Qu’est-ce qu’une matrice de compétences et à quoi sert-elle ?
Outil stratégique tant à l’échelle d’un projet que d’une entreprise au global, la matrice de compétences vous aide à booster les performances de vos équipes.
Anticiper les besoins en formation, aligner les compétences sur les objectifs stratégiques ou encore identifier vos leaders de demain, cette cartographie des compétences se révèle un véritable levier de performance.
Alors concrètement, qu’est-ce qu’une matrice de compétences et quels sont ses avantages ? Dans cet article, nous vous aidons à comprendre précisément à quoi sert une matrice de compétences et comment la mettre en place.
Qu’est-ce qu’une matrice de compétences ?
Matrice de compétences : définition
🔎 Synonyme : cartographie des compétences, grille des compétences.
La matrice de compétences est une représentation visuelle des compétences d’une entreprise ou d’un projet. Souvent représentée sous la forme d’un tableau ou d’une grille, elle présente une vision d’ensemble des compétences disponibles mais aussi nécessaires à la réalisation des missions confiées par les clients.
Quels sont les enjeux d’une matrice des compétences ?
Véritable outil de planification stratégique, elle présente :
- les expertises nécessaires,
- le niveau de performance actuel des collaborateurs,
- les exigences à atteindre.
La matrice de compétences évalue aussi bien les compétences techniques que comportementales. Elle permet de s’assurer que celles-ci soient alignées avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et ses besoins. En constante évolution, cet outil s’avère essentiel à une gestion des compétences efficace.
Questions fréquentes :
Le référentiel de compétences définit quelles compétences sont nécessaires, tandis que la matrice de compétences montre qui a quelles compétences et à quel niveau.
Quels sont les avantages de la matrice de compétences en gestion de projet ?
Obtenir une vision exhaustive des compétences de l’entreprise
La matrice de compétences offre une vision claire de toutes les compétences disponibles dans l’entreprise. Cela répond alors à trois objectifs.
- Mettre en évidence les forces et les faiblesses : la cartographie des compétences met en lumière les aptitudes disponibles et celles sur lesquelles il est nécessaire d’investir. Par ailleurs, elle permet d’identifier les profils experts au sein de l’entreprise pouvant agir comme formateurs.
- Évaluer le niveau de performance des collaborateurs : cette évaluation s’avère essentielle afin d‘identifier les capacités disponibles. Elle permet de révéler d’éventuelles polyvalences et des potentiels pour des postes de niveau supérieur. L’évaluation des compétences est essentielle à la mise en place d’un plan de formation pertinent.
- Sécuriser les compétences de l’entreprise : en identifiant précisément qui maîtrise quoi, la matrice de compétences permet de repérer les points de dépendance critique. Une compétence rare, détenue par une seule personne, peut être considérée comme telle. Ainsi, il est essentiel de limiter ce type de situation mais aussi d’anticiper des solutions.
Faciliter le recrutement
- Clarifier les attentes pour chaque poste
La matrice des compétences contribue à faciliter le recrutement dans la mesure où elle cartographie les métiers de l’entreprise tout en clarifiant les besoins pour chaque poste.
Ainsi, elle contribue à fluidifier les processus de recrutement car elle facilite la sélection des candidats, alors basée sur des critères objectifs.
Vous aussi, accélérez vos processus de recrutement !
- Identifier les lacunes et pénuries de compétences
La matrice de compétences révèle les lacunes et les pénuries de compétences, permettant ainsi de mieux anticiper les besoins en recrutement. Une planification des ressources rigoureuse et anticipée, tant au niveau d’un projet que de l’entreprise au global, s’avère ainsi indispensable.
Optimiser la gestion des talents
En identifiant les compétences clés, la matrice de compétences facilite la gestion des talents. La visibilité qu’elle offre facilite la comparaison entre les compétences réelles et celles requises, mettant ainsi en lumière les besoins en formation.
