Was ist ein Projektmanagement-ERP?
Ein ERP muss eine Reihe spezifischer Eigenschaften aufweisen, um die Aktivität des Unternehmens wirklich zu steigern.
Zu den wichtigsten gehören die Zugänglichkeit von Informationen, die Automatisierung von Prozessen und alle Funktionen, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erleichtern.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise im Begriff ist, eine neue Anwendung zu entwickeln und auf den Markt zu bringen, muss es die personellen Ressourcen aus verschiedenen Branchen koordinieren. Vom Entwicklungsteam über das Design bis hin zum Marketing.
Um all diesen Besonderheiten gerecht zu werden, wird die Wahl eines auf Projektmanagement spezialisierten ERP-Systems umso interessanter, da es Ihnen eine zentrale Verwaltung ermöglicht – ohne sich an die Probleme und andere Funktionsstörungen anpassen zu müssen, die manchmal mit der Integration mehrerer Tools verbunden sind. Wir ziehen Bilanz.
Was ist ein ERP für das Projektmanagement?
Ein ERP für das Projektmanagement macht es schneller und einfacher, Aufgaben zu koordinieren, Aktionen zu automatisieren und Prozesse zu verwalten.
Über die technischen Aspekte hinaus können Sie mit diesem Tool auch andere Bereiche des Unternehmens einbeziehen, die für das Erreichen der strategischen Ziele unerlässlich sind.
Dies ist zum Beispiel bei der Buchhaltung und dem Finanzmanagement des Projekts oder bei der Verwaltung von Ressourcen der Fall. Der erste Bereich ermöglicht die Überwachung der Einhaltung des Haushaltsplans. Die zweite, um die Einhaltung von Zeitplänen zu bestätigen, Leistungsbewertungen zu koordinieren und Projektzeitpläne anzupassen.
Dies sind nur zwei Beispiele, aber mit dem richtigen ERP-Managementsystem können Sie viel weiter gehen, wenn es darum geht, die Produktivität und Effizienz eines Unternehmens zu verbessern.
Ist ein ERP für das Projektmanagement wirklich notwendig?
Ein solches Tool ermöglicht es auch, die Beziehungen zu Kunden, externen Lieferanten oder anderen privilegierten Gesprächspartnern innerhalb der Organisation zu zentralisieren.
Beziehungen zu Kunden, externen Anbietern oder anderen Wertgruppen innerhalb des Unternehmens können durch diese Funktion auf eine viel agilere, schnellere und fehlerbegrenzendere Weise koordiniert werden. Daher seine Bedeutung.
💡 Stafiz ermöglicht es Ihnen, Ihre externen Mitarbeiter in die Verwaltung Ihrer Projektpläne einzubeziehen. Dashboards, die in Echtzeit aktualisiert werden, bieten Ihnen einen vollständigeren Überblick über alle Daten.
Was sind die wichtigsten Merkmale eines ERP für das Projektmanagement?
Wie bereits erwähnt, verfügt das Projektmanagement-ERP über viele Funktionen, mit einem Prisma, das manchmal mikro, manchmal makro ist.
Obwohl all diese technischen Funktionen nützlich sind, sind sie für Ihren speziellen Zweck möglicherweise nicht erforderlich.
Um Sie zu unterstützen, finden Sie hier eine Liste wichtiger Funktionen, auf die Sie bei einer Projektmanagement-ERP-Software achten sollten. Listen Sie sie auf und ordnen Sie sie entsprechend Ihren strategischen Zielen!
Finanzielle Merkmale
Für ein optimales Management muss Ihr ERP in der Lage sein, die Überwachung des Verbrauchs des Projektbudgets mit der Gesamtrentabilität des Unternehmens zu kombinieren.
Auf diese Weise werden Finanztransaktionen wie Fakturierung, Buchhaltungsabschlüsse und die Verrechnung von Kosten für die Beschaffung von Ressourcen oder Materialien auf dem neuesten Stand gehalten. So vermeiden Sie unangenehme Überraschungen und hohe Rechnungen!
