Logiciel GTA : optimisez votre gestion des temps et activités
Vous êtes une PME/TPE, une ESN, peut-importe votre secteur d’activité, vous savez que productivité et rendement riment avec gestion du temps et des activités.
Stafiz, est un éditeur de logiciel qui a développé un logiciel GTA, un outil intuitif, facile d’utilisation pour tous les collaborateurs de votre entreprise. Ce logiciel GTA vous permet de suivre et d’analyser les heures travaillées par vos employés, de gérer les planning, les congés, les heures supplémentaires, mais également les activités des équipes mobiles. C’est un outil de planification qui vous permet de vous concentrer pleinement sur votre activité et vos employés.
Dans cet article, nous allons explorer les spécificités d’un logiciel GTA afin de vous aider à bien choisir celui qui convient à votre activité.
La gestion du temps et des activités, qu’est-ce que c’est ?
La gestion du temps et des activités est une tâche complexe, chronophage, mais essentielle pour analyser la productivité et le rendement de son activité.
Tout employeur doit savoir combien de temps ses équipes passent sur chaque tâche, ainsi que sur quel type d’activité travaillent-elles à un moment donné. La saisie et le suivi du temps est un point essentiel pour déterminer comment utiliser au mieux les ressources humaines disponibles.
C’est là que les logiciels GTA entrent en jeu. Un logiciel GTA est une solution informatique qui permet de suivre et d’analyser les heures de travail des employés, les activités sur lesquelles ils travaillent, pour simplifier: le logiciel GTA est un logiciel de gestion du temps.
Pour le pilotage de projet, le logiciel GTA est un outil qui offre une visibilité globale de l’avancée du projet. Pour la gestion des congés, le logiciel GTA permet de suivre les absences, de valider les demandes de congés. Il permet également d’automatiser le suivi des facturations, de suivre les performances et anticiper les prévisionnels de l’entreprise.
Comment fonctionne un logiciel GTA?
Un logiciel GTA fonctionne en collectant des données sur les heures de travail des employés, les activités sur lesquelles ils travaillent, les coûts qui correspondent aux projets. Il permet ainsi une meilleure planification des projets, un suivi plus précis des éventuelles heures supplémentaires. En résumé, le logiciel GTA vous permet d’avoir une meilleure planification des projets ainsi qu’un excellent suivi de vos activités.
Les données récoltées sont ensuite intégrées dans une base de données où elles peuvent être analysées. Les employeurs peuvent y accéder à tout moment, et utiliser les informations pour prendre des décisions.
Les CEO, PMO ou directeurs de projet peuvent se concentrer davantage sur les employés, leurs disponibilités, mais aussi les hard skills qu’ils peuvent allouer en fonction des problématiques business rencontrées par l’entreprise. Grâce à une bonne capacity planning, vous pouvez optimiser la gestion des temps de travail et des temps d’intervention de vos équipes.
Comment les employeurs peuvent-ils utiliser un logiciel GTA ?
Les employeurs peuvent configurer le logiciel pour collecter les données qui sont applicables pour leur entreprise.
Par exemple, vous pouvez configurer votre logiciel GTA pour suivre des données sur les heures de travail, les tâches spécifiques sur lesquelles les employés travaillent, les moments où ils sont disponibles et peuvent donc être mobilisés sur d’autres missions.
Le logiciel GTA peut également être configuré pour générer des rapports personnalisés qui mettent en relief les informations (ex: suivi du temps en entreprise, la gestion des demandes de congés/absences, la planification des activités…) dont vous avez besoin pour prendre les bonnes décisions pour votre entreprise et la réussite de vos projets.
Qui peut utiliser un logiciel GTA ?
Il est principalement utilisé par les services de ressources humaines, les responsables d’équipes et les managers pour assurer une planification efficace du travail et une meilleure gestion des coûts liés à la main-d’œuvre.
