Die Herausforderungen abrechenbarer Ausgaben im Projektmanagement

Die Abwicklung von Kosten und Gebühren ist ein wichtiger Bestandteil des Finanzmanagements eines Projekts. Ihre Zuverlässigkeit basiert auf einer strengen Überwachung sowie der Verwendung eines Tools, das in der Lage ist, den Verbrauch von Budgets dank einfacher Eingabe und ständig aktualisierter Daten zu automatisieren. 

Aus diesem Grund sollten abrechenbare Ausgaben in Ihrer Projektabrechnung besonders beachtet werden.

Was ist eine Rückbuchung?

Abrechenbare Gebühren: Definition

Abrechenbare Gebühren sind Ausgaben im Zusammenhang mit dem Verkauf eines Projekts (oder einer anderen Dienstleistung oder eines anderen Produkts). Da diese zusätzlichen Kosten nicht Teil der Gebühren für die Dienstleistung sind, werden sie dem Kunden erneut in Rechnung gestellt, daher der Name.

Was ist der Unterschied zwischen einer Auszahlung und einer erneuten Rechnungsstellung von Ausgaben?

Manchmal verwirrend, sind die erneute Rechnungsstellung und die Auszahlung zwei verschiedene Buchhaltungskonzepte. 

Nachfakturierung von Gebühren

Im Rahmen der erneuten Fakturierung von Aufwendungen fallen die Aufwendungen dem Dienstleister im Auftrag des Kunden an. Die Rechnung wird dann an den Dienstleister gesendet, der den Betrag vorstreckt. Die Rechnung wird dann zur Erstattung an den Kunden weitergeleitet. Sie unterliegt daher der Mehrwertsteuer.

Diese Methode ist flexibler und ermöglicht es Dienstleistern, die dies wünschen, eine Marge auf die erneute Fakturierung von Kosten anzuwenden. 

Auslagen

Eine Auszahlung ist eine Ausgabe, die im Namen des Kunden anfällt, diesmal jedoch in dessen Namen. Der Kunde ist dann der Begünstigte der Rechnung. Der Dienstleister streckt immer die Summe vor, tritt hier aber als Vermittler auf. Dieser Cashflow-Vorgang kann weder als Umsatz noch als Aufwand erfasst werden. Die Rückerstattung erfolgt ohne Anwendung der Mehrwertsteuer.

Dies ist eine vorteilhaftere Methode für Kleinstunternehmer, da die eingenommenen Beträge von den Beiträgen befreit sind.

Welche Arten von Gebühren können erhoben werden?

Es gibt 3 Kategorien von Ausgaben , die vom Kunden erstattet werden können.

Verkehr und Wohnen

Wenn Ihre Berater zum Kunden vor Ort fahren müssen, können alle Reisekosten erneut in Rechnung gestellt werden. Dabei wird Folgendes berücksichtigt:

• Fahrkarten (Zug, Flugzeug usw.),
• Kraftstoff-, Maut- und Parkkosten für die Nutzung eines persönlichen Fahrzeugs (berechnet nach einer Kilometerskala), 
• Autovermietung
• Taxi- oder VTC-Kosten,
• Hotelübernachtungen oder vorübergehende Unterkünfte während der Dienstreise,
• Anfallende Verpflegungskosten (Mittag- oder Abendessen).

Anschaffungen und Ausrüstung

Die Anforderungen der Spezifikationen eines bestimmten Projekts können ungewöhnliche Betriebsmethoden für den Dienstleister erfordern. So können alle für die Herstellung erforderlichen materiellen und immateriellen Materialien erstattet werden, wie zum Beispiel:

• Bürobedarf (Drucke, Spezialpapiere usw.),
• Computer oder andere Spezialgeräte,
• Softwarelizenzen, Abonnements für Online-Dienste oder andere projektspezifische Käufe,
• Druckkosten (Broschüren, Präsentationsunterlagen usw.).

Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen

Abhängig von der Planung des Projekts und seiner Entwicklung kann es erforderlich sein, dass der Dienstleister mit einem anderen Dienstleister (Unternehmen oder Freiberufler) zusammenarbeitet, um die ordnungsgemäße Durchführung des Projekts aufrechtzuerhalten. Dieser Aufwand kann dem Kunden auch erneut in Rechnung gestellt werden, wenn die Vertragsklauseln dies zulassen, oder in Ermangelung dessen eine Vereinbarung zwischen den beiden Unternehmen.

Wie kann ich einem Kunden Gebühren erneut in Rechnung stellen?

