Was ist ein ERP-System für das Projektmanagement?
Ein ERP-System muss eine Reihe spezifischer Merkmale aufweisen , damit es wirklich dazu beiträgt, die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens anzukurbeln.
Zu den wichtigsten gehören der Zugang zu Informationen, dieAutomatisierung von Prozessen und alle Funktionen, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erleichtern.
Wenn ein Unternehmen z. B. eine neue App entwickeln und auf den Markt bringen will, muss es die Personalressourcen aus verschiedenen Bereichen koordinieren. Und zwar vom Entwicklungsteam über das Design bis hin zum Marketing.
Um all diesen Besonderheiten gerecht zu werden, ist die Wahl eines auf Projektmanagement spezialisierten ERP-Systems umso interessanter, da es Ihnen eine zentrale Steuerung ermöglicht - ohne sich mit den Schwierigkeiten und anderen Fehlfunktionen abfinden zu müssen, die manchmal mit der Integration mehrerer Tools verbunden sind. Wir geben Ihnen einen Überblick.
Was ist ein ERP für das Projektmanagement?
Mit einem ERP-System für die Projektsteuerung lassen sich Aufgaben koordinieren, Aktionen automatisieren und Prozesse schneller und einfacher verwalten.
Über die technischen Aspekte hinaus ermöglicht dieses Instrument auch die Einbeziehung anderer Bereiche des Unternehmens, die entscheidend sind, um Erreichen der strategischen Ziele.
Dies gilt z. B. für die Buchhaltung und das Finanzmanagement des Projekts oder für die Ressourcenverwaltung. Der erste Bereich dient dazu, die Einhaltung des Budgets zu überwachen. Der zweite Bereich dient dazu, die Einhaltung der Zeitpläne zu bestätigen, Leistungsbewertungen zu koordinieren und die Projektpläne anzupassen.
Dies sind nur zwei Beispiele, aber mit dem richtigen ERP-Managementsystem können Sie noch viel weiter gehen, wenn es darum geht, die Produktivität und Effizienz eines Unternehmens zu steigern.
Ist ein ERP-System für das Projektmanagement wirklich notwendig?
Ein solches Tool ermöglicht es auch, die Beziehungen zu Kunden, externen Lieferanten oder anderen bevorzugten Ansprechpartnern innerhalb der Organisation zu zentralisieren.
Beziehungen zu Kunden, externen Lieferanten oder anderen Wertgruppen innerhalb der Organisation können mithilfe dieser Funktion viel agiler, schneller und mit weniger Fehlern koordiniert werden. Daraus ergibt sich ihre Bedeutung.
💡 Stafiz ermöglicht es Ihnen, Ihre externen Mitarbeiter in die Verwaltung Ihrer Projektpläne einzubeziehen. Die Dashboards, die in Echtzeit aktualisiert werden, bieten Ihnen einen umfassenderen Überblick, da sie auf sämtlichen Daten basieren.
Was sind die Schlüsselfunktionen eines ERP-Systems für das Projektmanagement?
Wie bereits erwähnt, verfügt das ERP-System für das Projektmanagement über zahlreiche Funktionen, die mal mit einem Mikro-, mal mit einem Makroprisma betrachtet werden.
All diese technischen Daten sind zwar nützlich, aber für Ihren speziellen Zweck vielleicht nicht notwendig.
Als Orientierungshilfe finden Sie hier eine Liste wichtiger Funktionen, auf die Sie bei einer ERP-Software für das Projektmanagement achten sollten. Listen Sie sie auf und ordnen Sie sie nach Ihren strategischen Zielen!
Finanzielle Funktionen
Für eine optimale Verwaltung muss Ihr ERP-System in der Lage sein, die Überwachung des Verbrauchs des Projektbudgets mit der Gesamtrentabilität des Unternehmens zu kombinieren.
Auf diese Weise werden finanzielle Transaktionen wie Rechnungsstellung, Buchhaltungsabschlüsse und die Zuweisung von Kosten für den Erwerb von Ressourcen oder Materialien auf dem neuesten Stand gehalten. So lassen sich böse Überraschungen und gesalzene Rechnungen vermeiden!