- Mettre en place des plans de formations adaptés
Une fois les compétences manquantes identifiées, il s’avère nécessaire de mettre en place des plans de développement de compétences stratégiques. Cela peut prendre la forme de formations ou de mentorat, qui permettront la montée en compétences des collaborateurs. L’idée est également de proposer des plans de formation dans la lignée des objectifs stratégiques de l’entreprise.
Par ailleurs, des plans de formations bien conçus permettent de limiter les dépendances en cas de départs d’éléments clés, constituant ainsi une stratégie de backup efficace.
- Affecter les ressources en fonction des besoins
La matrice de compétences s’avère pertinente pour la gestion des ressources puisqu’elle offre une vision sur les écarts éventuels et les besoins futurs. Cela facilite l’affectation des ressources grâce à une visibilité accrue sur les compétences et la disponibilité des ressources.
De plus, une vision claire des compétences de l’entreprise offre une donnée fiable et actionnable, utile à la directement et aux PMO, chargés de gérer les ressources.
Améliorer la performance et la qualité de service
La matrice de compétences constitue un levier stratégique pour l’entreprise. En effet, elle améliore l’organisation du travail. Par exemple, elle limite les retards liés à un manque de compétences et augmente la qualité des livrables grâce à des choix plus stratégiques en termes de ressources.
Contribuer au développement professionnel des collaborateurs
La cartographie des compétences apporte également de nombreux avantages pour les collaborateurs. Elle participe à leur épanouissement professionnel de trois manières.
- Elle offre une structure objective pour évaluer les compétences en définissant des critères d’évaluation spécifiques, cette structure claire et permettant une évaluation uniforme garantie l’objectivité.
- Elle facilite la comparaison des niveaux des collaborateurs qui, alors évalués sur une base objective, permet une attribution de promotion plus transparente et accessible.
- Enfin, elle aide à révéler les potentiels. En comparant les compétences réelles et attendues, des écarts peuvent être observés et cela dans les deux sens. Ainsi, les collaborateurs disposant de plus d’aptitudes que celles requises pour leur poste pourraient se voir proposer une position plus en accord avec leurs compétences. Ainsi, la matrice de compétences peut permettre d’identifier les leaders de demain.
Quels sont les différents types de cartographie des compétences ?
Le tableau de compétences individuelles
Le tableau de compétences individuelles remplit plusieurs fonctions :
- évaluer les différents profils pour organiser et optimiser les ressources sur les projets,
- comparer les compétences actuelles avec celles requises,
- construire les plans de développement et identifier les besoins en formations.
Exemple de tableau de compétences individuelles
Un tableau Excel avec les noms des collaborateurs sur les lignes et les compétences attendues en colonnes. Chaque cellule contient alors le niveau, dont l’échelle doit être déterminée en amont.
Besoin d’une représentation plus visuelle ? Le graphique radar (ou diagramme de kiviat) peut également vous convenir. En effet, ses courbes attirent l’attention sur les écarts à combler entre le niveau réel et attendu.
La cartographie de compétences par équipe ou par projet
La matrice de compétences par équipes ou projet permet d’évaluer les compétences disponibles d’une équipe. Elle met en lumière les forces et les points d’optimisation.
Cette matrice s’avère indispensable en début de projet pour s’assurer que l’équipe dispose de toutes les compétences nécessaires afin de mener à bien le projet.
Exemple de cartographie de compétences par équipe ou projet
Cela peut également prendre la forme d’un tableau, cette fois-ci en listant les missions attendues et les expertises disponibles.
La matrice de compétences des métiers
Ce type de cartographie des emplois et des compétences liste les compétences attendues sur un poste précis.
Une fois établie, elle permet la comparaison entre les attentes et les compétences réelles des collaborateurs. Ainsi, elle peut contribuer à améliorer la mobilité interne, le recrutement ou encore les besoins de formation.
