Wat is een ERP voor projectbeheer?

Een ERP-systeem moet een aantal specifieke kenmerken hebben als het een echte bijdrage wil leveren aan het stimuleren van bedrijfsactiviteiten.

Tot de belangrijkste behoren de toegankelijkheid van informatie, deautomatisering van processen en alle functionaliteit die samenwerking tussen afdelingen vergemakkelijkt. 

Als een bedrijf zich bijvoorbeeld voorbereidt op de ontwikkeling en lancering van een nieuwe applicatie, zal het personeel uit verschillende sectoren moeten coördineren. Van het ontwikkelingsteam tot ontwerp en marketing.

Om aan al deze specifieke behoeften te voldoen, wordt de keuze voor een ERP die gespecialiseerd is in projectbeheer des te aantrekkelijker, omdat je hiermee je project centraal kunt beheren - zonder dat je te maken krijgt met de problemen en storingen die soms gepaard gaan met de integratie van verschillende tools. We nemen een kijkje.

Wat is een ERP voor projectbeheer?

Een ERP voor projectbeheer maakt het mogelijk om taken te coördineren, acties te automatiseren en processen sneller en eenvoudiger te beheren. 

Naast de technische aspecten maakt deze tool het ook mogelijk om andere gebieden van het bedrijf erbij te betrekken, wat essentieel is voor strategische doelstellingen.

Dit is bijvoorbeeld het geval bij de boekhouding en het financieel beheer van het project of bij het beheer van middelen. De eerste sector maakt het mogelijk om de naleving van de begroting te controleren. De tweede om de naleving van tijdschema's te bevestigen, prestatie-evaluaties te coördineren en projectschema's aan te passen.

Dit zijn slechts twee voorbeelden, maar met het juiste ERP-managementsysteem kun je veel verder gaan als het gaat om het verbeteren van de productiviteit en efficiëntie van een bedrijf.

Is ERP echt nodig voor projectmanagement?

Een dergelijke tool kan ook worden gebruikt om relaties met klanten, externe leveranciers of andere belangrijke contactpersonen binnen de organisatie te centraliseren.

Relaties met klanten, externe leveranciers of elke andere waardegroep binnen de organisatie kunnen met behulp van deze functionaliteit veel flexibeler, sneller en foutlozer worden gecoördineerd. Vandaar het belang ervan.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van een ERP voor projectbeheer?   

Zoals hierboven vermeld, heeft ERP voor projectbeheer een groot aantal functies, zowel micro- als macrofuncties.

Hoewel al deze technische functies nuttig zijn, zijn ze misschien niet nodig voor jouw specifieke gebruik.

Als leidraad volgt hier een lijst met belangrijke functies die je moet zoeken in ERP-software voor projectbeheer. Maak een lijst en deel ze in volgens je strategische doelstellingen!

Financiële functies

Voor een optimaal beheer moet je ERP het verbruik van het projectbudget kunnen combineren met de totale winstgevendheid van het bedrijf.

Op deze manier worden financiële transacties zoals facturatie, boekhoudkundige afsluitingen en de toewijzing van middelen of kosten voor de aankoop van apparatuur up-to-date gehouden. Zo voorkom je onaangename verrassingen en hoge rekeningen!

✏️ Voorbeelden van financiële bewakingsfuncties voor een ERP: inkooporders, tijdregistratie, winstgevendheidsprognose, voortgangsbewaking van projecten, kostenbeheer, beheer van klantfacturen, beheer van externe facturen.

Projectplanningsfuncties

Zij staan centraal in uw behoeften!

Met deze ERP-functies voor projectbeheer kun je het beheer van resources afstemmen op het budget voor een project.

✏️ Voorbeelden van projectplanningsfunctionaliteiten voor een ERP: werknemersprofiel, competentiebeheer, toewijzing van resources aan taken, werklast- en beschikbaarheidsbewaking, werklastprognose, afwezigheidsbeheer, crm, tijdregistratie, beheer van resourcebehoeften, wervingsbewaking.

Projectmanagementfuncties

Je kiest ervoor om een ERP voor projectbeheer te gebruiken om je activiteiten in hun geheel te controleren - en ze gemakkelijker te beheren.