✏️ Beispiele für Funktionen zur Finanzüberwachung für ein Unternehmen: Bestellschein, Zeiterfassung, Rentabilitätsplanung, Projektfortschrittskontrolle, Kostenverwaltung, Verwaltung der Kundenrechnungen, Verwaltung der externen Rechnungen.
Die Funktionen der Projektplanung
Sie stehen im Mittelpunkt Ihrer Bedürfnisse!
Diese Funktionen eines ERP-Systems für das Projektmanagement ermöglichen es Ihnen, das Ressourcenmanagement an das Budget eines Auftrags anzupassen.
✏️ Beispiele für Projektplanungsfunktionen für ein erp: Mitarbeiterprofil, Kompetenzmanagement, Ressourcenzuweisung für Aufgaben, Verfolgung der Auslastung und Verfügbarkeit, prognostizierte Auslastung, Abwesenheitsmanagement, crm, Zeiterfassung, Verwaltung des Ressourcenbedarfs, Verfolgung der Personalbeschaffung.
Die Funktionen der Projektsteuerung
Sie entscheiden sich für den Einsatz eines ERP-Systems für das Projektmanagement, um Ihr Geschäft als Ganzes zu verfolgen - und es leichter zu verwalten.
Bestimmte Funktionen sind dann unerlässlich, um den Überblick über die opperative Ausführung und das Projektmanagement behalten zu können, ohne die Informationen zu vermischen.
✏️ Beispiele für Projektsteuerungsfunktionen für ein erp: Performance-Dashboards, Projektmanagement für mehrere Kunden und Business Units, Power Bi, Prozessautomatisierung, Warnungen bei Abweichungen, Reporting-Tools, Verwaltung von Zugriffsrechten.
Welche Vorteile bietet ein ERP-System für das Projektmanagement? Warum sollte man sich für diese Art von Software entscheiden?
Ein ERP-System für das Projektmanagement bietet spezifische Vorteile.
Bessere Übersicht und einfachere Verwaltung
Mit einem solchen Tool kann ein Projekt- oder Teamleiter dentatsächlichen Status des Projekts jederzeit leicht einsehen.
Fortschritt, Grafiken, Fristen, Kosten... Ein Gesamtüberblick sollte einen ständigen Zugriff auf alle Arten von Informationen mit einer einfachen visuellen Darstellung ermöglichen, die ein schnelles Verständnis des Projektstatus fördert und die angemessene Entscheidungsfindung zur Erreichung der Ziele beschleunigt.
Der Informationsaustausch sollte im Übrigen bereichsübergreifend sein . Es wäre kontraproduktiv, nur die Projektmanager einzubeziehen.
Die Personalabteilung ist ein gutes Beispiel für eine Partei, die in den Informationsaustausch eingebunden werden sollte. Sie können die Abwesenheiten, aber auch die Produktivität des Teams verfolgen. Dies hilft insbesondere dabei, den Bedarf an z. B. Einstellungen oder Schulungen zu erkennen.
Auch die Buchhaltung ist ein guter Kandidat, um zu überprüfen, ob die investierten Stunden auf Haushaltsebene an die Rentabilitätsanforderungen angepasst werden.
Es handelt sich um eine abteilungsübergreifende Funktion, die wertvolle und echte Informationen liefert, mit denen alle Bereiche des Unternehmens verbessert werden können.
Häufig gestellte Fragen :
Auf jeden Fall! Die meisten ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, mehrere Projekte parallel zu verwalten. Sie ermöglichen es Ihnen, jedes Projekt einzeln zu verfolgen und zu analysieren, während Sie gleichzeitig den Überblick behalten. Sie können gemeinsam genutzte Ressourcen überwachen, Planungskonflikte erkennen und die Prioritäten entsprechend den strategischen Zielen Ihres Unternehmens optimieren. Diese Fähigkeit ist besonders in Dienstleistungsunternehmen nützlich, in denen Teams oft an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten...
Wie erleichtert ein ERP die Überwachung von Budgets und Terminen in einem Projekt?
Mithilfe des oben Gesagten ist es einfacher, Möglichkeiten zu erkennen und zu antizipieren zur Kostenoptimierung.