Exemple de matrice de compétences par poste
Toujours sous la forme de tableau, la matrice de compétences liste, par poste, les compétences attendues, autant techniques que comportementales.
La matrice de compétences d’évolution
La matrice de compétences d’évolution indique les étapes de progression en fonction du niveau de séniorité. Cette échelle peut être graduée en utilisant des termes ou des chiffres, offrant ainsi un cadre précis pour évaluer avec objectivité.
Exemple de matrice de compétences d’évolution
- Niveau 1 ou Initial : moins de 6 mois d’expérience, exécute des tâches simples sous supervision.
- Niveau 2 ou Autonome : 6 mois à 2 ans, autonomie partielle, prise d’initiatives sur des sujets connus.
- Niveau 3 ou Référent : 2 à 5 ans, gestion autonome, capacité à encadrer une petite équipe.
- Niveau 4 ou Leader : leadership affirmé, gestion de projets complexes, rôle de mentorat.
- Niveau 5 ou Stratégique : vision stratégique, innovation, pilotage de projets d’envergure, transmission des savoirs.
La matrice de polyvalence
En réalité, cet outil diffère de la matrice de compétences, mais les deux sont complémentaires. La matrice de polyvalence évalue la capacité de chaque collaborateur à effectuer différentes tâches. Ainsi, elle mesure la flexibilité des collaborateurs et permet d’identifier ceux en mesure d’effectuer des postes interchangeables. La matrice de polyvalence s’inscrit dans une démarche de gestion de la capacité et de planification de la relève. On parle aussi de polycompétences.
Exemple de matrice de polyvalence
Un tableau comportant le nom du collaborateur, les compétences attendues pour son poste, et les expertises dont il dispose.
Comment créer une matrice de compétences efficace et la mettre à jour ?
La démarche de cartographie des compétences n’est réellement utile que lorsque celle-ci est régulièrement alimentée et mise à jour. Il est donc nécessaire d’intégrer son utilisation à vos processus pour éviter de commettre des erreurs liées à son obsolescence.
Élaborer une stratégie d’adoption de la matrice des compétences
L’adoption d’une matrice de compétences à votre gestion des ressources sera plus ou moins longue à mettre en place en fonction de la taille de votre entreprise. Une société récente aura plus d’aise à s’y atteler qu’une entreprise plus conséquente et mature.
Il est donc d’autant plus important d’impliquer les parties prenantes dès la création de la matrice. De cette façon, les collaborateurs en comprendront les enjeux et les intérêts, notamment concernant leur propre développement professionnel.
Pour faciliter la collaboration avec les responsables de chaque département, il est donc nécessaire de créer un processus régulier.
L’équipe Stafiz vous recommande le processus d’adoption suivant pour acter la régularité des mises à jour.
L’exercice de mise à jour peut être facilement balayée des priorités et des plannings. N’en tenez pas rigueur à vos équipes, qui ont tendance à orienter leurs efforts sur les missions clients.
Pour que tout le monde joue le jeu, n’hésitez pas à planifier et réserver des créneaux dédiés à la mise à jour de votre matrice de compétences. Et la bonne nouvelle, c’est qu’ils peuvent s’intégrer à vos processus managériaux déjà en place !
Dans Stafiz, il vous est possible d’intégrer à vos fiches d’évaluations mensuelles ou de fin de projet les compétences acquises lors de la période, ou de la mission. Assignez alors une deadline à chaque responsable d’équipe, qui organiseront à leur tour ces entretiens du personnel.
Ce procédé est efficace car il permet de faire le point à des périodes précises : les travaux passés et en cours sont alors fraîchement gardés en mémoire pour des évaluations plus objectives.
De plus, la base de données met automatiquement à jour le CV de chaque collaborateur. De ce fait, les compétences travaillées et/ou acquises sont alors prises en compte dans votre allocation des ressources, dès lors que l’évaluation est validée.
