Quels sont les avantages d’un logiciel GTA ?
Les problématiques qu’adresse la gestion des temps et des activités (GTA) sont nombreuses. L’enregistrement et le suivi des heures de travail et des absences, l’établissement d’un planning ou encore la répartition des tâches sont autant de tâches chronophage apportant peu de valeur ajoutée.
Aucune entreprise n’est épargnée, qu’il s’agisse du secteur privé ou public, ou que l’entreprise soit une PME ou une multinationale. Dans le cas de la vente de services, cette gestion des temps est primordiale pour facturer les clients.
Convaincus par les bénéfices et le retour sur investissement d’un logiciel GTA, de nombreuses sociétés ont recours à ce type d’outil pour alléger le temps alloué à la gestion des temps et de l’activité.
Un logiciel de gestion des temps et des activités permet d’accomplir une variété de tâches, contribuant ainsi à créer une vision claire des besoins en ressources et en compétences. Découvrez les avantages que pourrait en tirer votre société.
Une meilleure organisation des équipes
Une planification efficace
Le logiciel GTA permet d’agréger des données relatives à l’organisation des collaborateurs. Ces données servent alors à l’élaboration d’un planning non seulement efficace mais surtout légal.
- Le recours à la donnée pour les plannings
Généralement, le logiciel GTA est associé à d’autres outils afin de collecter la donnée, celle-ci pouvant provenir d’une badgeuse, de rapports de présence ou encore de la digitalisation des absences.
Cette donnée, alors structurée et organisée, aide les responsables d’équipe à définir un planning stratégique et optimisé.
Stafiz propose par exemple un module de gestion du staffing avec des fonctionnalités permettant de mieux comprendre les disponibilités des collaborateurs, repérer les cas de surcharge de travail et identifier les besoins en compétences pour anticiper le recrutement ou la formation.
Visibilité en temps réel sur les plannings et la charge
- Une réactivité amplifiée pour une planification agile
Enfin, le logiciel GTA contribue à générer une forte réactivité.
En effet, les plannings sont adaptables facilement en fonction des changements de dernière minute ou en cas d’évolutions des régulations.
Une vue graphique sur la charge actuelle et à venir de vos collaborateurs vous permet d’ajuster les plannings en remplaçant par exemple des profils seniors, souvent très impliqués sur des tâches et projets internes, par des profils moins expérimentés tout aussi qualifiés.
Avec Stafiz, vous pouvez facilement trouver les profils les plus qualifiés pour ajuster vo planings grâce au moteur de recherche. Indiquez vos besoins en compétences, en expérience et/ou en disponibilités, et laissez l’algorithme croiser les informations.
Puissant module de recherche de profil dans Stafiz
La prise en compte des absences
La gestion des absences dans une entreprise demeure une problématique complexe, tant il existe de types et de motifs d’absences parmi lesquels :
- les congés payés ;
- les congés maternité et paternité ;
- les RTT ;
- les arrêts maladie ;
- les formations ou les projets internes…
Le logiciel GTA centralise, catégorise, suit et planifie ainsi toutes les informations relatives aux absences. Cela passe de la formulation de la demande au suivi.
De cette manière, l’information sur la disponibilité des collaborateurs peut être prise en compte lors de l’affectation des tâches, limitant ainsi les risques d’erreur de planification.
Un logiciel GTA favorise la productivité
Les logiciels GTA contribuent à l’amélioration de la performance d’une entreprise à plusieurs niveaux.
Un appui pour la planification des capacité
Grâce à une vision précise des ressources et de la main d’œuvre, vous êtes alors parfaitement équipés pour mettre en place une planification optimale.
En effet, vous disposez d’informations telles que les charges de travail, les compétences requises, les délais, toutes ces données servant de base solide pour anticiper les besoins. Vous limitez ainsi les sous-effectifs et les surcharges de travail.
Finalement, mettre en place une gestion du staffing efficace se révèle relativement accessible grâce à un logiciel GTA bien conçu.
Une allocation des ressources stratégique
L’allocation et la gestion des ressources se révèle grandement facilitée grâce à l’utilisation d’un logiciel GTA.
En effet, ce dernier offre une vision sur la disponibilité des collaborateurs, leurs compétences, leurs appétences ou encore leur charge de travail.
Il devient alors possible de répartir les tâches de façon stratégique. Vous tirez alors parti des différentes compétences de chacun et la performance globale de l’entreprise s’en voit améliorée.
L’analyse de la productivité
Les informations collectées par les logiciels GTA s’avèrent précieuses pour identifier des points d’amélioration.
La plupart des logiciels de gestion du temps proposent des fonctionnalités d’analyses assez avancées, permettant ainsi la génération de rapports et de tableaux de bord. Cela contribue à fournir une vue d’ensemble dont la donnée est lisible et actionnable, générant un gain de temps notable.
