De uitdagingen van factureerbare kosten in projectmanagement

Omgaan met kosten en toeslagen is een belangrijk onderdeel van het financiële financieel beheer van een project. De betrouwbaarheid ervan hangt af van een nauwgezette opvolging en van het gebruik van een tool die het verbruik van budgetten kan automatiseren dankzij een eenvoudige invoer en voortdurend bijgewerkte gegevens.

Daarom moet je extra aandacht besteden aan factureerbare kosten in je projectadministratie.

Wat is terugboeking?

Herlaadbare uitgaven: definitie

Herlaadbare kosten zijn kosten met betrekking tot de verkoop van een project (of een andere dienst of product). Deze extra kosten niet maken geen deel uit van de servicekostenze worden teruggerekend aan de klant, vandaar de naam.

Wat is het verschil tussen een uitbetaling en een terugboeking?

Soms worden ze door elkaar gehaald, maar rebilling en uitbetaling zijn twee verschillende boekhoudconcepten. 

Herfacturering van kosten

Als onderdeel van de herfacturering van kostenIn dit geval worden de kosten gemaakt door de serviceprovider namens de klant. De factuur wordt dan gestuurd naar de dienstverlenerdie het bedrag voorschiet. De factuur wordt vervolgens naar de klant gestuurd met het oog opterugbetaling te verkrijgen. Het is dus onderworpen aan btw.

Deze methode is flexibeler en biedt dienstverleners die dat willen de mogelijkheid om een marge toe te passen op de herfacturering van kosten. 

Uitbetalingen

Een uitbetaling is een uitgave die namens de klant wordt gedaan, maar dit keer op naam van de klant. De klant is dan de begunstigde van de factuur. De dienstverlener schiet het bedrag nog steeds voor, maar treedt hier op als tussenpersoon. Deze contante transactie kan niet worden opgenomen in de omzet of als last. De terugbetaling gebeurt zonder toepassing van btw.

Dit is een voordeligere methode voor micro-ondernemers omdat de ontvangen bedragen zijn vrijgesteld zijn van bijdragen.

Welke soorten kosten kunnen worden doorberekend?

Er zijn 3 categorieën van kosten die door de klant kunnen worden terugbetaald.

Vervoer en accommodatie

Als je consultants de klant moeten bezoeken, zijn alle reis reiskosten worden doorgefactureerd. Hierbij wordt rekening gehouden met :

• vervoersbewijzen (trein, vliegtuig, enz.),
• de kosten van brandstof, tol en parkeren voor het gebruik van een privévoertuig (berekend volgens een schaal per kilometer), 
• autoverhuur,
• taxi- of VTC-tarieven,
• nachten in een hotel of tijdelijke accommodatie tijdens opdrachten,
• maaltijdkosten (lunches of diners).

Aankopen en uitrusting

De eisen van het bestek voor een bepaalde kunnen ongebruikelijke werkmethodes voor de aannemer vereisen. Als gevolg hiervan moet al het materiaal zowel fysiek als immaterieel - dat nodig is voor de productie onderhevig zijn aan terugbetalingBijvoorbeeld:

• kantoorbenodigdheden (drukwerk, speciaal papier, enz.),
• computer of andere gespecialiseerde apparatuur,
• softwarelicenties, abonnementen op online diensten of andere aankopen die specifiek zijn voor het project,
• drukkosten (brochures, presentatiedocumenten, enz.).

Kosten uitbesteding

Afhankelijk van de projectplanning en hoe het zich ontwikkelt, moet de serviceprovider mogelijk samenwerken met een andere serviceprovider (bedrijf of freelancer) om het project uitvoering van het project. Deze kosten kunnen ook worden doorberekend aan de klantals de contractuele clausules dat toestaan, of, als dat niet mogelijk is, een regeling tussen de twee bedrijven.

Hoe factureer je kosten opnieuw aan een klant?

Er zijn een aantal stappen die je moet volgen om je uitgaven opnieuw te factureren aan een klant in overeenstemming met de boekhoudkundige vereisten.

Validatie van factureerbare uitgaven

Om de efficiëntie en betrouwbaarheid te verbeteren, is de invoering van een validatieproces essentieel. Dit bevestigt de aard van de kostenen of het inderdaad mogelijk is om door te factureren aan de klant om te voorkomen dat er tijd wordt verspild aan onnodige of zelfs tegenstrijdige procedures. Idealiter wordt deze controle uitgevoerd door een projectmanager of een manager.

Het forfaitaire model

Kiezen voor een forfaitair model betekent vooraf een vast bedrag bepalen dat moet worden gefactureerd, onafhankelijk van de werkelijke kosten, om de kosten te dekken met betrekking tot het project. De kosten worden dan handmatig toegevoegd als forfaitaire regels op de factuur.

Deze methode is administratief eenvoudiger. Het zorgt voor een zekere voorspelbaarheid van kostenvoor zowel de klant als het bedrijf. Het vereist echter nauwkeurige en betrouwbare kostenramingAnders loop je het risico inkomsten te verliezen als de werkelijke kosten hoger zijn dan de initiële vaste prijs.

Hoe kun je factureerbare uitgaven effectief bijhouden?

Zelfs met behulp van een tool vereist het opnieuw factureren van uitgaven bijzondere aandacht als het gaat om controle.

Hoe categoriseer je doorberekende kosten in de boekhouding?

Jouw boekhoudkundige en financiële oplossing moet in staat zijn om kosten segmenterenzodat uw factureerbare uitgaven met andere uitgaven. Dit onderscheid helpt je om het maken van je winst- en verliesrekeningen en je financiële verslaglegging. Deze categorisering heeft ook invloed op fiscale naleving.

Je kunt dan doorgaan naar de volgende fase, met behulp van kostenberekening zodat je deze verschillende kosten kunt bijhouden op het niveau van een project, een klant of per type uitgave. In het geval van forfaitaire factureringis deze aanpak ideaal om uw toekomstige schattingen.

Welke tools kunnen worden gebruikt om de herfacturering van projectkosten te controleren en te automatiseren? 

Er is een breed scala aan software dat kan worden gebruikt omde herfacturering van kosten te automatiseren aan uw klanten te automatiseren. Zorg er bij het maken van je keuze voor dat de oplossing die je kiest voldoet aan je specifieke behoeften en voldoende is aangepast aan je softwareomgeving: modulair, compleet of koppelbaar.

Een tool zoals Excel is bijvoorbeeld perfect geschikt voor het opstarten van een bedrijf met minder dan 15 werknemers. Daarboven kun je het beste kiezen voor een oplossing voor financieel projectbeheer zoals Stafiz om je uitgavenbeheer te automatiseren en betrouwbaarder te maken.

Hier is een lijst met criteria waarmee je rekening moet houden bij het zoeken: 

• de ocr-technologie technologie om de informatie op je papieren bonnen snel vast te leggen,
• de validatieworkflows om het administratieve proces zo vloeiend mogelijk te maken, met aanpassingsopties waar mogelijk,
• integratie en synchronisatie synchronisatie met projectadministratie om je administratieve procedures te versnellen,
• de geautomatiseerde factureringHiermee kun je facturen genereren waarin je factureerbare kosten zijn opgenomen, ongeacht de verwerkingsmethode die je kiest,
• nauwkeurige financiële rapportage, waardoor u een beter inzicht krijgt in uw prestaties en het beheer van uw toekomstige projecten kunt optimaliseren.