Un ERP de gestion de projet pour une meilleure performance
Le meilleur ERP pour la gestion de projet doit présenter un certain nombre de caractéristiques spécifiques pour contribuer réellement à stimuler l’activité de l’entreprise. Les informations visuelles et accessibles, l’automatisation des processus et les fonctionnalités de coordination interdépartementale sont parmi les plus importantes.
Nous examinons ci-dessous ce qu’est un ERP pour la gestion de projet. Certaines de ces caractéristiques les plus pertinentes et les avantages réels qu’elles apporteront à l’entreprise qui opte pour ce type de fonctionnalité.
Qu’est-ce qu’un ERP pour la gestion de projet ?
Une gestion de projet réussie nécessite la collaboration de différents services au sein d’une organisation. Non seulement d’un point de vue technique. Elle l’est également du point de vue globale de l’entreprise.
Si, par exemple, une entreprise s’apprête à développer et à lancer une nouvelle application, elle devra coordonner les ressources humaines de différents secteurs. De l’équipe de développement à la conception ou au marketing.
Un ERP appliqué à la gestion de projet permet de coordonner les tâches, d’automatiser les actions et de gérer les processus plus rapidement et plus facilement. Mais au-delà des aspects techniques, cet outil permet également d’impliquer d’autres secteurs de l’entreprise qui sont essentiels pour améliorer les résultats globaux de l’entreprise. C’est le cas, par exemple, de la comptabilité et finance ou du département des ressources humaines.
Le premier, pour contrôler que tout est correct au niveau budgétaire. Le second, pour corroborer le respect des calendriers, coordonner les évaluations des performances, etc. Il ne s’agit là que de deux exemples, mais avec le bon système de gestion ERP, vous pouvez aller beaucoup plus loin lorsqu’il s’agit d’améliorer la productivité et l’efficacité d’une entreprise.
Les relations avec les clients, les fournisseurs externes ou tout autre groupe de valeur au sein de l’organisation peuvent être coordonnées par le biais de cette fonctionnalité de manière beaucoup plus agile, plus rapide et en limitant les erreurs. D’où son importance.
Quels sont les avantages d’un ERP pour la gestion de projet ? Pourquoi choisir ce type de logiciel ?
Un ERP pour la gestion de projet offre des avantages spécifiques, qui sont détaillés ci-dessous.
1. Visibilité et simplicité
Avec ce type d’outil, un chef de projet ou un chef d’équipe peut facilement visualiser l’état réel du projet à tout moment et de n’importe où.
Avancement, graphiques, délais, coûts… Une vision globale avec un accès permanent à tous les types d’informations. Qui, en même temps, est représentée de manière visuelle et simple, permettant une compréhension rapide de l’état général du projet, et accélérant la prise de décision adéquate pour la réalisation des objectifs.
Et de manière transversale. Ces informations clés ne sont pas seulement accessibles au gestionnaire de projet. Elles sont également accessibles aux RH. Les RH, qui peuvent vérifier les absences et la productivité de l’équipe ou le besoin de nouveaux profils, d’itinéraires de formation… La comptabilité également, pour vérifier que les heures investies sont ajustées au niveau budgétaire aux exigences de rentabilité.
Il s’agit d’une fonctionnalité multi-départementale qui fournit des informations précieuses et réelles permettant d’améliorer tous les domaines de l’entreprise.
2. Augmentation des performances des projets et de l’entreprise
Grâce à ce qui précède, il est plus facile de détecter et d’anticiper les possibilités d’optimisation des coûts. Avec un ERP, nous ne nous contentons pas de faciliter la réalisation des objectifs. En outre, nous pouvons facilement réorganiser les ressources pour maximiser encore plus les KPI que nous avons déterminés comme étant pertinents.
Imaginons que nous nous soyons fixé pour objectif de terminer le développement d’une application pour appareils mobiles en trois mois.
Un bon système de gestion de projet ERP ne nous permet pas seulement de nous assurer que nous atteindrons cet objectif. Il nous permettra également de détecter rapidement les points d’amélioration susceptibles de réduire encore cet objectif initial. Avec les économies et la meilleure rentabilité que cela implique pour l’entreprise, celle-ci pourra libérer plus tôt des ressources pour les consacrer à d’autres projets.
Grâce à l’identification des projets problématiques, on peut prendre des actions correctives par exemple :
- Négocier avec le client
- Changer le staffing (réallouer des tâches au plus junior)
- Trouver des moyens d’accélérer les projets à la traîne
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3. Gain de temps et meilleure collaboration
Un autre avantage clé d’un ERP pour la gestion de projet est le gain de temps pour tout processus. Plus besoin de remplir manuellement un rapport d’activité. Il n’est plus nécessaire de notifier l’achèvement des tâches précédentes pour que les tâches suivantes puissent commencer. Toutes ces communications sont centralisées et automatisées, ce qui permet de gagner beaucoup de temps en matière de coordination.
