¿Cómo elegir una herramienta de control de gestión de proyectos?

Dirigir una empresa sin control de gestión sería como conducir un coche sin panel de mandos: no sabrías a qué velocidad vas, si te queda combustible o si el motor se está sobrecalentando.

El papel del control de gestión es fundamental: permite la correcta gestión de la empresa y asegura que el proyecto avanza en la dirección correcta para alcanzar los objetivos.
Para que esta tarea sea menos tediosa y rápida, puede utilizar las herramientas

Control de gestión de proyectos. Si bien casi todos incluyen centralización de datos, actualizaciones de datos en tiempo real o la posibilidad de integración con herramientas de terceros, se han agregado otras características a este software para ahorrarle aún más tiempo y ayudarlo a tomar las decisiones estratégicas necesarias.

Pero entonces, ¿cómo hacer una elección informada entre todo el software del mercado? En este artículo, proporcionaremos una guía para elegir la herramienta de control de gestión de proyectos adecuada para las necesidades de su negocio.

Elegir la herramienta de control de gestión de proyectos adecuada: ¿cuáles son los desafíos?

La elección de una herramienta de control de gestión de proyectos es un gran desafío. Muchas empresas se enfrentan a costes considerables tras la adopción de una herramienta inadecuada. A veces, incluso se mantiene, porque un nuevo punto de referencia y una nueva fase de prueba podrían generar pérdidas difíciles de compensar. Por lo tanto, le conviene estudiar los diferentes criterios de selección para no caer en estos escenarios.

Un nivel de complejidad adaptado a las necesidades

La elección de su herramienta de control de gestión de proyectos implica definir sus necesidades previamente. De hecho, una PYME no tendrá las mismas necesidades que un grupo grande, ni el mismo presupuesto. Por lo tanto, para reducir sus costos, es esencial seleccionar la herramienta adecuada, tanto en términos de características como de precio.

Sin embargo, debe considerar la visión a largo plazo y considerar la escalabilidad de la herramienta. Por ejemplo, una herramienta adaptada a una PYME puede mostrar rápidamente sus límites si la estructura crece rápidamente. La herramienta de control de gestión de proyectos debe ser capaz de apoyar el crecimiento.

Este tipo de software generalmente incluye una amplia gama de funciones, pero no todas son necesariamente útiles para su negocio. Por lo tanto, la modularidad le permitirá seleccionar solo los módulos (gestión de proyectos, seguimiento de costos, informes) que son esenciales para usted. Le recomendamos que seleccione solo aquellos que son realmente esenciales para su negocio: cuantos más módulos tenga, mayor será el costo y más complejo será para sus empleados comenzar.

El alcance a identificar: ¿ERP generalista o ERP especializado?

Existen varios tipos de herramientas de control de gestión de proyectos.

• Herramientas generalistas: altamente personalizables y adaptables, se adaptan

a una gran mayoría de sectores y profesiones. Es el caso de herramientas como Pigment o Anaplan.

• ERP empresariales: con menos personalización, siguen integrando funcionalidades esenciales y están diseñados para satisfacer con precisión las necesidades empresariales. Es el caso del ERP empresarial de Stafiz, diseñado especialmente para empresas de servicios informáticos, consultoras y empresas de servicios.

Integración con otras herramientas

Otro aspecto a considerar es la compatibilidad del ERP con el ecosistema actual de la empresa. Por lo tanto, es esencial determinar el alcance deseado de la herramienta de control de gestión de proyectos. 

• O bien el software elegido integra directamente todas las funcionalidades del ciclo de ventas : desde la gestión de proyectos hasta el análisis de costes, pasando por la elaboración de órdenes de compra y la facturación.
• O ofrece integraciones facilitando los enlaces entre los diferentes softwares. Esto implica la posibilidad de conectar fácilmente un ERP, un CRM o una herramienta de gestión contable.

