Qu’est-ce qu’un ERP de gestion de projet ?

Un ERP doit présenter un certain nombre de caractéristiques spécifiques pour contribuer réellement à stimuler l’activité de l’entreprise.

Parmi les plus importantes figurent l’accessibilité à l’information, l’automatisation des processus et toute fonctionnalité permettant de faciliter les collaborations interdépartementales. 

Si, par exemple, une entreprise s’apprête à développer et à lancer une nouvelle application, elle devra coordonner les ressources humaines de différents secteurs. Et ce, de l’équipe de développement, à la conception jusqu’au marketing.

Pour répondre à toutes ces spécificités, le choix d’un ERP spécialisé en gestion de projet devient d’autant plus intéressant qu’il vous permettra un pilotage centralisé – sans avoir à s’adapter aux galères et autres dysfonctionnements parfois liés à l’intégration de plusieurs outils. On fait le point.

C’est quoi, un ERP pour la gestion de projet ?

Un ERP pour le pilotage de projet permet de coordonner les tâches, d’automatiser les actions et de gérer les processus plus rapidement et plus facilement. 

Au-delà des aspects techniques, cet outil permet également d’impliquer d’autres secteurs de l’entreprise, qui sont essentiels pour atteindre les objectifs stratégiques.

C’est le cas, par exemple, de la comptabilité et de la gestion financière du projet, ou de la gestion des ressources. Le premier secteur permet de contrôler le respect du budget. Le second, pour corroborer le respect des calendriers, coordonner les évaluations des performances, et l’ajustement des plannings de projet.

Il ne s’agit là que de deux exemples, mais avec le bon système de gestion ERP, vous pouvez aller beaucoup plus loin lorsqu’il s’agit d’améliorer la productivité et l’efficacité d’une entreprise.

Un ERP est-il vraiment nécessaire pour la gestion de projet ?

Un tel outil permet également de centraliser les relations avec les clients, les fournisseurs externes ou tout autre interlocuteur privilégié au sein de l’organisation.

Les relations avec les clients, les fournisseurs externes ou tout autre groupe de valeur au sein de l’organisation peuvent être coordonnées par le biais de cette fonctionnalité de manière beaucoup plus agile, plus rapide et en limitant les erreurs. D’où son importance.

Quelles sont les fonctionnalités clés d’un ERP pour la gestion de projet ?   

Comme évoqué précédemment, l’ERP de gestion de projet possède de nombreuses fonctionnalités, avec un prisme tantôt micro, tantôt macro.

Si toutes ces caractéristiques techniques sont utiles, elles ne sont néanmoins peut-être pas nécessaire à votre usage spécifique.

Pour vous guider, voici une liste de fonctionnalités importantes à rechercher dans un logiciel ERP de gestion de projet. Listez et classez-les en fonction de vos objectifs stratégiques !

Les fonctionnalités financières

Pour une gestion optimale, votre ERP doit être en mesure de combiner le suivi de la consommation du budget des projets à la rentabilité totale de l’entreprise.

De cette manière, les transactions financières telles que la facturation, les clôtures comptables, l’attribution de coûts d’acquisition de ressources ou de matériels sont tenues à jour. De quoi éviter les mauvaises surprises et les factures salées !

✏️ Exemples de fonctionnalités de suivi financier pour un erp : bon de commande, suivi des temps, rentabilité prévisionnelle, suivi de l’avancement projet, gestion des coûts, gestion de la facturation clients, gestion de la facturation externe.

Les fonctionnalités de planification de projet

Elles sont au coeur de vos besoins !

Ces fonctionnalités d’un ERP de gestion de projet vous permettent d’aligner la gestion des resources au budget d’une mission.

✏️ Exemples de fonctionnalités de planification projet pour un erp : profil collaborateur, gestion des compétences, allocation des ressources sur les tâches, suivi de la charge et des disponibilités, charge prévisionnelle, gestion des absences, crm, suivi des temps, gestion des besoins en ressources, suivi de recrutement.