Mit einem ERP-System erleichtern wir nicht nur das Erreichen von Zielen. Darüber hinaus können wir Ressourcen problemlos neu organisieren, um die von uns als relevant ermitteltenKPIs noch weiter zu maximieren .
💡 Praktisches Beispiel: inommen, wir haben uns zum Ziel gesetzt, die Entwicklung einer Anwendung für mobile Geräte in drei Monaten abzuschließen.
Ein gutes ERP-Projektmanagementsystem stellt nicht nur sicher, dass wir dieses Ziel erreichen. Es wird uns auch ermöglichen, schnell zu erkennen, welche Verbesserungspunkte wir vorrangig angehen müssen, um zu verhindern, dass dieses ursprüngliche Ziel noch weiter reduziert wird.
Durch die Analyse von Planungsszenarien auf eine prognostizierte Rentabilität können die mobilisierten Ressourcen früher von ihren Aufgaben befreit werden, um sie für andere Projekte einzusetzen.
Durch die Identifizierung potenzieller Risiken können Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, wie :
- mit dem Kunden neu verhandeln ;
- die Besetzung ändern (Aufgaben an jüngere Profile verteilen) ;
- Wege finden, um Projekte, die im Rückstand sind, zu beschleunigen.
Entdecken Sie die Projektsteuerung mit Stafiz
Zeitersparnis durch effektive Zusammenarbeit
Ein weiterer zentraler Vorteil eines ERP-Systems für das Projektmanagement ist die Zeitersparnis die bei der Optimierung von Prozessen erzielt wird.
Kein manuelles Ausfüllen eines Tätigkeitsberichts mehr! Schluss mit der Abhängigkeit von der medienübergreifenden Kommunikation, um den Abschluss früherer Aufgaben zu melden, damit die nächsten Aufgaben beginnen können!
All diese Kommunikationen werden zentralisiert und automatisiert, was viel Zeit bei der Koordination spart.
Jeder weiß, was wann zu tun ist, denn die Daten stehen allen Projektmitgliedern jederzeit und in Echtzeit zur Verfügung. Das kleine Extra sind die automatisierten Benachrichtigungen und Warnungen, die die Koordination ohne Zeitverlust erleichtern.
Der Kommunikationsbedarf und die in Meetings verbrachte Zeit werden erheblich reduziert. Die Qualität der Kommunikation wird verbessert und kann sich auf die wirklich relevanten und strategischen Aspekte konzentrieren und nicht auf operative Fragen.
Diese Fortschritte sind besonders hilfreich, wenn es darum geht mit anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten die zwar nicht aktiv an der zentralen Entwicklung eines Projekts beteiligt sind, aber für dessen Rentabilität von entscheidender Bedeutung sind.
Um beim Beispiel der Entwicklung einer Anwendung zu bleiben: Das Finanz- und Buchhaltungsteam ist nicht an der Entwicklung des Codes beteiligt, der für das reibungslose Funktionieren der Anwendung erforderlich ist. Ihr Beitrag ist jedoch entscheidend, um die Kostenkontrolle zu gewährleisten, was sich direkt auf die Rentabilität auswirkt.
Ein weiteres Beispiel: Staffing-Meetings sind kein Kopfzerbrechen mehr. Es ist nicht mehr nötig, E-Mails zu versenden, um die Planung zu korrigieren, da alles in einer klaren und einfachen Ansicht zentralisiert ist. Dadurch werden die Besprechungen effizienter und schneller.
Höhere Zufriedenheit der Teams und Mitarbeiter
Alle zuvor genannten Elemente führen zu einer höheren Zufriedenheit unter den Teams und Mitarbeitern.
Sie nehmen wahr, dass das Unternehmen es ihnen leichter macht, in den Funktionen zu glänzen, die wirklich entscheidend sind. Ihre Arbeit konzentriert sich auf Aufgaben mit hohem Mehrwert und weniger auf opperative und administrative Aufgaben - die oft als lästige Pflicht angesehen werden. Dies führt zu einem qualitativ viel besseren Endergebnis.
Dies hat sehr positive Auswirkungen auf das Arbeitsumfeld die gleichzeitig eine höhere Produktionskapazität der Teams erzeugt.