Pour faire de cet exercice une activité récurrente, il ne vous reste plus qu’à :
- créer des rappels de notifications directement dans Stafiz,
- ou opter pour une invitation dans l’application calendrier de votre choix.
Cette méthode invite à la collaboration en mobilisant et responsabilisant les équipes. Pour les managers, le suivi de la capacité est facilité, et la donnée plus fiable.
Attention, il sera également nécessaire de faire évoluer les besoins de la matrice ! Le marché étant en constante évolution, vous devez effectuer une veille régulière des nouvelles compétences et technologies requises pour continuer à satisfaire les besoins clients.
Définir une stratégie d’utilisation
Pour pleinement bénéficier des avantages de la matrice de compétences, il est primordial de comprendre pourquoi, et dans quel but vous l’utilisez.
Il existe trois principaux objectifs liés à l’utilisation d’une matrice de compétences :
- l’évaluation du niveau de compétences,
- l’identification des besoins en ressources,
- faciliter et optimiser l’allocation des ressources.
- Évaluer le niveau
Évoquée plus haut, elle permet dans un premier temps de situer le niveau des compétences d’un collaborateur en comparaison au niveau attendu.
Elle permet alors de suivre sur le long terme l’évolution et la montée en compétences, mais aussi à y intégrer de nouveaux objectifs.
- Identifier un manque de compétences
Grâce à une vision d’ensemble des compétences nécessaires au sein de l’entreprise, il devient plus simple de repérer les carences ou les manques. Cette stratégie vise à prévoir sur le long terme, et ainsi minimiser les risques liés à la planification des ressources.
Anticipation des besoins en profil par niveau de séniorité dans Stafiz.
Cette représentation aide à prendre les bonnes décisions pour combler les manques ainsi repérés, soit par le recrutement, soit par la formation.
Il s’agit également d’un bon outil d’analyse. Peut-être que la capacité en elle-même est suffisante, mais que son utilisation n’est pas optimale.
- Maximiser l’affectation des ressources
Dans le cas où votre staffing manque effectivement d’efficacité, la skill matrix est alors un bon moyen de mieux organiser la charge.
En choisissant Stafiz pour votre gestion du staffing, vous profitez d’une intégration dynamique de votre cartographie de compétences à votre environnement de travail. De ce fait, toutes les évolutions mises à jour dans le cv d’un collaborateur sont prises en compte dans la planification des projets.
Ainsi, les données de planning, de disponibilités mais également des KPI comme le taux de charge sont automatiquement recalculés.
L’allocation des ressources est alors facilitée. Il n’est pas nécessaire de vous référer à un document externe pour chercher les bonnes personnes à positionner ou à remplacer.
Stafiz va plus loin !
Créez vos projets, et laissez notre algorithme vous proposer les meilleurs profils à affecter en fonction de leurs compétences et de leur niveau, tout en prenant en compte leurs disponibilités.
Comment concevoir une matrice des compétences en pratique ?
Une fois la stratégie appropriée identifiée, il ne vous reste plus qu’à vous lancer dans l’étape de création !
Vous pouvez choisir de nous contacter et découvrir comment mettre en place votre gestion des compétences avec Stafiz, ou choisir de télécharger l’un de nos templates de matrice de compétences.
- Étape 1 : identifiez les compétences essentielles.
Dressez l’inventaire complet des compétences nécessaires à votre activité par plusieurs approches :
- par métier,
- par équipe,
- par collaborateur,
- par rôle hiérarchique,
- par tâches, ou types de projets.
N’hésitez pas à consulter les managers pour identifier les compétences véritablement stratégiques et définir des attentes réalistes qui répondent aux besoins du terrain.
- Étape 2 : fixez les niveaux de compétences.
Définir les différents niveaux de compétences correspondant à chaque compétence peut-être lié à la séniorité ou au poste en question. Il s’agit des niveaux de maîtrise – de novice à expert – précédemment évoqués. Il est important d’en définir clairement les critères de mesures pour éliminer les biais.