Les fonctionnalités de pilotage projet

Vous choisissez d’utiliser un ERP de gestion de projet pour suivre votre activité dans sa globalité – et en faciliter la gestion.

Certaines fonctionnalités sont alors indispensables pour pouvoir garder une bonne visibilité sur l’exécution oppérationnelle et la gestion de projet, sans pour autant confondre les informations.

✏️ Exemples de fonctionnalités de pilotage projet pour un erp : tableaux de bord de performance, gestion de projets multi-clients et des business units, power bi, automatisation des processus, alertes de déviations, outils de reportings, gestion des droits d’accès.

Quels sont les avantages d’un ERP pour la gestion de projet ? Pourquoi choisir ce type de logiciel ?

Un ERP pour la gestion de projet offre des avantages spécifiques.

Une meilleure visibilité et une gestion simplifiée

Avec ce type d’outil, un chef de projet ou d’équipe peut facilement visualiser l’état réel du projet à tout moment.

Avancement, graphiques, délais, coûts… Une vision globale doit permettre un accès permanent à tous les types d’informations avec une représentation visuelle et simple qui favorise la compréhension rapide de l’état de santé du projet, et accélérant la prise de décision adéquate pour la réalisation des objectifs.

Le partage d’information doit d’ailleurs être transversal. Il serait contre-productif de n’impliquer que les gestionnaires de projet. 

Le département des ressources humaines est un bon exemple de partie à intégrer dans le partage de l’information. Ils peuvent suivre les absences, mais également la productivité de l’équipe. Cela permet notamment de repérer les besoins en recrutement ou en formation, par exemple.

Les services de la comptabilité sont également bons candidats, pour vérifier que les heures investies sont ajustées au niveau budgétaire aux exigences de rentabilité.

Il s’agit d’une fonctionnalité multi-départementale qui fournit des informations précieuses et réelles permettant d’améliorer tous les domaines de l’entreprise.

Comment un ERP facilite-t-il le suivi des budgets et des délais dans un projet ?

Grâce à ce qui précède, il est plus facile de détecter et d’anticiper les possibilités d’optimisation des coûts.

Avec un ERP, nous ne nous contentons pas de faciliter la réalisation des objectifs. En outre, nous pouvons facilement réorganiser les ressources pour maximiser encore plus les KPI que nous avons déterminés comme étant pertinents.

💡 Exemple pratique : imaginons que nous nous soyons fixé pour objectif de terminer le développement d’une application pour appareils mobiles en trois mois.

Un bon système de gestion de projet ERP ne nous permet pas seulement de nous assurer que nous atteindrons cet objectif. Il nous permettra également de détecter rapidement les points d’amélioration à traiter en priorité pour éviter de réduire encore cet objectif initial.

En analysant des scénarios de planification pour obtenir une rentabilité prévisionnelle, les ressources mobilisées peuvent être libérées de leurs tâches plus tôt pour les consacrer à d’autres projets.

Grâce à l’identification des potentiels risques, on peut prendre des actions correctives comme :

• re-négocier avec le client ;
• changer le staffing (réallouer des tâches au profils plus junior) ;
• trouver des moyens d’accélérer les projets à la traîne.

Découvrir le pilotage de projet avec Stafiz

Un gain de temps par le biais d’une collaboration efficace

Un autre avantage clé d’un ERP pour la gestion de projet est le gain de temps obtenu sur l’optimisation des processus.

Plus besoin de remplir manuellement un rapport d’activité ! Fini la dépendance à la communication multi-supports pour notifier l’achèvement des tâches précédentes afin que les tâches suivantes puissent commencer !

Toutes ces communications sont centralisées et automatisées, ce qui permet de gagner beaucoup de temps en matière de coordination.

Tout le monde sait ce qui doit être fait et quand cela doit être fait, car les données sont disponibles pour tous les membres du projet à tout moment et en temps réel. Le petit plus, les notifications et alertes automatisées qui facilitent la coordination sans perte de temps.

