU.

De verschillende beschikbare weergaven voor het controleren van uw winst- en verliesrekeningen in Stafiz

Als een echt controle-instrument moet rapportage een globaal beeld geven van een product, een activiteit, een specifieke afdeling of het bedrijf als geheel op een bepaald moment. 

Beheer van meerdere entiteiten

De behoefte aan multi-entiteitenbeheer betreft situaties waarin een bedrijf een dienst factureert onder één factuur, maar verschillende bedrijfsafdeling of teams binnen het bedrijf de dienst uitvoeren.

Deze nuance moet tot uiting komen in de boekhouding, want de gevolgen kunnen verstrekkend zijn. Vervalste cijfers kunnen gevolgen hebben voor detoekenning van budgettenbonussen, leiden tot strategische beslissingen of interne conflicten veroorzaken.

Het is daarom essentieel om de corresponderende aan de betreffende BU. Het beheren van de herbestemming van inkomsten is cruciaal om te voorkomen dat verstorende analyses te vermijden. Projectbeheersoftware moet daarom een geconsolideerd overzicht bieden met een totaalbeeld van het projecten tegelijkertijd een uitlezing per BU of team.

De gebruikerservaring

Er moet ook rekening worden gehouden met de gebruikerservaring. 

• Ergonomie : een gebruikersinterface die moeilijk te gebruiken is, vergt tijd om te trainen en aan te passen, en zal waarschijnlijk een lage lage adoptiegraad.
• Gedecentraliseerd beheer: Gedecentraliseerd beheer, en in het bijzonder goed ontworpen beheer van toegangsrechten, zal het mogelijk maken om de bevoegdheid te geven aan projectmanagers, die zelf de winstgevendheid van projecten kunnen controleren zonder te hoeven wachten op financiële rapporten van andere afdelingen.

Andere functies: aanpassen, exporteren en BI

De aan- of afwezigheid van bepaalde functionaliteiten kan je helpen bij het kiezen van de project management control tool die het beste past bij jouw behoeften.

• Aanpassing

Sommige softwarepakketten gaan verder dan andere op het gebied van maatwerk: terwijl sommige standaardrapporten bieden, kun je met andere je eigen persoonlijke rapporten maken. gepersonaliseerde rapporten (bijvoorbeeld door gegevens te vergelijken per klant, BU of portefeuille).

• Gegevens exporteren

Bovendien kun je met sommige toolsgegevens exporteren of maken het eenvoudig om gegevens te delen met andere tools zoals Power BI of Tableau, zodat je nog meer uit je gegevens kunt halen.

• Eigen BI-tools

Hulpmiddelen voor projectbeheer bieden soms BI-functionaliteiten functionaliteit om nauwkeurigere voorspellingen te doen, trends te identificeren, waarschuwingen te automatiseren of scenario's te simuleren. Bij het kiezen van een tool voor projectbeheer moet u precies vaststellen wat u nodig hebt: bedrijfsgrootte, bedrijfssector, boekhoudkundige vereisten, factureringsmethoden, enz. uw behoeften: bedrijfsgrootte, bedrijfssector, boekhoudkundige vereisten, factureringsmethoden, enz.

Ten slotte is het selecteren van beheersoftware voor projectbeheer vooral een kwestie van een audit van uw behoeften. Neem de tijd om duidelijk de functies die essentieel zijn voor uw bedrijf. Hoe complexer gereedschaphoe hoger de prijs en hoe groter de leercurve leercurve. Maar het doel is nog steeds om winst in vloeibaarheidsnelheid en betrouwbaarheid.