Bepaalde functies zijn daarom essentieel voor een goede zichtbaarheid van de operationele uitvoering en het projectbeheer, zonder dat de informatie verwarrend wordt.

✏️ Voorbeelden van projectbeheerfuncties voor een ERP: prestatiedashboards, projectbeheer voor meerdere klanten en bedrijfseenheden, power bi, procesautomatisering, afwijkingswaarschuwingen, rapportagetools, toegangsrechtenbeheer.

Wat zijn de voordelen van ERP voor projectbeheer? Waarom kiezen voor dit type software?

Een ERP voor projectbeheer biedt specifieke voordelen.

Beter overzicht en vereenvoudigd beheer

Met dit type tool kan een project- of teammanager op elk moment eenvoudig dewerkelijke status van het project visualiseren.

Voortgang, grafieken, deadlines, kosten... Een globale visie moet permanente toegang bieden tot alle soorten informatie met een eenvoudige visuele weergave die een snel begrip van de gezondheidstoestand van het project bevordert en de besluitvorming versnelt die nodig is om de doelstellingen te bereiken.

Bovendien moet het delen van informatie cross-functioneel zijn . Het zou contraproductief zijn om er alleen projectmanagers bij te betrekken.

De personeelsafdeling is een goed voorbeeld van een partij die betrokken zou moeten worden bij het delen van informatie. Zij kunnen afwezigheden bijhouden, maar ook de productiviteit van het team. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om de behoefte aan werving of training vast te stellen.

Boekhoudafdelingen zijn ook goede kandidaten om te controleren of de geïnvesteerde uren zijn gebudgetteerd in overeenstemming met de vereisten voor winstgevendheid.

Het is een functie voor meerdere afdelingen die waardevolle informatie uit de praktijk biedt om alle onderdelen van het bedrijf te verbeteren.

Hoe maakt een ERP het makkelijker om budgetten en deadlines in een project te bewaken?

Dit maakt het eenvoudiger ommogelijkheden voor kostenoptimalisatie te identificeren enhierop te anticiperen.

Met ERP maken we het niet alleen eenvoudiger om doelstellingen te behalen . Sterker nog, we kunnen resources eenvoudig reorganiseren om de KPI's die we als relevant hebben geïdentificeerdverder te maximaliseren .

Praktijkvoorbeeld: istel dat we ons tot doel hebben gesteld om de ontwikkeling van een applicatie voor mobiele apparaten in drie maanden af te ronden.

Een goed ERP-projectmanagementsysteem zal er niet alleen voor zorgen dat we dit doel bereiken. Het zal ons ook in staat stellen om snel de verbeterpunten te identificeren die met voorrang moeten worden aangepakt om te voorkomen dat deze aanvankelijke doelstelling nog verder wordt verlaagd.

Door planningsscenario's te analyseren om voorspelde winstgevendheid te verkrijgen, kunnen gemobiliseerde middelen eerder van hun taken worden ontheven om ze aan andere projecten te besteden.

Door potentiële risico's te identificeren, kunnen we corrigerende maatregelen nemen, zoals :

• opnieuw onderhandelen met de klant ;
• de personeelsbezetting wijzigen (taken toewijzen aan lagere profielen);
• manieren vinden om projecten die achterlopen te versnellen.

Ontdek projectbeheer met Stafiz

Tijd besparen door efficiënte samenwerking

Een ander belangrijk voordeel van ERP voor projectmanagement is dat het tijd wordt bespaard op procesoptimalisatie.

Handmatig een activiteitenrapport invullen is niet meer nodig! Niet meer afhankelijk zijn van multimediacommunicatie om de voltooiing van vorige taken te melden zodat de volgende taken kunnen beginnen!

Al deze communicatie is gecentraliseerd en geautomatiseerd, wat veel tijd bespaart op het gebied van coördinatie.

Iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer, omdat de gegevens altijd en in realtime beschikbaar zijn voor alle projectleden. Als extra bonus maken geautomatiseerde meldingen en waarschuwingen de coördinatie eenvoudiger, zonder tijd te verspillen.

De communicatievereisten en de tijd die aan vergaderingen wordt besteed, worden aanzienlijk verminderd. De kwaliteit van de communicatie wordt verbeterd en kan zich richten op de echt relevante en strategische aspecten in plaats van op operationele kwesties.