Eine bessere Qualitätsgarantie
Da sich die Mitarbeiter auf ihre Aufgaben konzentrieren können,liefern sie ein qualitativ hochwertigeres Projekt ab, wodurch dasUnternehmen wachsen undseine Abwanderungsquote verbessern kann.
Ein Unternehmenswachstum, das gleichzeitig eine berufliche Entwicklung die die Erstellung von Karriereplänen erleichtert, die den Wachstumsbedürfnissen talentierter Mitarbeiter gerecht werden.
In einer Zeit der Talentkrise, in der die Mitarbeiter verlangen, dass das Unternehmen bestimmte Bedürfnisse erfüllt, ist ein ERP-Projektmanagementsystem ein hervorragendes Instrument, um die Fluktuation zu verringern innerhalb eines Unternehmens zu reduzieren.
Wer nutzt ein ERP-System für das Projektmanagement in Unternehmen?
Die Vorteile eines ERP-Systems für das Projektmanagement sind bereichsübergreifend. Daher profitiert das gesamte Unternehmen von den Vorteilen, die ein solches Tool bietet.
Das operative Team ist davon nicht ausgenommen. Es verfügt über eine größere Fähigkeit, Prozesse zu lenken, zu koordinieren und zu optimieren.
DasFinanz- und Buchhaltungsteam verfügt über eine umfassende, zuverlässige und Echtzeitkontrolle von Schlüsseldaten wie Kosten und Rentabilität über KPIs (Key Performance Indicators) für Projekte.
Die Rechnungsstellung wird erleichtert und der Cashflow kann optimiert werden, dank der automatischen Rechnungserinnerungen, die ein solches Tool bietet. Darüber hinaus können alle Daten mit wenigen Klicks in die Buchhaltungssoftware importiert werden, wodurch die vom ERP-System gelieferten relevanten Informationen noch besser genutzt werden können.
Ein weiterer großer Nutznießer des Einsatzes eines ERP-Systems für das Projektmanagement ist das Personal. Personalwesen. Effektive Arbeitszeit, Rentabilität, Ausgleich eventueller Überlastungen, Fehlzeiten, Leistung, Spesenmanagement... Eine Vielzahl von Vorgängen wird zentralisiert und zugänglich gemacht.
Die Personalabteilung spart dadurch viel Zeit, die sie für wertvolle Fragen verwenden kann, wie z. B. die Verbesserung des Ausbildungsrhythmus, die Überprüfung von Anreizen oder die Gewährleistung einer angemessenen Karriereplanung für alle Mitarbeiter.
Diese Fragen wirken sich insgesamt auf das Unternehmen aus, steigern die Produktivität und positionieren die Personalabteilung als Schlüsselabteilung.
Schließlich die Geschäftsleitung ist der Hauptnutznießer der Umsetzung einer solchen Lösung. Denn alle Prozesse im Unternehmen werden im Laufe der Zeit effizienter, optimaler und messbarer.
Häufig gestellte Fragen :
Ja, ein ERP-System für das Projektmanagement kann Tools wie Excel oder Trello ersetzen, da es alle für das Projektmanagement notwendigen Informationen zentralisiert: Planung, Budget, Ressourcen, Leistungsüberwachung usw. Im Gegensatz zu diesen Tools, die oft begrenzt oder fragmentiert sind, bietet ein ERP-System einen umfassenden Überblick und erweiterte Funktionen wie Echtzeitanalysen, Multiprojektmanagement und die Integration mit anderen Systemen (Rechnungsstellung, CRM, ...). Dadurch eignet es sich besonders für die komplexen Anforderungen von Dienstleistungsunternehmen.
Das hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Eine SaaS-Lösung (Cloud) lässt sich schnell einrichten, ist von überall aus zugänglich und dank eines Abonnements kurzfristig günstiger.
Sie eignet sich gut für Unternehmen, die mit einer standardisierten und regelmäßig aktualisierten Lösung wachsen möchten. Ein maßgeschneidertes ERP hingegen ist ideal für Unternehmen mit sehr spezifischen Anforderungen, erfordert jedoch eine höhere Investition und längere Bereitstellungszeiten. In den meisten Fällen eignen sich SaaS-Lösungen aufgrund ihrer Flexibilität und Skalierbarkeit hervorragend für Dienstleistungsunternehmen.
