Les enjeux des frais refacturables en gestion de projet
Le traitement des coûts et des frais est une partie importante de la gestion financière d’un projet. Leur fiabilité repose sur un suivi rigoureux, ainsi que l’utilisation d’un outil capable d’automatiser la consommation des budgets, grâce à une saisie facilitée et une donnée constamment mise à jour.
C’est pourquoi les frais refacturables doivent faire l’objet d’une attention particulière dans votre comptabilité de projet.
Qu’est-ce que la refacturation de frais ?
Frais refacturables : définition
Les frais refacturables sont des dépenses relatives à la vente d’un projet (ou tout autre service ou produit). Ces frais additionnels ne faisant pas partie des honoraires de la prestation, ils sont alors refacturés au client, d’où son appellation.
Quelle est la différence entre un débours et une refacturation de frais ?
Parfois confondues, la refacturation et le débours sont deux notions comptables différentes.
Refacturation des frais
Dans le cadre de la refacturation de frais, les dépenses sont engagées par le prestataire pour le compte du client. La facture sera alors adressée au prestataire, qui avance le montant. La facture est ensuite transmise au client dans le but d’obtenir un remboursement. Elle est donc soumise à la TVA.
Cette méthode est plus souple et permet aux prestataires qui le souhaitent d’appliquer une marge sur la refacturation des frais.
Débours
Un débours est une dépense engagée pour le compte du client, mais cette fois-ci, en son nom. Le client sera alors le bénéficiaire de la facture. Le prestataire avance toujours la somme, mais agit ici comme un intermédiaire. Cette opération de trésorerie ne peut pas être reconnue dans le chiffre d’affaires, ni en tant que charge. Le remboursement sera opéré sans application de la TVA.
C’est une méthode plus avantageuse pour les micro-entrepreneurs car les sommes encaissées sont exemptées de cotisations.
Quels types de frais peuvent être refacturés ?
Il existe 3 catégories de frais pouvant faire l’objet d’un remboursement par le client.
Le transport et le logement
Si vos consultants doivent se rendre chez le client, tous les frais de déplacements pourront être refacturés. Cela prend en compte :
- les billets de transport (train, avion, etc.),
- les frais de carburant, péages et parkings pour l’utilisation d’un véhicule personnel (calculés selon un barème kilométrique),
- la location de voiture,
- les frais de taxi ou de VTC,
- les nuits d’hôtel ou de logement temporaire pendant les missions,
- les frais de repas (déjeuners ou dîners) engagés.
Les achats et le matériel
Les exigences du cahier des charges d’un projet donné peuvent nécessiter des méthodes de fonctionnement inhabituelles pour l’entreprise prestataire. Ainsi, tout le matériel – physique comme immatériel – nécessaire à la production pourront être assujetti à un remboursement, comme par exemple :
- des fournitures de bureau (imprimés, papiers spéciaux, etc.),
- le matériel informatique ou autre équipement spécialisé,
- les éventuelles licences de logiciels, abonnements à des services en ligne ou tout autre achat spécifiques au projet,
- les frais d’impression (brochures, documents de présentation, etc.).
Les coûts de sous-traitance
En fonction de la planification du projet et de ses évolutions, le prestataire peut être amené à collaborer avec un autre prestataire (entreprise ou freelance) pour maintenir la bonne exécution du projet. Cette dépense peut également être refacturée au client, si les clauses contractuelles le permettent, ou à défaut, un arrangement entre les deux entreprises.
Comment refacturer des frais à un client ?
Plusieurs étapes doivent être respectées pour refacturer vos frais à un client en respectant les obligations comptables.
La validation des frais refacturables
Afin de gagner en efficacité et en fiabilité, la mise en place d’un procédé de validation des frais est indispensable. Cela permet de confirmer la nature du frais, et s’il est bien possible de le refacturer au client pour éviter de perdre du temps dans des démarches inutiles, voire conflictuelles. Idéalement, cette vérification est effectuée par un gestionnaire de projet ou un manager.
Pour industrialiser cette démarche, l’utilisation d’un outil est un réel atout. Stafiz permet notamment de créer des workflows de validation afin de raccourcir ces procédures administratives pour une facturation et un encaissement plus rapides.
Les frais refacturables doivent-ils être considérés comme du revenu ?
Les frais refacturés au client sont bel et bien intégrés au chiffres d’affaires, et sont, à ce titre, reconnus comme du revenu.
Cependant, ils sont à exclure des honoraires.
Comment comptabiliser les frais refacturés au client ?
Les frais sont considérés comme une vente de services ou de bien.
Les charges comme le déplacement ou la location sont à enregistrer dans les comptes de la classe 6, tandis que le produit dans un compte de classe 7.
Stafiz simplifie votre refacturation de frais, et ce, quel que soit votre mode de vente : au forfait comme en régie.
Facturation intégrée ou séparée : que choisir ?
La facturation intégrée inclut les frais à refacturer directement sur la facture principale de la prestation. Plus simple à traiter pour le client, elle permet de gagner en rapidité de traitement et en cohérence. Elle manque cependant de transparence sur les détails des frais, puisqu’elle figure parmi d’autres éléments de la facture, lui laissant ainsi moins de place.
Comment organiser la refacturation des frais ?
La facturation intégrée inclut les frais à refacturer directement sur la facture principale de la prestation. Plus simple à traiter pour le client, elle permet de gagner en rapidité de traitement et en cohérence. Elle manque cependant de transparence sur les détails des frais, puisqu’elle figure parmi d’autres éléments de la facture, lui laissant ainsi moins de place.
