Los desafíos de los gastos facturables en la gestión de proyectos

El procesamiento de costos y tarifas es una parte importante de la gestión financiera de un proyecto. Su fiabilidad se basa en un riguroso seguimiento, así como en el uso de una herramienta capaz de automatizar el consumo de presupuestos, gracias a la fácil entrada y a la constante actualización de los datos. 

Por esta razón, los gastos facturables deben recibir especial atención en la contabilidad de su proyecto.

¿Qué es la devolución de cargo?

Cargos refacturables: definición

Las tarifas refacturables son gastos relacionados con la venta de un proyecto (o cualquier otro servicio o producto). Como estos costos adicionales no forman parte de las tarifas por el servicio, se vuelven a facturar al cliente, de ahí su nombre.

¿Cuál es la diferencia entre un desembolso y una refacturación de gastos?

A veces confundidos, la refacturación y el desembolso son dos conceptos contables diferentes. 

Refacturación de tarifas

En el contexto de la refacturación de los gastos, el proveedor de servicios incurre en los gastos en nombre del cliente. La factura se enviará al proveedor de servicios, quien adelanta el monto. A continuación, la factura se envía al cliente para su reembolso. Por lo tanto, está sujeto al IVA.

Este método es más flexible y permite a los prestadores de servicios que lo deseen aplicar un margen en la refacturación de los costes. 

Desembolso

Un desembolso es un gasto incurrido en nombre del cliente, pero esta vez en su nombre. El cliente será entonces el beneficiario de la factura. El proveedor de servicios siempre adelanta la suma, pero actúa como intermediario aquí. Esta operación de flujo de efectivo no puede reconocerse como volumen de negocios, ni como gasto. La devolución se realizará sin la aplicación del IVA.

Este es un método más ventajoso para los microempresarios porque las sumas recaudadas están exentas de contribuciones.

¿Qué tipos de tarifas se pueden cobrar?

Hay 3 categorías de gastos que pueden ser reembolsados por el cliente.

Transporte y alojamiento

Si sus consultores tienen que ir al sitio del cliente, todos los gastos de viaje se pueden volver a facturar. Esto tiene en cuenta:

• billetes de transporte (tren, avión, etc.),
• combustible, peajes y gastos de estacionamiento para el uso de un vehículo personal (calculados según una escala de kilometraje), 
• alquiler de coches,
• costos de taxi o VTC,
• noches de hotel o alojamiento temporal durante las misiones,
• gastos de comidas (almuerzos o cenas) incurridos.

Compras y equipos

Los requisitos de las especificaciones de un proyecto determinado pueden requerir métodos operativos inusuales para el proveedor de servicios. Así, todo el material - tanto físico como intangible - necesario para la producción puede ser objeto de reembolso, como:

• suministros de oficina (impresiones, papeles especiales, etc.),
• computadora u otro equipo especializado,
• cualquier licencia de software, suscripciones a servicios en línea o cualquier otra compra específica del proyecto,
• Costes de impresión (folletos, documentos de presentación, etc.).

Costes de subcontratación

Dependiendo de la planificación del proyecto y su evolución, el proveedor de servicios puede verse obligado a colaborar con otro proveedor de servicios (empresa o autónomo) para mantener la correcta ejecución del proyecto. Este gasto también se puede volver a facturar al cliente, si las cláusulas contractuales lo permiten, o en su defecto, un acuerdo entre las dos empresas.

¿Cómo vuelvo a facturar las tarifas a un cliente?

Se deben seguir varios pasos para volver a facturar sus costos a un cliente respetando las obligaciones contables.

Validación de gastos facturables

Para ganar en eficiencia y fiabilidad, la implementación de un proceso de validación de tarifas es esencial. Esto permite confirmar la naturaleza de la tarifa y si es posible volver a facturarla al cliente para evitar perder tiempo en procedimientos inútiles o incluso conflictivos. Idealmente, esta verificación la lleva a cabo un gerente o gerente de proyecto.

El modelo de tarifa plana

Optar por un modelo de tarifa plana significa que debe determinar una cantidad fija que se facturará por adelantado, independientemente del costo real, para cubrir los costos del proyecto. Luego, los cargos se agregan manualmente como líneas planas en la factura.

Este método es administrativamente más sencillo. Establece una cierta previsibilidad de los costes, tanto para el cliente como para la empresa. Sin embargo, requiere una estimación de costos precisa y confiable, de lo contrario, corre el riesgo de perder ingresos si los costos reales exceden el paquete inicial.

¿Cómo realizar un seguimiento efectivo de los gastos facturables?

Incluso con la ayuda de una herramienta, la refacturación de gastos requiere una atención especial en su seguimiento.

¿Cómo categorizar las tarifas refacturadas en contabilidad?

Su solución contable y financiera debe poder segmentar los costos, para que sus gastos facturables no se mezclen con otros gastos. Esta distinción le ayuda a hacer que sus estados de resultados e informes financieros sean más confiables. Esta categorización también conlleva un problema de cumplimiento tributario.

A continuación, puede pasar al siguiente paso, con el objetivo de utilizar la contabilidad de costos para realizar un seguimiento de estos diferentes costos a nivel de proyecto, cliente o por tipo de gasto. En el contexto de una devolución de cargo de tarifa plana, este enfoque es ideal para optimizar sus cotizaciones futuras.

¿Qué herramientas se pueden utilizar para rastrear y automatizar las devoluciones de gastos del proyecto? 

Hay una gran cantidad de software disponible para automatizar la refacturación de los costos de su proyecto a sus clientes. A la hora de elegir, asegúrese de que la solución puede satisfacer sus necesidades específicas y ofrece una oferta suficientemente adaptada a su entorno de software: ya sea modular, completa o conectable. 

Así, una herramienta como Excel puede ser muy adecuada para iniciar una actividad con menos de 15 empleados. Más allá de eso, le interesará optar por una solución de gestión de proyectos financieros como Stafiz para automatizar su gestión de gastos y ganar en fiabilidad.

Aquí hay una lista de criterios a considerar durante su búsqueda: 

• Tecnología OCR para capturar rápidamente la información contenida en sus recibos en papel,
• flujos de trabajo de validación para agilizar al máximo el proceso administrativo, con opciones de personalización si es posible,
• Integraciones y sincronización con la contabilidad de proyectos para agilizar sus trámites administrativos,
• facturación automatizada, que le permite generar facturas que incluyen sus gastos facturables, independientemente del método de procesamiento elegido,
• Informes financieros precisos, que le ayudan a comprender mejor su rendimiento y optimizar la gestión de sus proyectos futuros.