✏️ Beispiele für Finanzüberwachungsfunktionen für ein ERP: Bestellung, Zeiterfassung, prognostizierte Rentabilität, Überwachung des Projektfortschritts, Kostenmanagement, Kundenrechnungsverwaltung, externe Rechnungsverwaltung.
Funktionen der Projektplanung
Sie stehen im Mittelpunkt Ihrer Bedürfnisse!
Diese Funktionen eines Projektmanagement-ERP ermöglichen es Ihnen, das Ressourcenmanagement mit dem Budget eines Projekts in Einklang zu bringen.
✏️ Beispiele für Projektplanungsfunktionen für ein ERP: Mitarbeiterprofil, Kompetenzmanagement, Zuweisung von Ressourcen zu Aufgaben, Überwachung der Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit, prognostizierte Auslastung, Abwesenheitsmanagement, CRM, Zeiterfassung, Ressourcenbedarfsmanagement, Rekrutierungsüberwachung.
Funktionen des Projektmanagements
Sie entscheiden sich für ein Projektmanagement-ERP, um Ihr Unternehmen als Ganzes zu überwachen – und es einfacher zu verwalten.
Bestimmte Funktionen sind daher unerlässlich, um einen guten Überblick über die operative Ausführung und das Projektmanagement zu erhalten, ohne Informationen zu verwirren.
✏️ Beispiele für Projektmanagementfunktionen für ein ERP: Leistungs-Dashboards, Projektmanagement für mehrere Mandanten und Geschäftsbereiche, Power BI, Prozessautomatisierung, Abweichungswarnungen, Berichtstools, Verwaltung von Zugriffsrechten.
Welche Vorteile bietet ein ERP für das Projektmanagement? Warum sollten Sie sich für diese Art von Software entscheiden?
Eins ERP für das Projektmanagement bietet spezifische Vorteile.
Bessere Transparenz und vereinfachte Verwaltung
Mit dieser Art von Tool kann ein Projekt- oder Teammanager jederzeit problemlos den tatsächlichen Status des Projekts einsehen.
Fortschritte, Grafiken, Fristen, Kosten... Eine globale Vision muss einen dauerhaften Zugang zu allen Arten von Informationen mit einer visuellen und einfachen Darstellung ermöglichen, die ein schnelles Verständnis des Gesundheitszustands des Projekts fördert und die richtige Entscheidungsfindung für die Erreichung der Ziele beschleunigt.
Der Informationsaustausch muss auch transversale Informationen sein. Es wäre kontraproduktiv, nur Projektmanager einzubeziehen.
Die Personalabteilung ist ein gutes Beispiel für eine Partei, die in den Informationsaustausch integriert werden muss. Sie können Abwesenheiten, aber auch die Produktivität des Teams verfolgen. So ist es beispielsweise möglich, Rekrutierungs- oder Schulungsbedarfe zu identifizieren.
Buchhaltungsabteilungen sind auch gute Kandidaten, um zu überprüfen, ob die investierten Stunden auf Budgetebene an die Anforderungen der Rentabilität angepasst werden.
Es handelt sich um eine abteilungsübergreifende Funktion, die wertvolle und echte Einblicke bietet, um alle Bereiche des Unternehmens zu verbessern.
Fragen:
Absolut! Die meisten ERPs sind so konzipiert, dass sie mehrere Projekte parallel verwalten. Sie ermöglichen es, jedes Projekt einzeln zu überwachen und zu analysieren und dabei eine globale Vision zu behalten. Sie können gemeinsam genutzte Ressourcen überwachen, Terminkonflikte identifizieren und Prioritäten basierend auf den strategischen Zielen Ihrer Organisation optimieren. Diese Fähigkeit ist besonders nützlich in Dienstleistungsunternehmen, in denen Teams oft an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten.
Wie erleichtert ein ERP den Überblick über Budgets und Termine in einem Projekt?
Dies erleichtert das Erkennen und Antizipieren von Möglichkeiten zur Kostenoptimierung.