En cas de besoin, vous êtes alors en mesure d’accompagner les équipes afin d’optimiser les processus.
Éviter les erreurs de paie avec un logiciel GTA
Une gestion de la paie plus fiable
Le traitement des temps permet de gagner en efficacité et en fiabilité sur la gestion de la paie. Toute l’information est collectée et structurée de façon automatique, laissant alors peu de place à d’éventuelles erreurs humaines.
Une fois combinée à votre gestionnaire de paie, par intégration ou en ayant recours à une solution intégrée comme Stafiz, la donnée est continuellement mise à jour.
Les bulletins de paie de vos employés sont alors calculés en tenant compte de leur salaire ou de leur TJM, et directement pré-remplis.
Dans votre outil de gestion de projet, les temps enregistrés sont automatiquement actualisés dans les plannings, actualisant l’état d’avancement en temps-réel pour une meilleure compréhension de la performance.
Les doubles saisies sont évitées, le traitement des heures supplémentaires en est facilité. La donnée s’avère précise et fiable.
Par ailleurs, notons qu’il s’avère capital de connecter votre logiciel GTA à votre outil de gestion de la paie. Autrement, cela contribuerait à une duplication de la donnée, générant un risque d’erreur et à une perte de temps.
Une gestion conforme légalement
L’organisation du temps de travail doit impérativement respecter le code du travail, les lois et réglementations, ainsi que les conventions collectives négociées au sein de l’entreprise. Les outils de gestion des temps doivent donc être paramétrés en conséquence.
Votre logiciel GTA doit être en mesure de prendre en compte les temps de pauses ou encore les congés disponibles de façon à respecter le temps maximum légal d’activité continu autorisé.
Les réglementations étant régulièrement sujettes à des révisions, le fournisseur de l’outil doit être en mesure de s’y conformer et d’anticiper ces changements de manière à assurer un service conforme et sécurisé aux utilisateurs.
En fonction de votre activité et de votre organisation professionnelle, il est préférable de choisir un outil GTA offrant une gestion des temps à la granularité diverse, pour des rapports précis en cas d’audit.
Une gestion opérationnelle optimisée
Le logiciel GTA facilite la gestion opérationnelle en fournissant une vue précise des projets en cours, des échéances, des éventuels retards ou des potentiels problèmes.
Les fonctionnalités de reporting présentes offrent aux managers une vision claire sur l’état des projets, les aidant à réagir rapidement en cas d’alerte.
Stafiz intègre notamment un module dédié au pilotage de projet. Ce dernier permet entre autres de :
- centraliser les informations relatives à un projet ;
- améliorer la visibilité des équipes grâce à une fonctionnalité de reporting avancée ;
- simplifier le suivi financier.
Combinez GTA et pilotage de projet avec Stafiz
L’automatisation des processus
Avec l’utilisation d’un logiciel GTA, les données relatives à la gestion du personnel sont automatiquement intégrées de façon digitale.
En limitant l’intervention humaine, vous gagnez un temps considérable et limitez le risque d’erreurs liées à la double saisie sur plusieurs logiciels différents (par exemple entre votre solution de paie et de gestion de projet).
L’exercice de l’enregistrement des temps peut parfois être repoussé par vos employés, ou tout simplement oublié lorsqu’ils sont mobilisés sur leurs projets.
Un outil de gestion des temps peut vous permettre de programmer des séquences de rappel automatique afin que les temps soient intégrés à temps.
De plus, cela décharge les responsables RH ou les managers qui n’ont plus à envoyer manuellement des mails de rappel individuellement.
La centralisation des données
La donnée insérée automatiquement dans un logiciel GTA est fiable et précise.
Structurée, l’information s’avère facilement accessible, permettant une prise de décision éclairée.
Un meilleur suivi de la production
Au niveau du management, les différents rapports proposés par les logiciels de gestion des temps regroupent toute la donnée afin d’en proposer une lecture graphique.
Ces tableaux de bord sont utiles pour évaluer que les objectifs stratégiques, en fonction des disponibilités, des absences et notamment de leur type, sont bien atteints.
Pour la gestion de projet, cette vue des temps réalisés peut être comparée à la planification prévisionnelle, ou confrontée à l’historique des données sur des projets précédents afin d’établir une comparaison. Cet exercice est un bon moyen de challenger les méthodologies et process utilisés.
Un outil accessible
Même s’il existe encore des logiciels GTA sur des serveurs installés localement, la plupart des logiciels GTA sont désormais accessibles depuis une plateforme SaaS.
Le fournisseur propose ainsi une solution basée sur le cloud, ce qui permet un accès facilité sur n’importe quel support (ordinateur, smartphone ou tablette) grâce à une simple connexion internet.
Cela se révèle un gros atout pour les équipes en déplacement ou en télétravail.