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Fiabilidad e intercambio de información

Otros dos aspectos a considerar son la gobernanza y la colaboración: la información debe ser confiable, diseñada para fluir sin problemas dentro de la organización, al tiempo que proporciona un alto nivel de seguridad.

• Rompe los silos con acceso a datos en tiempo real

Por lo tanto, tener acceso a datos en tiempo real es esencial: su herramienta de control de gestión de proyectos debe reducir la latencia entre la entrada (de tiempo, gastos y costos) y la posibilidad de explotar esta información financiera.

Esta fluidez facilita la colaboración entre los diferentes departamentos, en particular entre los equipos operativos que alimentan los datos, y las finanzas, representadas por los controladores de gestión, que utilizan estos últimos para gestionar la actividad.

• Conduce con mayor visibilidad

El software de control de gestión de proyectos ofrece funciones de visualización de datos, como cuadros de mando, que facilitan la gestión de la empresa.

De este modo, los resultados pueden compartirse con los gestores que utilizan esta información como ayuda para la toma de decisiones para definir la estrategia a adoptar, pero también para pensar en acciones correctivas.

• Garantizar la trazabilidad y la auditabilidad 

El software de gestión financiera de proyectos tiene grandes riesgos de seguridad. La herramienta elegida debe ser capaz de asegurar y rastrear los datos, especialmente en empresas de auditoría, consultoría y servicios de TI donde hay muchas entradas y realizadas por un gran número de empleados. Para garantizar la privacidad y el cumplimiento, es esencial invertir en estos aspectos.

Las características clave de una herramienta de control de gestión

Entre las herramientas de control de gestión, hay tres categorías principales.

1. Herramientas de previsión y presupuestación, enfocadas a la planificación. Permiten establecer previsiones y, en particular, el establecimiento de un presupuesto provisional del proyecto.  
2. Software de control o analítica, que permite desglosar los costes y asignarlos a cada departamento.
3. Herramientas de gestión y comunicación. Con el apoyo de la visualización de datos, analizan el gasto para garantizar que sea coherente con los objetivos comerciales. Además, ofrecen formas de compartir y comunicarse con la gerencia, que puede confiar en los datos para tomar decisiones informadas. 

Flexibilidad contable incorporada

Al igual que con el alcance, existen diferentes métodos de contabilidad para una herramienta de control de gestión de proyectos que deben compararse para elegir el software.

Definir una estrategia de contabilidad de proyectos

Por lo tanto, le recomendamos que piense en la estrategia contable de su proyecto, que debe tener en cuenta las necesidades de su organización, su sector o sus prácticas u obligaciones contables.

Por ejemplo, una empresa de servicios informáticos, una empresa de consultoría o una agencia no contabilizan el volumen de negocios de la misma manera que una fábrica especializada en la producción de piezas de recambio.

Elegir un método de contabilización de los ingresos

De hecho, existen al menos dos métodos para contabilizar la rotación :

• reconocimiento por adelanto de costes : el volumen de negocios se reconoce a medida que se incurre en costes,
• Reconocimiento a través de la valoración del tiempo: Las horas dedicadas por los empleados se contabilizan para estimar la rotación.

Elija un método para calcular los costos de los empleados

A continuación, debe definir qué método desea utilizar para calcular los costos de los empleados. ¿Eliges considerar:

• ¿El costo directo por hora? 
• ¿El costo de las contribuciones a la seguridad social?
• ¿El costo total (instalaciones, capacitación, etc.)?

Elegir un método para calcular las asignaciones

Otra cuestión a aclarar es la del cálculo relacionado con las disposiciones de FAE/ACP.

• FAE (Facturas a establecer): cuando el servicio se ha realizado pero aún no se ha facturado.
• PCA (Ingresos preestablecidos): cuando se ha cobrado la factura pero el servicio está por llegar.