Les besoins en communication et le temps passé en réunion sont considérablement réduits. La qualité de la communication s’en trouve améliorée et peut se concentrer sur les aspects réellement pertinents et stratégiques, et non sur les questions opérationnelles.

Ces progrès sont particulièrement utiles lorsqu’il s’agit de collaborer avec d’autres départements qui, bien qu’ils ne participent pas activement au développement central d’un projet, sont essentiels à sa rentabilité.

Pour reprendre l’exemple du développement d’une application, l’équipe financière et comptable ne participe pas au développement du code nécessaire au bon fonctionnement de l’application. Cependant, leur contribution est essentielle pour assurer le contrôle des coûts, ce qui a un impact direct sur la rentabilité.

Autre exemple, les réunions de staffing ne sont plus un casse-tête. Plus besoin, d’envoyer des emails rectificatifs de planning, tout est centralisé dans une vue claire et simple. Les réunions sont ainsi plus efficientes et rapides.

Une plus grande satisfaction des équipes et collaborateurs

Tout les éléments précédemment cités génèrent une plus grande satisfaction parmi les équipes et les collaborateurs.

Ils perçoivent que l’entreprise leur permet de briller plus facilement dans les fonctions qui sont vraiment essentielles. Leur travail se concentre sur les tâches à grande valeur ajoutée et moins sur les tâches oppérationnelles et administratives – souvent considérées comme des corvées. Cela permet d’obtenir un résultat final de bien meilleure qualité.

Cela a un impact très positif sur l’environnement de travail qui, en même temps, génère une plus grande capacité de production de la part des équipes.

Une meilleure garantie de qualité

Les employés pouvant alors se concentrer sur leurs tâches, ils livrent ainsi un projet de meilleure qualité, ce qui permet à l’entreprise de se développer et d’améliorer son taux de churn.

Une croissance de l’entreprise qui, dans le même temps, permettra un développement professionnel qui facilitera la création de plans de carrière répondant aux besoins de croissance des employés talentueux.

À une époque de crise des talents, où les employés exigent que l’entreprise réponde à certains besoins, un système de gestion de projet ERP est un excellent outil pour réduire le turnover au sein d’une entreprise.

Découvrir le staffing avec Stafiz

Qui utilise un ERP pour la gestion de projet en entreprise ?

Les bénéfices d’un ERP pour la gestion de projet sont transversaux. Par conséquent, c’est l’ensemble de l’entreprise qui bénéficie des avantages offerts par ce type d’outil.

L’équipe opérationnelle n’y échappe pas. Elle dispose d’une plus grande capacité à diriger, coordonner et optimiser les processus.

L’équipe financière et comptable dispose d’un contrôle complet, fiable et en temps réel des données clés telles que les coûts et la rentabilité via les indicateurs clés de performance de projets.

La facturation est facilitée et les flux de trésorerie peuvent être optimisés, grâce aux rappels de facturation automatiques offerts par ce type d’outil. De plus, toutes les données peuvent être importées dans le logiciel de comptabilité en quelques clics, ce qui permet d’améliorer encore les informations pertinentes fournies par l’ERP.

Autre grand bénéficiaire de l’utilisation d’un ERP pour la gestion de projets : les ressources humaines. Temps de travail effectif, rentabilité, équilibrage des surcharges éventuelles, absences, performances, gestion des frais… Une multitude d’opérations sont centralisées et accessibles.

Le service du personnel gagne ainsi un temps considérable qu’il peut consacrer à des questions précieuses telles que l’amélioration des rythmes de formation, la révision des incitants ou la garantie d’un plan de carrière adéquat pour tous les employés.

Ces questions ont un impact global sur l’entreprise, améliorant la productivité et positionnant les RH comme un département clé. 

Enfin, la direction générale est la principale bénéficiaire de la mise en œuvre de ce type de solution. En effet, tous les processus de l’entreprise deviennent plus efficaces, optimaux et mesurables au fil du temps.