Deze vooruitgang is vooral handig als het gaat om samenwerken met andere afdelingen die weliswaar niet actief betrokken zijn bij de kernontwikkeling van een project, maar wel essentieel zijn voor de winstgevendheid ervan.

Om het voorbeeld van applicatieontwikkeling nog eens te nemen: het financiële en boekhoudkundige team zijn niet betrokken bij het ontwikkelen van de code die nodig is om de applicatie goed te laten werken. Hun bijdrage is echter essentieel om de kosten te beheersen, wat een directe invloed heeft op de winstgevendheid.

Een ander voorbeeld: personeelsvergaderingen zijn niet langer een hoofdpijn. Het is niet langer nodig om e-mails te sturen om de planning te corrigeren, alles is gecentraliseerd in een duidelijk en eenvoudig overzicht. Het resultaat is dat vergaderingen sneller en efficiënter verlopen.

Grotere medewerker- en teamtevredenheid

Alle bovenstaande elementen zorgen voor meer tevredenheid bij teams en werknemers.

Ze zien dat het bedrijf het hen gemakkelijker maakt om uit te blinken in functies die echt essentieel zijn. Hun werk is gericht op taken met een hoge toegevoegde waarde en minder op operationele en administratieve taken - die vaak als sleur worden gezien. Het eindresultaat is een product van veel hogere kwaliteit.

Dit heeft een zeer positieve invloed op werkomgeving die tegelijkertijd een grotere productiecapaciteit van de teams genereert.

Een betere kwaliteitsgarantie

Dit betekent dat werknemers zich op hun taken kunnen concentreren eneen project van betere kwaliteit kunnen afleveren, waardoor hetbedrijf kan groeien enzijn omloopsnelheid kan verbeteren.

Bedrijfsgroei die tegelijkertijd professionele professionele ontwikkeling wat de creatie van carrièreplannen zal vergemakkelijken die tegemoet komen aan de groeibehoeften van getalenteerde werknemers.

In een tijd van talentcrisis, waarin werknemers eisen dat het bedrijf aan bepaalde behoeften voldoet, is een ERP-projectmanagementsysteem een uitstekend hulpmiddel om verloop te verminderen binnen een bedrijf te verminderen.

Ontdek personeel met Stafiz

Wie gebruikt ERP voor projectbeheer in het bedrijfsleven?

De voordelen van een ERP voor projectbeheer zijn cross-functioneel. Daardoor profiteert het hele bedrijf van de voordelen die dit type tool biedt.

Het operationele team vormt hierop geen uitzondering. Zij zijn beter in staat om processen te sturen, te coördineren en te optimaliseren.

Hetfinanciële en boekhoudkundige team heeft volledige, betrouwbare, realtime controle over belangrijke gegevens zoals kosten en winstgevendheid via belangrijke prestatie-indicatoren voor projecten.

Facturatie wordt eenvoudiger en de cashflow kan worden geoptimaliseerd dankzij de automatische factuurherinneringen die dit type tool biedt. Bovendien kunnen alle gegevens met een paar klikken worden geïmporteerd in de boekhoudsoftware, waardoor de relevante informatie van het ERP verder wordt verbeterd.

Een ander groot voordeel van het gebruik van ERP voor projectbeheer is human resources. Effectieve werktijden, winstgevendheid, het in evenwicht brengen van eventuele overbelasting, afwezigheden, prestaties, kostenbeheer... Een veelheid aan handelingen wordt gecentraliseerd en is toegankelijk.

Dit bespaart de HR-afdeling een aanzienlijke hoeveelheid tijd, die ze kan besteden aan waardevolle zaken zoals het verbeteren van het opleidingstempo, het herzien van incentives of ervoor zorgen dat alle werknemers een adequaat carrièreplan hebben.

Deze kwesties hebben een wereldwijde impact op het bedrijf, verbeteren de productiviteit en positioneren HR als een belangrijke afdeling. 

Tot slot hoger management is de belangrijkste begunstigde van de implementatie van dit type oplossing. Alle bedrijfsprocessen worden na verloop van tijd efficiënter, optimaler en meetbaarder.