Mit einem ERP erleichtern wir nicht nur das Erreichen von Zielen. Darüber hinaus können wir Ressourcen leicht neu organisieren, um die KPIs, die wir als relevant eingestuft haben, weiter zu maximieren.
💡 Ein Beispiel: Wirhaben uns zum Ziel gesetzt, die Entwicklung einer App für mobile Endgeräte in drei Monaten abzuschließen.
Mit einem guten ERP-Projektmanagementsystem können wir nicht nur sicherstellen, dass wir dieses Ziel erreichen. Es wird uns auch ermöglichen, schnell verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, die priorisiert werden müssen, um dieses ursprüngliche Ziel nicht weiter zu reduzieren.
Durch die Analyse von Planungsszenarien zur Erzielung der prognostizierten Rentabilität können mobilisierte Ressourcen früher von ihren Aufgaben befreit werden, um sich auf andere Projekte zu konzentrieren.
Durch die Identifizierung potenzieller Risiken können Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, wie z. B.:
- mit dem Kunden neu verhandeln;
- Änderung der Personalbesetzung (Neuzuweisung von Aufgaben an jüngere Profile);
- Finden Sie Wege, um verzögerte Projekte zu beschleunigen.
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Sparen Sie Zeit durch effiziente Zusammenarbeit
Ein weiterer wesentlicher Vorteil eines ERP-Systems für das Projektmanagement ist die Zeitersparnis bei der Prozessoptimierung.
Sie müssen keinen Aktivitätsbericht manuell ausfüllen ! Sie müssen sich nicht mehr auf multimediale Kommunikation verlassen, um die Erledigung vorheriger Aufgaben zu melden, damit die nächsten Aufgaben beginnen können!
All diese Kommunikationen sind zentralisiert und automatisiert, was viel Zeit bei der Koordination spart.
Jeder weiß, was wann zu tun ist, denn die Daten stehen allen im Projekt jederzeit und in Echtzeit zur Verfügung. Das kleine Extra sind die automatisierten Benachrichtigungen und Warnungen, die die Koordination erleichtern, ohne Zeit zu verschwenden.
Der Kommunikationsaufwand und der Zeitaufwand in Meetings werden deutlich reduziert. Dies verbessert die Qualität der Kommunikation und kann sich auf die wirklich relevanten und strategischen Aspekte konzentrieren, anstatt auf operative Fragen.
Diese Fortschritte sind besonders nützlich, wenn es um die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen geht , die zwar nicht aktiv an der zentralen Entwicklung eines Projekts beteiligt sind, aber entscheidend für dessen Rentabilität sind.
Um das Beispiel der Entwicklung einer Anwendung zu nehmen: Das Finanz- und Buchhaltungsteam beteiligt sich nicht an der Entwicklung des Codes, der für das ordnungsgemäße Funktionieren der Anwendung erforderlich ist. Ihr Beitrag ist jedoch unerlässlich, um die Kostenkontrolle zu gewährleisten, was sich direkt auf die Rentabilität auswirkt.
Ein weiteres Beispiel: Personalbesprechungen bereiten keine Kopfschmerzen mehr. Sie müssen keine E-Mails mit Korrekturplänen versenden, alles ist in einer klaren und einfachen Ansicht zentralisiert. Das macht Meetings effizienter und schneller.
Höhere Zufriedenheit von Teams und Mitarbeitern
All diese Elemente sorgen für mehr Zufriedenheit bei Teams und Mitarbeitern.
Sie spüren, dass das Unternehmen es ihnen erleichtert, in den wirklich wesentlichen Funktionen zu glänzen. Ihre Arbeit konzentriert sich auf hochwertige Aufgaben und weniger auf operative und administrative Aufgaben, die oft als lästige Pflicht angesehen werden. Dies führt zu einem viel hochwertigeren Endergebnis.
Dies wirkt sich sehr positiv auf das Arbeitsumfeld aus, was gleichzeitig zu einer höheren Produktionskapazität seitens der Teams führt.
Eine bessere Qualitätsgarantie
Die Mitarbeiter können sich dann auf ihre Aufgaben konzentrieren undein qualitativ hochwertigeres Projekt liefern, das es dem Unternehmen ermöglicht, zu wachsen und seine Abwanderungsrate zu verbessern.