Todas estas son opciones contables que deben reflejarse en la solución elegida. Una herramienta de control de la gestión de proyectos pertinente debe tener en cuenta estas características para calcular automáticamente estas asignaciones y evitar errores. Debe ofrecer una visión representativa de la rentabilidad y el rendimiento del proyecto.

Opciones de informes

Si bien Excel a veces se usa como herramienta de informes, en última instancia es difícil de escalar. Funciones de uso compartido reducidas, ergonomía mejorada, falta de visibilidad en tiempo real: este es un software que ciertamente se puede usar, pero no se recomienda para un gran volumen de datos.

Sin embargo, el software de control de gestión de proyectos debe ofrecer altas posibilidades de informes. Stafiz, una solución todo en uno, permite crear diferentes ejes analíticos y consolidar datos bajo diferentes vistas: cuenta de resultados por cliente, oferta, cartera, BU.

Las diferentes vistas para hacer un seguimiento de tus cuentas de resultados en Stafiz

Como verdadera herramienta de control, el reporting debe ofrecer una visión global de un producto, una actividad, un departamento concreto o la empresa en su conjunto en un momento dado. 

Gestión de múltiples entidades

La necesidad de la gestión de múltiples entidades se refiere a situaciones en las que una empresa factura un servicio con la misma factura, pero varias unidades de negocio o equipos dentro de la empresa realizan el servicio.

Este matiz debe transcribirse de manera contable porque las consecuencias pueden ser graves. Las cifras distorsionadas podrían afectar la asignación de presupuestos y bonificaciones, conducir a decisiones estratégicas inadecuadas o crear conflictos internos.

Por lo tanto, es esencial poder asignar la parte correspondiente del volumen de negocios a la unidad de negocio de que se trate. La gestión de la reasignación del volumen de negocios es esencial para evitar distorsiones en los análisis.  Por lo tanto, un software de control de gestión de proyectos debe ofrecer una visión consolidada con una visión global del proyecto, al tiempo que ofrece una lectura justa y confiable por parte de la unidad de negocio o del equipo.   

Experiencia de usuario

También se debe considerar la experiencia del usuario. 

• Ergonomía: una interfaz de usuario compleja de usar requerirá tiempo de capacitación, adaptabilidad y puede encontrar una baja tasa de adopción.
• Gestión descentralizada: La gestión descentralizada y, en particular, una gestión bien diseñada de los derechos de acceso empoderarán aún más a los gerentes de proyectos, quienes podrán monitorear la rentabilidad de los proyectos monitoreados por sí mismos sin tener que esperar los informes financieros de otros departamentos.

Otras características: personalización, exportación y BI

La presencia o ausencia de ciertas funciones puede ayudarlo a seleccionar la herramienta de control de gestión de proyectos adecuada para sus necesidades.

• Personalización

Algunos programas llevan el nivel de personalización más o menos lejos: mientras que algunos ofrecen informes estándar predefinidos, otros ofrecen la posibilidad de crear sus propios informes personalizados (por ejemplo, cruzando datos por cliente, por BU o por cartera).

• Exportación de datos

Además, algunas herramientas ofrecen la posibilidad de exportar datos o facilitar el intercambio a otras herramientas como Power BI o Tableau para ir más allá en la explotación de los datos.

• Herramientas de BI nativas

Las herramientas de control de gestión de proyectos a veces ofrecen capacidades de BI para proporcionar pronósticos más precisos, identificar tendencias, automatizar alertas o simular escenarios. Elegir una herramienta de control de gestión de proyectos implica identificar con precisión sus necesidades: tamaño de la empresa, sector de actividad, obligaciones contables, métodos de facturación, etc.

Finalmente, seleccionar un software de control de gestión de proyectos es, ante todo, una auditoría de sus necesidades. Tómese el tiempo para identificar claramente las características que son esenciales para su negocio. Cuanto más compleja sea la elección de una herramienta, mayor será el precio y más larga será la curva de aprendizaje . Sin embargo, el objetivo sigue siendo ganar fluidez, velocidad y fiabilidad.