La facturation séparée, quant à elle, est une facture spécifiquement générée pour le traitement des frais refacturés. Elle s’ajoute donc à la facture principale de la prestation.
Plus avantageuse pour le client, la facturation séparée offre en effet plus de transparence pour le client, mais aussi plus de clarté. En interne, opter pour ce type de facturation permet une meilleure traçabilité comptable.
Si les avantages de la facturation séparée sont intéressants, ils constituent néanmoins davantage de travail administratif en raison d’une génération de multiples factures.
Quels modèles de refacturation adopter ?
Il existe deux méthodes pour refacturer des frais à vos clients.
Le modèle au réel
Les frais sont automatiquement ajoutés à la facturation grâce au suivi des coûts et de l‘avancement par les temps en temps réel. Vos frais seront alors refacturés à leur coût exact. Le frais est alors reconnu comme refacturable une fois qu’il aura été validé par la hiérarchie.
La méthode au réel est intéressante puisque les frais sont intégralement couverts : vous êtes assuré de ne subir aucune perte. En revanche, cela nécessite un suivi des coûts précis : faites bien attention à conserver tout justificatif ou reçu, d’où l’intérêt d’utiliser un ERP comme Stafiz.
Le modèle forfaitaire
Opter pour un modèle forfaitaire implique de déterminer au préalable un montant fixe à facturer, indépendamment du coût réel, afin de couvrir les frais liés au projet. Les frais sont alors ajoutés manuellement en tant que lignes forfaitaires sur la facture.
Cette méthode est plus simple sur le plan administratif. Elle établit une certaine prévisibilité des coûts, à la fois pour le client et l’entreprise. Elle implique cependant une estimation des coûts précise et fiable, sans quoi vous risquez une perte de revenu si les frais réels dépassent le forfait initial.
Comment suivre efficacement les frais refacturables ?
Même avec l’aide d’un outil, la refacturation des frais demande une attention particulière dans son suivi.
Comment catégoriser les frais refacturés en comptabilité ?
Votre solution comptable et financière doit-être en mesure de pouvoir segmenter les frais, de façon à ne pas mélanger vos dépenses refacturables aux autres charges. Cette distinction vous aide à fiabiliser vos comptes de résultats et vos reportings financiers. Cette catégorisation porte également un enjeu de conformité fiscale.
Vous pouvez ensuite passer à l’étape supérieure, visant au recours d’une comptabilité analytique permettant de suivre ces différents frais à l’échelle d’un projet, d’un client, ou par type de dépense. Dans le cadre d’une refacturation forfaitaire, cette approche est idéale pour optimiser vos devis futurs.
Quels outils permettent de suivre et automatiser la refacturation des frais de projet ?
Il existe de nombreux logiciels permettant d’automatiser la refacturation des frais de vos projets à vos clients. Lors de votre choix, assurez-vous que la solution puisse répondre à vos besoins spécifiques, et propose une offre suffisamment adaptée à votre environnement logiciel : soit modulaire, soit complète, soit connectable.
Ainsi, un outil tel qu’Excel peut tout à fait convenir au démarrage d’une activité de moins de 15 salariés. Au delà, vous aurez tout intérêt à opter pour une solution de pilotage financier de projet comme Stafiz pour automatiser votre gestion des frais, et gagner en fiabilité.
Voici une liste de critères à étudier lors de votre recherche :
- la technologie ocr afin de rapidement saisir les informations contenues sur vos reçus papiers,
- les workflows de validation pour fluidifier le processus administratif au plus possible, avec si possible des options de personnalisations,
- les intégrations et la synchronisation avec la comptabilité projet pour accélérer vos démarches administratives,
- la facturation automatisée, qui vous permet de générer des factures intégrant vos frais refacturables, et ce quelque soit la méthode de traitement choisie,
- un reporting financier précis, vous aidant à mieux comprendre votre performance et à optimiser le pilotage de vos futurs projets.
Questions fréquentes :
La refacturation est essentielle pour récupérer les sommes avancées ou engagées pour le compte du client, assurant ainsi l’équilibre financier du projet. Elle permet de garantir que le coût réel d’un service est supporté par le client final, plutôt que par l’entreprise prestataire.
Vous pouvez refacturer les coûts salariaux directs et les frais professionnels dans le cadre d’un partage de salarié entre deux entreprises. Une marge peut être attribuée pour les frais de gestion et d’administration. Les montants refacturés doivent être basés sur le temps passé et encadrés par une convention de mise à disposition de personnel ou de prestation de services.
Non. En France, selon le code de commerce (article L441-9), il est illégal de facturer des « frais de facturation » ou des « frais administratifs » sans contrepartie réelle. La facturation est une obligation légale pour l’entreprise. Toutefois, vous pouvez refacturer des frais de gestion ou des frais annexes spécifiques (frais de port, frais bancaires), à condition qu’ils correspondent à un service réel rendu au client.
Vous pouvez facturer un client dès que la prestation de service est achevée ou que la livraison des biens est effectuée, conformément au contrat ou au bon de commande. Pour les projets longs ou les abonnements, il est courant de recourir à une facturation d’acompte, une facturation intermédiaire (facture de situation) ou une facturation périodique (mensuelle, trimestrielle).
Oui, il est possible de refacturer des frais sans appliquer de marge, notamment lorsque vous agissez en tant que simple intermédiaire. Cependant, pour les frais refacturés qui ne sont pas de simples débours, facturer sans marge signifie que l’entreprise supporte les frais de gestion et administratifs liés à cette refacturation, ce qui impacte sa rentabilité. Seuls les débours (avances faites au nom du client) doivent obligatoirement être refacturés à l’euro près, sans marge.