Les grandes entreprises et les organisations gouvernementales sont les principaux utilisateurs de logiciels GTA, mais il peut également être utilisé par des petites et moyennes entreprises qui cherchent à améliorer leur gestion des ressources humaines et leur suivi budgétaire.
Comment bien utiliser un logiciel GTA?
Il est essentiel de comprendre votre environnement business, le type d’industrie et/ou de service pour lequel vous travaillez. Chez Stafiz, vous avez un account manager dédié pour paramétrer notre plateforme à vos processus et votre fonctionnement : équipes/BU (interne et externe), zones géographiques, granularité du suivi des temps, type de projets (internes, externes), grades, gestion des congés ou pas… Nous formons également vos équipes.
Les logiciels GTA peuvent produire des rapports sur l’utilisation du temps et les activités des équipes. Utilisez ces rapports pour identifier les tendances et améliorer l’efficacité de votre entreprise. En utilisant un logiciel GTA de manière efficace, vous améliorez considérablement l’efficacité de votre entreprise à la fois sur la satisfaction des collaborateurs et votre performance financière.
Qu’est-ce que la GTA en paie ?
La GTA, ou la Gestion des Temps et des Activités, est une fonction clé de la paie. Elle consiste à enregistrer, suivre et gérer les heures de travail des employés, ainsi que les absences, les congés et les activités liées au travail, telles que les formations, les réunions, les déplacements, etc.
La GTA permet aux entreprises de calculer avec précision les salaires et les avantages sociaux des employés, de suivre leur productivité, de respecter les lois et les réglementations en matière de travail et de paie, et de prendre des décisions éclairées en matière de ressources humaines.
La GTA est souvent exécutée à l’aide de logiciels spécialisés qui permettent aux employés de saisir leurs heures de travail et leurs activités, aux superviseurs de les percevoir et de les gérer, et au service de paie de générer automatiquement les fiches de paie et les rapports nécessaires.
Stafiz s’intègre parfaitement avec vos logiciels de paie, tels que SilaeExpert, Nibelis ou Payfit. L’export de fichier à plats aux bons formats des variables et journaux d’absences permet un gain de temps considérable.
Le logiciel GTA, quels enjeux pour les entreprises ?
Ce type de logiciel permet tout d’abord une amélioration de la productivité. En permettant une gestion plus efficace des heures de travail et des activités des employés, le logiciel GTA permet d’optimiser la productivité de l’entreprise.
Il garantit également une réduction des coûts, car en évitant les erreurs de saisie et en automatisant certaines tâches administratives, le logiciel GTA permet de réduire les coûts liés à la gestion du temps de travail.
Le logiciel GTA est dans la conformité réglementaire, c’est-à-dire qu’il permet de se conformer aux réglementations en vigueur en matière de temps de travail et de congés payés.
Avec son utilisation, vous noterez également une optimisation de la gestion des ressources humaines. En fournissant des données précises sur les heures travaillées, les heures supplémentaires et les activités des employés, le logiciel GTA permet aux responsables des ressources humaines de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des effectifs.
Une amélioration de la qualité de vie au travail, car en permettant une meilleure planification des horaires et des congés, le logiciel GTA peut contribuer à améliorer la qualité de vie au travail des employés.
En résumé, le logiciel GTA est un outil essentiel pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur gestion du temps de travail et des activités de leurs employés. Il permet d’améliorer la productivité, de réduire les coûts, de se conformer aux réglementations en vigueur et d’optimiser la gestion des ressources humaines
Le pilotage de projet grâce à l’utilisation d’un logiciel GTA
Le pilotage de projet est un processus complexe qui implique la coordination de plusieurs tâches et de plusieurs personnes. Pour faciliter ce processus, de nombreux professionnels de la gestion de projet utilisent des logiciels de gestion de projet.
Les logiciels de GTA sont conçus pour aider les équipes à gérer leurs tâches, à communiquer entre elles et à exécuter. Ils permettent aux chefs de projet de créer des listes de tâches, de les attribuer à des membres de l’équipe, de suivre leur progression et de mettre à jour l’état du projet. Les logiciels de GTA proposent des fonctionnalités telles que la gestion des délais, des rapports d’avancement, des tableaux de bord et des rappels automatisés pour aider les chefs de projet à rester sur la bonne voie.