Cependant, l’échelle de compétence peut être jalonnée par des critères descriptifs afin de prendre en compte les aptitudes difficilement mesurables, comme les soft skills. On pourrait par exemple parler de d’un novice curieux ou d’un expert chevronné, en passant par des niveaux intermédiaires.
- Étape 3 : recensez les compétences disponibles.
Le moment est venu de cartographier, mais également d’évaluer les compétences de l’entreprise.
Pour cela, la mobilisation des managers et des collaborateurs est sollicitée par différents moyens :
- les entretiens individuels,
- les entretiens de performance,
- les tests de compétences,
- l’évaluation par le manager,
- ou encore l’auto-évaluation.
Privilégiez plusieurs méthodes pour obtenir un tableau clair et le plus objectif possible en croisant les données chiffrées et les perceptions.
À partir d’ici, vous pouvez ensuite attribuer un niveau de compétences correspondant à chaque compétence clé identifiée dans la matrice.
- Étape 4 : développez des plans de développement.
Une fois les compétences cartographiées et évaluées, les écarts de compétences sont identifiés. Il convient maintenant d’adopter des stratégies pour les combler, comme :
- des plans de formations,
- un système de mentorat,
- des projets spécifiques,
- des activités de développement professionnel.
Autant de solutions qui vous aident à maximiser l’impact de vos investissements !
Le format de matrice met en lumière les talents : les forts potentiels, comme les collaborateurs en difficultés. Il vous devient plus simple de hiérarchiser les priorités et les besoins.
Ne faites pas l’impasse sur la matrice de compétences ! Il s’agit d’un outil simple à adopter, et dont les bénéfices impacteront positivement votre gestion de projet, et par conséquent, votre productivité ainsi que la rentabilité.
Si vous êtes une agence, une ESN ou un cabinet de conseil, Stafiz saura répondre à vos besoins grâce à une intégration dynamique de votre staffing à votre pilotage projet.
Questions fréquentes :
La matrice de compétences est un excellent outil, mais il présente néanmoins certaines limites.
- Un outil figé : sans mise à jour continue par le biais d’un logiciel comme Stafiz, la matrice devient obsolète. Dans le pire des cas, elle induit en erreur la prise de décisions stratégiques.
- La subjectivité : le niveau de compétence peut être évalué de manière biaisée, notamment si l’évaluation repose uniquement sur une auto-évaluation ou si elle est mal calibrée par les managers. Il est donc nécessaire d’opter pour plusieurs méthodes.
- Une charge administrative : chronophage, elle peut être difficile à maintenir à grande, voire très grande échelle.
- Des portes fermées : la limitation aux attentes par poste peut être arbitraire et brider l’apprentissage et le potentiel des collaborateurs.
Pour qu’elle reste utile, la matrice doit constamment être mise à jour.
Pour cartographier les compétences disponibles, vous pouvez utiliser des outils tels que notion, Excel ou encore Google sheets pour un format tableau, ou encore Miro pour des représentations plus visuelles.
Cependant, pour profiter d’un pilotage de projet fluide, nous vous conseillons la solution Stafiz pour centraliser votre activité.
- Impliquer les équipes dès le début : définissez ensemble les compétences clés et le niveau attendu.
- Communiquer l’objectif de la démarche : il ne s’agit pas de contrôle ou de sanction, mais d’une volonté d’optimisation de la charge et d’opportunité d’évolution. De plus, la matrice est également utile aux employés pour trouver l’interlocuteur à privilégier sur certains sujets.
- Inclure la matrice dans la gestion de projets : notamment dans l’affectation des projets et les entretiens annuels. Plus elle sera utilisée, moins elle sera délaissée ou vécue comme une charge administrative pénible.
- Favorise le feedback : par des évaluation à double sens et des axes individuels ainsi que collectifs.
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