Es müssen mehrere Schritte befolgt werden, um Ihre Kosten unter Einhaltung der Buchhaltungspflichten erneut an einen Kunden zu fakturieren.

Validierung abrechenbarer Ausgaben

Um an Effizienz und Zuverlässigkeit zu gewinnen, ist die Implementierung eines Gebührenvalidierungsprozesses unerlässlich. Auf diese Weise ist es möglich, die Art der Gebühr zu bestätigen und zu bestätigen, ob es möglich ist, sie dem Kunden erneut in Rechnung zu stellen, um Zeitverschwendung durch nutzlose oder sogar konfliktreiche Verfahren zu vermeiden. Im Idealfall wird diese Überprüfung von einem Projektleiter oder Manager durchgeführt.

Das Flatrate-Modell

Wenn Sie sich für ein Pauschalmodell entscheiden, müssen Sie unabhängig von den tatsächlichen Kosten im Voraus einen festen Betrag festlegen, der in Rechnung gestellt wird, um die Kosten des Projekts zu decken. Die Gebühren werden dann manuell als flache Zeilen auf der Rechnung hinzugefügt.

Diese Methode ist administrativ einfacher. Es schafft eine gewisse Planbarkeit der Kosten, sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen. Es erfordert jedoch eine genaue und zuverlässige Kostenschätzung, da Sie sonst einen Einkommensverlust riskieren, wenn die tatsächlichen Kosten das ursprüngliche Paket übersteigen.

Wie kann man reabrechenbare Ausgaben effektiv verfolgen?

Auch mit Hilfe eines Tools erfordert die erneute Fakturierung von Ausgaben besondere Aufmerksamkeit bei der Nachverfolgung.

Wie kategorisiere ich erneut in Rechnung gestellte Gebühren in der Buchhaltung?

Ihre Buchhaltungs- und Finanzlösung muss in der Lage sein, die Kosten zu segmentieren, damit Ihre abrechenbaren Ausgaben nicht mit anderen Ausgaben verwechselt werden. Diese Unterscheidung hilft Ihnen, Ihre Gewinn- und Verlustrechnungen und Finanzberichte zuverlässiger zu machen. Diese Kategorisierung birgt auch ein Problem der Einhaltung der Steuervorschriften.

Sie können dann mit dem nächsten Schritt fortfahren, der darauf abzielt, die Kostenrechnung zu verwenden, um diese verschiedenen Kosten auf der Ebene eines Projekts, eines Kunden oder nach Art der Ausgabe zu verfolgen. Im Rahmen einer pauschalen Rückbuchung bietet sich dieser Ansatz ideal an, um Ihre zukünftigen Angebote zu optimieren.

Welche Tools können verwendet werden, um Rückbuchungen von Projektausgaben zu verfolgen und zu automatisieren? 

Es steht eine Menge Software zur Verfügung, um die Abrechnung Ihrer Projektkosten an Ihre Kunden zu automatisieren. Achten Sie bei der Wahl darauf, dass die Lösung Ihren spezifischen Anforderungen entspricht und ein Angebot bietet, das ausreichend an Ihre Softwareumgebung angepasst ist: entweder modular, komplett oder anschließbar. 

So kann ein Tool wie Excel durchaus geeignet sein, um eine Aktivität mit weniger als 15 Mitarbeitern zu starten. Darüber hinaus ist es in Ihrem Interesse, sich für eine Finanzprojektmanagement-Lösung wie Stafiz zu entscheiden, um Ihr Spesenmanagement zu automatisieren und an Zuverlässigkeit zu gewinnen.

Hier ist eine Liste von Kriterien, die Sie bei Ihrer Suche berücksichtigen sollten: 

• OCR-Technologie zur schnellen Erfassung der in Ihren Papierbelegen enthaltenen Informationen,
• Validierungs-Workflows, um den Verwaltungsprozess so weit wie möglich zu rationalisieren, wenn möglich mit Anpassungsoptionen,
• Integrationen und Synchronisierung mit der Projektbuchhaltung , um Ihre Verwaltungsverfahren zu beschleunigen,
• automatisierte Rechnungsstellung, die es Ihnen ermöglicht, Rechnungen zu erstellen, die Ihre abrechenbaren Ausgaben enthalten, unabhängig von der gewählten Verarbeitungsmethode,
• Genaue Finanzberichterstattung, die Ihnen hilft, Ihre Leistung besser zu verstehen und das Management Ihrer zukünftigen Projekte zu optimieren.