Le principal avantage de l’utilisation d’un logiciel de GTA est la capacité à garder une trace de toutes les tâches et de tous les aspects du projet dans un seul et même endroit. Les chefs de projet constatent aisément ce qui doit être fait, qui travaille sur quoi et où en est le projet. Cela permet de réduire le risque de retards ou d’erreurs, car les chefs de projet peuvent rapidement identifier les problèmes potentiels et y remédier avant qu’ils ne deviennent des problèmes plus importants.
Un autre avantage clé de l’utilisation d’un logiciel de GTA est la possibilité de travailler à distance. Depuis la pandémie de COVID-19, de nombreuses équipes travaillent désormais à distance et le télétravail s’est démocratisé au sein des cultures d’entreprises. Cela permet aux chefs de projets de travailler avec des équipes différentes, dans des régions géographiques et de continuer à piloter leur projet malgré les restrictions de déplacement. Vous devrez au mieux gérer votre sous-traitance aussi simplement que vos collaborateurs internes.
En plus de ces avantages, les logiciels de GTA aident les chefs de projet à gérer leur temps plus efficacement. Les fonctionnalités telles que la gestion des délais et les rappels automatisés permettent aux chefs de projet de se concentrer sur les tâches importantes et d’éviter de perdre du temps à suivre les progrès de chaque membre de l’équipe individuellement. Cela permet de réduire le stress et de libérer du temps pour les activités de pilotage de projet plus importantes.
Enfin, les logiciels de GTA permettent aux chefs de projet de rester organisés. Les listes de tâches, les rapports d’avancement et les tableaux de bord peuvent aider les chefs de projet à avoir une vue d’ensemble de l’état du projet. Cela permet de mieux comprendre où en est le projet et de prendre des décisions plus éclairées en conséquence.
En conclusion, les logiciels de GTA offrent une variété d’avantages pour les chefs de projet qui cherchent à piloter leur projet avec succès, tout en gardant les informations relatives au à celui-ci.
Le logiciel GTA pour une gestion de projet en mode Agile
La méthode Agile est de plus en plus développée dans les entreprises. Elle permet une plus grande flexibilité quant à la gestion des projets ainsi qu’une meilleure optimisation des coûts.
Il est important de rappeler qu’une équipe Agile repose sur 4 valeurs piliers:
- Les individus et leurs interactions sont privilégiés par rapport aux outils et aux processus
- Favoriser des produits opérationnels plutôt qu’une documentation exhaustive
- Valoriser une adaptation au changement plutôt que le suivi mécanique d’un plan établi
- Développer davantage la collaboration avec les clients plutôt que des négociations contractuelles
Ainsi dans ce contexte, un logiciel GTA permet au directeur de projet ainsi qu’à ses collaborateurs d’optimiser le rapport temps/productivité. Cette notion est fondamentale dans les ESN et les sociétés de conseil. Comprendre où et comment sont utilisées les ressources humaines pour la réussite des projets clients, est un élément clé quant au succès et à la notoriété de ces entreprises souvent mobilisés sur des projets industriels et techniques complexes.
En appréhendant une vision globale du projet client grâce au logiciel GTA , les CEO et/ou PMO peuvent mener aisément leurs objectifs à bien, ainsi que ceux de leurs clients.
Le logiciel GTA est un excellent outil collaboratif, garant d’une bonne gestion RH, mais également du contrôle de gestion de projets.
Le logiciel GTA est un parfait CRM pour les équipes commerciales
Si vous tenez à aider votre équipe commerciale avec un CRM adapté à votre activité, sachez que le logiciel GTA rend cette fonctionnalité facile et intuitive. De la gestion du lead entrant, à l’édition de devis, vous pouvez anticiper le staffing de vos collaborateurs dès l’avant-vente.