Ein Wachstum des Unternehmens, das gleichzeitig eine berufliche Entwicklung ermöglicht , die die Schaffung von Karrierewegen erleichtert, die den Wachstumsbedürfnissen talentierter Mitarbeiter entsprechen.
In einer Zeit der Talentkrise, in der die Mitarbeiter verlangen, dass das Unternehmen bestimmte Anforderungen erfüllt, ist ein ERP-Projektmanagementsystem ein großartiges Instrument, um die Fluktuation innerhalb eines Unternehmens zu reduzieren.
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Wer nutzt ein ERP für das Projektmanagement in Unternehmen?
Die Vorteile eines ERP-Systems für das Projektmanagement sind übergreifend. Daher profitiert das gesamte Unternehmen von den Vorteilen, die diese Art von Tools bietet.
Das operative Team ist da keine Ausnahme. Es hat eine größere Fähigkeit, Prozesse zu steuern, zu koordinieren und zu optimieren.
Das Finanz- und Rechnungswesen hat eine vollständige, zuverlässige und Echtzeit-Kontrolle über wichtige Kennzahlen wie Kosten und Rentabilität über Projekt-KPIs.
Die Rechnungsstellung wird vereinfacht und der Cashflow kann dank der automatischen Rechnungserinnerungen , die diese Art von Tool bietet, optimiert werden. Darüber hinaus können alle Daten mit wenigen Klicks in die Buchhaltungssoftware importiert werden, wodurch die relevanten Informationen, die das ERP zur Verfügung stellt, weiter aufgewertet werden.
Ein weiterer großer Nutznießer des Einsatzes eines ERP für das Projektmanagement ist das Personalwesen. Effektive Arbeitszeit, Rentabilität, Ausgleich möglicher Überlastungen, Abwesenheiten, Leistung, Kostenmanagement... Eine Vielzahl von Vorgängen ist zentralisiert und zugänglich.
Dadurch spart die Personalabteilung viel Zeit, die sie für wertvolle Themen wie die Verbesserung des Schulungsrhythmus, die Überprüfung von Anreizen oder die Sicherstellung eines adäquaten Karriereplans für alle Mitarbeiter aufwenden kann.
Diese Probleme wirken sich insgesamt auf das Unternehmen aus, verbessern die Produktivität und positionieren die Personalabteilung als Schlüsselabteilung.
Schließlich ist die Geschäftsleitung der Hauptnutznießer der Implementierung dieser Art von Lösung. Denn alle Geschäftsprozesse werden im Laufe der Zeit effizienter, optimaler und messbarer.
Fragen:
Ja, ein Projektmanagement-ERP kann Tools wie Excel oder Trello ersetzen, da es alle für das Projektmanagement benötigten Informationen zentralisiert: Planung, Budgetierung, Ressourcen, Leistungsverfolgung usw. Im Gegensatz zu diesen Tools, die oft begrenzt oder fragmentiert sind, bietet ein ERP einen Überblick und erweiterte Funktionen wie Echtzeitanalyse, Multiprojektmanagement und Integration mit anderen Systemen (Rechnungsstellung, CRM usw.). Damit eignet es sich besonders für die komplexen Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen.
Das hängt von Ihren Geschäftsanforderungen ab. Eine SaaS-Lösung (Cloud) ist schnell einsetzbar, von überall zugänglich und dank eines Abonnements kurzfristig kostengünstiger.
Es eignet sich gut für Unternehmen, die sich mit einer standardisierten und regelmäßig aktualisierten Lösung weiterentwickeln möchten. Auf der anderen Seite ist ein kundenspezifisches ERP ideal für Unternehmen mit sehr spezifischen Bedürfnissen, erfordert jedoch eine größere Investition und längere Bereitstellungszeiten. In den meisten Fällen eignen sich SaaS-Lösungen aufgrund ihrer Flexibilität und Skalierbarkeit perfekt für Dienstleistungsunternehmen.