Tout le monde sait ce qui doit être fait et quand cela doit être fait, car les données sont disponibles pour tous les membres du projet à tout moment et en temps réel. Avec des notifications et des alertes automatisées qui facilitent la coordination sans perte de temps extraordinaire.
Amélioration de la communication et de la coordination
Les besoins de communication et le temps passé en réunion sont considérablement réduits. La qualité de la communication s’en trouve améliorée et peut se concentrer sur les aspects réellement pertinents et stratégiques, et non sur les questions opérationnelles.
Ces progrès sont particulièrement utiles lorsqu’il s’agit de collaborer avec d’autres départements qui, bien qu’ils ne participent pas activement au développement central d’un projet, sont essentiels à sa rentabilité.
Pour reprendre l’exemple du développement d’une application, l’équipe financière et comptable ne participe pas au développement du code nécessaire au bon fonctionnement de l’application. Cependant, leur contribution est essentielle pour assurer le contrôle des coûts, ce qui a un impact direct sur la rentabilité.
Autre exemple, les réunions de staffing ne sont plus un casse-tête. Plus besoin, d’envoyer des emails rectificatifs de planning, tout est centralisé dans une vue claire et simple. Les réunions sont ainsi plus efficientes et rapides.
4. Plus grande satisfaction des équipes et des collaborateurs
Tout ce qui précède génère une plus grande satisfaction parmi les équipes et les collaborateurs. Ils perçoivent que l’entreprise leur permet de briller plus facilement dans les fonctions qui sont vraiment essentielles. Le travail de valeur auquel ils peuvent réellement contribuer est valorisé, ce qui permet d’obtenir un résultat final de bien meilleure qualité.
Cela a un impact très positif sur l’environnement de travail qui, en même temps, génère une plus grande capacité de production de la part des équipes.
Les employés sont les protagonistes de leur performance
En fin de compte, les employés peuvent se concentrer sur les tâches qui leur permettent réellement d’effectuer un travail de qualité de manière plus efficace. Ils livrent ainsi un projet de plus grande valeur, ce qui permet à l’entreprise de se développer. Une croissance de l’entreprise qui, dans le même temps, permettra un développement professionnel qui facilitera la création de plans de carrière répondant aux besoins de croissance des employés talentueux.
À une époque de crise des talents, où les employés exigent que l’entreprise réponde à certains besoins (comme leur développement professionnel), un système de gestion de projet ERP est un excellent outil pour réduire le taux de rotation au sein d’une entreprise.
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Qui bénéficie d’un ERP pour la gestion de projet ?
Comme nous l’avons vu, les bénéfices d’un ERP pour la gestion de projet sont transversaux. Par conséquent, c’est l’ensemble de l’entreprise qui bénéficie des avantages offerts par ce type d’outil.
A commencer par l’équipe opérationnelle, qui dispose d’une plus grande capacité à diriger, coordonner et optimiser les processus.
L’équipe financière et comptable dispose d’un contrôle complet, fiable et en temps réel des données clés telles que les coûts et la rentabilité via les indicateurs clés de performance de projets. La facturation est facilitée et les flux de trésorerie peuvent être optimisés, grâce aux rappels de facturation automatiques offerts par ce type d’outil. De plus, toutes les données peuvent être importées dans le logiciel de comptabilité en quelques clics, ce qui permet d’améliorer encore les informations pertinentes fournies par l’ERP.
De nombreux pôles se voit bénéficier d’un ERP pour la gestion de projets
Autre grand bénéficiaire de l’utilisation d’un ERP pour la gestion de projets : les RH. Temps de travail effectif, rentabilité, surcharges éventuelles, absences, performances, gestion des frais… Une multitude d’opérations sont centralisées et accessibles. Le service du personnel gagne ainsi un temps considérable qu’il peut consacrer à des questions précieuses.
Par exemple, l’amélioration des itinéraires de formation, la révision des incitants ou la garantie d’un plan de carrière adéquat pour tous les employés. Ces questions ont un impact global sur l’entreprise, améliorant la productivité et positionnant les RH comme un département clé. Il s’agit de questions qui ont un impact global sur l’entreprise, qui améliorent la productivité et qui positionnent les RH comme un département clé.
Enfin, la direction générale est la principale bénéficiaire de la mise en œuvre de ce type de solution. En effet, tous les processus de l’entreprise deviennent plus efficaces, optimaux et mesurables au fil du temps.
